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摘要：在我國(guó)社會(huì)發(fā)展轉(zhuǎn)型的新時(shí)期背景下，行政事業(yè)單位中人事檔案管理工作也產(chǎn)生了相應(yīng)的變化，要保證人事檔案管理工作在新時(shí)期公正有序進(jìn)行，必須摒棄“一勞永逸”的管理心態(tài)，善于從工作實(shí)際中總結(jié)問題并積極尋找解決對(duì)策，從而助力行政事業(yè)單位的整體發(fā)展。因此，本文對(duì)人事檔案管理的基本概念和內(nèi)容進(jìn)行了梳理，并總結(jié)歸納了當(dāng)前事業(yè)單位中人事檔案管理常見的問題，結(jié)合工作實(shí)際提出具體可行的解決對(duì)策，擬為人事檔案管理工作革新提供可參考建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案管理；問題與對(duì)策

當(dāng)前我國(guó)正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型的深入期，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，對(duì)各行各業(yè)都造成一定的影響，要想在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期促進(jìn)行政事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，不僅需要各單位對(duì)專業(yè)領(lǐng)域工作進(jìn)行橫向拓展和縱向深挖，加強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，還需要對(duì)原有的管理模式進(jìn)行結(jié)構(gòu)重組，尤其對(duì)于人事檔案管理來說，涉及的資料總量大、復(fù)雜程度高，需要管理人員具有更高水平的專業(yè)素養(yǎng)。因此，當(dāng)今時(shí)代背景下行政事業(yè)單位應(yīng)盡快對(duì)原有人員檔案管理體系進(jìn)行改革創(chuàng)新，使用科學(xué)、合理的手段解決問題，從而有效提高人事檔案管理效率。

一、人事檔案管理基本概念及其內(nèi)容

1.人事檔案管理基本概念

人事檔案管理主要指相關(guān)企事業(yè)單位的人事管理人員對(duì)組織內(nèi)部的員工檔案進(jìn)行收集歸檔、檢查核驗(yàn)、轉(zhuǎn)移交接、信息保密等一整套流程，從而對(duì)組織內(nèi)各部門、各層級(jí)工作人員進(jìn)行精細(xì)化管理，將員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷水平、社會(huì)關(guān)系等進(jìn)行嚴(yán)格歸檔，避免后續(xù)合作過程中出現(xiàn)糾紛，能夠更好地實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的人才運(yùn)用。人事檔案管理工作并不包含在用人單位的基礎(chǔ)工作搭建中，而是在改革開放后經(jīng)過多年的用人實(shí)踐以及長(zhǎng)期的運(yùn)作過程中誕生的，且伴隨著行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)與人員擴(kuò)張，應(yīng)不斷增添新的管理手段與方法。切實(shí)保障單位內(nèi)部人員的信息長(zhǎng)期可追溯，使行政事業(yè)單位的用人程序更加規(guī)范、合理化，助力其長(zhǎng)期發(fā)展。

2.人事檔案管理的內(nèi)容

當(dāng)今行政事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理主要是圍繞著維護(hù)檔案信息機(jī)密、避免檔案材料損毀以及便于檔案提取使用三個(gè)維度展開的，并從三個(gè)工作目標(biāo)中延伸出四項(xiàng)人事檔案管理工作的基本內(nèi)容。第一，信息歸檔。當(dāng)單位納新后，需要對(duì)新入職員工提交的個(gè)人人事檔案信息進(jìn)行一次系統(tǒng)地檢查與核對(duì)，要求人事檔案管理人員要細(xì)致核對(duì)該員工檔案中的各項(xiàng)信息與檔案屬性，并將其歸檔至具體項(xiàng)目或位置，也要及時(shí)對(duì)組織內(nèi)部的人事匯總名錄進(jìn)行更新，確保每一次的歸檔工作高效準(zhǔn)確完成，給后續(xù)的檔案調(diào)用提供便利。第二，檔案查驗(yàn)。在完成人事檔案信息的分類歸檔處理后，還需要定期對(duì)過去的檔案進(jìn)行重新整理歸納，查驗(yàn)檔案中是否有錯(cuò)誤及遺漏，若有需要對(duì)其及時(shí)加以改正，此外，也要對(duì)檔案本身的保存狀態(tài)進(jìn)行檢查。在互聯(lián)網(wǎng)普及之前，人事檔案均采用紙質(zhì)手寫的形式，管理人員需要按年限或其他順序?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)為電子檔案后進(jìn)行保存。第三，人事檔案管理人員的工作內(nèi)容還包括對(duì)人事檔案的轉(zhuǎn)移交接。當(dāng)單位內(nèi)有人員調(diào)離或調(diào)入時(shí)，需要對(duì)涉及人員的人事檔案進(jìn)行交接，做好內(nèi)部的人事變動(dòng)記錄。第四，檔案信息保密。人事檔案涉及公民的個(gè)人隱私，人事管理部門應(yīng)當(dāng)保證員工作為公民的基本權(quán)利，嚴(yán)禁使用員工的個(gè)人檔案進(jìn)行非法活動(dòng)，同時(shí)，對(duì)員工人事檔案的保密管理也有助于維護(hù)單位自身的信息私密性。

二、新時(shí)期人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.檔案管理人員統(tǒng)籌管理意識(shí)不強(qiáng)

盡管在新時(shí)期發(fā)展背景下，很多行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作已經(jīng)完成了信息化全面覆蓋，然而人事檔案管理工作無論依托何種高新技術(shù)或平臺(tái)，都不可能脫離人腦智慧而獨(dú)立存在，因此，在當(dāng)前發(fā)展階段，人事檔案管理人員仍然起著重要的主導(dǎo)性作用?？v觀當(dāng)今人事檔案管理工作，仍舊存在管理人員統(tǒng)籌管理意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)不高等現(xiàn)實(shí)問題，且這種意識(shí)層面的欠缺也廣泛存在于管理層。個(gè)別管理者認(rèn)為人事檔案管理工作就是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單抄寫、錄入工作，與普通文員無異，因此，在招聘時(shí)并沒有特別要求專業(yè)性，從根本上導(dǎo)致人事檔案管理人員的專業(yè)性不足。一些已經(jīng)進(jìn)入工作崗位的檔案管理人員自身管理意識(shí)較為落后，認(rèn)為人事檔案管理工作僅限于對(duì)單一員工檔案進(jìn)行整理記錄，而忽視了從宏觀整體的視角對(duì)整個(gè)單位內(nèi)部的眾多檔案進(jìn)行系統(tǒng)性管理的重要性。在新時(shí)期發(fā)展背景下，行政事業(yè)單位規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)部員工架構(gòu)日益復(fù)雜，隨之而來的就是員工人數(shù)的劇增以及組織架構(gòu)的層級(jí)細(xì)化，若對(duì)人事檔案的管理仍停留于表面，而沒有形成系統(tǒng)管理的清晰底層邏輯，就極易在單位內(nèi)部埋下隱患。此外，人事檔案管理工作涉及員工個(gè)人的隱私信息，員工的信息也屬于單位機(jī)密的一部分，這就為人事檔案管理工作寫下了封閉管理的內(nèi)在基因，但在人事檔案管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作者的封閉性工作環(huán)境也可能造成管理者的“監(jiān)守自盜”，即利用崗位職權(quán)進(jìn)入人事檔案系統(tǒng)擅自修改或獲取資料，從而為自身牟利。

2.檔案管理制度不健全

當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作還存在一個(gè)嚴(yán)重誤區(qū)，即缺乏健全細(xì)致的人事檔案管理制度。一些行政事業(yè)單位盡管制定了相應(yīng)的管理細(xì)則，但在實(shí)際工作中卻沒有起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用，很多情況下只是為了應(yīng)付檢查或僅僅起到形式上的完整，很容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的主觀性過強(qiáng)，檔案管理人員會(huì)按照自己的工作方式和工作習(xí)慣對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，不同的工作人員對(duì)相同工作內(nèi)容的處理方式也不盡相同。在當(dāng)前的社會(huì)背景下，各行各業(yè)的人事變動(dòng)都較為頻繁，同樣，人事檔案管理人員也不例外，當(dāng)檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，若沒有細(xì)致完善的管理制度作為參考，一旦出現(xiàn)檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)，會(huì)給接任者的管理工作造成極大困難，很難迅速進(jìn)入工作狀態(tài)，拉低了整體的工作效率。在這種情況下管理人員的主觀意識(shí)會(huì)得到凸顯，在遇到困難時(shí)多依靠自己的主觀理解切入工作，長(zhǎng)此以往，會(huì)在人事檔案管理工作中造成漏洞，還可能引發(fā)組織與員工個(gè)人之間的糾紛。因此，為使人事檔案管理能夠長(zhǎng)期有效地進(jìn)行，就必須制定一套適合本單位的檔案管理制度，管理者和人事部門相關(guān)人員應(yīng)從全局發(fā)展的視角出發(fā)，對(duì)單位的發(fā)展?fàn)顩r和內(nèi)容組織架構(gòu)進(jìn)行全面研究，并以此作為依據(jù)制定相關(guān)檔案管理制度，從而使管理制度更加適配實(shí)際的管理工作，為管理人員的工作提供便利，減少因管理人員職位變動(dòng)帶來的負(fù)面影響。

3.檔案管理方式僵化過時(shí)

在一些傳統(tǒng)型行政事業(yè)單位中，其人事檔案管理模式仍舊停留在人工層面，即便引入了信息技術(shù)手段，也只是將資料的存儲(chǔ)方式從紙質(zhì)遷移到電腦系統(tǒng)中，并未使用新技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，傳統(tǒng)僵化的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前復(fù)雜高頻的人事變動(dòng)，成為阻礙人事檔案管理的嚴(yán)重問題。問題主要集中在兩方面：一是，人事檔案的形式問題；二是，檔案信息的調(diào)取問題。當(dāng)下的部分行政事業(yè)單位，仍沿用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案材料，且因缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)存在檔案紙張大小不統(tǒng)一的情況。例如，在二十世紀(jì)八九十年代甚至到二十一世紀(jì)初，人事檔案資料的紙張規(guī)格多為16開的辦公專用紙，但隨著電子辦公方式的深入，人事檔案多采用電子打印的形式，紙張規(guī)格為A4紙，盡管不同時(shí)期的人事檔案內(nèi)容并不會(huì)受到紙張規(guī)格影響，但規(guī)格混亂的檔案資料會(huì)給人事檔案管理人員的整理和查找工作帶來諸多困難，且在美觀性上也較差。另外，規(guī)格不統(tǒng)一還容易引發(fā)檔案整理過程中的遺漏，且零散紙張一旦丟失，尋回概率很小，長(zhǎng)遠(yuǎn)來看并不利于單位的長(zhǎng)期發(fā)展。依托人工手段進(jìn)行檔案資料管理的方式也給檔案調(diào)取和查詢帶來困難。當(dāng)需要某項(xiàng)檔案資料時(shí)，管理人員需要從浩如煙海的歷史資料中去尋找，消耗了管理人員大量時(shí)間和精力，不利于管理工作的高效開展，當(dāng)遇到緊急情況或需要調(diào)取大量資料時(shí)，檔案管理人員需要犧牲完成其他工作的時(shí)間用于資料提取，長(zhǎng)此以往會(huì)削弱人事檔案管理人員的工作熱情。

三、新時(shí)期人事檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策

1.加強(qiáng)組織內(nèi)外的教育培訓(xùn)，組建一支精英人才隊(duì)伍

針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理人員統(tǒng)籌管理意識(shí)不強(qiáng)的問題，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理工作者的定期教育培訓(xùn)。例如，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行能力考核，對(duì)人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、調(diào)取、查閱等流程加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作要求，保證檔案管理人員能滿足管理崗位的基本專業(yè)能力要求。要對(duì)檔案管理者的思維進(jìn)行革新拔高，多開展專業(yè)講座，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家學(xué)者進(jìn)行講學(xué)，使人事檔案管理人員具備統(tǒng)籌管理的全局觀，將工作視野從單個(gè)檔案資料放大到單位人事關(guān)系的全局中，從而對(duì)自己的工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)整體把握。同時(shí)，組織內(nèi)部也可以多開展員工間的技能競(jìng)賽，例如，在人事部門開展人事檔案工作技能比賽，考核員工對(duì)工作內(nèi)容的熟悉程度，邀請(qǐng)獲勝者在同事之間分享經(jīng)驗(yàn)，從而使整個(gè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)具有向心力與凝聚力，更好地投入日常工作中，形成部門內(nèi)的良性競(jìng)爭(zhēng)，提高內(nèi)部人事檔案管理效果。最后，行政事業(yè)單位不僅應(yīng)要求檔案管理者的能力和思維達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，更應(yīng)對(duì)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)和道德表現(xiàn)予以重視，畢竟人事檔案的管理涉及眾多員工的個(gè)人隱私，工作內(nèi)容具有一定的敏感性和私密性，因而員工本人的良好職業(yè)素養(yǎng)決定了其在工作中能否妥善處理一些敏感性問題。應(yīng)盡量給予檔案管理工作一定的透明度，將管理流程做到全程可視化、可監(jiān)控，通過硬性的管理工作規(guī)范監(jiān)督和員工之間的組織內(nèi)部監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)人事檔案監(jiān)督，保證人事檔案管理工作客觀、公正地完成。總之，要避免人事檔案管理工作內(nèi)部出現(xiàn)問題，首要就是彌補(bǔ)管理者自身的工作缺陷，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期開展對(duì)檔案管理者的教育培訓(xùn)，逐漸組建一支具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)、豐富實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和良好職業(yè)道德的精英團(tuán)隊(duì)，不斷賦能人事檔案管理工作，培養(yǎng)人事工作核心力量。

2.科學(xué)理論與工作實(shí)際耦合，建立健全檔案管理細(xì)則

沒有規(guī)矩不成方圓，要想使人事檔案管理工作在科學(xué)有序的標(biāo)準(zhǔn)下運(yùn)行，不能只依靠管理者的主觀意志，只有制定科學(xué)、全面的管理細(xì)則，人事檔案管理工作才能找到抓手。尤其在當(dāng)前新時(shí)代環(huán)境下，人事檔案的內(nèi)容不斷擴(kuò)充，人事崗位交替輪轉(zhuǎn)的節(jié)奏加快，建立健全檔案管理規(guī)范細(xì)則的任務(wù)刻不容緩。從人事檔案管理工作的具體實(shí)踐來說，要建立一套較為完善的管理細(xì)則可以按照以下幾個(gè)要點(diǎn)展開。首先，人事部門人員應(yīng)當(dāng)深入研讀組織內(nèi)部已有的檔案管理規(guī)范，結(jié)合工作中的實(shí)際情況，保留仍具有重要指導(dǎo)意義的條款，刪去或修改過時(shí)的規(guī)范條例，初步擬定人事檔案管理規(guī)范。之后，按照初步擬定的規(guī)范進(jìn)行3個(gè)月的實(shí)踐試驗(yàn)，從實(shí)際工作中考驗(yàn)所擬定規(guī)范的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，并對(duì)存疑部分做好記錄，試驗(yàn)期結(jié)束后組織管理層和人事部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進(jìn)行商討，對(duì)所擬定的管理規(guī)范條款進(jìn)行二次調(diào)整細(xì)化，這個(gè)不斷調(diào)整的過程可能會(huì)持續(xù)較長(zhǎng)一段時(shí)間，直至規(guī)范在實(shí)際工作中具有較完善的指導(dǎo)意義。值得注意的是，在人事檔案管理規(guī)范制定過程中，要始終強(qiáng)調(diào)工作人員行為的合法性，規(guī)范檔案管理者的行為，并對(duì)違反規(guī)則的人員采取懲罰措施，保護(hù)好員工個(gè)人檔案的安全性，使檔案管理者的工作始終在法律框架之內(nèi)進(jìn)行。守住法律底線，推動(dòng)人事檔案管理工作向前邁進(jìn)。

3.依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理模式

新時(shí)代行政事業(yè)單位應(yīng)盡快完成智慧辦公轉(zhuǎn)變，對(duì)于人事檔案管理來說，要對(duì)過去遺留的紙質(zhì)檔案資料盡快掃描存檔，完成無紙化辦公。電子存檔模式不僅查找起來更為方便，且能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期保存，同時(shí)，也可以大量節(jié)約紙張、印刷成本，為單位節(jié)約資金。此外，人事檔案管理相關(guān)人員也要建立起獨(dú)有的人事檔案管理一體化平臺(tái)，在管理平臺(tái)上加載信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案查找邏輯等，這就需要擁有一支專業(yè)技術(shù)扎實(shí)的計(jì)算機(jī)團(tuán)隊(duì)，能夠根據(jù)實(shí)際情況搭建實(shí)用性高的人事檔案管理平臺(tái)。值得一提的是，隨著新時(shí)期大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)的發(fā)展，高新技術(shù)手段已經(jīng)走進(jìn)人們的日常生產(chǎn)生活中。因此，在人事檔案管理一體化平臺(tái)的搭建過程中，可以使用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、人工智能技術(shù)等，一來擴(kuò)大人事檔案儲(chǔ)存空間，二來利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的超強(qiáng)信息運(yùn)算處理能力，幫助檔案管理者對(duì)數(shù)量巨大的人事檔案進(jìn)行整理分類，使人事檔案管理工作獲得事半功倍的效果。

四、結(jié)語(yǔ)

人是行政事業(yè)單位發(fā)展的根本，人事問題的爆發(fā)將會(huì)在組織內(nèi)部各部門間引發(fā)蝴蝶效應(yīng)，波及其他部門的日常工作，影響單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，新時(shí)代背景下人事部門的檔案管理工作應(yīng)被給予高度重視，適當(dāng)提高工作人員準(zhǔn)入門檻，提高工作人員福利，確保人事檔案的信息安全，并跟隨時(shí)代發(fā)展步伐不斷作出調(diào)整改善，使人事檔案管理工作更好地為行政事業(yè)單位的總體目標(biāo)服務(wù)。

作者:白四嬌 單位:寧津縣交通運(yùn)輸局