前言：本站為你精心整理了本科學(xué)生檔案利用現(xiàn)狀分析范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

高校學(xué)生檔案利用工作現(xiàn)狀的原因分析

社會(huì)原因。當(dāng)前，社會(huì)上出現(xiàn)嚴(yán)重的棄檔現(xiàn)象，所謂棄檔，是指學(xué)生在畢業(yè)后，由于種種原因沒有按照檔案移交手續(xù)將在校期間形成并保存的檔案隨就業(yè)而轉(zhuǎn)移，對自己的檔案持漠視態(tài)度。[2]目前，非公企業(yè)發(fā)展迅速，這些企業(yè)多數(shù)沒有保管員工檔案的權(quán)利，對人事檔案管理又了解不多，對檔案查詢、檔案材料收集和用工手續(xù)辦理不夠及時(shí)和完善。有些小企業(yè)招聘看學(xué)生畢業(yè)證和相關(guān)資格證書以及實(shí)際工作能力就錄用了，并沒有較多地參考學(xué)生在校期間形成的檔案；有的企業(yè)收了學(xué)生檔案也只是放在人事部或者行政部門的辦公室，并不重視學(xué)生檔案的價(jià)值，進(jìn)而導(dǎo)致年輕人對檔案產(chǎn)生錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案里的記錄并不重要，也沒有利用的必要。

學(xué)校原因

1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，檔案機(jī)構(gòu)不健全，檔案利用宣傳不到位。一般而言，檔案機(jī)構(gòu)主要為學(xué)?？蒲小⒔虒W(xué)等工作服務(wù)，而非主要的行政職能部門，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。鄭州地區(qū)的14所本科院校只有鄭州大學(xué)、河南工業(yè)大學(xué)、華北水利水電學(xué)院、鄭州輕工業(yè)學(xué)院、鄭州師范學(xué)院、黃河科技學(xué)院6所學(xué)校建立了獨(dú)立檔案館，其余學(xué)校一般都在黨政辦公室下面設(shè)立檔案科（室），也有未設(shè)置獨(dú)立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負(fù)責(zé)檔案工作的，具體情況見表1、表2。由于檔案科（室）不是獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu)，缺乏獨(dú)立的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和系統(tǒng)的管理體制，工作人員的自主性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關(guān)政策宣傳出去，學(xué)生對檔案和相關(guān)規(guī)定了解甚少，甚至一無所知。如表3顯示，高達(dá)69%的同學(xué)認(rèn)為檔案的價(jià)值只是參考價(jià)值，教育作用卻只有28%的同學(xué)選擇，可見，學(xué)生對檔案的價(jià)值和作用了解得不多；了解《高等學(xué)校檔案管理辦法》的同學(xué)僅占2%,98%的同學(xué)表示不太了解甚至不了解；對本院校檔案利用相關(guān)規(guī)定有所了解的也只占37%，均不足全部調(diào)查人數(shù)的二分之一；高達(dá)61%的人竟對本院校檔案館（室）館藏的基本情況一無所知。

2檔案機(jī)構(gòu)門禁森嚴(yán)，工作人員服務(wù)意識(shí)淡薄，網(wǎng)上服務(wù)功能不完善。長期以來，檔案機(jī)構(gòu)一直被視為機(jī)要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規(guī)定嚴(yán)格，造成學(xué)生對檔案機(jī)構(gòu)的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現(xiàn)象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學(xué)生檔案的利用持被動(dòng)態(tài)度，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。調(diào)查顯示，在有檔案利用經(jīng)歷的學(xué)生中，36%的人表示，檔案館（室）工作人員服務(wù)態(tài)度不夠友善，不理想的利用經(jīng)歷嚴(yán)重影響學(xué)生本人及周邊人群對檔案的利用。在所調(diào)查的14所本科院校中，只有6所擁有獨(dú)立檔案館的學(xué)校建立了檔案網(wǎng)站，其他均無相關(guān)網(wǎng)上系統(tǒng)。在設(shè)有網(wǎng)站的6所學(xué)校中，只有河南工業(yè)大學(xué)和黃河科技學(xué)院有網(wǎng)上查詢服務(wù)功能，鄭州輕工業(yè)學(xué)院雖設(shè)有查詢端口，但鏈接出錯(cuò)無法實(shí)現(xiàn)查詢，其他三所學(xué)校均無實(shí)際查詢功能。這造成學(xué)生個(gè)人以及用人單位網(wǎng)絡(luò)查詢困難，不能滿足網(wǎng)上查詢檔案信息的需求，必須到實(shí)地的檔案館（室）才能得以查證。

學(xué)生原因。學(xué)生，包括在校生和歷屆畢業(yè)生，都是學(xué)生檔案的主人，也是學(xué)生檔案利用的主要群體之一。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生對檔案及檔案利用的意識(shí)極為薄弱。具體調(diào)查數(shù)據(jù)如表4所示。解，剩下80%的學(xué)生了解不多甚至不了解，對自己檔案的不知情進(jìn)而導(dǎo)致63%的學(xué)生基本沒想過利用自己在校期間形成的最原始、最重要的記錄材料。在涉及具體問題時(shí)，如畢業(yè)后學(xué)籍檔案的查詢事宜，能正確選擇去檔案館（室）查詢的學(xué)生僅占所調(diào)查人數(shù)的19%。學(xué)生對檔案利用的不了解很大程度上源于本身對檔案信息的不關(guān)注，如調(diào)查所示，經(jīng)常主動(dòng)關(guān)注檔案相關(guān)信息的學(xué)生僅占4%，96%的學(xué)生不怎么關(guān)注。由此可見，學(xué)生的檔案意識(shí)淡薄、對檔案關(guān)注度不高是造成學(xué)生檔案利用率較低的另一個(gè)原因。

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案利用工作的對策

重視學(xué)生檔案工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施，注重檔案隊(duì)伍建設(shè)。

1檔案館（室）的基礎(chǔ)性建設(shè)是做好學(xué)生檔案管理及利用的最基本的條件。學(xué)校要加大資金投入，加快檔案館（室）的基建步伐，如現(xiàn)代化設(shè)備的添置與更新、學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立與維護(hù)、檔案網(wǎng)站的開通與運(yùn)行等。

2檔案工作人員是檔案工作的主體，是做好學(xué)生檔案利用工作的關(guān)鍵所在。領(lǐng)導(dǎo)的重視很大程度上能提高檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)可不定期召開檔案工作會(huì)議，加強(qiáng)檔案工作人員對學(xué)生檔案管理及利用重要性的認(rèn)識(shí)，努力培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的精神，增強(qiáng)其責(zé)任感。同時(shí)，創(chuàng)造條件，增加檔案工作人員在職培訓(xùn)、進(jìn)修和與其他高校交流的機(jī)會(huì)，一則提高其競爭意識(shí)和檔案利用服務(wù)意識(shí)，二則提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力，尤其是現(xiàn)代化管理知識(shí)和技能?？傊?，檔案工作人員要在理論學(xué)習(xí)和實(shí)際操作中，不斷發(fā)現(xiàn)新問題、探索新方法，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，擴(kuò)大學(xué)生檔案服務(wù)范圍，深化學(xué)生檔案服務(wù)內(nèi)容，切實(shí)提高學(xué)生檔案利用的數(shù)量和質(zhì)量，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在其生活、就業(yè)等方面的作用。

擴(kuò)大學(xué)生檔案宣傳面，加強(qiáng)學(xué)生檔案宣傳力度。檔案機(jī)構(gòu)可結(jié)合本校實(shí)際情況，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案利用宣傳活動(dòng)，注意傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式的有效結(jié)合，并注重實(shí)際效果。傳統(tǒng)宣傳方式一般是通過條幅、宣傳窗等校內(nèi)媒體進(jìn)行檔案相關(guān)法律法規(guī)、學(xué)校檔案利用的相關(guān)規(guī)定的宣傳。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，在做好傳統(tǒng)宣傳的基礎(chǔ)上，還要注重現(xiàn)代方式，在調(diào)查中，有64%的同學(xué)希望通過網(wǎng)絡(luò)及其他電子信息來了解檔案館（室）及相關(guān)信息，可見利用網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行宣傳備受歡迎。

1充分利用學(xué)生訪問較多的網(wǎng)站。將有關(guān)學(xué)生檔案的新聞和通知掛到學(xué)生處、校團(tuán)委網(wǎng)頁上，而不僅僅公布在檔案館（室）主頁上。也可在這些網(wǎng)站上添加有效鏈接，以滿足用戶對檔案館（室）網(wǎng)站的訪問需求，尤其是校外用戶。另外，尚未建立獨(dú)立檔案館（室）網(wǎng)的高?？梢栽诋?dāng)前熱門的網(wǎng)站，如人人網(wǎng)、騰訊網(wǎng)等開通檔案相關(guān)頁面。用戶與之成為好友后便可隨時(shí)了解并獲取學(xué)生檔案利用的最新動(dòng)態(tài)。

2嘗試高校通和QQ等新的交流工具。學(xué)校檔案部門工作人員可將院系檔案工作人員導(dǎo)入高校通和QQ好友中，院系檔案工作人員可將所在院系的學(xué)生導(dǎo)入好友中，形成學(xué)校-院系-學(xué)生三級溝通鏈，便可將最新檔案消息直接發(fā)送給學(xué)生，也能在用戶利用檔案遇到疑問之際進(jìn)行實(shí)時(shí)在線咨詢。如此，既有利于在校生檔案意識(shí)的培養(yǎng)，也有利于歷屆畢業(yè)生對學(xué)生檔案信息的及時(shí)獲取。

加強(qiáng)學(xué)生檔案教育工作，培養(yǎng)和提高學(xué)生檔案意識(shí)。做好學(xué)生檔案教育工作是培養(yǎng)和提高學(xué)生檔案意識(shí)的重要途徑，但并不是通常意義上的檔案專業(yè)教育，而是指做好非檔案專業(yè)學(xué)生的通識(shí)教育，使學(xué)生能夠系統(tǒng)、全面地學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，接受檔案教育，并基本掌握運(yùn)用檔案信息的方法，[3]以此增強(qiáng)檔案利用意識(shí)。調(diào)查顯示，高達(dá)79%的學(xué)生有接受檔案教育的意愿，這表明多數(shù)學(xué)生認(rèn)為檔案教育具有一定意義。如何開展學(xué)生檔案教育工作，可從多方面采取措施。

1要選擇理論基礎(chǔ)扎實(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的老師作為檔案通識(shí)教育的引導(dǎo)者。因?yàn)閷W(xué)生檔案工作相對比較枯燥，涉及內(nèi)容比較單一，日常學(xué)習(xí)生活所牽涉的又比較少，所以要培養(yǎng)學(xué)生對該課程的興趣，必須選擇一位合適的老師。

2要注重講授的內(nèi)容和方法。檔案教育不僅要傳授一定的理論知識(shí)，包括相關(guān)的法律法規(guī)、學(xué)校的有關(guān)規(guī)定、學(xué)生檔案包括的內(nèi)容與重要作用，而且要注重實(shí)際操作能力的培養(yǎng)，尤其是學(xué)生檔案檢索的方法和技能的傳授。老師可在課堂上模擬檔案檢索的過程，并讓學(xué)生參與其中。形式多樣的教育方式既可提高學(xué)生上課的積極性，又能增強(qiáng)學(xué)生實(shí)際操作的能力，為今后的檔案利用打下良好基礎(chǔ)。

3要分階段進(jìn)行檔案教育。根據(jù)學(xué)生所處的階段特點(diǎn)分別開展內(nèi)容、形式不同的教育，包括入學(xué)教育、常規(guī)教育、強(qiáng)化教育三個(gè)階段。入學(xué)教育是為了初步樹立學(xué)生的檔案意識(shí)；常規(guī)教育目的在于鞏固和深化檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)；強(qiáng)化教育則是在學(xué)生離校前將今后可能涉及的檔案問題進(jìn)行分析，如檔案的傳遞、保管形式、在校的最長保管期限以及期滿后的去向等，幫助學(xué)生了解檔案的實(shí)際用處。[4]

本文作者：毛靈芳楊永鋼郭靜作者單位：鄭州大學(xué)信息管理系