前言：本站為你精心整理了電子檔案管理方式探索范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

美國(guó)國(guó)家電子檔案和文件署的負(fù)責(zé)人認(rèn)為，電子檔案存放在生成機(jī)構(gòu)，極易造成丟失，因?yàn)樯蓹C(jī)構(gòu)的電子檔案管理容量有限，電子檔案的利用頻率低、范圍小，隨著時(shí)間的延續(xù)，生成機(jī)構(gòu)很有可能會(huì)對(duì)利用價(jià)值不高的電子檔案進(jìn)行銷毀，而在檔案館集中管理模式下，對(duì)所有電子檔案都能進(jìn)行分類分頻差異化管理，保證電子檔案的生存[2]。美國(guó)檔案館與文件署實(shí)施了“美國(guó)電子檔案檔案館項(xiàng)目”，歷時(shí)六年建立了相關(guān)的配套硬件設(shè)施和軟件開發(fā)，在專業(yè)化電子檔案管理工具輔助下，加強(qiáng)了電子檔案的保存安全性。澳大利亞是目前世界上電子檔案管理力度較大的國(guó)家，并在管理模式方面不斷創(chuàng)新，澳大利亞國(guó)家檔案館面向全國(guó)進(jìn)行電子檔案信息整合，通過專家論證會(huì)方式，制訂了電子檔案館檔案管理國(guó)家計(jì)劃，并高度重視電子檔案的信息化管理，通過數(shù)字綠皮書等多種方式改善電子檔案保存方法，根據(jù)電子檔案管理流程，開發(fā)了電子檔案管理應(yīng)用軟件[3]。

機(jī)構(gòu)自行分散管理模式機(jī)構(gòu)自行分散管理模式是指由檔案的形成機(jī)構(gòu)自行保管具有保存價(jià)值的電子檔案，電子檔案的長(zhǎng)久保存不一定像傳統(tǒng)檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機(jī)關(guān)自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點(diǎn)，將文件到檔案整個(gè)過程的幾個(gè)階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個(gè)連續(xù)的過程中。機(jī)構(gòu)自行分散管理模式是建立在文件連續(xù)體思想之上的管理模式，主張對(duì)電子檔案的管理從現(xiàn)行工作領(lǐng)域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來(lái)建立對(duì)電子檔案的處置控制措施，從而識(shí)別和保護(hù)電子檔案的原始結(jié)構(gòu)，以信息技術(shù)比較發(fā)達(dá)的日本為例，多數(shù)機(jī)構(gòu)選擇了機(jī)構(gòu)自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。

我國(guó)電子檔案管理模式

我國(guó)目前電子檔案管理模式從應(yīng)用類別上劃分為機(jī)構(gòu)分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應(yīng)用范圍上劃分，仍然以機(jī)構(gòu)分散管理模式為主，機(jī)構(gòu)管理模式主要在廣大企業(yè)中應(yīng)用，機(jī)構(gòu)分散管理對(duì)硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對(duì)較小，檔案館集中管理主要在國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位中應(yīng)用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國(guó)實(shí)際電子檔案管理應(yīng)用中，在檔案信息載體方面，實(shí)行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對(duì)電子檔案信息載體，即紙質(zhì)載體和數(shù)字載體，紙質(zhì)載體主要指原始紙質(zhì)檔案文檔，數(shù)字載體主要指計(jì)算機(jī)硬盤、U盤、光盤等信息載體。國(guó)家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫(kù)，必須保障紙質(zhì)載體和數(shù)字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國(guó)機(jī)構(gòu)分散式管理模式中，主要以紙質(zhì)載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔[6]。

結(jié)論

通過對(duì)國(guó)內(nèi)外電子檔案管理模式的研究，發(fā)現(xiàn)我國(guó)電子檔案目前仍然采用雙套制管理模式，未來(lái)我國(guó)電子檔案管理發(fā)展中，仍將會(huì)長(zhǎng)期保持這種管理模式。首先因?yàn)槲覈?guó)各類企業(yè)電子檔案管理意識(shí)淡薄，企業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理，很大程度上處于初級(jí)階段，職工人事檔案進(jìn)入企業(yè)后，企業(yè)根據(jù)檔案等信息進(jìn)行職工身份識(shí)別，同時(shí)辦理戶籍、保險(xiǎn)等事務(wù)，檔案進(jìn)入電子管理階段后，檔案的信息管理就滯后，由于企業(yè)沒有檔案專業(yè)應(yīng)用，所以機(jī)構(gòu)檔案很有可能會(huì)逐漸丟失。其次我國(guó)電子檔案起步較晚，與美國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家相比，電子檔案管理的體系、制度、軟件開發(fā)、專業(yè)管理人才等都落后很多，電子檔案的自主創(chuàng)新能力仍然較低，電子檔案工程的實(shí)施需要耗費(fèi)較大資金，短時(shí)間內(nèi)難以形成長(zhǎng)效機(jī)制。未來(lái)我國(guó)電子檔案發(fā)展過程中，將從制度和人才兩方面同時(shí)入手，首先逐步規(guī)范企業(yè)及其電子檔案應(yīng)用管理水平，加強(qiáng)電子檔案的指導(dǎo)和技術(shù)交流；其次政府檔案管理機(jī)構(gòu)將逐步形成穩(wěn)定成套的系統(tǒng)管理制度，加強(qiáng)集中管理和分散管理的一致性；再次我國(guó)檔案管理人才方面，將加大電子檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，通過自主創(chuàng)新提升電子檔案管理水平。

作者：李海峰單位：東營(yíng)市第二人民醫(yī)院