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辦公室檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室；檔案管理；工作探討

醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過長時間的發(fā)展和改革，逐漸的在實踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對于提高醫(yī)院的綜合競爭能力，促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對于醫(yī)院的綜合進步具有關(guān)鍵性作用，隨著社會科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對檔案進行綜合整理，通過引進先進的技術(shù)，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結(jié)合相關(guān)的問題和應(yīng)用進行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點

1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對傳統(tǒng)的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類型，根相關(guān)的調(diào)查和分析，我國醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè)，工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發(fā)展。

1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大

醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機構(gòu)，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案，隨著社會綜合素質(zhì)水平的提升，社會群眾對于醫(yī)療機構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問題都有了很大的提升，在進行醫(yī)療活動的過程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案，加強醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問題時，相關(guān)的調(diào)查問題和解決處理都會從醫(yī)院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據(jù)。

1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類的檔案處理

醫(yī)院工作過程中，醫(yī)生會經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個方面的醫(yī)生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展趨勢也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業(yè)人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現(xiàn)，給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。

2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足

在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規(guī)范

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場所，檔案數(shù)量相對于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關(guān)資料，檔案管理相當巨大，管理任務(wù)很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

通過上面的醫(yī)院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應(yīng)用。

3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競爭能力；在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問題的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規(guī)章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應(yīng)，加強競爭能力。

3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進醫(yī)院建設(shè)發(fā)展

辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時，要定期對醫(yī)院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監(jiān)督，從而確保整個檔案管理的工作質(zhì)量。對于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發(fā)，仔細分析其內(nèi)部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見。

總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實推進醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展，因此應(yīng)該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫(yī)院檔案管理工作。

參考文獻

[1]舒放.實施精細化管理，提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].中國醫(yī)藥導(dǎo)報，2013，10（25）：159-161.

辦公室檔案管理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關(guān)注細節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細節(jié)，并且及時準確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進度等脫節(jié)比較嚴重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

[2]張紹華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015（6）.

辦公室檔案管理范文第3篇

摘 要 醫(yī)院的優(yōu)秀成果都是記載在醫(yī)院檔案中的?？梢哉f，從醫(yī)院檔案中，可以看到醫(yī)院的整個發(fā)展歷程?？茖W(xué)管理醫(yī)院檔案，能夠為醫(yī)院發(fā)展提供充足的資料參考，有利于醫(yī)院發(fā)展方向的科學(xué)制定，更好的推動醫(yī)院建設(shè)。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院檔案 管理 問題 措施

在醫(yī)院的不斷建設(shè)和發(fā)展中，很多如管理制度、科研成果、財會活動等信息都是記錄在醫(yī)院檔案中的通過實施科學(xué)有效的醫(yī)療檔案管理，能夠為醫(yī)療科研提供必要的資料，為醫(yī)院提供充足的資料參考，有助于醫(yī)院制定科學(xué)的發(fā)展方向，對醫(yī)院的進一步發(fā)展發(fā)揮著不可忽視的積極作用。

一、關(guān)于檔案管理的問題分析

（一）工作認識度不足

檔案作為醫(yī)院發(fā)展中的重要信息資源，加強檔案管理顯得尤為重要。但從現(xiàn)階段的檔案管理工作來看，存在著工作認識度不足的問題。工作人員并不清楚檔案管理的重要作用，也沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，工作中既不了解具體的管理程序，也沒有對檔案進行歸類管理，日常的管理工作僅僅局限在資料收集上，更有工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，不能專注于檔案管理工作，結(jié)果導(dǎo)致檔案資料不完整，查找不方便。

（二）工作信息化程度較低

現(xiàn)階段，在大多數(shù)的醫(yī)院中，檔案的錄入一般通過計算機實現(xiàn)，這一過程中也存在著不少問題。鑒于工作人員并沒有參與檔案管理軟件的設(shè)計，只依靠設(shè)計者自己并不能全面考慮到軟件的實際功能需求，無法保證軟件的實用性，導(dǎo)致軟件的使用出現(xiàn)了信息輸入困難的問題，電子檔案信息由此就無法得到充分的利用，信息化管理程度不高。而且，就現(xiàn)階段的檔案管理檢索來看，醫(yī)學(xué)信息檢索程序繁復(fù)，不能以一種簡易的方式查找信息，系統(tǒng)先進性不足。

（三）工作效率有待提升

從現(xiàn)階段的檔案收集以及歸檔的這一工作來看，還欠缺高效率及新管理手段的有效應(yīng)用，與醫(yī)院的發(fā)展不相符合。同時，檔案管理工作需要對已有的資料進行匯編，以此更好的作為研究參考。但是在實際的工作中，絕大部分的專題資料都沒有通過外界獲取，僅限于醫(yī)院內(nèi)部收集，是不能有效反映社會發(fā)展變化的。除此之外，工作人員也不重視日常工作中的資料積累，不具備超前服務(wù)意識，一般都是在急需資料的時候才開始進行編制。

二、關(guān)于強化檔案管理的措施

（一）實施規(guī)范化的檔案管理

檔案管理工作的強化，必須要對現(xiàn)階段的檔案管理制度加以有效完善，主要做到三個方面：一是提高認識，鑒于現(xiàn)階段檔案管理認識度不足的問題，醫(yī)院有必要通過培訓(xùn)、講座等形式宣傳檔案管理的重要性，從思想上加深工作人員對檔案管理的印象，從而為檔案管理的實施奠定良好的基礎(chǔ)。二是實現(xiàn)規(guī)范化的日常管理工作，對檔案管理工作中的信息收集、資料整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行制度加以完善，規(guī)范檔案管理的日常工作行為，使整體的管理工作向制度化發(fā)展。三是實施工作績效制度，將檔案管理科學(xué)納入到科室管理責(zé)任制中，實施績效考核并通過一定的獎懲手段，使工作人員明確工作責(zé)任，促進檔案管理工作的落實。

（二）強化檔案管理工作隊伍

檔案管理，只有在領(lǐng)導(dǎo)層面首先加強重視，才能為檔案管理的有效落實創(chuàng)造必要條件。為此，必須將檔案管理納入醫(yī)院管理決策中，在全醫(yī)院范圍內(nèi)加強對檔案管理重要性的宣傳，不僅要讓工作人員明確工作職責(zé)，也要加深醫(yī)院干部職工的認識，以便提供必要的工作支持，使檔案管理能夠與醫(yī)院業(yè)務(wù)得到同步的發(fā)展。同時，還應(yīng)該鼓勵工作人員積極進修學(xué)習(xí)，參加專業(yè)再教育，以此提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識素養(yǎng)，從而更好的開展檔案管理工作，提升工作效率。

（三）引入現(xiàn)代化管理手段

引入現(xiàn)代化管理手段需要做到兩個方面：一是引入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。為了更好的保護檔案資料，加強檔案庫房建設(shè)是十分必要的。通過引入除濕防潮、空調(diào)等設(shè)備，能夠為檔案的管理創(chuàng)造良好的條件。二是加強檔案管理信息化程度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的信息資料管理都實現(xiàn)了信息化。為了提升檔案管理效率，實現(xiàn)快速、便捷的檔案檢索、整理，現(xiàn)代化的檔案管理軟件應(yīng)用是必不可少的。因此，應(yīng)該在工作人員中普及這種信息化的管理手段，避免過多的人工查閱，以此提升工作效率。同時，針對當前軟件使用中存在的問題，應(yīng)該加強與設(shè)計者的溝通，完成對軟件的改進，使其更好的實現(xiàn)檔案管理功能。

三、結(jié)語

在醫(yī)院發(fā)展中，不論是從事學(xué)術(shù)研究，還是進行人事行政安排，或者是下發(fā)科研經(jīng)費，都需要用到醫(yī)院檔案作為有效參考。檔案作為醫(yī)院發(fā)展的重要信息資源，對于科學(xué)化決策起著積極的作用，因此，實施規(guī)范化的檔案管理顯得尤為重要。為此，必須盡快解決現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的種種問題，加強工作認識，加強人員隊伍建設(shè)，引入現(xiàn)代化的管理手段，以使檔案管理得到不斷強化。

參考文獻：

[1] 黃睿一.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013.21：161-162.

辦公室檔案管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：辦公室；信息化；電子檔案；管理

1 電子檔案特點

（一）是一種信息化的檔案管理模式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)時代，逐漸向信息化方向發(fā)展，電子檔案是信息化時代的典型代表。與管理模式落后的紙質(zhì)檔案管理模式不同，電子檔案管理擁有先進的設(shè)備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作不斷向信息化方向轉(zhuǎn)變。

（二）內(nèi)容更加豐富，模式更加多樣化

近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發(fā)展，檔案管理的范圍不斷擴大，管理方式更加多樣化。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案的內(nèi)容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。

（三）歸檔復(fù)雜，存儲信息更加準確安全

3、傳統(tǒng)的檔案管理是靠紙張來記載和展現(xiàn)信息，存在管理繁瑣，存儲信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質(zhì)文件的歸檔比較復(fù)雜，即要經(jīng)過數(shù)字簽名、信息確認、身份驗證以及加密保護等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發(fā)生。

2 辦公室電子檔案管理中存在的問題

（一）辦公室檔案管理組織不健全

據(jù)調(diào)查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時沒有根據(jù)本單位自己發(fā)展的獨特優(yōu)勢和需求來建立檔案管理體系，缺乏創(chuàng)新思維和獨特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點的檔案管理工作相當困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進行表面工作，缺乏內(nèi)在管理，導(dǎo)致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現(xiàn)在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應(yīng)用檔案時效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。

（二）辦公室人員對檔案信息的安全意識缺乏

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環(huán)境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發(fā)展給辦公室工作人員工作的效率，激發(fā)了工作人員工作的積極性，節(jié)省了大量時間。但也有不利的一面，網(wǎng)絡(luò)黑客猖狂，一些破壞分子對辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統(tǒng)遭到破壞，信息泄露，將會對本單位造成巨大損失。但辦公室里的監(jiān)管人員，他們沒有深刻認識檔案信息泄露的嚴重性，缺乏專業(yè)知識以及安全意識，對檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強對他們的專業(yè)培養(yǎng)。

3 做好辦公室電子管理工作的措施

（一）電子檔案收集方面

檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內(nèi)容，屬性多方面進行分析。內(nèi)容方面：根據(jù)內(nèi)容的重要性來對他們進行時間的保存以及材料是否和內(nèi)容一致來確定移交時間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數(shù)據(jù)庫。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內(nèi)容，計算機的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。

（二）電子檔案整理和歸納方面

自動化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計算機操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學(xué)會使用新科技產(chǎn)品，在信息交換是避免發(fā)生丟失的意外。防止信息泄露，是每個工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。

（三）電子檔案管理方面

1、保障系統(tǒng)標準化

電子檔案的管理系統(tǒng)必須標準化，為了確保管理系統(tǒng)的標準化，必須要規(guī)范計算機的應(yīng)用，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫，確保各項設(shè)施使用的標準化，實現(xiàn)電子檔案信息的共享，保證檔案的監(jiān)管質(zhì)量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設(shè)施是電子檔案管理系統(tǒng)重要部分，要有極好的計算機硬件，較完善的檔案庫，于此同時，要制定統(tǒng)一的使用標準以及使用方式，能夠及時對檔案管理進行分類，盡早的實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的標準化。要針對軟件使用統(tǒng)一標準和檔案記錄過程產(chǎn)生的信息，制定比較簡單的管理程序，使檔案管理內(nèi)容實現(xiàn)最優(yōu)化。提高電子檔案管理系統(tǒng)的標準化信息。

2、加強保密工作

除了確保系統(tǒng)標準化之外，還要加強電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術(shù)的發(fā)展讓人們的保密意識不斷增強，人們必須充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，增強檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應(yīng)用計算機對檔案進行管理時，必須確保計算機相當安全，要創(chuàng)造安全的環(huán)境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識，小心使用外網(wǎng)，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環(huán)境的安全，必須定期對計算機進行檢查，重要的文檔必須要進行多層保護，設(shè)置使用權(quán)限，強化安全監(jiān)控，確保檔案信息絕對安全。

3、進行數(shù)字化建設(shè)

電子檔案管理也離不開數(shù)字化的建設(shè)?，F(xiàn)在是一個網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時代，管理部門儲存了眾多的信息資源，計算機在有網(wǎng)環(huán)境中，檔案的儲存量越來越大，因此，管理部門必須加強數(shù)字化的建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)字化管理和自動化管理。從而實現(xiàn)檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務(wù)。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關(guān)的法律，適當結(jié)合管理檔案的要求，不斷實現(xiàn)檔案的規(guī)范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實化，集體化和數(shù)字化，充分發(fā)揮其使用價值，建設(shè)數(shù)字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。

4、進行標準化信息建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理由原來的紙質(zhì)管理逐漸演變?yōu)樽詣踊蛿?shù)字化，要想提高管理工作的效率，必須加強檔案信息的標準化，要不斷完善信息的管理系y，根據(jù)工作的特點，對軟件的研發(fā)不斷加強，從而促進檔案的分析、管理和收集等的工作。加強檔案信息化以及自動化的完善，此外，要建設(shè)標準化和信息化的數(shù)據(jù)庫，加強檔案信息的安全，并充分利用計算機技術(shù)和相關(guān)軟件，加強對電子檔案的信息化管理標準化建設(shè)，確保檔案管理的有效進行。

辦公室檔案管理范文第5篇

1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計算機技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理日益朝“一體化”的方向發(fā)展，實現(xiàn)了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從秘書工作和檔案管理的角度出發(fā)，公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，需要通過運用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的生成一體化、利用一體化、規(guī)范一體化以及管理一體化，實現(xiàn)秘書工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，秘書工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學(xué)性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了秘書工作與檔案管理的距離。因此，通過對目前秘書000工作與檔案管理存在的關(guān)鍵問題，也就是公文的格式與處理方法等方面存在著一些不足。

1.1紙質(zhì)檔案的標準與裝訂規(guī)范問題

我國相關(guān)的規(guī)范標準對公文的規(guī)定為：公文所運用的紙張定量在60g/m2～80g/m2范圍內(nèi)的膠版狀態(tài)的印刷紙或者復(fù)印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側(cè)裝訂，不能出現(xiàn)漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現(xiàn)象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關(guān)注克度的要求，進而容易造成紙具有質(zhì)量差、耐折度低的特點，最終導(dǎo)致公文的紙張保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現(xiàn)掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現(xiàn)象，進而導(dǎo)致公文不具有美觀性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。

1.2公文版記設(shè)計與附件要求規(guī)范問題

公文版記的規(guī)范有利于促進“文檔一體化”，實現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，秘書往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內(nèi)容，卻沒有表明抄送和抄發(fā)單位；由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫案卷標題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。在我國的相關(guān)規(guī)范標準中，對于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是在目前的公文制發(fā)過程中，還存在著部分單位企業(yè)沒有對其進行正確處理的現(xiàn)象，例如，部分公文的附件字樣標志不恰當，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。另外，在對附件進行單獨裝置時，沒有對正文的字號、排列序號進行正確的標識，這對于公文的規(guī)范立卷、規(guī)范歸檔，進行檔案管理具有一定的阻礙影響。

1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題

我國的相關(guān)規(guī)范規(guī)定的公文檔案有13類，但是在實際的工作過程中，秘書人員容易將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”等意思相近的詞混淆。其中，混淆率最高的兩個文種是“請示”與“報告”，在應(yīng)該使用“請示”的情況下，使用了“報告”；在應(yīng)該使用“報告”的情況下，使用了“請示”，嚴重者還出現(xiàn)將這兩個文種互相結(jié)合的現(xiàn)象，例如“請示報告”。一系列的文種錯誤，不僅給公文的受理機關(guān)造成了不便，而且還對公文文件的歸檔管理帶來了影響。公文辦理程序是一個具有嚴密性特點的體系，但是在日常工作中，越級行文、簽發(fā)，公文的有校對無復(fù)核以及沒有登記就進行印發(fā)的現(xiàn)象卻屢屢存在，不可避免，就會給公文的檔案管理工作留下一定的隱患。

1.4公文原稿與規(guī)范編號問題

對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環(huán)節(jié)。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規(guī)范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復(fù)印，就對其進行存檔，在短期時間內(nèi)字跡容易變模糊，進而給公文的質(zhì)量造成影響。

2.秘書工作中對檔案管理的處理措施

以上針對秘書工作的檔案管理關(guān)鍵問題進行分析，為了有效的避免這些問題，需要采取以下幾個方面的措施進行解決：

2.1秘書對檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識

為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要對檔案管理工作樹立質(zhì)量管理意識。在對待檔案工作的每個環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員都要樹立在檔案管理上，檔案的管理質(zhì)量窯器必須是第一的思想觀念，對自身的檔案管理工作崗位、責(zé)任和義務(wù)要進行明確。

2.2秘書對檔案管理要制定規(guī)范的質(zhì)量標準

在我國的相關(guān)法律規(guī)范中，例如《檔案法》、《辦法》等規(guī)范，對于我國的機關(guān)公文進行處理時，需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。要求秘書000工作人員要認真的學(xué)習(xí)，并熟練掌握。

2.3公文檔案管理要建立組織機構(gòu)

實現(xiàn)公文的全過程管理，要通過理順管理體制，健全組織機構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊伍等方式來加強管理。秘書000工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。

2.4公文檔案管理要制定嚴格的公文辦理程序

通過建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據(jù)嚴格的標準規(guī)范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執(zhí)行公文的行文規(guī)則，要對審核簽發(fā)制度進行嚴格規(guī)范，例如公文在印制前所辦理的審核手續(xù)是否規(guī)范、附件和格式是否齊全、規(guī)范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質(zhì)、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規(guī)范以及裝訂要求等方面進行嚴格的把握。

2.5公文檔案管理要運用先進的設(shè)備技術(shù)

目前我國已經(jīng)進入了信息化時代，先進的科學(xué)技術(shù)的得到了越來越廣泛的應(yīng)用。以往的公文文件設(shè)備和檔案管理工具已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術(shù)，使檔案管理實現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進設(shè)備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓(xùn)，使其能夠熟練、規(guī)范的操作設(shè)備。