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電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的鑒定難以實現(xiàn)。電子文件制作者不一定像紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使職責(zé)，有時只制作一個窗口，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵?。這個窗口可以在眾多計算機上顯現(xiàn)出來，也可能被不同的收文者拷貝到他的計算機存儲器上保存起來，在不同時間不同地點由不同人獲得的同一內(nèi)容文件，可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分原件和復(fù)印件。

電子文件非實體歸檔的特性。不論電子文件實際存放在什么位置，都可以做到在不改變物理存儲職能的情況下進行邏輯歸檔，已經(jīng)歸檔的電子文件可能分布計算機網(wǎng)絡(luò)的各個角落，我們接收來的文件只是這個文件的存放路徑，真正的電子文件并沒有歸檔。一旦它所依賴的計算機網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，電子文件就可能永遠丟失。

電子文件信息與載體的相分離性。電子文件不再具有固定的存儲介質(zhì)，根據(jù)利用需要，可以采取不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。一份電子文件沒有固定的載體，無法通過載體來判定電子文件的原始性。

對原數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。原數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)（內(nèi)容）的數(shù)據(jù)，例如，文件上下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)就是原數(shù)據(jù)，電子文件的運作往往在網(wǎng)絡(luò)上運行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息可能存儲在其他地方，如不特意提供或補充這些原數(shù)據(jù)或背景信息，可能給電子文件的運作和歸檔帶來問題。

電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨出其原始性。

歸檔電子文件對檔案管理工作的影響

（一）紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)過幾次的改革創(chuàng)新。隨著社會的發(fā)展，檔案管理日趨規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化，從原來的手工操作到目前的計算機操作，無疑是一次檔案管理的進步和突破，過去文件的形成，由文書按年度收集立卷后，交到檔案部門進行整理，隨后再由檔案部門進行分類、排序，最后歸檔上架。繁瑣的工作流程帶來了一系列的問題，如檔案查考難，時間長，利用效率底等，因此使用電子文件歸檔勢在必行。電子文件歸檔給檔案管理工作帶來了諸多方便，為檔案的查詢、利用提供了便捷條件。

（二）歸檔電子文件是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。一要邏輯歸檔，可在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程，可實時進行；二要物理歸檔可以把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上向檔案部門移交的過程，可定時歸檔；三是歸檔電子文件的整理按DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的要求進行。

（三）要想使用歸檔電子文件必須做到以下幾個方面，一是它具有真實性，電子文件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致；二是完整性使電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；三是有效性使電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

（四）歸檔電子文件的查詢利用，不在需要對它進行類似紙質(zhì)文件那樣的查詢，通過查詢流程環(huán)節(jié)，不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，在使用權(quán)限的范圍內(nèi)，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行查詢利用。

（五）移交、接收與保管歸檔電子文件時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案保管部門，進行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。其保管方法，要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

（六）移交、接收檢驗電子文件時，文件形成單位在移交電子文件之前和檔案保管部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。

電子文件歸檔管理的對策

（一）加強對電子文件的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全電子文件的歸檔制度。各級文獻（檔案）管理部門應(yīng)根據(jù)自身情況，技術(shù)環(huán)境制定電子文件歸檔的規(guī)章制度，標準和內(nèi)容，并按照《電子文件歸檔》要求，制定符合本單位實際情況的分類方案，電子文件的歸檔應(yīng)嚴格按歸檔工作程序和步驟，實行文件集中統(tǒng)一管理，有效地保證歸檔電子文件的真實性、公正性和有效性。

（二）實現(xiàn)文檔一體化管理。結(jié)合本單位實際情況，聯(lián)合軟件供應(yīng)商，使文件管理軟件與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來。目前，電子文件紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成檔案一般采取雙軌制，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。搞好文獻電子部門文件形成單位的協(xié)調(diào)工作，可以促使紙質(zhì)文件管理和電子文件管理形成一個有機的整體。

（三）確保電子文件的原始性、正確性和準確性。電子文件的制作者、管理者和檔案工作者應(yīng)積極采取信息安全技術(shù)措施來避免文件在傳輸、處理過程中的錯誤，以保證電子文件的法律憑證地位。如：在電子文件形成過程中采取雙密碼隨時進行加密保護；采用光筆簽名等簽署技術(shù)來確定簽名者與電子文件的關(guān)系，表示作者對該電子文件的權(quán)利和責(zé)任；通過利用分組密碼進行消息認證，對用戶進行身份驗證、設(shè)置防火墻等方式來防止其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問。

（四）建立存檔光盤長時間可讀的保障機制。為了保證光盤的長期可讀性，降低光盤存檔風(fēng)險，應(yīng)當對未進館光盤把好質(zhì)量關(guān)，對已經(jīng)進館光盤進行定期檢測，并形成定期檢測制度。

（五）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀、不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。扎實有效地開展電子文件歸檔工作，為檔案管理工作的整體推進奠定堅實的基礎(chǔ)。

作者：黃麗平單位：黑龍江省雞西市聯(lián)通公司檔案室