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城建檔案信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

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城建檔案信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

一、城建檔案信息化的發(fā)展和現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,特別是電子政務(wù)的飛速發(fā)展,檔案信息化發(fā)展迎來了良好發(fā)展機(jī)遇。國家啟動(dòng)了數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程項(xiàng)目,全面提升了檔案信息化建設(shè)的水平。在國家“十五”重點(diǎn)科技攻關(guān)項(xiàng)目中,啟動(dòng)了城市建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)課題。許多城市建立了城建檔案管理信息管理系統(tǒng),能夠?qū)崿F(xiàn)共享與業(yè)務(wù)工作的一體化,提高城建檔案現(xiàn)代化管理工作的效率。同時(shí),檔案信息化還面臨以下幾個(gè)問題有待解決:

(1)檔案信息相互共享制度有待提高

目前傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)方式重藏輕用,不能很好的相互共享,導(dǎo)致利用率低下。

(2)檔案信息資源共建共享技術(shù)相對(duì)落后

住建部門下屬單位眾多,往往有的單位已經(jīng)建立了單項(xiàng)檔案信息管理系統(tǒng),由于缺少統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì),系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通難題沒有得到解決,導(dǎo)致檔案的數(shù)字化完成以后,沒有形成共享的局面。

(3)檔案信息資源相互共享標(biāo)準(zhǔn)體系缺乏

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是促進(jìn)檔案信息化發(fā)展的重要內(nèi)容,目前眾多的檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),制約了檔案信息資源共建共享的發(fā)展。

(4)網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患

住建部門管理的很多檔案是敏感數(shù)據(jù),在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,有諸多因素會(huì)導(dǎo)致信息服務(wù)的安全造成威脅急需解決。

二、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

城建檔案信息管理系統(tǒng)的總體架構(gòu),檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該具有極高的安全性,提供保密安全體系,對(duì)來訪者進(jìn)行身份識(shí)別,包括動(dòng)態(tài)口令,加密卡,指紋識(shí)別等。系統(tǒng)首先提供檔案進(jìn)入的功能,提供人工錄入、系統(tǒng)導(dǎo)入、掃描錄入等功能;然后開展檔案的加工整理工作;對(duì)各種檔案開展綜合開發(fā)利用;檔案的相關(guān)信息可以便捷的輸出。

三、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

本文通過對(duì)住建部門的檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行需求調(diào)研,根據(jù)用戶習(xí)慣,并參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范、城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,對(duì)城建檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)為7個(gè)功能模塊。

(1)檔案初始登記

工作人員使用此模塊完成檔案初始化工作。提供檔案登記、修改、刪除,檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除等功能。

(2)檔案綜合管理

提供多樣化的檔案業(yè)務(wù)管理功能,包括檔案接收入庫審核,檔案著錄與編目排架,原文管理,檔案檢索,檔案利用,檔案銷毀,統(tǒng)計(jì),自動(dòng)生成打印館藏檔案目錄,案卷封皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、背脊等。

(3)數(shù)字化加工

將文檔實(shí)體通過掃描、數(shù)碼攝影等模數(shù)轉(zhuǎn)換方法轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,采集到計(jì)算機(jī)中,同時(shí)錄入文檔的索引條件和屬性等信息,對(duì)影像文件進(jìn)行圖像糾正、去污、去黑邊,裁剪等后續(xù)加工,自動(dòng)加入到相應(yīng)文檔的分類當(dāng)中。

(4)檔案查詢

供用戶查詢檔案的信息,提供檔案類別、檔案編號(hào)、檔案名稱、工程地址等查詢項(xiàng)來進(jìn)行檔案的檢索。用戶可以選擇自己最關(guān)心的字段作為查詢結(jié)果來顯示。

(5)報(bào)表輸出

提供用戶各類報(bào)表,方便用戶進(jìn)行工作量的統(tǒng)計(jì),可以輸出為EXCEL等格式。統(tǒng)計(jì)報(bào)表包含:工程數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目報(bào)建登記統(tǒng)計(jì)表、工程審核意見統(tǒng)計(jì)表、項(xiàng)目報(bào)建統(tǒng)計(jì)表、工程報(bào)建統(tǒng)計(jì)表、工程文件-登記統(tǒng)計(jì)表、文件整理統(tǒng)計(jì)表、窗口接收統(tǒng)計(jì)表、業(yè)務(wù)審核統(tǒng)計(jì)表、主管確認(rèn)統(tǒng)計(jì)表、入庫工程統(tǒng)計(jì)表等。

(6)檔案分析

原來的表層檔案信息開放轉(zhuǎn)向深度挖掘,為城市規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)提供更廣泛的信息支撐。

(7)后臺(tái)管理

給管理員提供后臺(tái)支撐功能。資料管理,系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置,檔案著錄單類型設(shè)置,檔案分類,輔助字典,用戶及權(quán)限管理,操作日志等。同時(shí),后臺(tái)還提供提供數(shù)據(jù)的自動(dòng)備份功能,每日、每周定期備份,也可手動(dòng)備份,增量備份,另外,也可以精確選擇時(shí)間手動(dòng)還原。

四、結(jié)語

在信息化時(shí)代非常有必要推進(jìn)檔案信息化建設(shè),能夠有效改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)。本文研究了城建檔案管理信息系統(tǒng),通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的各種文件管理,統(tǒng)籌住建部門各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理,從而實(shí)現(xiàn)城建檔案全過程信息化控制和管理。由于各城建部門檔案信息化建設(shè)水平參差不齊、各單位對(duì)檔案重視程度不同,以及投入經(jīng)費(fèi)和人才缺乏等問題,各地實(shí)施城建檔案管理信息化的道路,還面臨許多困難,需要加以研究和推進(jìn)。

作者:吳琴燕 單位:荊州市建筑工程管理局

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