一、人事檔案三化研究

人事檔案的“三化”是指人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時代的必經(jīng)之路，是新形勢下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進一步研究人事檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建立、管理系統(tǒng)研發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等核心問題。規(guī)范化是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統(tǒng)一、裝訂不整齊、書寫不規(guī)范、管理不規(guī)范等現(xiàn)象還比較突出。因此，加強人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，已成為迫切需要解決的重要問題。另外加強人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究，特別是要加強人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的研究，建立健全人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。目前，我國已有的人事檔管理主要有《人事檔案臨時管理條例》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《人事檔案制度管理規(guī)定》等，其中，《人事檔案歷史管理條例》是由中組部于1980年，1990年經(jīng)過修訂，《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》和《人事檔案制度管理規(guī)定》都是依據(jù)《干部檔案工作條例》制定的，在檔案內(nèi)容、收集、保管、提供利用方面與《干部檔案工作條例》大同小異。如，張建文指出，在市場經(jīng)濟背景下，個人的權(quán)利意識日漸強烈，過于強調(diào)公共利益性質(zhì)與絕對保密性質(zhì)的傳統(tǒng)人事檔案管理法制無法適應(yīng)個人資料保護運動所提出的在人事檔案收集與處理中保護個人權(quán)利的基本要求。有必要將現(xiàn)行《干部檔案工作條例》與《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》合并，制定統(tǒng)一的《人事檔案法》?？梢?，加強人事檔案法制建設(shè)的研究，既是實踐的需要，也是豐富人事檔案管理理論的需要。

二、人事檔案法制建設(shè)

近年來困擾人事檔案建設(shè)的阻礙很多，其中法律法制不健全是重點之一，我國現(xiàn)有《流動人員檔案管理條例》、《干部管理條例》、《企業(yè)人事管理條例》三項管理條例，但卻缺少明文針對具體人事管理頒布的法案，并且在這些法案當(dāng)中對設(shè)計人事資料泄露后進行的法律法規(guī)處理以及處罰略顯不足，有許多漏洞可循，因此建立健全《人事檔案管理法規(guī)》至關(guān)重要，作者認(rèn)為應(yīng)從三個方面制定《人事檔案管理法規(guī)》，第一闡述管理范圍不清晰，檔案管理范圍不清晰造成多方介入管理不規(guī)范，許多個人受到個別公司的私制管理，在離職后不能盡快取回人事檔案，造成不能及時入職從而產(chǎn)生經(jīng)濟損失，再比如單位臨時借調(diào)的過程中，檔案管理以及檔案備份的保存方式也沒有明確規(guī)定，造成一定的人事糾紛，因此新建立的《人事法規(guī)管理》應(yīng)當(dāng)明確認(rèn)識離職與調(diào)動時檔案歸屬的邊界以及明確企事業(yè)單位歸還人事檔案的時間。第二檔案泄露處罰管理不明確，檔案泄露是近年來常發(fā)生的事情，一方面是企事業(yè)單因某種原因惡意泄露員工檔案，對員工給生活及工作造成損失，一方面是因采用互聯(lián)網(wǎng)建制管理，受到網(wǎng)絡(luò)攻擊而造成的非惡意泄露，但也對當(dāng)事人造成了傷害，因此應(yīng)當(dāng)加強惡意泄露他人檔案的出發(fā)條例，將其列入到侵犯個人隱私權(quán)的一項法律條文當(dāng)中，同時明確什么是惡意侵犯個人檔案、什么事惡意泄露個人檔案、什么是惡意盜取個人檔案，劃分明確的范圍，保障當(dāng)事人隱私權(quán)受到合法的保護，第三增強人事檔案可追溯性，這一條應(yīng)當(dāng)列入到法律條例當(dāng)中，近年來對人事檔案的管理中屢屢出現(xiàn)人事檔案“失蹤”現(xiàn)象，一方面是因為檔案管理過程中存在紕漏，另一方面是因為電子檔案錄入造成的人事檔案缺失，這對追尋人事檔案范圍，尋找檔案對比造成了困難，因此應(yīng)當(dāng)明確人事檔案丟失出發(fā)條例，更好的保存人事檔案建設(shè)。

三、人事檔案工作改革

人事檔案工作改革過程中首先是強化“三化”標(biāo)準(zhǔn)，建立健全完善的人事改革制度，建立健全完善的人事管理法規(guī)，建立健全完善的體制，改革的重點應(yīng)當(dāng)首先放在建立健全完善的檔案制度上，在檔案管理過程中，人事檔案的制度管理較為松懈，原因一是因為檔案管理人員的普遍素質(zhì)不高，沒有進行過系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理員入職的要求并不高，這就造成許多企事業(yè)單位用較為低廉的價格聘請一些非專業(yè)人員，造成大量的檔案流失以及錯誤的生成，同時人事檔案工作改革過程當(dāng)中存在一定的寬宥因素，對造成他人檔案損失的管理行為不予追究，對檔案管理過程當(dāng)中存在的問題不予改正，因此重復(fù)的造成檔案確實現(xiàn)象發(fā)生。原因二檔案管理工作較為繁復(fù)，即使采用計算機錄制系統(tǒng)，檔案管理的工作量也頗大，大型人事單位可以聘請較多的檔案管理員，但普通單位困于資金限制只能聘請較少的檔案管理人員進行監(jiān)管，這樣對管理人員造成了大量的工作負(fù)擔(dān)，有時會造成檔案管理缺失；原因三普通單位的檔案管理人員往往兼職其他工作，對本來不富裕的工作時間進一步造成符合，進一步造成檔案管理制度出現(xiàn)問題。因此要解決這些問題，首先解決人事單位聘用檔案管理員的制度，要高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的制定詳細(xì)的檔案人員考核制度，其次要劃分工作區(qū)域，使檔案管理人員能夠?qū)Ｂ氉陨砺氊?zé)。

論文關(guān)鍵詞：人事檔案管理體制管理制度

論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案內(nèi)容失真真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案內(nèi)容失真真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業(yè)生要面向市場自主擇業(yè)，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動的頻率，這是一個具有重大現(xiàn)實意義的問題。

二、改革我國人事檔案管理的幾點建議

【摘要】人事檔案是黨政軍群機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理

1人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門負(fù)責(zé)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。

1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的

不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數(shù)位高級專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學(xué)博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學(xué)而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

一、人事檔案管理與利用之問題癥結(jié)

檔案利用率有限。很多人認(rèn)為檔案管理就是單純的保管，其實這種想法是大錯特錯的，而是包括一系列的服務(wù)內(nèi)容的，包括檔案信息的開發(fā)利用?，F(xiàn)今，單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來，一般情況下，只在黨員發(fā)展、職位晉升等情況下才用的著，沒有充分起到人事檔案的作用。未實現(xiàn)科技管理。現(xiàn)在是一個科技時代，單位沒有把信息技術(shù)這個科技產(chǎn)物很好的與檔案管理完全結(jié)合起來，通常只是簡簡單單發(fā)揮了檔案材料的目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發(fā)。

二、對癥下藥

領(lǐng)導(dǎo)看重。領(lǐng)導(dǎo)一句話，頂過半邊天。單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理這個事必須充分重視起來，要加強相關(guān)方面的意識，要對人事檔案的作用有充分的認(rèn)識。另外，要對人事檔案管理這項工作有充分的部署，要設(shè)立機構(gòu)，安排專門人員從事相關(guān)管理，做到有計劃，有落實，有檢驗，對檔案管理工作者要加強關(guān)心和了解，要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機會。這些必將提高相關(guān)人員的工作績效，使他們有更好的工作心態(tài)，從而促進人事檔案管理。撥款到位。對人事檔案管理工作，要適當(dāng)給予項目經(jīng)費，要把它列入每年的經(jīng)費預(yù)算之中，并且要安排專門的地方，盡量讓三室分開，并且配置齊去濕去塵儀器，裝好防盜防火設(shè)備，做到硬件設(shè)施杠杠的。要實現(xiàn)專業(yè)化。對相關(guān)人員入職時要提高入職門檻和入職標(biāo)準(zhǔn)，必須是招專業(yè)人員來進行人事檔案管理這項工作，不要由人力資源相關(guān)人員兼著做，這樣可以提高檔案管理的水平，保證檔案工作的長效性。其次，要提高檔案管理人員的理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、道德素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)最先進的管理知識，將它應(yīng)用于實際工作中去，同時要不斷結(jié)合單位實際情況，創(chuàng)新工作方式方法，提高業(yè)務(wù)能力。最后，要有良好的道德素質(zhì)，做好檔案管理工作，要有責(zé)任心，對每份人事檔案都應(yīng)仔細(xì)仔細(xì)再仔細(xì)，確保資料齊全真實，管理得當(dāng)。單位應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，定期檢查。對檔案的報送、收集、整理、資料是否完備、表達是否準(zhǔn)確等方面都要經(jīng)過細(xì)致檢查，這些過程都要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不能人為恣意的發(fā)揮主觀能動性，一切按程序按制度來。實現(xiàn)科技化管理。應(yīng)當(dāng)及時更新檔案管理技術(shù)，將檔案管理與信息技術(shù)有效結(jié)合。把相關(guān)的存儲技術(shù)、防護技術(shù)等等都用上，提高工作效率和工作質(zhì)量，延長人事檔案的壽命。

三、結(jié)語

只要做好以上幾點，我相信我們?nèi)耸聶n案管理與利用必將大大改觀，上述問題必定能夠迎刃而解，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。