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【摘要】本文以國有企業(yè)電子化招投標(biāo)檔案管理為研究對象，闡述了當(dāng)前電子化招投標(biāo)形式下檔案管理的特點，對進(jìn)一步完善國有企業(yè)招投標(biāo)檔案管理工作提出了意見和建議。

【關(guān)鍵詞】電子化招投標(biāo)；國有企業(yè)；檔案管理

隨著時代的進(jìn)步、科技的發(fā)展，招投標(biāo)工作已由紙質(zhì)化向全流程電子化轉(zhuǎn)變，但在推行電子化招投標(biāo)過程中，檔案管理工作也出現(xiàn)了許多問題。本文對此進(jìn)行了分析。

一、電子化招投標(biāo)檔案管理特點

傳統(tǒng)紙質(zhì)招投標(biāo)形式下，一個項目招投標(biāo)工作完結(jié)后，會形成招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、其他相關(guān)資料等大量的紙質(zhì)文件。而國有企業(yè)對招投標(biāo)檔案資料的管理極其嚴(yán)格，須遵照其相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、流程進(jìn)行檔案歸檔，招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在資料收集、搬運、整理、立卷、存檔等工作過程中需耗費大量成本。并且國有企業(yè)的招投標(biāo)檔案資料須嚴(yán)格遵守存放年限，隨著時間推移，大量紙質(zhì)文件占用空間，致使檔案室改擴(kuò)建工作頻繁，在重復(fù)的轉(zhuǎn)運、搬運、整理過程中還存在損壞、遺失的風(fēng)險。近年來，各大國有集團(tuán)公司陸續(xù)建起集團(tuán)內(nèi)的電子化招投標(biāo)平臺與系統(tǒng)，頒布相應(yīng)的電子化招投標(biāo)平臺管理規(guī)定、實行電子化招投標(biāo)后，檔案管理工作具有以下特點：第一，依托電子化招投標(biāo)平臺與系統(tǒng)，招投標(biāo)過程資料均能形成電子數(shù)據(jù)檔案，儲存在電子招投標(biāo)平臺中，招投標(biāo)資料載體由傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，極大地減少了紙張與相關(guān)耗材的浪費。并且過程資料均已在實施階段形成，同步記錄于平臺內(nèi)，招投標(biāo)資料基本實現(xiàn)無紙化，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以簡便快捷地完成資料的編寫、收集、統(tǒng)計工作，直觀了解項目進(jìn)度，提高工作效率。第二，招投標(biāo)系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)的修改均能實現(xiàn)留痕，在一定程度上避免了檔案資料整理階段工作人員對招投標(biāo)檔案資料“動手腳”的現(xiàn)象。第三，電子數(shù)據(jù)檔案無需占用過多的物理儲存空間，節(jié)省庫存空間及各類檔案存檔文具等，站在企業(yè)角度亦節(jié)約了檔案存放場所的建設(shè)或租用成本，減少了專職檔案管理人員的數(shù)量，減少了檔案架編號、搬運、來回往返于檔案館查閱等各類瑣碎工作。全流程電子化招投標(biāo)形式下的檔案管理響應(yīng)了國家可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略方針，符合綠色低碳的理念，幫助企業(yè)降本增效。

二、電子化招投標(biāo)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

招投標(biāo)工作全過程形成的各類檔案是招投標(biāo)活動的真實記錄，資料存檔方便日后招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督部門對招投標(biāo)相關(guān)資料進(jìn)行檢查、參考，從招投標(biāo)檔案資料合理性、合規(guī)性、完整性等各方面反映了工作質(zhì)量的高低。招投標(biāo)檔案通常是由招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)分別進(jìn)行存檔。目前電子化招投標(biāo)檔案管理工作存在一些問題。

1電子化招投標(biāo)檔案存檔無具體規(guī)章制度

《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》中規(guī)定招標(biāo)投標(biāo)活動中的數(shù)據(jù)電文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行電子存檔，但是沒有明確規(guī)定電子文件的具體存檔方法和存檔要求。各國有企業(yè)電子化招投標(biāo)平臺啟用后，雖然要求其各成員單位在線上平臺進(jìn)行實施，但并未規(guī)定招投標(biāo)結(jié)束后形成的檔案資料如何進(jìn)行存檔，日后采用什么形式進(jìn)行查閱。實踐中招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身認(rèn)識與理解，采取各式各樣的存檔方法。

2電子化招投標(biāo)檔案未被全面認(rèn)可

關(guān)于招投標(biāo)電子數(shù)據(jù)檔案的認(rèn)識，部分招標(biāo)人、行政監(jiān)督機(jī)構(gòu)存在差異，尤其是對其地位與作用看法不一。國有企業(yè)招投標(biāo)項目雖然已在電子招投標(biāo)平臺操作實施，但又要求“線下須同時采用紙質(zhì)化形式，電子化文件與紙質(zhì)版文件不一致時，以紙質(zhì)版文件為準(zhǔn)”。許多國有企業(yè)招標(biāo)人上級單位或監(jiān)督部門進(jìn)行檢查、審計過程中，均要求招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供紙質(zhì)版資料進(jìn)行查閱，僅提供電子化文檔不予認(rèn)可，招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)仍需依靠人工在檔案館調(diào)閱、查找、復(fù)核，實際電子化程度并不高。究其原因，部分國有企業(yè)招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)持有守舊思想，堅信存檔紙質(zhì)文件更踏實，更符合流程規(guī)定。招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)自己編制的資料形成紙質(zhì)版文件，同時要求投標(biāo)人提供紙質(zhì)版投標(biāo)文件，全流程以紙質(zhì)版文件為準(zhǔn)，日后也才能滿足監(jiān)督、審計的需要。

3成本不減反增，耗費大量不必要的時間精力，工作效率不高

因部分國有企業(yè)的電子化招投標(biāo)工作實際以紙質(zhì)版為準(zhǔn)，開評標(biāo)過程也采用線下方式進(jìn)行，在招投標(biāo)活動結(jié)束時，招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)被要求在電子招投標(biāo)平臺中再操作一遍，并保持與紙質(zhì)文件一致，電子系統(tǒng)許多設(shè)置的錄入模塊又與實際各種類型的招投標(biāo)模式不一樣，導(dǎo)致招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)耗費了大量的時間、精力。檔案整理階段，既要存檔紙質(zhì)版文件，又要存檔電子化文件，而目前大多數(shù)存檔電子化文件也僅刻錄在普通的電子光盤中，難以保證電子化文件的完整性、安全性。

三、電子化招投標(biāo)檔案管理工作的建議對策

1明確規(guī)章制度，規(guī)范管理方式，使電子招投標(biāo)檔案管理有據(jù)可依

應(yīng)建立健全電子招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度，各地招投標(biāo)行政監(jiān)督部門、檔案管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)出臺電子招投標(biāo)檔案管理的規(guī)范性文件，統(tǒng)一招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)存檔標(biāo)準(zhǔn)。各國有企業(yè)集團(tuán)總部在制定本集團(tuán)內(nèi)的電子檔案管理制度時以此為基礎(chǔ)，結(jié)合自身實際，制定出更細(xì)致具體、切實可行的電子檔案管理制度。

2優(yōu)化電子招投標(biāo)平臺，保證電子檔案的可用性、真實性、安全性

首先，電子招投標(biāo)平臺要不斷更新完善安全技術(shù)與保護(hù)措施，利用防火墻、監(jiān)控系統(tǒng)等技術(shù)防護(hù)病毒、防止檔案信息泄露，同時為避免信息丟失，在電子招投標(biāo)平臺運行過程中，做好電子檔案二次備份工作，以防信息丟失。其次，實踐過程中不認(rèn)可或不使用電子數(shù)據(jù)檔案存檔，主要的原因之一就是認(rèn)為提供的電子檔案有被替換、修改的可能，缺乏真實性。電子招投標(biāo)平臺應(yīng)通過相應(yīng)技術(shù)，留痕招投標(biāo)活動各方在電子平臺上的各類操作記錄，同時完善文件加密技術(shù)，將較為重要的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開評標(biāo)過程資料轉(zhuǎn)為帶水印的、不可修改的防偽加密文檔，保證平臺電子數(shù)據(jù)檔案不可篡改、調(diào)換，能真實記錄下招投標(biāo)活動，使招標(biāo)人、監(jiān)督審計單位敢于使用電子數(shù)據(jù)檔案，認(rèn)可其真實記錄的特性。最后，各國有企業(yè)電子招投標(biāo)平臺可在日后招標(biāo)人上級部門、監(jiān)督單位查閱、檢查審計時，對其進(jìn)行授權(quán)、驗證，使其在電子平臺中更加方便迅速地檢索到所需項目檔案，大大提升工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)在推行全流程電子化招投標(biāo)的過程中，檔案管理方面還存在著諸多問題，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維，適應(yīng)新時期電子招投標(biāo)發(fā)展需要，制定切實可行的檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善電子化招投標(biāo)形式下檔案管理工作，使電子化招投標(biāo)檔案管理工作被廣泛認(rèn)可，推動全流程電子化招投標(biāo)活動健康發(fā)展。

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[2]楊潔.招投標(biāo)檔案管理電子化研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,No.344(15):89-90.

作者:陳博倫 單位:中航技國際經(jīng)貿(mào)發(fā)展有限公司