管窺企業(yè)檔案管理信息化構(gòu)建
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企業(yè)檔案管理所包括的內(nèi)容十分繁瑣，形式多樣，傳統(tǒng)的檔案管理方法效率低，效果不佳，而且十分耗費(fèi)人力、物力。由此可見，傳統(tǒng)意義上的檔案管理存在很大的缺陷，例如，檔案數(shù)量的巨大造成了檔案占地面積大的問題，使得檔案空間問題突出，所存儲(chǔ)的文件也容易出現(xiàn)受損的情況。其次，在大多數(shù)企業(yè)的檔案管理中，很多企業(yè)管理者缺乏對(duì)檔案管理的足夠重視，甚至對(duì)企業(yè)檔案管理存在片面認(rèn)識(shí)，在檔案管理的投入上也不高，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理較為落后。另外，也有部分企業(yè)把檔案管理工作想象的過于簡單，認(rèn)為所謂的企業(yè)檔案管理不過是簡單的對(duì)資料進(jìn)行收集和整理等，認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒有明顯的作用，進(jìn)而造成了企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的長期疏忽。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
（一）實(shí)現(xiàn)了管理一體化的模式
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理基本上是相應(yīng)的部門將公文進(jìn)行整理、分類、歸檔；相關(guān)的業(yè)務(wù)部門對(duì)日常經(jīng)營活動(dòng)的產(chǎn)品、技術(shù)、合同等資料進(jìn)行歸檔整理。信息化是企業(yè)檔案管理中的一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅可以將企業(yè)的文書，部門的基本文檔等相關(guān)內(nèi)容有機(jī)結(jié)合在一起，還能做到檔案歸檔和管理的同步進(jìn)行，并將文書和業(yè)務(wù)部門形成不同的形式，實(shí)現(xiàn)不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入各自的檔案數(shù)據(jù)中，從而實(shí)現(xiàn)了文件、檔案管理的一體化。檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了公文和業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔，并達(dá)到了一次性完成的效果，這樣就有效避免了重復(fù)性勞動(dòng)的發(fā)生，并且大大提高了工作效率；在信息化管理下，檔案管理人員不必再進(jìn)行歸檔文件目錄的輸入和圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，讓檔案管理人員在工作中有更多的精力投入到重點(diǎn)工作中來。
（二）實(shí)現(xiàn)了檔案文件的存儲(chǔ)與檢索
應(yīng)用檔案管理的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各部門可以隨時(shí)將形成的相關(guān)文件以電子的方式存儲(chǔ)到服務(wù)器上，也可以將原有的檔案原件掃描并存儲(chǔ)到服務(wù)器上，只要通過身份驗(yàn)證，相關(guān)人員就可以通過企業(yè)的局域網(wǎng)和終端來瀏覽所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（三）實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化
在企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)管理中，主要包括統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、借閱等工作，這些都要求相關(guān)的檔案管理人員定期或不定期的來進(jìn)行編輯和統(tǒng)計(jì)；同時(shí)，還要對(duì)信息化檔案管理的技術(shù)文件進(jìn)行分析處理，為企業(yè)的管理和決策提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。在信息化檔案管理中，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，進(jìn)行各種借閱登記，提醒等，從而使企業(yè)的相關(guān)工作者可以隨時(shí)通過電腦獲得所需要的資料和數(shù)據(jù)。由此可見，建立企業(yè)檔案信息化管理，就是要抓好檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，保證企業(yè)檔案中的信息交換，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，為企業(yè)檔案信息平臺(tái)建設(shè)創(chuàng)造良好條件。因此，企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的策略，保障企業(yè)檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
企業(yè)檔案管理信息化是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)得以發(fā)展和進(jìn)步的必然結(jié)果，也是企業(yè)提高自身管理水平的重要措施。針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，給出以下幾點(diǎn)建議。
（一）建立健全企業(yè)檔案管理制度
企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該具備健全的檔案管理制度，明確各部門的職責(zé)，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，同時(shí)也是為企業(yè)提供更高服務(wù)的前提條件。因此，在建立現(xiàn)代化的檔案信息化管理制度時(shí)，要特別對(duì)自動(dòng)化的管理制度進(jìn)行制定，用完善的制度來規(guī)范企業(yè)檔案自動(dòng)化的管理。
（二）充分改善軟硬件設(shè)施設(shè)備
要想加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就必須配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施，加快信息化建設(shè)的步伐。一方面，要在內(nèi)部積極開發(fā)適合本部門、本行業(yè)的專用檔案管理軟件，例如，企業(yè)檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)軟硬件和各類輔助設(shè)備等；又如，各種通信網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)等軟硬件設(shè)備等，以及可操作性高、安全性好的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的管理。
（三）加快企業(yè)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)
企業(yè)檔案信息化管理滯后的一個(gè)重要原因就是檔案信息化管理人才的缺乏。檔案信息化管理不僅需要大量的信息處理、分析與研究，還急需相關(guān)的數(shù)據(jù)生產(chǎn)與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟件、硬件人才等，因此，這就對(duì)企業(yè)檔案信息化管理人才提出了更高的要求。單一的檔案管理人才已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，還應(yīng)該積極建立起具有較高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，又具備較高信息資源綜合分析能力的人才，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)管理操作系統(tǒng)，以最快的速度向企業(yè)用戶傳遞最高水平的檔案信息。
（四）提高企業(yè)檔案管理水平
企業(yè)檔案管理方式要跟上現(xiàn)代化的發(fā)展需求，通過現(xiàn)代化的設(shè)備、技術(shù)等進(jìn)行廣泛應(yīng)用，同時(shí)，對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行必要的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是基于手工操作的基礎(chǔ)，而信息化的電子檔案、聲像等管理，就必須依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)等。應(yīng)用信息化、現(xiàn)代化手段進(jìn)行企業(yè)的檔案管理，通過信息化管理的要求，對(duì)先進(jìn)設(shè)備、新技術(shù)操作等給與足夠的重視，調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置，最大的發(fā)揮信息化的作用。同時(shí)，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該積極跟進(jìn)時(shí)展的潮流，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新方法，提高檔案管理水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。
五、結(jié)束語
隨著經(jīng)濟(jì)全球化不斷向前發(fā)展，檔案資源共享程度越來越高，在企業(yè)管理中積極發(fā)揮檔案管理信息化的作用，必將為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，同時(shí)，也為推進(jìn)我國檔案事業(yè)的新發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
作者：張瑞芳單位：神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室
