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電子檔案的概念范文第1篇

一、現(xiàn)行政策標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件管理對(duì)象的描述

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)是國(guó)內(nèi)檔案界關(guān)于電子文件管理最權(quán)威、最基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)，各地出臺(tái)的有關(guān)電子文件管理的地方性標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)幾乎都是以此為藍(lán)本制定的。在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中，電子文件被定義為：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

這是一個(gè)非常寬泛的定義，在這個(gè)定義下所有計(jì)算機(jī)中的文件都是電子文件?，F(xiàn)在任何一臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)中都至少有十幾萬(wàn)個(gè)這樣的文件，更不要說(shuō)大型的服務(wù)器和存儲(chǔ)系統(tǒng)。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項(xiàng)無(wú)法完成的任務(wù)。

應(yīng)該說(shuō)在這里我故意混淆了概念，我所說(shuō)的“計(jì)算機(jī)中的文件”是指計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件概念，而不是文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)中的文件概念。作為一個(gè)檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的“文件”確實(shí)更可能指向文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)中的文件，而非其他學(xué)科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》沒(méi)有定義“文件”這個(gè)概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來(lái)風(fēng)。事實(shí)上，我的確懷疑標(biāo)準(zhǔn)中的“文件”的含義更多地來(lái)自計(jì)算機(jī)科學(xué)。

在標(biāo)準(zhǔn)中還有關(guān)于電子文件分類(lèi)的規(guī)定：

電子文件類(lèi)別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。

如果說(shuō)文件概念還存在歧義，那么這個(gè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)毫無(wú)疑問(wèn)是計(jì)算機(jī)科學(xué)的。只有計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件我們才能?chē)?yán)格按照這個(gè)分類(lèi)劃分，而一份文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)意義上的文件往往是上述多種類(lèi)型的混合。

或許有人會(huì)說(shuō)，對(duì)于一個(gè)事物的類(lèi)別可以從多種角度劃分，在文書(shū)學(xué)和檔案學(xué)中，我們對(duì)于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類(lèi)型等多種角度劃分的，對(duì)于電子文件這種與計(jì)算機(jī)密切相關(guān)的文件形態(tài)，引入計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類(lèi)方式也不無(wú)道理。

必須承認(rèn)，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關(guān)于電子文件的定義和分類(lèi)是否科學(xué)。但是這種定義和分類(lèi)至少在檔案學(xué)角度上是不夠清晰的，或者說(shuō)它離我們熟悉的、實(shí)踐中必須使用的概念、術(shù)語(yǔ)是有距離的。實(shí)際上，在對(duì)于電子文件管理對(duì)象的研究乃至整個(gè)電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術(shù)化的傾向，即過(guò)于關(guān)注電子文件管理所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)細(xì)節(jié)，而忽略了從檔案學(xué)角度去理解、研究電子文件；專(zhuān)注于從電子文件本身孤立地進(jìn)行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。這種泛技術(shù)化的傾向在研究中未必不是一個(gè)必須的階段，但是在實(shí)踐中則造成了很多的問(wèn)題。

二、泛技術(shù)化傾向給電子文件管理實(shí)踐帶來(lái)的問(wèn)題

1、電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)系復(fù)雜

電子文件是一個(gè)單獨(dú)的檔案門(mén)類(lèi)嗎?還是它僅僅是傳統(tǒng)檔案的一種不同形態(tài)?

檔案界在最初研究電子文件時(shí)是把電子文件作為一種新型載體的檔案來(lái)看待的，現(xiàn)在雖然我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子文件與傳統(tǒng)檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來(lái)管理的趨勢(shì)。這種趨勢(shì)是有其傳統(tǒng)的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現(xiàn)，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案門(mén)類(lèi)，有著獨(dú)立的編號(hào)、獨(dú)立的目錄和獨(dú)立的保管要求。但是電子文件與過(guò)去那些新型載體不同，無(wú)論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間雖然在內(nèi)容上存在著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但彼此之間是補(bǔ)充關(guān)系，紙質(zhì)、照片、音頻、視頻可能同時(shí)用來(lái)記載一個(gè)活動(dòng)，但是它們的具體內(nèi)容和表現(xiàn)形式各不相同。但電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式可以完全相同，呈現(xiàn)出一種替代關(guān)系。

如何在檔案管理中把握這種關(guān)系呢?一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題是，當(dāng)我們接收一個(gè)單位的傳統(tǒng)載體檔案和電子文件時(shí)，電子文件的目錄是應(yīng)該單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫(kù)還是并入傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)?如果單獨(dú)建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，那么同一份文件既有傳統(tǒng)載體又有電子文件，在檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)如何計(jì)算?這些都是電子文件管理的細(xì)節(jié)問(wèn)題，但是尷尬的是在檔案界對(duì)電子文件進(jìn)行的大量研究中我們很難找到這些細(xì)節(jié)問(wèn)題的答案，甚至是解決思路，而這些細(xì)節(jié)又恰恰是我們開(kāi)展實(shí)際工作必須解決的問(wèn)題。

2、電子文件管理的指導(dǎo)和實(shí)踐之間存在錯(cuò)位

在所有關(guān)于電子文件管理的政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產(chǎn)生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實(shí)踐中，幾乎所有的地區(qū)和單位都依然把傳統(tǒng)載體檔案當(dāng)作真正的檔案(即便它是根據(jù)“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統(tǒng)載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話(huà)說(shuō)，如果我們把所有的電子文件看成是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的電子副本，表面看起來(lái)是個(gè)定義問(wèn)題，是個(gè)看問(wèn)題的角度問(wèn)題，但實(shí)質(zhì)上這個(gè)問(wèn)題關(guān)系到我們電子文件管理研究和實(shí)踐的重點(diǎn)應(yīng)該放在哪里。

3、跛足的“雙套制”

現(xiàn)階段電子管理的一個(gè)重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品”。這個(gè)原則從一出臺(tái)就在學(xué)術(shù)界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發(fā)展。如果說(shuō)學(xué)界的批評(píng)還多少包含理想化的成分，顯得有些激進(jìn)，那么在實(shí)踐中“雙套制”帶來(lái)的困難已經(jīng)開(kāi)始真正阻礙電子文件管理的發(fā)展?，F(xiàn)有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，而沒(méi)有把傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化與之結(jié)合起來(lái)。這就使得傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案和電子文件不是嚴(yán)格的一一對(duì)應(yīng)，一方面很多紙質(zhì)檔案沒(méi)有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質(zhì)版本。傳統(tǒng)載體檔案與電子文件并存但不能一一對(duì)應(yīng)，這種不徹底的“雙套制”無(wú)論對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室對(duì)電子文件的保管和利用還是對(duì)于將來(lái)向各級(jí)檔案館的移交都帶來(lái)了很多問(wèn)題。

三、從實(shí)踐角度對(duì)電子文件管理對(duì)象的再認(rèn)識(shí)

電子文件管理是信息時(shí)代檔案工作面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，對(duì)此我們必須有清醒地認(rèn)識(shí)。電子文件管理必須依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、循序漸進(jìn)地展開(kāi)，不能一蹴而就。開(kāi)展電子文件管理實(shí)踐的首要問(wèn)題就是要明確電子文件管理對(duì)象，根據(jù)電子文件的不同性質(zhì)和特點(diǎn)有針對(duì)性地開(kāi)展工作。

我認(rèn)為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類(lèi)，即原生性電子文件、電子副本和資料性數(shù)字信息。

原生性電子文件是指在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生，并且在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中本身具有法律效力的電子文件，或者說(shuō)是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書(shū)證的電子文件。只有這類(lèi)電子文件是真正意義的電子文件，或者說(shuō)是當(dāng)前電子文件管理學(xué)術(shù)研究中真正關(guān)注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們?nèi)デ岸丝刂?、去全程管理，需要我們運(yùn)用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達(dá)百項(xiàng)的元數(shù)據(jù)來(lái)確保其真實(shí)性、完整性和有效性。這種類(lèi)型的電子文件在我們身邊隨處可見(jiàn)，從自動(dòng)取款機(jī)提款到各種電子消費(fèi)，從企業(yè)網(wǎng)上年檢到網(wǎng)上申報(bào)納稅，這種電子文件在社會(huì)生活中發(fā)揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來(lái)看，或者更明確地站在檔案事業(yè)的主體——檔案館的角度來(lái)看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數(shù)都不在接收進(jìn)館的范圍內(nèi)。雖然不進(jìn)館的定期檔案我們也要管理，但是對(duì)于電子文件管理而言長(zhǎng)期保存才是難題所在，而對(duì)于短期保存我們完全可以相信技術(shù)部門(mén)有很好的解決方案。

電子副本，也可稱(chēng)為傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。它包括除了我們通過(guò)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文。雖然在一個(gè)有較為完備的OA系統(tǒng)運(yùn)行的單位中，紙質(zhì)文件的產(chǎn)生后于同內(nèi)容的電子文件，嚴(yán)格來(lái)說(shuō)紙質(zhì)文件才是副本。但是由于在現(xiàn)行的法律框架和管理體制當(dāng)中，紙質(zhì)文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質(zhì)文件的副本。這種角色的轉(zhuǎn)換可以避開(kāi)電子文件管理中最復(fù)雜、最核心的問(wèn)題，即電子文件真實(shí)性的長(zhǎng)期保存，因?yàn)樽鳛楦北酒湔鎸?shí)性的判定有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法，即與原件相對(duì)照。因此，只要一份電子文件存在著一個(gè)同內(nèi)容的具有法律效力的傳統(tǒng)載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對(duì)這份電子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而電子文件的完整性和有效性就當(dāng)前的理論和技術(shù)而言都是有著充分的保障的。

電子檔案的概念范文第2篇

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話(huà)上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

電子檔案的概念范文第3篇

數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)現(xiàn)狀

2000年5月，被譽(yù)為我國(guó)“第一個(gè)數(shù)字檔案館”的深圳數(shù)字檔案館建設(shè)正式啟動(dòng)。2003年8月，青島市數(shù)字檔案館率先投入運(yùn)行。自2002年以后，杭州市數(shù)字檔案館、天津市泰達(dá)區(qū)數(shù)字檔案館、江蘇電力公司數(shù)字檔案館等項(xiàng)目相繼開(kāi)展，數(shù)字檔案館建設(shè)全面鋪開(kāi)。2010年6月，國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，從總體要求、系統(tǒng)功能要求等5個(gè)方面對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行了敘述和說(shuō)明，為其規(guī)范化建設(shè)提供了重要依據(jù)。2011年1月，數(shù)字檔案館建設(shè)被列為全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的發(fā)展目標(biāo)。

2004年10月，安徽省在全國(guó)率先啟動(dòng)的省級(jí)電子文件中心建設(shè)受到各方矚目，被《人民日?qǐng)?bào)》譽(yù)為檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國(guó)家綜合檔案館全面建成與電子政務(wù)相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運(yùn)行，成為市級(jí)電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國(guó)內(nèi)首家縣級(jí)電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設(shè)并顯出燎原之勢(shì)。2007年4月，國(guó)家檔案局在常州和合肥召開(kāi)了全國(guó)電T3C件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，標(biāo)志著電子文件中心建設(shè)達(dá)到了一個(gè)。

數(shù)字檔案館與電子文件中心關(guān)系辨析

數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)取得了一定成果，也存在一定的問(wèn)題。主要問(wèn)題在于應(yīng)該研究和明確二者的關(guān)系，說(shuō)明它們?cè)陔娮游募芾碇邪缪莸慕巧泻螀^(qū)別，在社會(huì)中的定位有何差異?二者的關(guān)系理不清，實(shí)踐建設(shè)就會(huì)出現(xiàn)偏差，例如當(dāng)前存在的缺乏統(tǒng)籌、多頭無(wú)序，定位不明、關(guān)系不清，模式各異、功能效果各不相同等問(wèn)題。

1　已有的對(duì)二者關(guān)系的闡述

闡明數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系，首先要基于定義基礎(chǔ)之上。但二者尚未形成精準(zhǔn)的、被普遍接受的定義。對(duì)數(shù)字檔案館屬概念的定位，有信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、一種信息獲取方式等，所述內(nèi)涵與外延偏差較大，缺乏科學(xué)定義的應(yīng)有之義。實(shí)踐上基本“停留在館藏?cái)?shù)字化和建立檔案網(wǎng)站階段”，例如深圳數(shù)字檔案館真正實(shí)現(xiàn)的是館藏的數(shù)字化及其管理，缺乏電子文件管理的應(yīng)有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產(chǎn)生的電子文件數(shù)量急劇增加的推動(dòng)下，順應(yīng)電子文件保管、利用的需要而建立起來(lái)的電子文件保管、利用中心。”該描述沒(méi)能揭示本質(zhì)內(nèi)涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關(guān)系。

在定義尚不精準(zhǔn)的前提下，目前關(guān)于數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系有如下一些主要觀(guān)點(diǎn)：數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)的高級(jí)形式和中長(zhǎng)期目標(biāo)。在不能一步建立數(shù)字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)字檔案館；電子文件中心是數(shù)字檔案館的前端和入口，是連接數(shù)字檔案館與電子政務(wù)各系統(tǒng)的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的中間過(guò)渡階段；我國(guó)數(shù)字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線(xiàn)接收和存取問(wèn)題，有望通過(guò)電子文件中心的出現(xiàn)得以解決。

2　筆者對(duì)二者關(guān)系的認(rèn)識(shí)

筆者認(rèn)為，從核心本質(zhì)上看，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展上看，數(shù)字檔案館與電子文件中心從內(nèi)涵到外延并沒(méi)有什么差別。它們都是電子時(shí)代的新型文檔管理機(jī)構(gòu)概念，其實(shí)體除了人物之外還包括電子文件管理系統(tǒng)并且該系統(tǒng)是其建設(shè)的主體，建設(shè)的最終目標(biāo)都是為了解決電子文件的管理問(wèn)題。作為新型文檔管理機(jī)構(gòu)，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統(tǒng)檔案工作領(lǐng)域，成為跨領(lǐng)域的、能夠?qū)崿F(xiàn)全程管理功能的整體運(yùn)作的系統(tǒng)。

既然二者沒(méi)有差別，為什么會(huì)存在名稱(chēng)上的差異呢?筆者認(rèn)為，是源于從不同角度對(duì)于同一新生事物命名而形成的不同名稱(chēng)。數(shù)字檔案館是在文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)面向社會(huì)服務(wù)的過(guò)程中、尤其是數(shù)字圖書(shū)館取得較大進(jìn)展的推動(dòng)之下形成的名稱(chēng)；電子文件中心則是在辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開(kāi)政策的推動(dòng)之下形成的名稱(chēng)。從實(shí)際運(yùn)作情況看，數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)通過(guò)公眾互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以數(shù)字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務(wù)；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務(wù)網(wǎng)中，承擔(dān)著保管政府機(jī)關(guān)電子文件以及網(wǎng)上文件信息的功能。數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會(huì)服務(wù)；電子文件中心側(cè)重于為電子政務(wù)服務(wù)。無(wú)論如何，二者的本質(zhì)是相同的，只是實(shí)踐中根據(jù)建設(shè)需要所選用的名稱(chēng)不同。數(shù)字檔案館易于得到社會(huì)公眾的關(guān)注和認(rèn)可，電子文件中心是為了向電子政務(wù)靠攏。不同的名稱(chēng)，有利于向不同的部門(mén)和對(duì)象推廣新型檔案理念，以求得到相關(guān)發(fā)展經(jīng)費(fèi)，獲得更多的發(fā)展機(jī)遇。

在未來(lái)的建設(shè)中，數(shù)字檔案館與電子文件中心這兩個(gè)概念理當(dāng)二而存其一，保留一個(gè)淘汰另一個(gè)，從字面上看，筆者更加認(rèn)同電子文件中心這個(gè)概念，它簡(jiǎn)單明了，既表達(dá)了以電子文件管理為核心任務(wù)又體現(xiàn)了與電子政務(wù)的天然聯(lián)系。其定義應(yīng)該是：以電子文件管理系統(tǒng)為主體，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件等數(shù)字化檔案信息實(shí)現(xiàn)全程管理與社會(huì)化服務(wù)的新型文檔管理機(jī)構(gòu)。

數(shù)字檔案館與電子文件中心未來(lái)發(fā)展

1　理順文件與檔案管理流程

探索數(shù)字檔案館與電子文件中心的未來(lái)發(fā)展之路，必須克服當(dāng)前的外延式技術(shù)應(yīng)用模式，對(duì)其內(nèi)涵和價(jià)值進(jìn)行徹底的思考和追問(wèn)。電子文件中心(數(shù)字檔案館)要想最終解決電子文件管理問(wèn)題，首先要建立在理順國(guó)家整體文件流程的基礎(chǔ)之上，克服當(dāng)前文檔分治的局限，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體銜接。

理順文檔管理流程要從整體上進(jìn)行根本陛思考，對(duì)電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個(gè)流程全面而系統(tǒng)地管理起來(lái)。筆者主持的一項(xiàng)國(guó)家社科基金項(xiàng)目中提出的“保存即歸檔模式”，對(duì)電子公文的管理過(guò)程進(jìn)行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設(shè)。這種思考付諸實(shí)施的結(jié)果將導(dǎo)致政務(wù)流程的再造。機(jī)構(gòu)由傳統(tǒng)的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門(mén)的狹隘視野，從全流程的角度管理機(jī)構(gòu)文件活動(dòng)，提高機(jī)構(gòu)的整體績(jī)效。為此，電子文件中心不應(yīng)該是檔案機(jī)構(gòu)的改良，而應(yīng)該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機(jī)構(gòu)。

2　兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能

當(dāng)前數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)在功能上都不完善：數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會(huì)服務(wù)，前端管理薄弱；電子文件中心側(cè)重于為政府服務(wù)，長(zhǎng)久保管功能薄弱。在未來(lái)發(fā)展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來(lái)真正的電子文件中心應(yīng)是建立在整合了當(dāng)前傳統(tǒng)檔案館、信息中心、數(shù)字檔案館和電子文件中心等機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上，兼具管理、技術(shù)、服務(wù)功能于一體，同時(shí)面向社會(huì)和政府進(jìn)行服務(wù)的機(jī)構(gòu)。它一方面要實(shí)現(xiàn)政府信息資源共享，對(duì)國(guó)家中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行集中收集、歸檔、統(tǒng)一管理；另—方面應(yīng)堅(jiān)持檔案化的思想，使電子政務(wù)過(guò)程中生成的電子文件如同紙質(zhì)文件一樣得到永久保存并為社會(huì)公眾查詢(xún)提供—站式服務(wù)。

3　建立起整體運(yùn)作體系

我國(guó)數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)多是以原有的檔案機(jī)構(gòu)為實(shí)施主體，對(duì)傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)的部分功能進(jìn)行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設(shè)仍囿于傳統(tǒng)檔案領(lǐng)域內(nèi)，并沒(méi)有真正地“走入合作圈”。這是我國(guó)數(shù)字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當(dāng)前建設(shè)缺乏統(tǒng)籌、多頭無(wú)序的關(guān)鍵所在。

未來(lái)的建設(shè)要打破舊有行政理念的傳統(tǒng)思維模式，理順各方關(guān)系，建立起整體運(yùn)作體系。從宏觀(guān)上、整體上統(tǒng)一管理策略，為所用應(yīng)用軟件系統(tǒng)及其平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、接口等制定原則和標(biāo)準(zhǔn)；構(gòu)建全面一體的網(wǎng)絡(luò)，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，合并機(jī)構(gòu)職能。

4　成為一體化管理中心

未來(lái)的電子文件中心對(duì)于電子文件的管理，應(yīng)該既是保存、交換中轉(zhuǎn)，又是歸檔，同時(shí)進(jìn)行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開(kāi)始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現(xiàn)行政務(wù)信息與歷史政務(wù)信息于一體，集政務(wù)信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。

5　維護(hù)國(guó)家數(shù)字記憶

電子檔案的概念范文第4篇

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話(huà)上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

電子檔案的概念范文第5篇

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案學(xué)領(lǐng)域， 由此產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案的數(shù)字信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享， 使用戶(hù)足不出戶(hù)就可以閱讀其內(nèi)容，電子檔案的應(yīng)用給人們帶來(lái)了方便。然而，電子檔案數(shù)字信息在利用、傳輸、復(fù)制過(guò)程中具有開(kāi)放性，該應(yīng)用過(guò)程給電子檔案保管帶來(lái)了不安全因素。同時(shí)， 網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的日益突出， 也嚴(yán)重影響了電子檔案的真實(shí)性，直接威脅到電子檔案安全性和可用性。

一、數(shù)字簽名技術(shù)介紹

目前，數(shù)字簽名主要采用公鑰加密技術(shù)，基本原理是信息的提供者利用自己的私鑰對(duì)信息進(jìn)行簽名， 其他任何人都可以使用信息發(fā)送者提供的公鑰解密后閱讀， 不知道私鑰的人無(wú)法偽造密文。

特殊用途的數(shù)字簽名有盲簽名、簽名、盲簽名、群簽名、公平盲簽名、門(mén)限簽名、具有消息恢復(fù)功能的簽名等。這些特殊用途的簽名均與某具體應(yīng)用環(huán)境密切相關(guān)。顯然，數(shù)字簽名的應(yīng)用涉及到法律問(wèn)題，美國(guó)聯(lián)邦政府基于有限域上的離散對(duì)數(shù)問(wèn)題制定了自己的數(shù)字簽名標(biāo)準(zhǔn)（DSS）。

數(shù)字簽名的主要功能是保證傳輸信息的完整性、不可否認(rèn)性以防止簽名者的偽造行為。數(shù)字簽名算法可表述為簽名者利用自己的私鑰對(duì)數(shù)字摘要進(jìn)行加密，接收者根據(jù)明文計(jì)算出數(shù)字摘要并利用簽名者提供的公鑰解密數(shù)字摘要；然后用 HASH 函數(shù)對(duì)收到的原文產(chǎn)生一個(gè)摘要信息，與解密的摘要信息對(duì)比。如果相同，則說(shuō)明收到的信息是完整的，在傳輸過(guò)程中沒(méi)有被修改，否則說(shuō)明信息被修改過(guò)。因此數(shù)字簽名能夠驗(yàn)證信息的完整性，能防止簽名者的欺騙行為。

二、電子檔案安全需求分析

我們可從電子檔案的概念來(lái)分析電子檔案的安全需求。目前，電子檔案的概念在國(guó)內(nèi)外還未形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。國(guó)內(nèi)一些學(xué)者認(rèn)為，電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案；還有些學(xué)者認(rèn)為將電子文件歸檔就形成電子檔案?，F(xiàn)代檔案管理學(xué)認(rèn)為，電子檔案是具有保存價(jià)值的、已經(jīng)按照檔案管理規(guī)范歸檔的、包含元數(shù)據(jù)和相應(yīng)的支持軟件的電子文件?？傊瑹o(wú)論學(xué)者們給電子檔案下怎樣的定義，但歸納起來(lái)，電子檔案有三個(gè)主要特征：（1）電子檔案是具有保存價(jià)值的電子文件，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的特征相同；（2）電子檔案是電子文件的歸檔，具有電子文件的各種屬性；（3）電子檔案包括了電子文件的軟硬件產(chǎn)品及這些軟硬件產(chǎn)品的使用、保存、歸檔等說(shuō)明。

我們知道電子檔案不僅具有傳統(tǒng)檔案的屬性，同時(shí)還具有電子文件的各種屬性。電子文件具有依賴(lài)性，依賴(lài)一定的載體；不穩(wěn)定性，保存介質(zhì)不穩(wěn)定；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中易受各種不安全因素影響。

為了發(fā)展和應(yīng)用電子檔案技術(shù)，促進(jìn)檔案事業(yè)的信息化，為人們的檔案管理和利用提供便利，提高現(xiàn)代檔案工作效率，我們必須有效解決電子檔案的安全性問(wèn)題。利用密碼技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理制度確保電子檔案在整個(gè)使用過(guò)程中具備真實(shí)性、完整性、機(jī)密性和可用性，才能促進(jìn)電子檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

三、基于數(shù)字簽名的電子檔案保護(hù)方案

根據(jù)上節(jié)電子檔案安全需求的分析，本節(jié)應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)，研究電子檔案的安全保護(hù)方案，保障電子檔案在建立、遷移和使用過(guò)程中的真實(shí)性、完整性、機(jī)密性等問(wèn)題。

當(dāng)然，我們可根據(jù)不同的數(shù)學(xué)困難問(wèn)題，設(shè)計(jì)滿(mǎn)足不同應(yīng)用場(chǎng)景的電子檔案保護(hù)方案。這里我們的方案是基于離散對(duì)數(shù)（dis？crete logarithm，DL）困難性問(wèn)題的（也可以是基于大整數(shù)分解問(wèn)題、橢圓曲線(xiàn)離散對(duì)數(shù)問(wèn)題等），利用數(shù)字簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的技術(shù)保護(hù)。我們的方案采用了Schnorr數(shù)字簽名算法，該方案包括三個(gè)階段：系統(tǒng)參數(shù)生成階段、電子文檔的簽名階段和電子文檔簽名驗(yàn)證階段。方案的具體描述如下：

1.系統(tǒng)參數(shù)生成階段