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辦公室管理工作范文第1篇

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合管理工作；問題

一、辦公室綜合管理工作的重要性

企業(yè)作為我國市場活動的重要參與者，其經(jīng)營發(fā)展都離不開辦公室，不論是大企業(yè)還是小企業(yè)，都不能沒有辦公室這一機構(gòu)設置。辦公室屬于一個單位的行政部門之一，它擔負著承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、聯(lián)系各方、發(fā)號施令的任務。是一個單位工作運轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心。辦公室人員是領(lǐng)導的耳目和左右手，要當好助手就必須熟悉上級文件精神，了解和掌握單位一個時期的工作安排及其貫徹落實情況，了解和掌握一個時期內(nèi)職工的思想情緒。對這些情況，辦公室要及時調(diào)查收集、分析研究，得出正確的看法，提出加強和改進工作的意見和建議供領(lǐng)導參考，為領(lǐng)導的決策提供服務。辦公室是一個單位工作運轉(zhuǎn)的軸心，是領(lǐng)導聯(lián)系各方的紐帶，是上下級之間溝通的橋梁，起著平衡各方關(guān)系、協(xié)調(diào)各方工作，化解各種矛盾的作用。辦公室人員必須加強政治理論的學習和各項工作的方針政策、規(guī)章制度的學習，不斷提高理論水平、思想覺悟、辦事質(zhì)量。做到思維敏捷、處驚不慌、沉著應對、正確銜接，既不將復雜的問題簡單化，更不將簡單的問題復雜化，實事求是地科學有效地處理好各種關(guān)系，為單位工作的順利開奠定基礎。

二、辦公室綜合管理工作中存在的問題

（一）辦公室任務繁重

辦公室工作對于企業(yè)來說既是企業(yè)對外形象的根本，也是企業(yè)對內(nèi)管理工作的保障。隨著我國市場經(jīng)濟體制的完善，企業(yè)作為市場活動的重要參與者，企業(yè)與企業(yè)之間的聯(lián)系也越來越密切。企業(yè)對外聯(lián)系的加強必然會增加辦公室工作的任務，辦公室工作人員在接待了一批又一批的業(yè)務時，通常需要花費較多時間去整理，當辦公室人員處理的事情增多時，就會造成工作出現(xiàn)這樣那樣的問題，不能為企業(yè)準備齊全的辦公資料。

（二）辦公室工作人員的工作積極性不高

辦公室工作質(zhì)量的好壞與辦公室工作人員有著密切的關(guān)系。在我國當前企業(yè)發(fā)過程中，隨著企業(yè)業(yè)務水平的提高，辦公室工作人員卻沒有得到相應的報酬，往往是付出的勞動與得到的報酬不相符，從而挫傷了他們工作的積極性。其次就是企業(yè)不能針對企業(yè)業(yè)務發(fā)展情況采取相應的激勵性措施來提高辦公室工作人員的積極性，辦公室工作人員在這樣的形勢下工作就會粗心大意，不能保障辦公室工作質(zhì)量。

（三）辦公室工作人員的素質(zhì)低

在我國當前企業(yè)發(fā)展過程中，許多企業(yè)辦公室人員秉著有事就做，無事就等的原則，工作主動性差，由于辦公室工作任務繁重，許多辦公室工作人員在重工作壓力下容易出現(xiàn)不禮貌的行為，說臟話，不能在工作中嚴格律己，從而有損企業(yè)形象，不利于企業(yè)辦公室工作的順利開展。

三、企業(yè)辦公室工作中提高綜合管理工作的策略

（一）抓住重點工作

辦公室工作直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，對內(nèi)而言，辦公室工作是企業(yè)內(nèi)部工作的核心，只有做好辦公室工作才能保障企業(yè)其他各項工作的順利進行；對外，辦公室工作是企業(yè)樹立企業(yè)形象的重要依據(jù)，企業(yè)只有做好辦公室工作才能加強與外界的聯(lián)系，讓外界認識到企業(yè)的實力和潛在力。針對我國當前企業(yè)辦公室工作任務繁重，首先企業(yè)要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模，對辦公室工作進行層次處理，狠抓重點工作，分清主次矛盾和重點工作，花更多的精神搞好政務服務。對辦公室工作分清主次，同時工作人員更要合理分配工作精力，讓自己有更多的時間和精力來處理辦公室其他工作，從而保障辦公室工作效率。當企業(yè)辦公室人員在接待外來業(yè)務時，要切實做好自身的工作，努力做好服務，為企業(yè)樹立良好的形象，讓辦事人員來的舒心，走的放心。

（二）完善企業(yè)管理制度

辦公室工作作為企業(yè)發(fā)展過程中的一項重要工作，其工作效率以及工作質(zhì)量與企業(yè)的管理制度有著極大的關(guān)聯(lián)。我國當前企業(yè)要想保障辦公室工作順利開展，首先必須健全企業(yè)管理制度，并在不斷實踐過程中加以完善。企業(yè)制度是維系企業(yè)作為獨立組織存在的各種社會關(guān)系的總和。針對企業(yè)辦公室工作，企業(yè)只有制定科學、合理的管理制度，才能有效保障辦公室工作的順利進行，讓辦公室工作處在一個健康、穩(wěn)定的環(huán)境中循序漸進。其次針對企業(yè)辦公室工作人員，企業(yè)要采取相應的激勵措施，在工作人員中形成一種競爭意識，同時給辦公室工作人員進行生活上的補助，讓他們認識到企業(yè)對自己的重視，從而提高他們工作的積極性，為企業(yè)辦公室工作的開展打下基礎。

（三）加強企業(yè)辦公室人員的培訓任重道遠

員工水平參差不齊，在人格、智力、興趣、經(jīng)驗和技能方面，均存在差異，當員工面對任務繁重的辦公室工作時，難免會出現(xiàn)各種抱怨，從而使得其在工作中不上心，歸根結(jié)底在于企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)不夠高，不能適應工作中所帶來的困擾和磨煉。為此企業(yè)應當重視辦公室工作人員的培訓工作，重視高素質(zhì)的員工隊伍是企業(yè)最重要的競爭因素。不僅加強企業(yè)辦公室工作人員的技能培訓，同時還要加強心理素質(zhì)的培訓，通過培訓合格后上崗才能在實際的工作中發(fā)揮應有的作用。通過培訓，可以提高員工的知識水平，提高員工的首創(chuàng)精神和創(chuàng)新能力。同時提高員工工作熱情和合作精神，建立良好的工作環(huán)境和工作氣氛，提高員工的工作滿意感和成就感，從而提高員工隊伍的整體素質(zhì)，增強企業(yè)競爭力。

結(jié)束語

加強辦公室的綜合管理工作能夠更好地促進辦公室的發(fā)展，提高工作效率，從而保證企業(yè)的長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]李晉成.淺談煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問題及對策[J].東方企業(yè)文化，2013（08）

[2]巨輪.淺談辦公室工作存在的普遍性問題及改進措施[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2012（01）

辦公室管理工作范文第2篇

關(guān)鍵詞： 職能 管理 精細化 應急管理

辦公室在油田企業(yè)的組織機構(gòu)中是重要一環(huán)，它擔負著油田企業(yè)綜合管理的部門職能，起著對內(nèi)上下聯(lián)系，左右溝通；對外則樹立形象橋梁和紐帶作用。辦公室管理水平的高低直接關(guān)系到油田企業(yè)的形象樹立乃至對企業(yè)內(nèi)部各部門的工作效率也產(chǎn)生直接而深遠的影響。為油田企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提高起到不可忽視的作用。

一、油田辦公室的職能闡述

市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，市場競爭的不斷加劇，使油田企業(yè)面臨越來越多的挑戰(zhàn)。企業(yè)若想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就不得不加強內(nèi)部管理工作。油田企業(yè)綜合管理離不開辦公室這個基礎性機構(gòu)的支持。辦公室管理水平的高低、管理質(zhì)量的好壞將會對油田企業(yè)方方面面的管理工作產(chǎn)生直接而深遠的影響。當然也包括油田業(yè)務工作的開展?，F(xiàn)階段，油田的辦公室一方面承擔著管理事務、提供服務、參與決策的等重要職能，另一方面還發(fā)揮著引導油田企業(yè)綜合管理工作不斷優(yōu)化的重要作用。對于油田企業(yè)而言，可將辦公室的作用概括為兩點：橋梁作用和參謀功能。

1.油田辦公室的橋梁作用。在油田企業(yè)之中，辦公室發(fā)揮著重要的橋梁作用，有效連接著油田各個工作人員以及不同職能部門，肩負著上下互通消息的重要使命，另外，還具備一定程度的宏觀調(diào)控以及綜合權(quán)衡的職能。所以人們將辦公室看作是油田企業(yè)一個有效的協(xié)調(diào)部門。在決策的組織實施過程中，辦公室發(fā)揮著類似中介性質(zhì)的作用，一方面要詳細了解油田企業(yè)各部門的實際情況，并將這些情況如實地反映給領(lǐng)導者、決策者；另一方面，油田企業(yè)決策制定完成后，辦公室要觀察決策的具體執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，方便決策的調(diào)整。

2. 油田辦公室的參謀作用。新形勢之下，油田企業(yè)的辦公室僅僅具備橋梁作用是遠遠不夠的。辦公室還應具有一定的參謀功能。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是辦公室要準確、及時、全面地收集有利于油田企業(yè)發(fā)展的信息資料，并將其提供給油田企業(yè)的決策層，為各種決策的制定提供事實依據(jù)：二是辦公室要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作來開展自身的工作，如各種調(diào)查研究，并將調(diào)查研究結(jié)果上報給領(lǐng)導層，方便油田企業(yè)中心工作的開展；三是辦公室要在油田領(lǐng)導的指揮下負責各類重要文件的起草，并落實各種決策的制定與執(zhí)行情況：四是辦公要能夠針對油田企業(yè)當下所面臨的重要問題給出合理性的建議。

二、提高油田辦公室管理水平的措施

1.加強油田企業(yè)辦公室的思想建設與作風建設。要做好油田辦公室的工作，關(guān)鍵在抓好辦公室人員的教育和培養(yǎng)。所以，要求油田辦公室工作人員應該以德為先，即具有較高的政治素質(zhì)、良好的道德修養(yǎng)、極強的責任意識和大局觀念。通過加強學習，樹立科學的世界觀、人生觀和價值觀。堅定正確的政治方向、立場和觀點，養(yǎng)成良好的保密意識和服務意識。良好的服務意識是辦公室工作人員做好工作的基礎。油田辦公室工作人員的工作作風如何，不僅影響到油田單位的工作效率，還會影響油田企業(yè)集體的形象和聲譽。所以，油田辦公室工作人員在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤，要有吃苦奉獻的精神，兢兢業(yè)業(yè)、認認真真做好每一件事，做到求實、務實、踏實。

2.要建立健全油田辦公室的管理體制。油田辦公室應根據(jù)實際出發(fā)，建立科學的行政目標管理體制，強調(diào)以人為本，實行人性化的管理方式，使辦公室的工作人員明確工作的目的性，能自我約束、自我控制，發(fā)揮自己主觀能動性的管理方式。油田企業(yè)各部門應對具體業(yè)務內(nèi)容進行再分工，對辦公室工作人員進行適當調(diào)整，并制定工作計劃，形成一套完善的目標管理體系。在體系制定完成后，再將目標細化，將任務分配到每一個工作人員。在工作人員明白工作職責之后實行目標責任管理。最后，對油田工作人員的工作業(yè)績進行考核，這樣既可以避免在管理過程中工作人員待遇一刀切的弊端，同時又能增加員工工作的積極性，讓員工意識到競爭的壓力，從而打消工作人員消極、懶散的工作作風，提高辦事效率。此外，油田企業(yè)的領(lǐng)導應準確掌握辦公室從業(yè)人員的需求，因時、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激勵措施，激發(fā)工作人員的工作積極性。

3.大力推行油田辦公室的精細化管理。油田辦公室工作要樹立注重細節(jié)的理念，增強精細化管理意識。精細化就是一種理念，一種意識，一種態(tài)度，更是一種追求細致的文化。一是要求油田辦公室的工作人員解決思想觀念問題，牢固樹立注重細節(jié)的理念，增強精細化管理的意識，從基本制度抓起，不斷推進辦公室工作科學化、精細化、制度化、程序化。二是要進行定崗定責，明確職責，實施權(quán)責對等?！岸◢彙保褪且鶕?jù)油田辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位?！岸ㄘ煛?，就是要明確界定崗位職責。確定工作銜接的節(jié)點和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合?！岸藴省?，就是將各項管理工作的標準具體分解到每一個工作崗位中，形成崗位工作規(guī)范，使各個崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責，確保嚴格按照管理標準和工作規(guī)范，優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。三是要健全考核評議體系，提高績效。嚴格績效考核是促進崗位職責落實，推進辦公室管理工作科學化、精細化管理的關(guān)鍵。要根據(jù)崗位職責體系的要求，按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，積極推進油田辦公室工作績效考核。

4.提高油田辦公室工作人員素質(zhì)。要多方面、多層次、多途徑對油田辦公室行政人員進行素質(zhì)培養(yǎng)。一方面是加強理論學習，提高治素質(zhì)。政治素質(zhì)主要是指行政人員應當具有的政治立場和方向，是各項素質(zhì)中最重要的一項，是搞好行政管理工作的前提和保證。要高度重視政治理論學習，提高理論學習的積極性和主動性。其二要積極創(chuàng)新提高業(yè)務素質(zhì)。油田辦公室中一些行政人員比較年輕，不是管理專業(yè)出身，行政管理經(jīng)驗不足，業(yè)務操作不熟悉。加上行政工作的很多具體環(huán)節(jié)，都是在學校和書本上所無法獲知的。所以要不斷提升行政人員的業(yè)務素質(zhì)。其三是上崗前要進行有針對性的培訓，學會本職工作的基本技能；上崗后要盡快熟悉各個環(huán)節(jié)，提升業(yè)務素質(zhì)，在實踐中不斷改進工作方法和創(chuàng)新工作思路，在工作中不斷提高觀察、分析、理解、判斷和反應能力。

三、對油田辦公室工作的思考

1、應對重大突發(fā)事件的處置將是辦公室工作的重中之重。在重特大突發(fā)事件中應重點做好以下工作：一是高度警覺，敏銳分析，準確迅速地掌握事件基本情況。有些突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場比較混亂，具體情況不清，在現(xiàn)場的人員也可能意識不到事情的嚴重性。有些事故發(fā)生初期破壞性沒有顯現(xiàn)，但有可能迅速惡化，造成嚴重后果。這就要求辦公室人員時刻保持高度警覺，具有敏銳性的判斷能力。接到事件報告后，詳細詢問，迅速掌握事情的基本情況，為領(lǐng)導提供準確的現(xiàn)場信息，以便采取科學的措施處置事件。二是及時匯報，啟動應急預案。基本情況清楚后，立即向領(lǐng)導匯報，啟動應急預案，做好應急值班。三是加強值班力量，跟蹤事件動態(tài)，詳細記錄。應急值班工作強度大，時間緊，需要加強值班力量。要及時通知休班人員到崗，24小時雙崗值班，必要時派值班人員到現(xiàn)場協(xié)助應急指揮協(xié)調(diào)。要及時跟蹤事件動態(tài)情況，詳細記錄事件處置的過程細節(jié)，直到事件處理完畢。四是綜合協(xié)調(diào)有關(guān)部門、單位，處置應急情況。辦公室在處置應急事件中應發(fā)揮上傳下達、綜合協(xié)調(diào)的職能，是應急指揮的樞紐，調(diào)度各相關(guān)部門和單位集中人力、物力迅速到位，控制事態(tài)發(fā)展，減小損失。

2、把握政策，熱情接訪，努力維護油田企業(yè)大局穩(wěn)定。維護大局穩(wěn)定是保證油田生產(chǎn)經(jīng)營正常運行的前提，也是辦公室工作的一項重要任務。油田企業(yè)規(guī)模大，人員多，包袱重，在企業(yè)深化改革的進程中由于利益格局的調(diào)整，各類矛盾顯現(xiàn)，維護穩(wěn)定的任務較重。辦公室作為維護穩(wěn)定工作的前沿，應主要做好以下幾個方面的工作：一是認真做好接訪工作。牢記職工群眾利益無小事的道理，帶著深厚的感情做穩(wěn)定工作，認真傾聽職工群眾的呼聲，切實解決他們的實際問題和困難，從源頭上最大限度減少不和諧因素，促進油田的和諧穩(wěn)定。二是做好政策解釋工作。組織有關(guān)部門輪流到辦值班接訪，直接受理案件，為職工群眾解答相關(guān)政策，有效提升工作的整體水平。三是做好穩(wěn)定信息預警工作。協(xié)調(diào)綜治、公安、宣傳、等部門，在全油田建立起多層次、全方位、有重點的分級信息預警體系，及早發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向性問題，有效促進了維穩(wěn)工作的超前防范和源頭治理。

四、結(jié)束語

筆者從辦公室的職能及如何提高油田辦公室的管理水平兩個方面談了油田辦公室的管理工作，并對油田辦公室的工作提出了自己的思考，相信油田辦公室圍繞抓作風建設、健全管理體制、推行精細化管理、加強人員培訓四方面下大氣力，重視應對重大突發(fā)事件的處置、以及維護油田大局穩(wěn)定，就一定可以讓油田辦公室工作上一個大的臺階。

參考文獻：

[1]厲愛民；辦公室管理的人文取向[J]；欽州師范高等專科學校學報；2003年03期

[2]袁小平；哲學解釋學視域中辦公室管理的新走向[J]；教育探索；2005年03期

辦公室管理工作范文第3篇

關(guān)鍵詞：獨立學院;二級管理;系辦公室

自最早的獨立學院成立算起，經(jīng)歷了將近17年的時間，期間各大獨立學院不斷摸索自身發(fā)展的出路，對發(fā)展中出現(xiàn)的政策與環(huán)境的變化做出相應的調(diào)整。筆者所在的西安交通大學城市學院自2004年成立以來，也摸索出了自己的發(fā)展模式。目前我院實行的是院系二級管理機制，在此機制下賦予系教學秘書較大的活動權(quán)限，同時也給予了較強的任務量。筆者作為管理系辦公室主任，主要從自身工作重點出發(fā)，對工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教師培養(yǎng)，員工職稱職級評定，員工心理健康關(guān)注等問題進行簡要分析，以期促進工作的更上層樓，對于我系乃至相關(guān)部門有所助益。

一、系辦公室行政管理問題分析

筆者自2007年進入西安交通大學城市學院，從系辦公室基層開始做起，于2015年晉升為管理系辦公室主任，對于辦公室承擔的巨大責任，作為辦公室主任責無旁貸，對于工作過程中的成績與不足也略有思考?？偨Y(jié)起來，以上述五方面作為契入點進行一下分析。1、行政考勤流于形式。學院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相應的考勤表，在執(zhí)行過程中大部分員工還是具有一定的自覺性，部分員工對此具有一定的抵觸情緒，認為大學本應是寬松、自由、開放的一種氛圍，對員工特別是教師限制的太死。這種思想不僅僅是個別教師的思想問題，流于形式的考勤也不僅僅存在于一個系，對此我們應認真思考解決之道。2、考核制度有待完善。學院經(jīng)過十幾年的發(fā)展，管理制度處于不斷完善中，然而獨立學院畢竟才發(fā)展十幾年，管理制度的經(jīng)驗積累不足，隊伍年輕化也缺乏相應的培訓，考核制度實行一刀切，沒有考慮各系的具體情況，比如沒有區(qū)分文科系與理科系的差別，文科系也分經(jīng)管與人文、藝術(shù)的差別，理科系也分計算機與機械、能動等的差別，對于工作考核的差別應具體情況具體區(qū)分，這一點我們做得還不足。3、教師接力存在斷層。管理系作為西安交通大學城市學院的大系，學生數(shù)量是最多的，特別是會計、財管專業(yè)對師資的要求較高，而我系主要是老教師挑大梁，雖然近幾年引進了一部分青年教師，老教師也在不斷地指導青年教師，然而我系缺乏中年教師這一隊伍，未來幾年老教師面臨退休，青年教師成長不足，無中年教師能夠挑大梁，這是我系值得思考的地方。4、員工職稱評定材料不足。職稱評定對于員工隊伍的穩(wěn)定以及員工工作積極性的提升具有重要意義，而無論是行政還是教師，在職稱評定過程中除了需要較強的工作能力，還需要一定的科研能力，我系員工的弱項便在于科研能力不足，導致評定職稱過程中科研這一項弱化了整體實力。5、員工心理健康輔導有待加強。我系學生較多，任務強度相應也較大。這給我系員工帶來了極大的心理壓力，對于維系員工的健康帶來極大挑戰(zhàn)，抱怨情緒時有發(fā)生。這與辦公室組織員工集體活動、分擔員工工作量以及考慮員工生活等方面具有一定關(guān)系。

二、政策建議

系辦公室教學管理工作的好壞，承接著系教學、行政質(zhì)量能否順暢展開的重任。對于工作中的問題及不足需要進行不斷的改進，方可化解危機，使工作正常運轉(zhuǎn)。針對以上問題，筆者提出以下幾點建議，以供探討。1、考勤寬松有度，區(qū)別對待?！耙坏肚小钡目记谥贫龋痪邆浯髮W的“人文情懷”，需要具體情況具體對待。比如對于老教師，可以考慮無考勤制(但是重要會議需要參加);中年教師可以實行減少考勤日期，提升其對于單位的認同感;青年教師實行嚴格的考勤制，以規(guī)范其行為，待職稱評定升級以后可放寬限制，以促進其追求上進之心。2、考核制度適度放權(quán)。在學院制定粗略的考核制度的基礎上，給予各系根據(jù)自身情況制定考核制度的權(quán)限，經(jīng)過院系共同協(xié)商論證，積極聽取基層師生意見的基礎上再予以定稿實施，以提升各系的工作積極性，形成“百家爭鳴”的高校學習、工作氛圍。3、建立起教師層級隊伍。引進各個年齡層次的員工充實教學、行政隊伍的同時，完善老中青的結(jié)構(gòu)搭配，避免“頂梁柱”的缺失，實現(xiàn)階梯式的員工培養(yǎng)制度。對于員工的引進，要“不拘一格降人才”，避免單純的以學歷為主，在保證最低限的基礎上，廣納人才，提升整個院系的教學、行政水平。4、促進員工平衡發(fā)展。在不斷提升員工工作效率的同時，關(guān)注員工科研水平的提升。在工作中學習，在學習中提升，將所學與所思形成科研成果，既可以促進學院的發(fā)展，也可以促進自身的提升，相得益彰。這對于員工的工作效率的提升以及忠誠度的提升，具有積極意義。5、關(guān)注員工身心健康。工作效率的提升離不開員工身心健康的維系。在工作中遇到的諸多不順，需要辦公室相關(guān)人員予以適當疏導，給予其表達意見的途徑，對于員工提出的問題，系秘書需進行相應的處理，以促進問題的解決。系辦公室承上啟下的作用需要其工作人員具有一定的耐心、細心以及關(guān)心，只有做好系工作的“好管家”，系這個機體才能有效運轉(zhuǎn)?？傊?，二級管理體制下的系辦公室行政管理工作繁雜，任務重，只有不斷地相互學習、總結(jié)經(jīng)驗，才能更好地實現(xiàn)院系工作的有效銜接，保證各項工作的有效運轉(zhuǎn)，最終實現(xiàn)集體力量的最大化。

作者:許瑋瑋 單位:西安交通大學城市學院

參考文獻:

［1］高雯蕙．獨立學院教學管理探析［J］．中國校外教育(理論)，2011(z2)

辦公室管理工作范文第4篇

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題

1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新

由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設有待加強

現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設還沒有完全成熟，很多硬件設施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。

二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務工作的開展具有直接的聯(lián)系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度?！∷裕岣咿k公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：

1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應該將其結(jié)合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設。

2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強化單位檔案管理體系建設。

3.加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的培訓，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業(yè)技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作?！∈紫?，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；　然后，　要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。

參考文獻：

[1]張國珍.淺談新時期檔案管理人員的素質(zhì)及提高[J].中國科技信息，2008（13）.

辦公室管理工作范文第5篇

【關(guān)鍵詞】高校 二級學院 辦公室管理工作

高校二級學院是學校的基層教育學單位，二級學院辦公室則是高校綜合事務處理部門，起著溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的中心樞紐作用。院級辦公室作為學院管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機構(gòu)，是保證學院各項工作正常運轉(zhuǎn)的中樞機構(gòu)，是聯(lián)系學校與學院、學院與師生等關(guān)系的紐帶，起著上傳下達、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、參與決策等作用。院級辦公室工作水平的高低，直接影響著學院各項事業(yè)的順利發(fā)展，因此，必須努力改進高校二級學院辦公室的管理工作，使之對高校建設和發(fā)展作出貢獻。

1 高校二級學院辦公室管理工作的性質(zhì)及特點

1.1高校二級學院辦公室管理工作綜合性

隨著高校教育的深入和各項事業(yè)的發(fā)展，高校二級學院師生數(shù)量迅速增長.專業(yè)設置不斷拓寬，教研室、實驗和研究機構(gòu)數(shù)量也隨之增加，二級學院辦公室管理工作范圍擴大、任務更重了。在新的形勢下，辦公室要更好地開展管理工作，就必須認清形勢，理清思路。

1.2高校二級學院辦公室管理工作的協(xié)調(diào)性

1）信息管理工作的協(xié)調(diào)。高校學院辦公室是學院的窗口，通過信息的收集、處理、傳遞，使學院內(nèi)部各部門之間、學院與校內(nèi)其他單位及校外之間的信息溝通順利進行。

2）內(nèi)部管理工作的協(xié)調(diào)。由于分工不同和人員思想差異等原因，在行政工作中難免會有矛盾出現(xiàn)，辦公室的內(nèi)部管理職能是調(diào)整和改善這些關(guān)系，避免或減少各種摩擦，創(chuàng)造良好的工作氛圍，培養(yǎng)團結(jié)協(xié)作的精神。最大限度地發(fā)揮每個人的聰明才智，是二級學院辦公室進行內(nèi)部協(xié)調(diào)的首要任務。其次，辦公室管理人員自身應加強內(nèi)部的團結(jié)協(xié)作意識，同心同德，以誠待人，確保辦公室工作在一種和諧、融洽、朝氣蓬勃的內(nèi)部環(huán)境中愉快的工作。

3）外部管理工作的協(xié)調(diào)。隨著高校教育體制改革的深化以及利益格局的多樣化，各方面的矛盾越來越多。學院辦公室的重要職能之一就是在自身的職權(quán)范圍內(nèi)，協(xié)調(diào)本部門與學校各部門之間錯綜復雜的關(guān)系。首先，辦公室工作人員要熟悉學校教學、科研、管理等情況，了解各部門的具體工作和業(yè)務。其次，辦公室人員要具備一定的語言溝通能力和協(xié)調(diào)能力，能夠在工作中科學地、巧妙地與各部門人員進行溝通和交流，達到事半功倍的良好效果。

2.加強高校二級學院辦公室管理工作

2.1加強隊伍建設，提高學院辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

1）提高政治素質(zhì)。高校是培養(yǎng)社會主義建設者和接班人的主要陣地。高校辦公室管理工作人員具有政策性強、責任重大等特點，決定了辦公室管理人員必須具備較高的思想政治敏銳性，方能在大是大非問題上堅定立場，在事關(guān)全局的問題上頭腦清醒，抵御各種風險，應對各種復雜局面，經(jīng)受各種考驗。因此，高校二級學院辦公室人員必須努力加強政治理論學習，不斷提高自身的理論政策水平，以避免出現(xiàn)政策性錯誤。

2）提高業(yè)務水平。學院辦公室是二級教學的綜合辦事部門，它所辦理的事務紛繁復雜，既有常規(guī)性、連貫性的日常事務，又有突發(fā)性、臨時性的偶發(fā)事件。由于辦公室處于學院的中樞位置，辦公室人員如果沒有過硬的業(yè)務水平和辦事能力，是無法勝任的。所以，要做好學院辦公室管理工作，就必須不斷的實踐創(chuàng)新，總結(jié)經(jīng)驗，不斷進步。

3）提高科學管理能力。合理安排，提高質(zhì)量。高校辦公室作為基層辦公室，可以說任務繁雜，工作千頭萬緒。要做好各項工作，必須不斷探索新的工作方式和管理模式來適應形勢的變化。一是要不斷地學習和運用科學管理的基本知識，分析形勢，制定措施，健全和完善各項責任制，做到工作上有分工，人人有職責，個個盡職責。對管理目標有明確要求的，層層分解，細化量化，實現(xiàn)管理目標化。建立規(guī)范、合理，簡潔、高效的工作流程。二是合理安排管理工作。辦公室管理工作繁重，綜合性較強，教學、科研、政務、事務服務管理交錯匯合，處理和安排好各項日常工作，是組織管理能力的具體體現(xiàn)。因此，在工作中既要統(tǒng)籌兼顧，又要把握重點，有計劃、有步驟地實現(xiàn)管理工作。

4）提高管理工作效率。明確工作職責配備精干人員，明確職責范圍，是提高辦公室管理工作效率的關(guān)鍵。在辦公室內(nèi)部，如果工作人員素質(zhì)不高，責任心不強，即使人員再多，也無助于工作效率的提高。同樣道理，如果責任分工不明確，即使人員再精干，也會互相推諉扯皮，出現(xiàn)許多工作沒人干，許多人沒事干之類的現(xiàn)象。因此，配備辦公室工作人員，必須從素質(zhì)和數(shù)量兩方面來考慮。數(shù)量一般都有規(guī)定的崗位編制控制。只要我們做好了這些工作，高校二級學校辦公室的管理工作一定會做好。

3.結(jié)束語

總之，隨著高校教育改革與發(fā)展步伐的不斷深入，高校二級學院辦公室作為上傳下達的樞紐管理部門，在學院的各項工作中起著舉足輕重的作用；二級學院辦公室管理工作人員，必須充分發(fā)揮主動能動性，增強自身素質(zhì)，合理運用各種管理方法，積極利用各種管理工具，來提高管理工作效率，以保證二級學院管理工作順利進行。作為高校二級學院辦公室工作人員，還要不斷解放思想、更新觀念，使之更好地為學校的教學、科研和廣大師生員工服務。

【參考文獻】