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摘要：近幾年以來，隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，電子檔案也逐漸被運(yùn)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中，在各個(gè)行業(yè)中都發(fā)揮著重要的作用。檔案管理對(duì)于學(xué)校發(fā)展十分的重要，但是現(xiàn)階段，許多大學(xué)對(duì)于檔案管理還存在著許多的問題，學(xué)校要不斷的加強(qiáng)對(duì)大學(xué)檔案管理工作的重視程度，不斷的加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的綜合水平和職業(yè)素養(yǎng)，將電子檔案管理應(yīng)用在大學(xué)檔案管理中能夠更好的提高工作效率，使得工作更加的方便快捷，更好的服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)，為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；大學(xué)檔案管理；應(yīng)用

一、引言

現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理不僅僅在各種企業(yè)中占領(lǐng)著十分重要的地位，對(duì)于大學(xué)檔案管理也起到很大的影響。在學(xué)校中應(yīng)用電子檔案管理能夠很方便的儲(chǔ)存學(xué)生的信息，方便別人查找管理，為學(xué)生后續(xù)的檔案管理提供更便捷的服務(wù)，提供更加快速的傳遞方式。所以電子檔案管理應(yīng)用在大學(xué)檔案管理中，不僅能夠方便學(xué)生信息管理，而且對(duì)于學(xué)校的發(fā)展也有一定的推動(dòng)作用和影響[1]。

二、電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高檔案管理的工作效率

信息處理方面，計(jì)算機(jī)對(duì)于人類有很大的幫助，毋庸置疑，計(jì)算機(jī)相比于人類有著更大的優(yōu)勢(shì)，所以在電子檔案管理方面能夠不斷地提高檔案管理的工作效率，提高整體的工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)的大學(xué)檔案管理工作中，需要工作人員用筆進(jìn)行抄寫，利用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。這些工作雖然要消耗大量的人力，物力和財(cái)力，但是對(duì)于準(zhǔn)確性無法得到保證。隨著電子檔案管理的不斷推行，利用這一管理方式可以有效地提高效率，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)將大學(xué)檔案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)教學(xué)生的信息準(zhǔn)確的錄入到計(jì)算機(jī)中，從而使得檔案錄入和管理變得更加的簡(jiǎn)單、可靠，這有利于學(xué)校龐大的檔案資源管理。

（二）降低檔案管理的成本

很多大學(xué)在之前的檔案管理中利用的是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種方式不僅要消耗大量的人力，而且需要的成本也非常的高，對(duì)于學(xué)生信息的存儲(chǔ)也不夠準(zhǔn)確。但是，采用電子檔案方式之后，在保存方式和保存環(huán)境上，都比之前成本有所降低。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)于環(huán)境和溫度都有著極高的要求，過于潮濕和干燥都對(duì)于檔案資料的管理十分不利[2]。而采用電子檔案管理，不僅能夠達(dá)到節(jié)約資源的目的，而且能夠避免自然環(huán)境所帶來的損壞。如此一來，資源就能夠在一個(gè)比較安全的條件下長(zhǎng)期的保存，從而降低了檔案管理的成本。

三、大學(xué)檔案管理的意義

教育的不斷發(fā)展使得許多大學(xué)的招生人數(shù)在不斷的增加，這就給大學(xué)檔案管理，提高了難度，學(xué)生的檔案要如實(shí)的記錄也是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。大學(xué)檔案管理最主要的特點(diǎn)就是數(shù)量多、數(shù)據(jù)多，電子檔案管理的應(yīng)用可以不斷的規(guī)范管理方式，所以也能夠盡可能的提高管理的工作效率。大學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化有許多的意義。首先，大學(xué)生檔案管理在學(xué)生的思想教育方面十分的重要，學(xué)生的檔案可以如實(shí)的反映每個(gè)學(xué)生不同的特點(diǎn)，讓老師可以采用不同的教育方式，對(duì)學(xué)生進(jìn)行道德修養(yǎng)方面的培養(yǎng)和教育。電子檔案管理的建立能夠提高檔案的利用率，培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，提高競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)于之后學(xué)生的工作有十分重要影響。通過電子檔案也可以讓許多的單位和企業(yè)了解優(yōu)秀人才的全部情況，有利于學(xué)校的人才培養(yǎng)[3]。其次，大學(xué)檔案管理為大學(xué)發(fā)展提供了服務(wù)，學(xué)?？梢詮膶W(xué)生檔案中獲得許多的學(xué)生信息，并能夠從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)教育的問題，為學(xué)校及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，從而找到方法，提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)教育的全面發(fā)展。

四、大學(xué)檔案管理中存在的問題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式也在發(fā)生著變化，逐漸向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。當(dāng)下電子檔案已經(jīng)成為了大學(xué)檔案管理中的重要方式，給學(xué)校帶來許多便利的同時(shí)，也存在著許多的問題，主要有以下幾個(gè)方面。

（一）電子檔案本身存在的問題

雖然電子檔案運(yùn)用使得學(xué)校的檔案管理更加的方便，快捷。但是由于當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也隨處可見。一旦網(wǎng)絡(luò)方面出現(xiàn)問題，電子檔案中的信息就會(huì)被盜取，就會(huì)泄露大量的學(xué)生信息，對(duì)于學(xué)生造成一定的傷害。對(duì)于學(xué)校也會(huì)造成很大的損失[4]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案出現(xiàn)問題，容易被人發(fā)現(xiàn)，并且容易修改，但是電子檔案中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)影響之后所有的數(shù)據(jù)，并且這一錯(cuò)誤還不容易被人發(fā)現(xiàn)。如果工作人員工作不仔細(xì)，就很容易造成數(shù)據(jù)方面的錯(cuò)誤，這也會(huì)造成嚴(yán)重的后果，會(huì)影響學(xué)校的整體工作以及學(xué)生的信息安全。

（二）制度管理方面的問題

很多大學(xué)在檔案管理制度方面存在著許多的問題。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于工作人員的專業(yè)水平要求比較低，所以很多高校在換成電子檔案管理方式之后，對(duì)于工作人員的專業(yè)水平要求就是和之前一樣，沒有達(dá)到很高的重視程度。很多大學(xué)管理人員對(duì)于自己的職責(zé)不清楚，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案的整理內(nèi)容也不夠清楚，從而使得許多的內(nèi)容有重復(fù)，缺漏的現(xiàn)象，直接的導(dǎo)致了工作效率的下降和工作質(zhì)量的下降。還有一方面的問題是學(xué)校對(duì)于大學(xué)生檔案管理不夠重視，許多的管理人員工作情緒懈怠，導(dǎo)致管理工作中會(huì)出現(xiàn)各種問題，影響學(xué)生信息的錄入和傳遞。

五、大學(xué)檔案管理的改進(jìn)措施和策略

電子信息檔案管理方式雖然相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式有很大的方便之處，但與此同時(shí)，它也存在著許多的問題，如果不加強(qiáng)改進(jìn)，會(huì)對(duì)學(xué)校的檔案管理造成很多的問題，不利于學(xué)校整體的工作質(zhì)量的提高。

（一）不斷提高電子檔案的安全

大學(xué)檔案中包含學(xué)生許多隱私的信息，所以學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案有一定的責(zé)任，要保護(hù)好學(xué)生的檔案信息。但是網(wǎng)絡(luò)安全問題處處可見，所以要不斷的加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)安全，對(duì)于存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)，要做到安全的保證。電子檔案存儲(chǔ)，計(jì)算機(jī)不能夠再作為其他的設(shè)備使用，以免造成數(shù)據(jù)的丟失，并且對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備要定期的進(jìn)行檢查，保證數(shù)據(jù)能夠安全，準(zhǔn)確。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，要使用備份的數(shù)據(jù)一，防止造成嚴(yán)重的損失。要通過各種網(wǎng)絡(luò)防火墻等安全措施來加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏的問題。

（二）規(guī)范管理流程

檔案管理工作的流程十分的復(fù)雜，所以學(xué)校的檔案管理工作人員要嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行，設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)于工作人員的工作進(jìn)行及時(shí)的檢查，從而保證信息的安全性。不斷的規(guī)范管理的流程能夠防止工作人員在工作中出現(xiàn)失誤，如果出現(xiàn)失誤，也盡可能的及時(shí)發(fā)現(xiàn)并迅速改正，從而不影響后面的工作進(jìn)度，保證整體的工作效率和工作質(zhì)量。對(duì)于工作人員的專業(yè)技能也要不斷的培養(yǎng)，不斷地提高工作人員的綜合水平和素質(zhì)，只有這樣才能夠保證管理制度更加的完善，才能夠促進(jìn)大學(xué)檔案管理的工作開展。

（三）不斷地培養(yǎng)工作人員的綜合水平

學(xué)校檔案管理人員對(duì)于學(xué)生信息擔(dān)任著重要的責(zé)任。學(xué)校要不斷的提高工作人員的素質(zhì)，對(duì)于工作人員進(jìn)行定期的思想教育培訓(xùn)，提高他們對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，從而讓他們具備良好的政治素養(yǎng)，明白自己的職責(zé)。在工作中才能夠不斷地發(fā)揮自己的作用，才能夠更加的仔細(xì)認(rèn)真。

六、總結(jié)

總而言之，大學(xué)生檔案對(duì)于大學(xué)生的工作和生活尤為的重要。所以對(duì)于大學(xué)生的檔案高校應(yīng)該嚴(yán)加的管理，并提高重視。隨著信息化時(shí)代的來臨，電子檔案越來越被廣泛的應(yīng)用，但是其中也存在著許多的問題，學(xué)校要采取更加適合的措施和方法，避免這些問題的出現(xiàn)，從而保證檔案信息的安全性，只有這樣才能夠不斷地提高學(xué)校的管理質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)校的建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]侯艷瓊.淺析電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(11):91-92.

[2]吉順霞.電子檔案管理在高職院校的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(7):122-123.

[3]葛清梅.電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江史志,2015(3):85.

[4]秦美峰.新時(shí)期高職院校電子檔案整合管理路徑探究[J].黑龍江教育(高教研究與評(píng)估),2013(8):89-90.

作者:彭峻松 單位:岳陽(yáng)廣播電視大學(xué)