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1電子檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化的概念

電子檔案管理的方式需要借助多項電子設(shè)備，還需要應(yīng)用先進的電子技術(shù)，其是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，也是衡量電子檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。電子檔案管理系統(tǒng)想要更好的發(fā)展，必須做好規(guī)劃，要保證檔案管理細節(jié)的合理性，還要在不同的管理環(huán)節(jié)應(yīng)用不同的設(shè)備與技術(shù)，提高檔案管理的效率。隨著社會的發(fā)展，檔案資料的數(shù)量越來越多，內(nèi)容越來越豐富，涉及的范圍也越來越廣，使用電子檔案管理的方法，可以更好對檔案進行分類，也可以實現(xiàn)對檔案的長期保存，相關(guān)技術(shù)人員要不斷的優(yōu)化管理方式，保證電子檔案存儲的完整性與安全性?，F(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，對管理方法也進行了優(yōu)化，由于該系統(tǒng)主要依托于現(xiàn)代化的電子設(shè)備，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，管理人員一定要具有創(chuàng)新的精神、開放的心態(tài)，引進專業(yè)的技術(shù)與理論，完善管理機制，使管理制度不斷的推陳出新，探索出新的管理之路。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是電子檔案管理現(xiàn)代化的一個重要標(biāo)志，計算機的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時代檔案管理標(biāo)志?，F(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，逐步建設(shè)和完善了檔案部門內(nèi)部的局域網(wǎng)，還構(gòu)建了區(qū)域性的、全國性的檔案工作信息網(wǎng)。

2我國電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前在我國，檔案管理工作已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發(fā)展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點。即過于依賴計算機，存儲系統(tǒng)存在分離性以及電子檔案管理的不穩(wěn)定性等。首先，過于依賴計算機在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計算機為主要的存儲介質(zhì)與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計算機才能實現(xiàn)有效管理的，而并非用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)進行管理使用。若沒有計算機，電子信息就無法保存、管理以及應(yīng)用。為此，當(dāng)前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計算機才能進行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規(guī)律的數(shù)字編碼來實現(xiàn)的，當(dāng)要使用電子檔案時，還必須要借助計算機來進行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)是存在分離現(xiàn)象的。第三，電子檔案是借助于計算機才實現(xiàn)有效管理的，并通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞信息，實現(xiàn)資源共享。而由于計算機與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的不穩(wěn)定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，或者因為計算機自身硬件問題導(dǎo)致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統(tǒng)帶來了很大的不穩(wěn)定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統(tǒng)在運行中還存在著一定的問題，例如對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的摒棄，只是大力發(fā)展電子檔案，而忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進，促使其更好的實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

3實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化發(fā)展的措施我國對電子檔案管理系統(tǒng)的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進行改善以及妥善的解決。下面筆者結(jié)合自身經(jīng)驗，提出了一些改進的措施，具體內(nèi)容如下：

3.1加強電子檔案的分類管理

隨著社會發(fā)展進程的加快，電子檔案信息的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越廣泛，為了使檔案資料發(fā)揮出最大的價值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統(tǒng)一規(guī)章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強管理與約束，防止信息泄露問題的發(fā)生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性

電子檔案管理系統(tǒng)不但借助了多項電子設(shè)備，還利用了網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳播的速度比較快，實現(xiàn)了電子檔案的共享，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權(quán)限管理工作，還要健全監(jiān)督機制，避免不法分子竊取保密檔案現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，極大資金的投入，還要引進安全防盜技術(shù)，定期對計算機殺毒軟件進行更新與維護，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內(nèi)部監(jiān)管力度，加強對員工的管理，做好內(nèi)部控制工作。

3.3加強電子檔案管理人才的培養(yǎng)

要加強管理人員對電子檔案管理專門理論知識的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)。要探索出適合自己實際的管理體系，要做到與市場的結(jié)合。還要做好崗前培訓(xùn)，理論知識和實踐能力的結(jié)合，培養(yǎng)檔案管理人員的競爭意識，加強其相關(guān)法律法規(guī)的認識，提高自身的責(zé)任意識。結(jié)束語社會在不斷的發(fā)展，科技水平也在不斷的提升，進入21世紀(jì)后，人類迎來了信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代。檔案管理對推動社會發(fā)展進程有著積極影響，將先進的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，形成了電子形式的檔案管理的模式，這種方式實現(xiàn)了檔案保存的長期性與完整性，還提高了工作的效率。在電子檔案管理工作中，管理人員應(yīng)用多種電子設(shè)備與技術(shù)，提高了檔案管理的安全性，也使得電子檔案管理系統(tǒng)越來越完善。我國當(dāng)前電子檔案管理工作中，還存在一些問題，采取有效的措施對其進行解決，才能真正提升電子檔案管理的水平。

作者：馬冬雪 單位：佳木斯技師學(xué)院