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信息化社會(huì)的發(fā)展?jié)M足了事業(yè)單位人事檔案信息化管理的需求。新時(shí)期，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足人事檔案的管理需求，其專業(yè)化程度不高，在很大程度上制約了事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和規(guī)范化建設(shè)。因此，對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探究事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，結(jié)合實(shí)際管理情況和信息化發(fā)展需求，有針對性地優(yōu)化管理措施，滿足事業(yè)單位高效和規(guī)范的人事檔案管理需求。人事檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的重要內(nèi)容，對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展和信息安全有著重要影響。對此，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中需要積極轉(zhuǎn)變管理方式，有效引進(jìn)信息化管理技術(shù)，進(jìn)而從根本上提高人事檔案管理水平，促使事業(yè)單位人事檔案管理逐漸向系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向跨越。

一、人事檔案管理內(nèi)容

1材料歸檔

事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，需要對新的檔案材料以及文件進(jìn)行有效分類。一是劃分人事檔案材料，分析檔案信息是否滿足檔案歸檔的具體要求；二是在檔案歸檔的過程中，結(jié)合工作人員以及崗位的具體屬性、檔案應(yīng)用方向和材料內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致研究，明確檔案的具體位置；三是結(jié)合檔案管理目錄，有針對性地補(bǔ)充材料，保障歸檔屬性和歸檔方式的合理性和科學(xué)性；四是在檔案中納入全新材料。

2檢查及核對檔案

核對事業(yè)單位人事檔案時(shí)，需要對人事檔案進(jìn)行詳細(xì)的檢查，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。在檢查人事檔案內(nèi)容的過程中，除了要檢查人事檔案是否出現(xiàn)遺漏、信息是否無誤等之外，還需要仔細(xì)檢查人事檔案的儲(chǔ)存環(huán)境，比如檔案儲(chǔ)存庫的安全性能和環(huán)境是否良好等。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1保障信息的真實(shí)性

對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理環(huán)節(jié)也是全面體現(xiàn)工作人員能力的重要環(huán)節(jié)。工作人員需要全面構(gòu)建比較完整的人事檔案，以此為事業(yè)單位提供有效且真實(shí)的管理依據(jù)[1]。例如，事業(yè)單位在人事任命時(shí)需要借助真實(shí)且有效的人事檔案，如果這些檔案存在問題，就很難為人事任命提供依據(jù)。此外，事業(yè)單位在整理、收集、保管和分析人事檔案的過程中如果出現(xiàn)操作不規(guī)范的問題，也會(huì)影響檔案的真實(shí)性。

2全面體現(xiàn)人事問題

通過分析事業(yè)單位人事檔案的建立過程發(fā)現(xiàn)，構(gòu)建規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理體系除了能使工作人員全面了解自身工作內(nèi)容之外，還能全面體現(xiàn)人事問題，有效滿足事業(yè)單位全面了解相關(guān)部門及崗位人才匹配情況的需求。比如，細(xì)致的人事檔案除了能使管理部門全面了解相關(guān)部門當(dāng)前人力過剩或短缺等問題之外，還能使管理部門了解相關(guān)崗位的技能要求，進(jìn)而科學(xué)、合理地調(diào)整崗位。

3規(guī)范企業(yè)工作

通過對標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的人事檔案管理體系進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，在體系構(gòu)建時(shí)需要制定標(biāo)準(zhǔn)化績效評定制度。通過這種評定方式來衡量相關(guān)工作人員是否能夠滿足崗位要求，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在事業(yè)單位人事檔案管理的過程中，實(shí)際管理制度和相關(guān)部門、崗位之間的聯(lián)系比較密切。對此，事業(yè)單位在制訂檔案管理工作方案時(shí)，需要結(jié)合具體制度以及相關(guān)崗位要求進(jìn)行管理，推動(dòng)事業(yè)單位的規(guī)范化發(fā)展。

三、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1信息化管理水平低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中逐漸向信息化管理方向發(fā)展，這也是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、全面化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的必然要求。但當(dāng)前很多單位仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，很難滿足人事檔案信息化管理的需求，而且這種管理方式容易造成較大的人力、物力和財(cái)力浪費(fèi)，不利于人事檔案管理實(shí)現(xiàn)安全性、精準(zhǔn)性和完整性的管理目標(biāo)。這些問題都是導(dǎo)致人事檔案信息失真的主要原因，若無法從根本上保障人事檔案信息的安全性和保密性，就會(huì)對事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展造成不利影響[2]。對此，在人事檔案管理的過程中，需要有效借助信息化管理方式，以此保障事業(yè)單位有序、穩(wěn)定發(fā)展。

2檔案管理意識(shí)欠缺

高效的檔案管理方式對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，但在具體實(shí)施過程中，很多管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更加重視業(yè)務(wù)拓展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，這也是檔案管理人員管理意識(shí)欠缺的原因之一。忽視檔案信息管理對單位和部門發(fā)展的重要意義，使得人事檔案管理工作僅停留在表面上，甚至有些管理人員工作態(tài)度敷衍，導(dǎo)致檔案管理工作無法全面落實(shí)。在人事檔案管理的過程中，如果無法保證檔案的系統(tǒng)性和真實(shí)性，就會(huì)使人事檔案管理失去意義，進(jìn)而對事業(yè)單位工作的開展產(chǎn)生不利影響，制約事業(yè)單位的穩(wěn)定、高效和可持續(xù)發(fā)展。

3管理能力欠缺

當(dāng)前，很多事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，主要管理人員由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，導(dǎo)致相關(guān)管理人員專業(yè)水平不足，甚至不具備人事檔案管理的基礎(chǔ)條件。同時(shí)，部分管理人員工作態(tài)度不積極，很難滿足人事檔案管理最基本的要求，也無法及時(shí)跟上社會(huì)發(fā)展的步伐[3]。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作不能僅依靠人力，還需要引進(jìn)科學(xué)的管理設(shè)備和信息化系統(tǒng)，這種管理方式對相關(guān)管理人員的信息技術(shù)水平提出了更高的要求。此外，部分事業(yè)單位人事檔案管理人員存在兼職管理現(xiàn)象，適應(yīng)崗位的時(shí)間較短，流動(dòng)性較高，這在某種程度上也制約了事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展。

四、事業(yè)單位人事檔案管理策略

1加強(qiáng)檔案管理思維

在人事檔案管理的過程中，檔案文件的管理和錄入較為重要。管理部門需要發(fā)揮帶頭作用，強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。管理人員需要按照具體要求錄入檔案信息，從根本上解決信息失真、不完整等相關(guān)問題，滿足錄入信息真實(shí)性和系統(tǒng)性的要求。此外，管理人員需要主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，并將這些管理方法融入具體工作中，建立具體和具有權(quán)威性的相關(guān)管理制度，為后期的管理提供依據(jù)。人事檔案管理具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，若缺少合理和科學(xué)的管理模式，就會(huì)影響人事檔案管理工作的開展[4]。因此，管理人員需要突出管理意識(shí)，結(jié)合人事檔案管理現(xiàn)狀，全面優(yōu)化和完善相關(guān)管理制度。相關(guān)管理部門、領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員需要高度重視管理過程，采用高水平和高層次的管理方式開展檔案管理工作。此外，管理人員在使用檔案和資料收集的過程中都要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，不斷優(yōu)化管理措施，提升人事檔案管理水平。與此同時(shí)，落實(shí)好人事檔案管理制度需要管理人員具有責(zé)任意識(shí)，還要將個(gè)人績效和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作相結(jié)合，這種管理方式能夠提升人事檔案管理部門的建設(shè)水平。

2強(qiáng)化人才引進(jìn)措施

要想滿足事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化和系統(tǒng)化的管理需求，就需要引入先進(jìn)的管理制度和專業(yè)技能人才，不斷為事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化提供新的發(fā)展動(dòng)力，進(jìn)而使管理人員擺脫傳統(tǒng)的管理思想，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式，制定出比較先進(jìn)的管理制度。在此基礎(chǔ)上，人事檔案管理部門需要高度重視對現(xiàn)有管理人員的理論基礎(chǔ)和技能的培訓(xùn)，以此全面提高管理水平和效率。

3深挖管理中存在的問題

人事檔案管理體系的構(gòu)建和完善需要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，全面探究管理時(shí)可能存在的問題，結(jié)合相關(guān)單位、相關(guān)部門和工作人員的實(shí)際工作情況，制定能夠滿足當(dāng)前人事檔案管理需求的制度；從檔案調(diào)取、錄入和歸檔等方面開展工作，將檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人納入制度管理中。同時(shí)，專業(yè)管理人員是保障人事檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，如果管理人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏全面的管理思維，就很難滿足人事檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理需求。對此，在開展人事檔案管理工作的過程中，需要高度重視管理人員的綜合素質(zhì)，以此作為人事檔案管理的基礎(chǔ)，積極打造高水平的管理團(tuán)隊(duì)。具體措施有以下幾點(diǎn)：一是積極探索，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，有效提高管理人員的專業(yè)技能和理論水平。二是要全面打造具有較高專業(yè)化水平的管理團(tuán)隊(duì)，提高管理人員的綜合素養(yǎng)，在培養(yǎng)和優(yōu)化專業(yè)管理人員綜合素養(yǎng)的基礎(chǔ)上有效提高其管理水平。

4優(yōu)化檔案管理效率

近年來，現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展如火如荼，很多事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中注重引入數(shù)字化管理技術(shù)，以滿足事業(yè)單位人事檔案管理的需求。通過學(xué)習(xí)數(shù)字化管理技術(shù)，能夠提高事業(yè)單位的人事檔案管理水平[5]。對此，部門建設(shè)需要借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立起比較完善的人事檔案信息庫，縮減檔案管理流程，縮短檔案管理時(shí)間，提升檔案管理效率。

5整合信息化管理平臺(tái)

在平臺(tái)應(yīng)用中，可以借助硬件設(shè)計(jì)搭建人事檔案管理平臺(tái)。本文將某事業(yè)單位作為實(shí)際案例，對其平臺(tái)應(yīng)用效果進(jìn)行驗(yàn)證。為了有效阻止非檔案管理人員進(jìn)入平臺(tái)，需要在軟件開發(fā)階段設(shè)計(jì)登錄窗口，將登錄界面顯示在上位機(jī)顯示器上，輸入密碼和賬號(hào)后才能進(jìn)入平臺(tái)。需要設(shè)置的人事檔案資源屬性以表1為主。通過對上述資源進(jìn)行整合，借助遺漏數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)軟件來統(tǒng)計(jì)遺漏量，將其制作成表格的形式（見表2）。表中整合率的主要計(jì)算方式為整合量與“整合量+遺漏量”之間的百分比。通過分析發(fā)現(xiàn)，在整合的過程中四項(xiàng)整合率分別為99.7%、99.0%、97.3%和98.3%，這些整合率數(shù)值均高于人事檔案管理所需要的95.0%。通過分析整合遺漏數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，其多數(shù)都屬于利用價(jià)值較低的資源，不會(huì)對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生影響。

1.數(shù)據(jù)庫服務(wù)器

事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，可以采用信息化管理方式，不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和平臺(tái)，結(jié)合平臺(tái)的服務(wù)器進(jìn)行選擇。其在平臺(tái)核心硬件的選擇上，可以選用安裝PowerEdgeR740型號(hào)的服務(wù)器，該服務(wù)器有4個(gè)4TB硬盤、2個(gè)480GB硬盤以及2個(gè)CPU；服務(wù)器的內(nèi)存以4×32GB為主；所采用的結(jié)構(gòu)以機(jī)架式為主；服務(wù)器的主要尺寸大小為82.3mm×426.0mm×702.3mm。在該服務(wù)器的使用過程中，該型號(hào)數(shù)據(jù)庫中所涉及的ProSupport能夠滿足平臺(tái)24×7遠(yuǎn)程運(yùn)行需求，進(jìn)而滿足事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)程序應(yīng)用的需求，促使各種資源達(dá)到均衡，使其具有一定的經(jīng)濟(jì)性和可擴(kuò)展性，滿足檔案數(shù)據(jù)變化的現(xiàn)實(shí)需求。

2.上位機(jī)顯示器

在上位機(jī)顯示器的應(yīng)用中，主要采用的平臺(tái)借助C/S架構(gòu)，不斷在平臺(tái)的客戶端有效整合管理信息并安裝相關(guān)軟件，同時(shí)，在上位機(jī)現(xiàn)實(shí)界面上展現(xiàn)出人機(jī)交互界面，通過這種方式來滿足平臺(tái)用戶的操作需求以及訪問和查詢后臺(tái)檔案數(shù)據(jù)庫的要求[6]。而在上位機(jī)顯示器的選擇中，需要借助型號(hào)為SD4-6560的19—65寸落地臥式電容屏觸查詢一體機(jī)，同時(shí)將VisualC++引入該型號(hào)的顯示器中，有效開發(fā)相關(guān)平臺(tái)的軟件操作界面。因此，借助該型號(hào)顯示器，平臺(tái)用戶可以有效查詢相關(guān)人事檔案信息。觸屏查詢的方式能夠體現(xiàn)出平臺(tái)的交互性，滿足用戶信息查詢的需求。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，人事檔案管理部門的建設(shè)具有重要作用，同時(shí)人事檔案管理工作也是檔案管理部門開展工作的重要基礎(chǔ)和內(nèi)容。因此，事業(yè)單位要想有效提升人事檔案管理效能，就需要在日常管理工作中積極創(chuàng)新，全面深化落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方式，且在管理中融入信息化管理措施，通過這種方式提升人事檔案管理水平、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[3]陳麗生.事業(yè)單位人事檔案信息化管理亟待創(chuàng)新[J].人才資源開發(fā),2021(22):37-38.

[4]黃思民.新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對策略[J].黑龍江人力資源和社會(huì)保障,2021(14):85-87.

[5]賈坤濤.淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2019(13):123-124.

[6]黃珊珊.探索事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].人力資源,2020(08):10-11.

作者:沙金 單位:中共甘南州委黨校