摘要：隨著信息高速公路的建設(shè)與發(fā)展,檔案管理信息化已成為高校擋案實(shí)際工作急需解決的問(wèn)題。文章分析了信息化高校檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和意義，提出了實(shí)現(xiàn)高校師生檔案管理信息化的對(duì)策和途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校

高校是知識(shí)、人才和科技高度密集的教學(xué)和科研基地，是高新技術(shù)的發(fā)源地。高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校重要的本源性信息源，是高校辦學(xué)歷史的最權(quán)威、最真實(shí)的記錄。高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)、管理并提供高效利用信息系統(tǒng)的重要職能。因此，當(dāng)前高校檔案工作者的重要使命就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為高校建設(shè)服務(wù)，要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶(hù)提供服務(wù)，加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理信息化。

一、信息化高校檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

隨著新世紀(jì)的來(lái)臨，科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，一場(chǎng)以科技進(jìn)步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動(dòng)著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動(dòng)化的普及，高校檔案管理工作也越來(lái)越多的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化管理。針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的問(wèn)題，高校應(yīng)當(dāng)建立起信息化的檔案管理體制一實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、自動(dòng)化。信息化的高校檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)：

1、現(xiàn)代高校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便的特點(diǎn)。高校應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)，并組成學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢(xún)、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。

【摘要】在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日趨完善的今天，高校檔案管理必須現(xiàn)代化。通過(guò)對(duì)民族地區(qū)高校進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，文章闡述了檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】民族地區(qū)；高校；檔案管理

隨著中國(guó)高等教育的迅速發(fā)展，學(xué)生人數(shù)激增，并且由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，以及學(xué)生畢業(yè)后的彈性就業(yè)等一系列問(wèn)題，這對(duì)高校檔案管理工作提出了更高的要求，對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)，也是一種新的挑戰(zhàn)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視，努力提高檔案管理的水平，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的功能，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面，以適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要。

一、民族地區(qū)高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）從業(yè)人員素質(zhì)低

目前，民族地區(qū)高校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)不高，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒(méi)有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無(wú)從談起。有的工作人員就是高校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專(zhuān)業(yè)人才相當(dāng)匱乏，同外界交流也少，沒(méi)有見(jiàn)識(shí)，檔案管理還是過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒(méi)有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。[1]

【摘要】檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)。要提高檔案工作的現(xiàn)代科學(xué)化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)設(shè)備、安全保護(hù)等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理。把檔案工作提高到一個(gè)新水平

【關(guān)鍵詞】檔案管理；政治素質(zhì)；業(yè)務(wù)素質(zhì)

同志在對(duì)檔案工作的指示中提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個(gè)新水平”。在經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化的時(shí)代背景下，研究信息技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用問(wèn)題，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率[1]。為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。對(duì)此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，談幾點(diǎn)看法：

一、首先提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

必須充分認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對(duì)檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開(kāi)展[2]。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺。搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè)，以促進(jìn)高校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀(guān)念，強(qiáng)化信息意識(shí)，要樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀(guān)指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法，強(qiáng)化法制教育，增強(qiáng)法制觀(guān)念，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃，在國(guó)家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過(guò)程中，努力做到“三納人”，即工作中，做到檔案工作納人學(xué)校的規(guī)劃和計(jì)劃、納人學(xué)校的各項(xiàng)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，給予檔案工作以各方面的支持。

二、提高高校檔案管理水平必須建章、立制，依法治檔

2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”高校檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)。目前我國(guó)高校檔案管理已經(jīng)進(jìn)入信息化、電子化階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的大量使用，給高校檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了壓力和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢(shì)，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化管理，提高高校檔案管理工作水平，成為擺在我們面前的一個(gè)新的課題。本文根據(jù)我校檔案工作的現(xiàn)狀談?wù)剛€(gè)人對(duì)新時(shí)期提高高校檔案管理工作水平的幾點(diǎn)思考。

1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度

高校檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，它涵蓋了高校人事、文件、教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)、校產(chǎn)設(shè)備、學(xué)生學(xué)籍管理等多個(gè)方面，它的發(fā)展變化，是隨著高校的發(fā)展一路走來(lái)的。要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)該從以下幾方面考慮：

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，并賦予其4項(xiàng)主要職責(zé)。辦法還規(guī)定“遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀(guān)念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解本校檔案工作的現(xiàn)狀，統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來(lái)抓。檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視，應(yīng)把檔案管理工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學(xué)校的計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

1.2建立完善的檔案管理工作制度建立系統(tǒng)有序的管理制度，是檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。沒(méi)有完善的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作始亂終廢。要順利開(kāi)展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。第一，高校檔案機(jī)構(gòu)要在貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬訂和落實(shí)本校檔案工作規(guī)章制度，如歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)等，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展。第二，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開(kāi)展。第三，強(qiáng)化檔案行政部門(mén)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高學(xué)校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開(kāi)展依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔。

2加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作

【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理

【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有價(jià)值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題等幾方面論述了對(duì)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。

高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容

(1)綜合類(lèi):主要有上級(jí)教育主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

(2)教學(xué)管理類(lèi):教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。