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文件檔案管理員范文第1篇

一　院系教務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1　檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識

目前，大多數(shù)高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應(yīng)付上級指派的任務(wù)臨時擔(dān)任兼職檔案員，并未接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，僅能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進行管理，對檔案管理工作缺乏一個基本的系統(tǒng)認識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數(shù)檔案因短時間內(nèi)不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務(wù)文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

2　院系教務(wù)檔案標準化、規(guī)范化工作有待提高

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，約40％的院系教務(wù)檔案管理不規(guī)范，教務(wù)文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴重，特別是遇到部門人員調(diào)動或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價值的資料散落丟失，導(dǎo)致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質(zhì)存檔材料格式不規(guī)范，缺乏分類與編目，沒有及時做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質(zhì)檔案材料的存放較為凌亂，如個別院系將學(xué)生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現(xiàn)遺失遺漏的現(xiàn)象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價值的意義。

3　尚未充分利用電子檔案管理軟件資源

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進的電子檔案管理軟件也相繼開發(fā)出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統(tǒng)計等功能，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據(jù)軟件提示要求將材料錄入或掃描進數(shù)據(jù)庫即可，日后查閱起來省時又省力，可以大大提高工作效率，節(jié)省了人力物力。但現(xiàn)階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業(yè)培訓(xùn)，對軟件使用并不熟悉，沒有認識到軟件帶來的優(yōu)越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導(dǎo)致檔案管理軟件的作用的發(fā)揮在很大程度上被限制。

二　對優(yōu)化檔案管理的建議

1　增強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校應(yīng)重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，自覺意識到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應(yīng)盡的義務(wù)，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神，必須樹立一種良好的職業(yè)道德。此外，檔案管理人員還要有扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，加強對外交流，及時獲取國內(nèi)外先進檔案管理動態(tài)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好教務(wù)檔案管理工作，真正提高自身的素質(zhì)和管理水平。在檔案管理人員加強自我能力提高的同時，高校應(yīng)多渠道多方位地為管理人員提供各種學(xué)習(xí)和交流機會，如開展座談交流會、邀請專家開設(shè)講座、參觀并學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀院校的教務(wù)檔案管理工作，真正做到“走出去，引進來”，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

有效的檔案管理工作，能夠為高校的教學(xué)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。首先，檔案管理有利于整個學(xué)校管理工作的規(guī)范，這就包括對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，對教師個人履歷的管理，使學(xué)生在高校學(xué)習(xí)的過程中的成長有一個明確的記錄，同時也能夠確保師資力量的優(yōu)秀。學(xué)生和老師是高校教學(xué)工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個環(huán)境中有歸屬感和責(zé)任感，有利于教學(xué)水準和學(xué)習(xí)興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學(xué)術(shù)資料，這種專業(yè)資料的保留和歸檔，無論是對于學(xué)生還是對于教師都是一種知識的財富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學(xué)工作有著重要的意義，它是一個學(xué)校構(gòu)建可見科研學(xué)術(shù)氛圍的一個重要歷程。高校教學(xué)不僅僅是一般知識的傳授，它有一個更重要的職責(zé)就是引導(dǎo)學(xué)生勇于創(chuàng)新，高校教學(xué)的目的是為社會培養(yǎng)和輸送更多的具有創(chuàng)造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動的建設(shè)，只有在濃郁的學(xué)術(shù)科研氛圍中培養(yǎng)出來的學(xué)生，才可能掌握更加專業(yè)和全面的學(xué)科知識。這是檔案管理服務(wù)于教學(xué)工作的另一個直接體現(xiàn)。

2　進一步完善檔案管理制度，切實加強檔案管理

為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規(guī)，并結(jié)合《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，進一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權(quán)限與責(zé)任。另外，根據(jù)學(xué)校相關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，務(wù)必做好教務(wù)檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務(wù)檔案管理工作納入常規(guī)工作的范疇，保證院系教務(wù)文件資料及時、完整地歸檔，定時做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴格執(zhí)行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務(wù)檔案材料的完整性，保證教務(wù)檔案的開發(fā)利用價值，進一步明確院系在教務(wù)檔案管理的職責(zé)，使院系教務(wù)檔案管理真正走上制度化、規(guī)范化的道路。

3　掌握現(xiàn)代化管理技能，運用現(xiàn)代化技術(shù)，充分利用高校檔案管理軟件資源

教學(xué)檔案的管理應(yīng)與時俱進，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，能將文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來目，而充分運用此現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，有效發(fā)揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數(shù)字化及信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現(xiàn)代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應(yīng)該克服怕麻煩的心理因素，耐心學(xué)習(xí)如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識，又加強了現(xiàn)代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務(wù)于教學(xué)工作打下了良好的基礎(chǔ)。

高校檔案的現(xiàn)代化管理，有一個重要的內(nèi)容就是高校檔案的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是信息科學(xué)技術(shù)革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作必須在時代的潮流下重視自身信息化的建設(shè)，高科技元素的加入是信息化建設(shè)的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設(shè)，要從以下幾個方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計算機的使用。無論是日常的教學(xué)工作還是學(xué)校的其他管理工作，計算機已經(jīng)成為使用的常見設(shè)備，檔案管理工作要做到為教學(xué)服務(wù)，在硬件設(shè)施和使用工具上首先應(yīng)該與其他的教學(xué)工作和管理工作相配套。第二，自動識別技術(shù)的使用。計算機設(shè)備只是一種硬件設(shè)施的需求，信息化建設(shè)除了要對硬件設(shè)備進行完善以外，還需要技術(shù)的提升，自動識別技術(shù)是檔案管理工作今后會大范圍使用的一種技術(shù)，這種技術(shù)能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個管理工作更加規(guī)范，查找起來更加精準，能夠更好地為廣大的學(xué)生和老師服務(wù)。現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學(xué)水平的進步，在新形勢下，高校教學(xué)水平的進步也必須重視對各種新技術(shù)、多媒體的教學(xué)應(yīng)用，檔案管理工作的現(xiàn)代化，能夠提供給教學(xué)工作內(nèi)容更為豐富的資料，特別是大量數(shù)字資料的提供，能夠使教學(xué)工作的開展更具有時代性。高校教學(xué)水平的提高需要多方面的共同努力，現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有效地促進這一目的的達成。

文件檔案管理員范文第2篇

在醫(yī)院工作中，醫(yī)院文化建設(shè)集中體現(xiàn)一個醫(yī)院的發(fā)展歷史、經(jīng)驗，是一個醫(yī)院的精神靈魂集中所在，并指導(dǎo)著醫(yī)院各項工作的順利開展。隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟環(huán)境的不斷發(fā)展，人們生活水平不斷提高，對醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量水平也有了更高的要求。為不斷提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量水平，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，積極組織開展各項活動實施醫(yī)院文化建設(shè)工作。加強醫(yī)院檔案管理，對于推進醫(yī)院文化建設(shè)具有相當(dāng)重要的作用。

1.醫(yī)院檔案促進醫(yī)院文化建設(shè)事業(yè)發(fā)展

1.1醫(yī)院檔案為醫(yī)院文化建設(shè)的一種具體表現(xiàn)。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史以及經(jīng)驗總結(jié)。在進行醫(yī)院文化建設(shè)時，應(yīng)始終圍繞著醫(yī)院的歷史，不能脫離醫(yī)院的歷史，應(yīng)充分體現(xiàn)醫(yī)院自身的特色、文化內(nèi)涵以及歷史，始終圍繞著醫(yī)院檔案資料。

1.2在醫(yī)院文化建設(shè)中，醫(yī)院檔案為一個重要組成部分。醫(yī)院檔案一般包括醫(yī)院技術(shù)的發(fā)展，集中體現(xiàn)了無數(shù)醫(yī)務(wù)工作者的勞動成果；醫(yī)院檔案資料也包括醫(yī)院的經(jīng)驗總結(jié)，為醫(yī)院的重要精神財富；檔案資料中也記錄了醫(yī)院發(fā)展的的整個歷程，其中有優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的先進事跡。多種內(nèi)容共同組成一種醫(yī)院精神，是醫(yī)院精神發(fā)展的動力。因此，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院建設(shè)的一個重要組成部分，是一份相當(dāng)重要的文化資產(chǎn)，推進醫(yī)院的文化建設(shè)以及發(fā)展。

1.3醫(yī)院檔案在弘揚醫(yī)院文化建設(shè)同時，宣傳先進人物

在醫(yī)院工作中，先進的醫(yī)務(wù)工作人員，他們堅持奉行醫(yī)院的行為標準以及醫(yī)院的價值觀念，為醫(yī)院文化的一種體現(xiàn)。在醫(yī)院檔案中，詳細記錄了先進人物的成長事跡，并將其匯編成冊，在增強員工認同感的時候，樹立其他工作人員學(xué)習(xí)的榜樣。通過學(xué)習(xí)先進人物的先進事跡行為，增強醫(yī)務(wù)工作人員之間的凝聚力，弘揚優(yōu)秀文化。

2.醫(yī)院文化建設(shè)豐富醫(yī)院檔案內(nèi)容

2.1醫(yī)院文化活動可對醫(yī)院檔案內(nèi)容進行有效補充。在醫(yī)院正常運行的各個環(huán)節(jié)之中，文化環(huán)境建設(shè)、服務(wù)文化互動以及人文醫(yī)療精神的弘揚都是重要的表現(xiàn)行為。為完善這些環(huán)節(jié)，醫(yī)院相關(guān)職能部門應(yīng)廣泛收集更多文字、照片以及實物資料，或到醫(yī)院職工中尋找真實的素材。之后總結(jié)這些工作，將方法、經(jīng)驗總結(jié)成寶貴經(jīng)驗，對醫(yī)院檔案資料進行補充。

2.2醫(yī)院文化應(yīng)設(shè)立信息收集的渠道

醫(yī)院文化建設(shè)是一個關(guān)系到醫(yī)院上上下下、方方面面的工作，需要全體員工的共同參與，他們不僅扮演參與者的角色，同時他們也是信息收集者以及創(chuàng)造者。在一個階段工作結(jié)束后，不同的信息可按照規(guī)定的渠道，匯總到檔案管理部門。其余一些信息資料在民間，可通過醫(yī)院文化這一載體將這些檔案資料進行匯集整理。

3.醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化之間的辯證關(guān)系

3.1醫(yī)院檔案以及文化兩者之間相輔相成

醫(yī)院檔案以及醫(yī)院文化均為醫(yī)院的基礎(chǔ)管理部分。兩者之間所屬管理范疇不同，但兩者之間存在必然的內(nèi)在聯(lián)系。盡管醫(yī)院檔案有不同性質(zhì)的載體，但均以具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，直觀、形象可見。作為醫(yī)院文化不僅通過具體的形象表現(xiàn)，同時也表現(xiàn)為一種內(nèi)在的精神文化內(nèi)容，體現(xiàn)醫(yī)院文化的獨特。作為文化的一種具體表象，醫(yī)院檔案同時記錄了醫(yī)院文化。兩者之間相互聯(lián)系，同時影響了醫(yī)院的發(fā)展以及建設(shè)。

3.2兩者互為因果

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的各項具體活動內(nèi)容，集中體現(xiàn)了醫(yī)院的具體歷史內(nèi)容。兩者之間相互依賴，一方面醫(yī)院文化是通過醫(yī)院檔案資料而體現(xiàn)的，一方面醫(yī)院文化同時豐富了醫(yī)院檔案資料。作為醫(yī)院建設(shè)的一項重要工作，醫(yī)院文化所形成的檔案，進一步豐富了醫(yī)院檔案。

4.醫(yī)院檔案可有效促進醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院檔案資料集中記錄了醫(yī)院各個部門的事業(yè)發(fā)展，具有較大的信息量。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)以醫(yī)院檔案資料為基礎(chǔ)，進行再創(chuàng)造創(chuàng)新，發(fā)展成人們可以接受的作品內(nèi)容形式，并將其作為載體，集中體現(xiàn)醫(yī)院的文化魅力。醫(yī)院檔案可起到宣傳教育功能。在醫(yī)院工作中，將全體員工當(dāng)做教育對象，對醫(yī)務(wù)工作者進行醫(yī)院發(fā)展歷史的教育，宣傳先進優(yōu)秀事跡，讓百姓對醫(yī)院檔案資料有全面的了解，改善信息滯后狀況。

5.總結(jié)

綜上所述，加強醫(yī)院檔案管理工作對于促進醫(yī)院文化建設(shè)具有相當(dāng)重要的作用。充分挖掘醫(yī)院檔案優(yōu)勢，發(fā)揮醫(yī)院檔案優(yōu)勢，充分推進醫(yī)院的文化建設(shè)。

參考文獻：

[1]李明珠.談檔案管理工作對醫(yī)院文化建設(shè)的重要性[J].黑河學(xué)刊，2012，181（8）：23-24

[2]梁維斌.醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的意義[J].中國老年保健醫(yī)學(xué)，2012，10（3）：101-102

文件檔案管理員范文第3篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計檔案；信息化

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院日常業(yè)務(wù)活動的真實記錄，反映醫(yī)院經(jīng)營過程中的各種經(jīng)濟活動，從會計報表到財務(wù)分析，從預(yù)算資料到?jīng)Q算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發(fā)放，一系列的財務(wù)管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發(fā)票數(shù)量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發(fā)票，一些建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的企業(yè)，已不需要粘貼紙質(zhì)發(fā)票，實現(xiàn)了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節(jié)約成本1000萬元，每年節(jié)省庫房約400平方米，不需異地調(diào)卷，立卷環(huán)節(jié)減少，工作效率提高。在物聯(lián)網(wǎng)、云存儲、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)不斷推陳出新、飛速發(fā)展的背景下，醫(yī)院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。

一、醫(yī)院會計檔案信息化的現(xiàn)狀分析

1.醫(yī)院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數(shù)量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案中數(shù)量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產(chǎn)生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質(zhì)會計檔案查檔不便。會計檔案經(jīng)移交檔案室后，財務(wù)人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務(wù)人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發(fā)票報銷未開展。自2016年開始，電子發(fā)票已被各行各業(yè)使用，而在很多醫(yī)院，仍停留在紙質(zhì)載體的管理層級，甚至在電子發(fā)票日益增多的情況下，財務(wù)報銷仍需將電子發(fā)票驗證打印，電子發(fā)票的便利與現(xiàn)行紙質(zhì)發(fā)票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫(yī)院會計檔案信息化的法律保障。信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務(wù)總局《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（國家稅務(wù)總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發(fā)票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯(lián)合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關(guān)于修改<關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定>》中提到：“電子數(shù)據(jù)包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機程序等電子文件；其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實的信息?！?020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@些法律法規(guī)的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫(yī)院現(xiàn)行管理系統(tǒng)的現(xiàn)實依據(jù)。醫(yī)院現(xiàn)有OA系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)設(shè)備管理系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，分屬各部門管理與運行，互不關(guān)聯(lián)，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統(tǒng)互不兼容。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)是醫(yī)院在信息化建設(shè)方面的進展與體現(xiàn)，同時是信息化未能同步規(guī)劃、同步建設(shè)所帶來的負面結(jié)果，但也為醫(yī)院信息化整體構(gòu)建奠定了一定的基礎(chǔ)。各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運行或多或少都在產(chǎn)生電子文件，如財務(wù)工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務(wù)管理系統(tǒng)進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務(wù)職稱任免等都在人事系統(tǒng)中管理。目前，醫(yī)院會計檔案信息化需要解決的是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接、及電子文件歸檔問題。

二、頂層設(shè)計：跨系統(tǒng)的信息共享平臺

1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容對接。大數(shù)據(jù)、云存儲時代，數(shù)據(jù)集中、共建共享是發(fā)展趨勢，高度系統(tǒng)集成是會計檔案信息化的關(guān)鍵，分散式檔案管理已不適應(yīng)發(fā)展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。第四十一條，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。構(gòu)建醫(yī)院信息資源服務(wù)平臺，集成辦公系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)，分系統(tǒng)內(nèi)各自部門運行，并最終都與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)歸檔的原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，所有系統(tǒng)內(nèi)形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，并通過檔案管理系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)一標準，技術(shù)規(guī)范設(shè)計科學(xué)。在醫(yī)院層級實行統(tǒng)一管理流程、統(tǒng)一元數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一歸檔標準。財務(wù)管理系統(tǒng)作為重要部分，既包含前段財務(wù)業(yè)務(wù)流程，也應(yīng)符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務(wù)業(yè)務(wù)工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數(shù)據(jù)接入技術(shù)規(guī)范，包括文件格式、接入頻率、背景結(jié)構(gòu)、校驗規(guī)則等標準，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線歸檔。3.利用優(yōu)化，歸檔與查檔流程簡化。紙質(zhì)會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉(zhuǎn)至系統(tǒng)間進行。財務(wù)人員在財務(wù)管理系統(tǒng)中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據(jù)統(tǒng)一設(shè)定的檔號規(guī)則生成檔號，打印移交清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數(shù)據(jù)等信息一并移交。檔案管理系統(tǒng)接收移交數(shù)據(jù)后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優(yōu)化，電子會計檔案移交后，擁有權(quán)限的財務(wù)人員可自行查閱系統(tǒng)內(nèi)生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數(shù)字化”版本；普通職工查檔經(jīng)由財務(wù)人員審批并提交申請（如圖1）。

三、電子會計檔案：數(shù)字化走向“單套制”

1.存量會計檔案數(shù)字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數(shù)字化掃描。存量會計檔案的數(shù)字化可以解決異地利用的困難，方便財務(wù)人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數(shù)字化”的范圍應(yīng)進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫(yī)院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設(shè)備購置、“三公”經(jīng)費、科研課題經(jīng)費、固定資產(chǎn)等方面。因此，可以將數(shù)字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數(shù)據(jù)庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務(wù)報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內(nèi)難以實現(xiàn)，但部分會計檔案“單套制”具有現(xiàn)實可操作性。財務(wù)部門推進電算化后，核算、內(nèi)控等業(yè)務(wù)工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存?zhèn)淇纪夂苌俦回攧?wù)人員查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發(fā)放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產(chǎn)卡片等經(jīng)由財務(wù)管理系統(tǒng)生成，在財務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的基礎(chǔ)上，都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，可以不打印紙質(zhì)版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統(tǒng)掃描等方式關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證；通過與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息共享，對單位內(nèi)部形成的原始憑證進行數(shù)據(jù)交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術(shù)的應(yīng)用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。

四、技術(shù)支撐：區(qū)塊鏈技術(shù)保障“四性”

電子會計檔案管理的風(fēng)險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區(qū)塊鏈技術(shù)可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區(qū)塊鏈技術(shù)將各個區(qū)塊通過指針形成不可逆的鏈式結(jié)構(gòu)，每個區(qū)塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數(shù)字簽名、時間戳等信息，且每個區(qū)塊都含有上一個區(qū)塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區(qū)塊的生成。區(qū)塊數(shù)據(jù)存儲于節(jié)點上，節(jié)點之間再通過網(wǎng)絡(luò)形成共享平臺。如檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)可以看作區(qū)塊鏈中兩個節(jié)點，各自系統(tǒng)中的每一條包含加密信息的元數(shù)據(jù)就是區(qū)塊。財務(wù)管理系統(tǒng)依照統(tǒng)一標準，對數(shù)據(jù)進行捕獲，由財務(wù)部門對元數(shù)據(jù)信息加密，提出移交存儲請求，通過區(qū)塊鏈共識機制將信息封裝成新的區(qū)塊，存儲于區(qū)塊鏈中，檔案管理系統(tǒng)通過區(qū)域鏈獲取此信息。由于區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，必須掌握全部數(shù)據(jù)節(jié)點的51%，才可以操控修改網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區(qū)塊鏈智能合約機制可以按照預(yù)設(shè)的規(guī)范流程自動執(zhí)行，通過時間戳等技術(shù)記錄信息狀態(tài)，可追溯信息，保障可靠性。運用區(qū)塊鏈技術(shù)收集數(shù)據(jù)信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數(shù)據(jù)背景等元數(shù)據(jù)信息，各節(jié)點相互配合，保障完整性。區(qū)塊鏈技術(shù)是新型的分布式數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)存儲于財務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩個節(jié)點上，即使某一系統(tǒng)信息遭到篡改或丟失，只要另一系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)仍可恢復(fù)，并繼續(xù)更新記錄，從而保證可用性。區(qū)塊鏈技術(shù)并不是獨立的，而應(yīng)與大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展，都應(yīng)用辯證與發(fā)展的眼光看待。

五、人才保障：培養(yǎng)復(fù)合型人才

培養(yǎng)兼具檔案、財務(wù)、計算機三方面基礎(chǔ)知識的復(fù)合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統(tǒng)的開發(fā)運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與?，F(xiàn)代社會，分工愈加細化，工作專業(yè)化的同時也造成復(fù)合型人才的缺失。同時，系統(tǒng)互聯(lián)，數(shù)據(jù)信息高度集中，對相關(guān)管理人員的要求更高。財務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務(wù)知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節(jié)。同時，系統(tǒng)互聯(lián)構(gòu)架于信息技術(shù)之上，掌握基礎(chǔ)的計算機技能和互聯(lián)網(wǎng)知識，可以自行處理簡單的系統(tǒng)問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務(wù)歸檔及利用的部門都要指定專人負責(zé)，并定期組織培訓(xùn)，包括財務(wù)、檔案、計算機知識、職業(yè)道德等方面內(nèi)容，由淺入深，逐步深化拓展培訓(xùn)深度與廣度，為醫(yī)院會計檔案的智慧化管理儲備人才。

在新技術(shù)飛速發(fā)展的時代，會計檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的必要過程。構(gòu)建電子會計檔案管理平臺，可以節(jié)約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)管理，由基礎(chǔ)核算工作轉(zhuǎn)向管理監(jiān)督工作，發(fā)揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節(jié)約財務(wù)人員頻繁到檔案室查檔的時間，節(jié)省職工報銷審核來回奔波的時間。

參考文獻：

[1]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理，打造綠色賬本[J].中國檔案，2015

文件檔案管理員范文第4篇

關(guān)鍵詞：國土資源；檔案管理；存在的問題；建議

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，國土資源管理部門面臨著新的形勢和要求。如何科學(xué)、有效地管理好土地，提高國土資源管理的效率和水平，充分、合理和科學(xué)地利用好有限的國土資源，已成為急需解決的問題，而國土資源檔案管理工作，更需要進一步規(guī)范和提高。

一、存在的問題

當(dāng)前社會逐步向信息化社會演變，及時、全面、系統(tǒng)、準確地獲取信息是做好各項工作的前提。檔案利用者對檔案信息的要求也是如此。檔案管理工作者如果繼續(xù)沿用低效率的傳統(tǒng)手工管理模式，必將在社會發(fā)展的大趨勢面前沒有立足的空間。隨著計算機的應(yīng)用，電子檔案大量地出現(xiàn)，但與之相適應(yīng)的管理缺乏經(jīng)驗。電子檔案本身具有信息與載體的可分離性、信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、信息存儲的高容量及信息的易修改等特點。國土資源檔案的管理工作者更應(yīng)跟上形勢，努力適應(yīng)對電子檔案的管理。

隨著檔案法規(guī)的逐步完善，依法治檔的社會環(huán)境不斷好轉(zhuǎn)，檔案管理工作正面臨難得的發(fā)展機遇。國土資源檔案對依法管地、合理開發(fā)用地、解決土地糾紛、農(nóng)村土地承包、制定土地利用總體規(guī)劃及繳納土地租金、征繳國有土地使用稅等很多方面都起到了很重要的作用。隨著新的土地管理法的正式實施以來，國土資源管理制度和方式均發(fā)生了重大的變化，耕地保護、土地用途管制、國土資源執(zhí)法、礦產(chǎn)管理等管理職能都得到了增強，基本農(nóng)田保護、土地開發(fā)整理、用地報批、征地實施等各項具體工作都有了新的政策、法規(guī)、程序，由此形成的國土資源檔案數(shù)量不斷增多。如何開發(fā)和利用這部分內(nèi)容豐富的國土資源檔案成為檔案管理工作的一大難題。

國土資源檔案管理工作的發(fā)展，對國土資源檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。新技術(shù)的應(yīng)用使國土資源檔案管理工作者有了施展才能的廣闊空間，但同時也對國土資源檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。新時期的國土資源檔案管理工作者，除了要求具有檔案管理本專業(yè)的知識外，還要求具有計算機、外語、管理學(xué)等基礎(chǔ)知識，尤其是要求具有國土資源管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識。

二、建議

1.加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。按照各地土地檔案管理目標認定的各業(yè)務(wù)建設(shè)要求，扎扎實實地抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。在國土資源管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化、檔案的整理要系統(tǒng)化、檔案的保護要科學(xué)化、檔案的管理要現(xiàn)代化。

2.加強信息系統(tǒng)建設(shè)。隨著辦公自動化的普及，要加快檔案信息電子化建設(shè)進程，充分利用計算機存儲、網(wǎng)絡(luò)、計算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。建議建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對電子影像檔案的管理和維護，同時使其具備和地籍管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)借口，通過土地登記申請材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成地籍電子影像檔案，同時形成紙質(zhì)和電子兩套檔案數(shù)據(jù)。

文件檔案管理員范文第5篇

摘　要：加快檔案工作管理規(guī)范化、制度化建設(shè)的進程，是依法辦好民辦職業(yè)院校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量民辦職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要標志。本文通過分析民辦職業(yè)院校檔案管理工作中存在的一些突出問題，提出了整改建議和對策措施，供參考研討。

關(guān)鍵詞：民辦職業(yè)院?！n案管理　內(nèi)涵建設(shè)

隨著國家大力發(fā)展高等教育事業(yè)的政策機遇和城鄉(xiāng)居民迫切希望獲得高等教育機會的需求劇增以及大學(xué)生就業(yè)形勢的嚴峻，民辦職業(yè)院校發(fā)展態(tài)勢和前景看好，但是由于民辦職業(yè)學(xué)校起步晚、發(fā)展快，其“速度、規(guī)模、質(zhì)量、效益”，出現(xiàn)了發(fā)展不平衡、結(jié)構(gòu)性矛盾突出等現(xiàn)象。民辦職業(yè)院校的制度管理和內(nèi)涵建設(shè)方面問題較多，尤其是民辦職業(yè)院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發(fā)展的重要瓶頸之一。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關(guān)于《高等院校檔案管理辦法》的明確規(guī)定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎(chǔ)性工作，院校應(yīng)當(dāng)加強管理，將之納入院校整體發(fā)展規(guī)劃。”因此，民辦職業(yè)院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業(yè)院校教育水平和管理水平、加強內(nèi)涵建設(shè)、促進學(xué)院發(fā)展的必由之路。

一、民辦職業(yè)院校檔案管理存在的主要問題

調(diào)研發(fā)現(xiàn)云南省的民辦職業(yè)院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：

1、民辦職業(yè)院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構(gòu)不健全、專業(yè)人員缺位的現(xiàn)象。當(dāng)前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學(xué)校的附帶工作，不影響其長遠發(fā)展， 因此忽略了檔案管理建設(shè)。這種認識不足不僅體現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身上，更是體現(xiàn)在學(xué)校全體教職員工身上。在很多民辦職業(yè)學(xué)校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業(yè)院校存在檔案館和專業(yè)人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數(shù)職，還要承擔(dān)院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學(xué)秘書或行政秘書兼職，既有日常教學(xué)管理工作或者辦公室行政事務(wù)性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。

2、民辦職業(yè)院校檔案管理缺乏明確的規(guī)定責(zé)、權(quán)、利的規(guī)章制度。目前，多數(shù)民辦職業(yè)院校的發(fā)展只注重規(guī)模與速度建設(shè)，忽略了內(nèi)涵建設(shè)，這對學(xué)校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關(guān)規(guī)章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規(guī)范標準，甚至是缺乏相關(guān)的檔案管理制度，導(dǎo)致負責(zé)部門不能、不知道如何把在教學(xué)、科研等日常工作活動中產(chǎn)生的檔案按照檔案工作管理規(guī)定要求統(tǒng)一歸檔、集中管理，導(dǎo)致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔；且因為缺乏規(guī)章要求，導(dǎo)致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現(xiàn)象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學(xué)校歷史憑證的作用。

3、經(jīng)費投入不足，導(dǎo)致不能實現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)。目前很多民辦職業(yè)學(xué)校在檔案管理方面的經(jīng)費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現(xiàn)代化設(shè)備，現(xiàn)代信息技術(shù)手段如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實應(yīng)用到民辦職業(yè)院校的檔案管理中，導(dǎo)致民辦職業(yè)院校的檔案信息化建設(shè)相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業(yè)院校的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質(zhì)量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現(xiàn)代化的科學(xué)規(guī)范管理。而對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設(shè)進程。

4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業(yè)院校成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導(dǎo)致很多院校只存在教學(xué)檔案和行政檔案，黨群建設(shè)和科研建設(shè)等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學(xué)校沒有編研檔案。同時，由于缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發(fā)揮檔案在院校發(fā)展路程中的作用，檔案的服務(wù)職能處于被動狀態(tài)。檔案信息資源的開發(fā)利用渠道單一，僅限于發(fā)展黨員、評選三好院生、優(yōu)秀畢業(yè)生等方面。在師資培養(yǎng)、人才選拔與考核及推薦院生就業(yè)、擴大對外交流、宣傳教育、樹立學(xué)校良好形象等方面，未能真正發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

二、民辦職業(yè)院校檔案工作建設(shè)的對策措施

1、加強院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識。一所學(xué)校能否把檔案館建立起來并制定出規(guī)范、科學(xué)的規(guī)章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學(xué)院發(fā)展服務(wù)，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)，善于用檔案資料來處理和規(guī)劃院校各項工作，是做好檔案工作的根本保證；學(xué)院全體教職工的配合也是關(guān)鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計劃和規(guī)劃，納入學(xué)校管理制度，納入學(xué)院工作人員的職責(zé)范圍，同時還要做到檔案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結(jié)、驗收同步進行。 要強化全體教職工的檔案意識，讓他們能夠真正從思想上和行動上意識到檔案工作對于學(xué)院和個人發(fā)展的重要性，自覺配合檔案部門的各項工作，積極參與學(xué)院檔案建設(shè)，在參與檔案建設(shè)過程中，認真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)， 做到在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統(tǒng)一保管，使學(xué)院檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

2、檔案工作管理做到科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。針對民辦職業(yè)院校實際，建議制定規(guī)章制度，《民辦職業(yè)院校檔案資料分類編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學(xué)檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到教學(xué)檔案、行政檔案、黨群建設(shè)檔案、學(xué)籍管理檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其它聲像檔案等等及時歸檔，對檔案管理實施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

3、設(shè)置檔案室或者檔案館，配備專職檔案人員并注意對專職檔案人員的培訓(xùn)，增強檔案管理人員的服務(wù)意識。要針對民辦職業(yè)院校實際情況設(shè)立檔案室或者檔案館，配備專職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩(wěn)定，即使出現(xiàn)人員流動也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動便出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。同時，要求專職檔案管理人員強化檔案知識學(xué)習(xí)，做到職責(zé)明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，在細節(jié)上保證檔案工作管理的順利進行。專職檔案管理人員要順應(yīng)現(xiàn)代教育發(fā)展要求，做好從被動的傳統(tǒng)檔案的管理到利用檔案為學(xué)校發(fā)展和社會發(fā)展服務(wù)的過渡。過去，檔案人員往往以自身為中心來開展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動利用檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。針對社會發(fā)展和民辦院校的實際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務(wù)，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀念，重新審視檔案管理的全過程，以適應(yīng)民辦職業(yè)院校的教育教學(xué)，為社會各界對民辦職業(yè)院校的教育評估提供翔實可靠的檔案資料，在服務(wù)理念、服務(wù)目的、服務(wù)主體、服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)策略、服務(wù)過程等方面進行創(chuàng)新、拓展和提升。

4、針對民辦職業(yè)院校實際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎(chǔ)，也能直接反映出院校平時的工作成績。因此，要做到定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；強化文書管理，抓好院?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?。對有請示沒批復(fù)或有批復(fù)沒請示的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的完整歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料應(yīng)留下原件，以備日后歸檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續(xù)性和完整性的問題，應(yīng)建立長效管理機制，保障檔案資料收集的連續(xù)性和完整性。比如，各系部的教改實驗課題，針對其周期長的特性，要注意材料收集的連續(xù)性，保證每院期、每院年的階段性實驗報告和終結(jié)性的實驗成果報告收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。

檔案工作的基本任務(wù)在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務(wù)的保證，例如民辦職業(yè)院校教學(xué)、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學(xué)、科研的最新成果，也是師生學(xué)習(xí)知識的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個時期完成的最新研究，許多教師會把科研成果寫入教案，形成了比書本知識更新的內(nèi)容，同學(xué)們可以從這些編研檔案中學(xué)習(xí)到最新的知識。在知識更新?lián)Q代飛速的今天，編研檔案彌補了書籍知識傳播速度不快的不足，成為師生學(xué)習(xí)知識的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實”的原則，根據(jù)民辦院校發(fā)展要求和教學(xué)評估要求，做好學(xué)校檔案材料的新編、續(xù)編、開發(fā)等編研工作，編研出《教學(xué)規(guī)章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學(xué)論文集》以及《相關(guān)課題研究匯編》、《特色教學(xué)成果匯編》等資料，以滿足師生對檔案資料的需求和教育督導(dǎo)評估對檔案資料的需求，是民辦職業(yè)院校檔案編研工作的基本任務(wù)。

5、強化檔案建設(shè)信息化的設(shè)施投入與現(xiàn)代化管理水平。要采取切實措施，把檔案工作需要的經(jīng)費納入學(xué)校經(jīng)費預(yù)算；要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便開展工作。檔案館（室）的庫房建設(shè)，應(yīng)列為學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步發(fā)展。要設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案建設(shè)信息化所需的設(shè)備實施，采用先進設(shè)備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規(guī)范工作，編制檢索工具，充分利用網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境，快捷、準確、廣泛地為院校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

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