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一、電子檔案管理包含的問題

當(dāng)前，一些事業(yè)單位針對電子檔案信息管理工作的認(rèn)識仍舊存在局限，就電子檔案發(fā)展、規(guī)律以及具備的特殊性無法清晰了解，存在認(rèn)識不一致性。因此，通常大部分事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用雙軌制模式。檔案資料真實性以及原始性為其發(fā)揮參考以及憑證功能的核心基礎(chǔ)。然而，電子檔案信息同其載體的融合模式常常改變，例如復(fù)制件基于載體工具以及讀段不穩(wěn)定性而導(dǎo)致內(nèi)容不完整，還會在轉(zhuǎn)存或是傳輸階段中被毫無痕跡更改，因此鑒定分析起來具有一定難度。電子檔案資源安全可靠性為一類突出問題，事業(yè)單位應(yīng)給予全面關(guān)注。例如，數(shù)據(jù)信息較易消失、易于改動以及復(fù)制，還包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題等。生成電子檔案的總量十分龐大，同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在明顯區(qū)別，而一些應(yīng)用或是生成的事業(yè)單位，對電子檔案怎樣持久長遠(yuǎn)的保管卻沒能細(xì)致全面的考量。檔案資源標(biāo)引以及著錄為整體計算機管理體系的核心基礎(chǔ)以及前提。有關(guān)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行落實，較多部門卻只能由微觀層面衡量本部門的狀況，對應(yīng)用分類法仍舊包含較大的困難，無法由全盤整體利益入手分析檔案管理規(guī)范化對后續(xù)資源電子化發(fā)展的作用影響，導(dǎo)致檔案管理體現(xiàn)了一定的隨意性，令檔案管理工作較難向著規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向不斷邁進(jìn)。

二、事業(yè)單位電子檔案管理科學(xué)策略

1.創(chuàng)建電子檔案管理保障單位，完善歸檔體制

事業(yè)單位電子檔案管理實踐中，應(yīng)創(chuàng)建形成一把手管控引領(lǐng)下，主要負(fù)責(zé)電子檔案信息化發(fā)展建設(shè)工作規(guī)劃、引導(dǎo)、組織與管控監(jiān)督任務(wù)的完善組織機構(gòu)，同時應(yīng)配備掌握專業(yè)信息化技術(shù)手段、知識儲備豐富且熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。再者，各級檔案工作部門應(yīng)依照我國相關(guān)電子檔案文件管理的專項規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，參照自身狀況、具備的技術(shù)環(huán)節(jié)，依照電子資料歸檔以及電子檔案管理要求等訂立屬于自身的電子檔案資源歸檔管理規(guī)章體制以及具體工作細(xì)則，令本單位歸檔管理工作可有序進(jìn)行。

2.重視培養(yǎng)電子檔案管理人才，做好全過程管控

事業(yè)單位檔案管理人員的建設(shè)培養(yǎng)，要獲取檔案機構(gòu)與政府單位的全面重視以及大力配合。不僅應(yīng)多渠道進(jìn)行人才引進(jìn)，優(yōu)選整體素質(zhì)高的綜合人才。同時，應(yīng)對當(dāng)前單位電子檔案管理人員實施電子技術(shù)以及現(xiàn)代科技手段的綜合培養(yǎng)。電子檔案收集匯總、不斷積累的標(biāo)準(zhǔn)要求以及實踐方法受到電子文檔固有特性的影響限定?；趯n案資料的一些重要修改環(huán)節(jié)需要保留的目標(biāo)，在對原稿積累以及收集的過程中需要重點搜集并整理發(fā)揮輔助作用或是重大影響的電子檔案信息，同時應(yīng)同對應(yīng)性的紙質(zhì)檔案資料形成標(biāo)識關(guān)系。在必要時還應(yīng)在積累匯總的階段中創(chuàng)建形成紙質(zhì)拷貝文件或是制作形成微縮品，有效預(yù)防系統(tǒng)突發(fā)意外狀況時電子檔案信息不良丟失，實施全過程的管理控制。

3.選擇應(yīng)用高可行性信息保護(hù)管理制度

電子檔案位于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境之中需要面臨一定的安全風(fēng)險。為此，應(yīng)做足安全防護(hù)措施?？赏ㄟ^加密手段、身份驗證處理、寫保護(hù)、雙備份機制、專機專用、配設(shè)防火墻、選用正版殺毒軟件等，全面預(yù)防電子檔案資源被不良竊取、非法篡改甚至刪除的行為。另外，應(yīng)創(chuàng)建動態(tài)化實時跟蹤監(jiān)督體系，由每份電子檔案的形成環(huán)節(jié)便開始，創(chuàng)建形成同各個機構(gòu)密切關(guān)聯(lián)的體系，對每份文檔的形成、獲取以及應(yīng)用進(jìn)行全面跟蹤管控，預(yù)防垃圾文檔混進(jìn)文件系統(tǒng)。同時，應(yīng)圍繞檔案工作部門這一核心，由電子檔案工作人員賦予各類文件資料代碼，其他機構(gòu)部門如果沒有經(jīng)過批準(zhǔn)而創(chuàng)建文件系統(tǒng)，便會使形成的文檔均受到檔案機構(gòu)的監(jiān)督管控，確保各實體資料之中檔案工作人員享有備檔工作的管控權(quán)力。

4.優(yōu)化軟硬件設(shè)施管控，積極研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位管理工具軟件過程中，應(yīng)積極努力的研究開存儲電子檔案信息的全新途徑與手段，檔案管理機構(gòu)則應(yīng)配設(shè)必須的刻錄系統(tǒng)設(shè)備，針對應(yīng)進(jìn)行歸檔的電子信息、各類數(shù)據(jù)，應(yīng)借助通用模式光盤完成存儲。另外，應(yīng)快速彌補管理工具軟件內(nèi)包含的安全漏洞。硬件管理工作中，則應(yīng)優(yōu)化計算機系統(tǒng)設(shè)備以及電子檔案的保管環(huán)境與有關(guān)措施，尤其應(yīng)注重防磁設(shè)備的管理維護(hù)，保證電子檔案信息在傳輸以及存儲過程中的整體可靠性以及安全性。伴隨計算機以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)的快速發(fā)展，各部門均配設(shè)了屬于自身的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其為本部門信息化發(fā)展建設(shè)的核心基礎(chǔ)，可為電子檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、一體化管理提供更強大的保障。當(dāng)然，僅僅配設(shè)了良好硬件工具還不夠，應(yīng)開發(fā)設(shè)計形成同其相配套的軟件系統(tǒng)。也就是說相關(guān)單位應(yīng)盡最大力量有組織開發(fā)技術(shù)力量，還可通過采購符合需要、契合本單位特征的電子檔案工作系統(tǒng)以實現(xiàn)最大化發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，電子檔案管理以及實踐應(yīng)用始終應(yīng)體現(xiàn)與時俱進(jìn)性，這是信息時代的必然需求。雖然事業(yè)單位電子檔案管理工作中仍舊包含一些不足問題，然而我們只要明確電子檔案管理的內(nèi)在優(yōu)越性，制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，便會全面彌補不足與缺陷，推動事業(yè)單位電子檔案管理更上一層樓，實現(xiàn)全面升華。

作者：李云秋 單位：煙臺福山區(qū)門樓鎮(zhèn)政府