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［摘要］在信息化高速發(fā)展的今天，稅收工作信息化也在不斷推進(jìn)，稅收檔案管理工作正在逐步實(shí)施現(xiàn)代化管理，電子檔案管理成為稅務(wù)管理的主要部分。但是信息技術(shù)在應(yīng)用于稅務(wù)檔案工作的過(guò)程中存在一定的問(wèn)題，思想認(rèn)識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)都有不足之處。本文就電子檔案管理在稅務(wù)工作中的意義以及當(dāng)前稅務(wù)電子檔案工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析探討，并針對(duì)問(wèn)題提出了相應(yīng)的措施、對(duì)策，希望能對(duì)提高稅務(wù)檔案管理工作水平有所幫助。

［關(guān)鍵詞］稅務(wù)；電子檔案；管理；信息化

當(dāng)前納稅人的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方式呈現(xiàn)多樣化特征，稅務(wù)部門(mén)的稅收征管工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的稅務(wù)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)需求，稅務(wù)檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術(shù)進(jìn)行稅務(wù)檔案管理是今后稅務(wù)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。然而稅務(wù)部門(mén)間的程序缺乏聯(lián)系，難以做到信息共享，這給稅務(wù)檔案的收集、整理帶來(lái)了困難。

1 稅務(wù)電子檔案管理的特點(diǎn)及意義

電子檔案管理是指利用數(shù)字信息化的形式進(jìn)行電子文件的記錄。它相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，具有連續(xù)不斷復(fù)制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會(huì)留下任何痕跡，從而保證了檔案頁(yè)面始終保持良好的整潔度和標(biāo)準(zhǔn)性。電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成的，它可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質(zhì)文件需要分類(lèi)整理的弊端，它根據(jù)用戶的不同需求進(jìn)行自由組合分類(lèi)，并且突破了紙質(zhì)檔案的時(shí)空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據(jù)的空間很少，解決了無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。把電子檔案管理方法應(yīng)用到稅務(wù)檔案管理工作中，有效減輕了稅務(wù)檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，促進(jìn)了稅務(wù)檔案信息的流通與共享，使稅務(wù)檔案的收集、整理、建檔、服務(wù)一體化，同時(shí)也解決了征納雙方信息不對(duì)稱的問(wèn)題。稅務(wù)部門(mén)還能及時(shí)掌握稅源動(dòng)態(tài)，為稅收計(jì)劃的制訂提供可靠依據(jù)，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國(guó)家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發(fā)揮出了其應(yīng)有的價(jià)值。

2 稅務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

雖然近幾年來(lái)電子檔案已廣泛應(yīng)用于我國(guó)各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)之中，但是其效果并不理想。具體工作過(guò)程中出現(xiàn)的許多問(wèn)題也阻礙了電子檔案在稅務(wù)部門(mén)中的應(yīng)用效率。因此，必須總結(jié)稅務(wù)電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并進(jìn)行認(rèn)真分析、探討，找出相應(yīng)的對(duì)策和方法，切實(shí)讓稅務(wù)檔案在稅收工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.1 稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善

稅務(wù)機(jī)關(guān)要想有效管理電子檔案就必須有過(guò)硬的硬件配置和良好的軟件系統(tǒng)支持。但是由于經(jīng)費(fèi)和技術(shù)的限制，我國(guó)多數(shù)基層稅務(wù)部門(mén)稅務(wù)檔案設(shè)施還比較落后。電子檔案管理所需的相關(guān)設(shè)備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設(shè)備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務(wù)檔案數(shù)字化與稅收征管信息化建設(shè)脫節(jié)，嚴(yán)重影響了稅務(wù)檔案管理的性能。

2.2 稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位

在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保密措施是第一位的。在稅務(wù)電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務(wù)電子檔案管理有效性及科學(xué)性的重要保證。當(dāng)前稅務(wù)電子檔案的數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)安全措施還不到位。稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國(guó)許多稅務(wù)部門(mén)電子檔案的使用尚在初級(jí)階段，電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，并給稅收征管工作帶來(lái)重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好安全保密工作。

3 稅務(wù)電子檔案管理改進(jìn)對(duì)策

3.1 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)信息化技術(shù)研究

當(dāng)前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國(guó)各級(jí)稅務(wù)部門(mén)試點(diǎn)推行，這進(jìn)一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有助于對(duì)系統(tǒng)的流暢性和安全性進(jìn)一步改進(jìn)、提升。此外，在對(duì)稅務(wù)檔案的六大系統(tǒng)模塊管理、應(yīng)用的基礎(chǔ)上，要把每個(gè)模塊功能加以細(xì)化，加強(qiáng)高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設(shè)，使納稅人的業(yè)務(wù)辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價(jià)值得以充分利用，稅務(wù)部門(mén)還要拓展檔案應(yīng)用模塊，把稅務(wù)電子書(shū)、檔案統(tǒng)計(jì)查詢、電子文件展示等納入檔案應(yīng)用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務(wù)。另外，稅務(wù)部門(mén)要提高稅務(wù)檔案工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，努力使稅務(wù)檔案管理人員做到既懂計(jì)算機(jī)又精通稅收知識(shí)，成為稅務(wù)電子檔案管理的復(fù)合型人才。稅務(wù)部門(mén)還要對(duì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才加強(qiáng)稅收專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠更好地從事計(jì)算機(jī)的開(kāi)發(fā)管理工作。要加強(qiáng)對(duì)稅收干部進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化信息數(shù)字化技術(shù)在稅務(wù)檔案管理工作中的應(yīng)用。要協(xié)同相關(guān)技術(shù)部門(mén)加強(qiáng)信息化技術(shù)的相關(guān)研究，解決稅務(wù)檔案管理工作中存在的存儲(chǔ)與壓縮以及保密性、長(zhǎng)期保存等技術(shù)問(wèn)題，切實(shí)做好稅務(wù)電子檔案管理工作。

3.2 規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式

國(guó)家稅務(wù)總局應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實(shí)可行的辦公自動(dòng)化流程，并根據(jù)當(dāng)前各稅務(wù)部門(mén)的工作軟件實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)出能夠綜合各項(xiàng)稅務(wù)工作的應(yīng)用程序，使稅務(wù)電子檔案管理工作更加規(guī)范，提高稅務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。稅務(wù)部門(mén)要在規(guī)范和統(tǒng)一的征管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺(tái)統(tǒng)一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業(yè)務(wù)積累不受影響的情況下，在同一省內(nèi)努力實(shí)現(xiàn)稅務(wù)系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。另外，稅務(wù)部門(mén)要依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構(gòu)建稅務(wù)部門(mén)的電子檔案管理模式，制定出適合稅務(wù)部門(mén)自身實(shí)際情況的稅務(wù)電子檔案管理辦法。此外，稅務(wù)部門(mén)應(yīng)該完善稅務(wù)電子檔案管理的考核制度，讓稅務(wù)電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務(wù)檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負(fù)責(zé)人，由其負(fù)責(zé)電子檔案校驗(yàn)、監(jiān)督工作，并對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理。同時(shí)，要完善電子檔案管理的考核制度，結(jié)合稅務(wù)系統(tǒng)的績(jī)效考核模式，明確檔案管理責(zé)任制，對(duì)電子檔案的采集、整理、歸檔、開(kāi)發(fā)有明確的獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)，激勵(lì)檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質(zhì)。

3.3 完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，重視電子檔案信息的保密工作

在電子檔案管理過(guò)程中，檔案信息與載體是可以分開(kāi)的，這就造成電子檔案文件信息隨時(shí)都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險(xiǎn)。因此，保護(hù)電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當(dāng)前能夠保護(hù)電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是防火墻和病毒查殺系統(tǒng)。它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權(quán)限控制法，以及數(shù)字時(shí)間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印法是利用特殊技術(shù)把作者自己設(shè)置的花紋、印鑒等標(biāo)志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復(fù)制、拷貝時(shí)，這些標(biāo)志無(wú)法復(fù)制，這就保證了文件信息的唯一性。數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī)律，對(duì)沒(méi)有加密的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，讓它成為無(wú)法識(shí)別的難讀數(shù)據(jù)，以此來(lái)保護(hù)電子檔案不被竊取。數(shù)字時(shí)間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實(shí)性不會(huì)受到破壞。如果已經(jīng)歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時(shí)間不可改變。然而一切安全保護(hù)措施都是相對(duì)而言的，當(dāng)前的電子文件保密技術(shù)和解密技術(shù)都在不斷地升級(jí)和發(fā)展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，任何時(shí)間都不能有半點(diǎn)松懈。另外，一些脫機(jī)方式保存的光盤(pán)對(duì)歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存條件要求較高。在保存光盤(pán)過(guò)程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤(pán)氧化。4 結(jié)語(yǔ)電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務(wù)部門(mén)的工作效率。然而，稅務(wù)電子檔案管理存在著稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善，稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位等問(wèn)題，需要稅務(wù)部門(mén)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式，完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，從而使稅務(wù)電子檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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作者:彭 琴 單位:廣東省惠州市地方稅務(wù)局