醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計探析
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伴隨著醫(yī)院醫(yī)用耗材使用量的不斷增加、品種的不斷增多，醫(yī)用耗材在醫(yī)院成本管理中的地位不斷提升，通過加強醫(yī)用耗材采購管理的審計監(jiān)督，加強對耗材采購全過程中各個環(huán)節(jié)進行分析和審查，有助于規(guī)范醫(yī)用耗材管理，有效防范醫(yī)院財務(wù)風(fēng)險，進而促進醫(yī)院廉政建設(shè)，提高醫(yī)院整體經(jīng)濟效益。
二、醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計的內(nèi)容
(一)醫(yī)院內(nèi)部控制制度審計
醫(yī)用耗材采購的內(nèi)部審計除了對采購全過程的跟蹤審計之外，必須審查醫(yī)院內(nèi)部控制制度的健全性、完善性和有效性。耗材采購的相關(guān)部門都應(yīng)制定相應(yīng)的工作制度及流程，如采購流程、驗收制度等等，明確各部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購審批手續(xù)，做到采購和付款過程中不相容職務(wù)相分離，如采購預(yù)算的編制與審批、采購預(yù)算的審批與執(zhí)行、請購與審批等。
(二)采購全過程審計
醫(yī)用耗材采購的內(nèi)部審計不同于常規(guī)財務(wù)審計模式，在耗材采購之前就應(yīng)介入審查，審計的重點應(yīng)從科室申請、采購招標(biāo)、合同簽訂到驗收入庫及付款整個采購全過程中的行為是否規(guī)范進行。
第一，采購前的審計。在醫(yī)院具有良好內(nèi)部控制制度的前提下，醫(yī)用耗材在采購前都應(yīng)由需求科室填寫耗材采購申請表，并逐級經(jīng)相關(guān)部門或人員審批后，最終提交至醫(yī)院設(shè)立的專門統(tǒng)一負責(zé)采購的部門進行采購。審計人員則應(yīng)重點對是否按要求辦理請購手續(xù)、采購申請是否按醫(yī)院規(guī)定經(jīng)權(quán)限人審批、是否超出部門預(yù)算等進行審計。
第二，采購招標(biāo)審計。醫(yī)用耗材采購一般采取公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，招議標(biāo)由采購部門負責(zé)組織安排，提請使用部門、審計、監(jiān)察、財務(wù)及其他相關(guān)部門參與。招議標(biāo)應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠實信用的原則，參與人員應(yīng)對每個投標(biāo)公司的資質(zhì)進行審查，整個過程應(yīng)有完整、清晰的書面記錄，中標(biāo)結(jié)果需全部參與人員簽字確認(rèn)。內(nèi)部審計應(yīng)重點對采購部門是否采取合理的方式進行招議標(biāo)、相關(guān)部門是否都參與、投標(biāo)公司提供的資質(zhì)文件是否符合要求、最終價格是否不超過政府采購中標(biāo)價等進行審計。
第三，合同簽訂審計。根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，采購部門負責(zé)簽訂合同（協(xié)議）。在合同審計中，首先審計人員應(yīng)重點審查合同條款是否明確、齊全、內(nèi)容完整，切實可行并符合法律法規(guī)，以及有無損害醫(yī)院利益的條款；其次是合同簽約方以及耗材名稱、規(guī)格、價格等是否與中標(biāo)結(jié)果一致，注冊名、規(guī)格是否與提供的醫(yī)療器械注冊證一致；此外對方提供的資質(zhì)是否齊全，如：醫(yī)療器械注冊證、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、許可證、法人授權(quán)委托書及身份證復(fù)印件等，若簽約公司是商，還需提供上級、廠家對簽約方的授權(quán)書及上述證照，并通過對資質(zhì)的審查確認(rèn)合同主體經(jīng)營資格的合法性和有效性，即對經(jīng)營范圍和有效期限的審查。耗材采購可以分為臨時采購和長期采購。臨時采購特別是一些時間緊迫的，應(yīng)重點審查采購申請的規(guī)范性以及采購價格的合理性。對于長期采購，經(jīng)上述步驟簽訂協(xié)議，在協(xié)議有效期內(nèi)，采購部門每周根據(jù)臨床、倉庫庫存需求填制申購表，經(jīng)相應(yīng)權(quán)限人審批后，進行批量常規(guī)采購。在這后續(xù)采購中審計的重點還應(yīng)包括審查采購部門采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)記錄的規(guī)范性和可追溯性。
第四，驗收入庫審計。醫(yī)院應(yīng)建立嚴(yán)格的采購驗收制度，確定驗收方式，由專門的驗收人員對采購物資進行驗收。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責(zé)驗收的人員及時報告，查明原因并及時處理。驗收入庫審計的重點是審查產(chǎn)品的入庫名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等內(nèi)容與實物、發(fā)票、合同是否一致，驗收程序是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題是否及時辦理退貨，驗收后是否及時準(zhǔn)確入庫等。第五，付款審計。財務(wù)部門需加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力。該環(huán)節(jié)審計的重點是審查付款審批手續(xù)是否齊全，發(fā)票是否有效，發(fā)票上名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等與入庫單、合同是否一致，以及是否按合同規(guī)定的付款方式進行付款等。
三、醫(yī)用耗材采購管理內(nèi)部審計的建議
醫(yī)用耗材采購具有很強的時效性，涉及的范圍廣、品種類別多，且由于目前內(nèi)審人員大都為財務(wù)專業(yè)，缺乏對醫(yī)用耗材相關(guān)知識的掌握，這也就對醫(yī)院及內(nèi)審人員提出了一系列的要求。
(一)醫(yī)院應(yīng)不斷完善內(nèi)部控制制度，創(chuàng)建良好的審計環(huán)境
加強信息化建設(shè)，建立完善的采購活動會計系統(tǒng)控制；加強耗材采購供應(yīng)管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。
(二)內(nèi)部審計應(yīng)采取多種方式來進行
審計人員可以通過抽查某一家公司供應(yīng)的所有耗材，或是選取某月采購的所有耗材，亦或是對某類耗材比如高值耗材的專項審計等方式來進行審計，加強對耗材采購的全方位審計監(jiān)督，維護醫(yī)院經(jīng)濟秩序。
(三)內(nèi)審人員需不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高綜合素質(zhì)
對于新的內(nèi)部審計方法、國內(nèi)外先進審計經(jīng)驗、自身缺乏的醫(yī)療知識等都需不斷加強學(xué)習(xí)并掌握，并主動在實踐中增加業(yè)務(wù)能力，從而促使醫(yī)院內(nèi)審工作順利有效地開展。
四、結(jié)束語
總之，醫(yī)用耗材采購管理的審計主要還是集中在對申請科室、采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)科室行為的審查，復(fù)合型的審計人員、科學(xué)規(guī)范化的管理都是促進醫(yī)院管理的必然要求。加強醫(yī)用耗材采購管理的內(nèi)部審計，有利于不斷優(yōu)化醫(yī)用耗材采購流程，完善醫(yī)院醫(yī)用耗材采購管理，才能有效地降低醫(yī)院的運行成本，促使醫(yī)院持續(xù)健康有序發(fā)展。
作者：李萍英 錢清文 單位：江蘇盛澤醫(yī)院
