實物人事檔案管理的意義探究
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根據(jù)實物人事檔案的定義可以看出它是一種紙質文檔，它依托是紙質材料為載體，是傳統(tǒng)載體檔案一種形式，具有原始性和特殊性，也形成吱聲的特點和規(guī)律，實物人事檔案的得名源于其具有的實物屬性，是一種紙質文檔，它是伴隨著一個人從出生到死亡的全過程，反映一個人的生命軌跡，是在人類的不斷社會實踐中形成的，因為其可靠性和來源真實性成為原始的第一紀錄，實物人事檔案是從一個人出生、入學、就業(yè)、退休乃至死亡的全過程的真實記錄和反映，其覆蓋的社會活動的方方面面，將實物的本來面目真實的記錄下來，其保存的時間是永久性的，并且是經久不變的，實物人事檔案必須借助“紙張”這一載體才能保存記錄，這與電子人事檔案存在巨大差異，因為電子人事檔案主要借助現(xiàn)代科學技術如電腦和計算機，對大量的信息和數(shù)據(jù)庫進行有效的存儲和利用，實人事大難是以物質實體為載體，因其材料的不可逆性表明信息的記錄具有可靠性和保真性，其反映出的信息是直觀可感的，記錄下一個人每個階段的生活和學習取得的業(yè)績和遭遇的挫折，對于考察一個人的具體情況是很有價值的第一手材料，具有極高的查考價值。而與現(xiàn)代較為流行的電子文檔相比，電子文檔也具有自身的優(yōu)勢，其查考便利，速度快。而與實物人事檔案相比其存在嚴重的問題，其信息的可變性較大，因為現(xiàn)在的網絡技術很發(fā)達，經常遭遇黑客攻擊外部威脅，同時在內部因為受到信息技術的發(fā)達和道德風險的影響，檔案信息的真實性也容易受到影響，因為電子文檔是可以更改的，而且其變更后很難被其他人發(fā)現(xiàn)，其信息的真實性受到很大的質疑，而實物人事檔案很好的回避了這個問題，因為紙質材料的文檔一旦被涂改和替換，可以很快的通過技術手段和司法鑒定還原人事檔案的真實面貌。
二、實物人事檔案材料的形成規(guī)律
實物人事檔案的形成最初要通過各級各部門主動的收集匯總在一起，之后再交給人事管理人員統(tǒng)一管理入檔，因為每個人在遞交材料時包含如專家資格、榮譽證書、學歷證書、職稱評定書等資料，在統(tǒng)一交給人事部門后還應進行相應真?zhèn)伪孀R，檔案原始材料一般都是由本人填寫的，還有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保證信息的完整性，這些表格種類很多有勞動合同、履歷表、個人自傳、入黨申請書、學期鑒定表等等，涉及種類和內容方方面面。因為實物人事檔案是以傳統(tǒng)材料為載體，使用最多的是紙張，而紙張記錄下的文字一般不會輕易變更，因此實物人事檔案就有其獨一無二的特性，文字的變更在檔案中是顯著的，因為字跡和內容信息是不可分離的，檔案原始性和特殊性也就表露無遺，可以說實物人事檔案跟隨人的一生，與每個人的生命軌跡相關，一個從呱呱墜地到生老病死都被記錄下來，在檔案中可以找尋到生命中的任何足跡。人事檔案的管理是由企事業(yè)單位的人力資源部、以及政府機構和相應的部門，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根據(jù)歷史變遷在發(fā)生相應的變化。在現(xiàn)代社會信息技術逐漸取代紙質材料，但是就人事檔案管理的特殊性導致了電子檔案不可能取代紙質紙質檔案，紙質文檔的存在有著穩(wěn)固的歷史地位?，F(xiàn)在由于信息技術的廣泛應用，也出現(xiàn)很多病毒入侵導致電子檔案的管理遇到技術上的困境，一旦系統(tǒng)崩盤，所有的信息將面臨丟失的困境，而實物人事檔案則原汁原味的保存了檔案的原貌，重要的文檔只要保存得當不會出現(xiàn)丟失的困擾，在受到電子檔案不斷沖擊下，我們也越來越認識到實物人事檔案的重要性。
三、實物人事檔案的現(xiàn)狀
人事檔案是綜合反映個人的學歷、經歷和工作的一種動態(tài)跟蹤記錄系統(tǒng)，是各級政府和企事業(yè)單位選拔人才的重要來源，因為處在新舊體制交替的時期，轉實物人事檔案管理體制也面臨從舊體制向新體制轉變的過程，目前人事檔案管理模式還處在計劃經濟時期，與現(xiàn)代社會完全脫節(jié)，需要適應改革開放和市場經濟的普遍要求，在原有的體制基礎上實現(xiàn)一定的突破。人事檔案管理目前存在多頭管理的現(xiàn)象，除了一些主管部「刁外還存在一些無權管理的部門保存人事檔案的現(xiàn)象，人事檔案管理還存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象，不是專業(yè)的人員進行管理，很多情況下是有人兼職管理，平時整理工作嚴重倦怠，這樣使得檔案材料整理會出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，人事檔案資料不全，使得人事檔案管理不規(guī)范。很多單位和機構并不重視人事檔案管理這部分工作，因此投入的資金和人力很有限，在一定程度上人事資料的亂登、篡檔等現(xiàn)象，嚴重影響檔案管理的嚴肅性和權威性。
四、實物人事檔案的發(fā)展趨勢
基于現(xiàn)在人事檔案管理出現(xiàn)的一系列問題，在今后工作方面出臺一些政策，首先個人的身份管理逐漸淡化。隨著管理的進步與改革，在過去我們將檔案分成干部檔案和工人檔案，而在現(xiàn)在的企事業(yè)單位基本上不在區(qū)分干部和工人，籠統(tǒng)定義為員工，這樣更便于人事檔案的整齊劃一，每個員工可采用相同的格式規(guī)范的內容，在檔案整理時便于整理和查閱，很好改變過去脫節(jié)的想象。另一方面隨著科學技術的廣泛使用，檔案的固定格式也在不斷更新，為了解決檔案材料大小、格式等問題，現(xiàn)在的人事檔案管理也開始采用電子信息輸入的形式，這樣實現(xiàn)了信息的同步錄入和動態(tài)更新。在逐步建立健全人事檔案管理的監(jiān)督機制，使得電子檔案逐步完善，但是實物人事檔案因其自身的優(yōu)點也有存在的必要。
總之，實物人事檔案現(xiàn)在正在不斷的進步和完善，隨著社會經濟和管理水平的不斷提升，實物人事檔案的管理模式也在發(fā)生翻天覆地的變化，怎樣發(fā)展實物人事檔案自身的優(yōu)勢，實現(xiàn)企事業(yè)單位人事制度的不斷完善，這不僅需要人事檔案管理人員身素質的提高，還需要這個大的體制的系統(tǒng)化和精細化，真正將實物人事檔案管理的工作達到極致。我們深信未來實物人事檔案管理事業(yè)將進一步發(fā)揮其應有的積極作用。
作者：劉曼紅單位：廣東省梅州市水利水電勘測設計院
