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摘要：在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)逐步滲透到了人們的日常工作中。在信息化背景下創(chuàng)新文書檔案管理策略，能夠有效提升文書檔案管理水平，強(qiáng)化文書檔案資料的利用率。本文論述了信息化背景下文書檔案管理存在的問題，并提出信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略，以期提升文書檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；創(chuàng)新策略

文書檔案資料主要指的是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在日常管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，主要形式有命令、布告、指示、信函、通知、批復(fù)、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃等。在現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過創(chuàng)新文書檔案管理策略，能夠有效提升文書檔案資料的查詢效率和查詢利用的便捷性，充分發(fā)揮文書檔案的作用[1]。

一、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

（一）對(duì)文書檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不到位，制約了文書檔案管理效率的提升。在信息化背景下文書檔案管理的過程中，由于工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大，已經(jīng)習(xí)慣了使用傳統(tǒng)的管理方法，管理理念陳舊，所以對(duì)文書檔案管理的信息化認(rèn)識(shí)不到位，片面地認(rèn)為文書檔案信息化建設(shè)就是采用計(jì)算機(jī)來管理文書檔案資料，始終采用傳統(tǒng)的文書檔案管理方法，在一定程度上制約了文書檔案管理效率的提升。

（二）文書檔案管理流程繁瑣，信息化應(yīng)用效率低。雖然部分事業(yè)單位在文書檔案管理的過程中采用了信息化管理技術(shù)，但由于從公文處理到形成文書檔案工作流程繁瑣，所以文書檔案的信息化建設(shè)水平依然不高。其中，文書檔案是辦理完畢的公文按一定規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)整理后產(chǎn)生的，不同性質(zhì)的單位，甚至相同性質(zhì)的不同單位公文處理流程不盡相同，有的采用集中式，有的采用分工式，單位人員多少、業(yè)務(wù)量大小、管理層級(jí)設(shè)置等都會(huì)影響到公文處理流程，還有相當(dāng)數(shù)量的公文因?yàn)樘厥馇闆r是不按規(guī)定流程處理的，傳統(tǒng)的人工處理具有很大的靈活性，而信息化處理是原預(yù)設(shè)的程序處理，不能變通，或者只能有限地修改流程，從而影響了信息化應(yīng)用[2]。

（三）文書檔案資料信息化建設(shè)存在安全性問題。在文書檔案管理的過程中，保證文書檔案資料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的文書檔案管理過程中，保密性是信息化系統(tǒng)必須從底層要考慮的問題，要從硬件、軟件和使用人員的管理三方面來解決。檔案信息化管理平臺(tái)，需要將文書檔案資料直接上傳到服務(wù)器或云端，這樣文書檔案管理人員便能方便地借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)從數(shù)據(jù)服務(wù)器下載資料，讓數(shù)據(jù)資料解包，但也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)導(dǎo)致防火墻外的數(shù)據(jù)在受到攻擊之后被篡改，從而嚴(yán)重威脅文書檔案資料的安全性。

二、信息化背景下的文書檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新文書檔案管理理念，深化對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。為了保證信息化在文書檔案管理工作中順利應(yīng)用，首先需要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案的管理理念，充分認(rèn)識(shí)到文書檔案信息化管理的重要性。信息化越來越普及的今天，人們獲取信息的快捷性、高效性需求越來越迫切，傳統(tǒng)的人工管理已不能適應(yīng)時(shí)展和社會(huì)活動(dòng)的需要，作為文書檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持以長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)來看待文書檔案管理工作，積極創(chuàng)新文書檔案管理策略，以此達(dá)到強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理效率的目的[3]。只有將文書檔案管理工作作為事業(yè)單位日常管理的重要組成部分，堅(jiān)持以先進(jìn)的思想為指引，這樣才能夠讓事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作更加順利地進(jìn)行。

（二）大力開發(fā)文書檔案管理信息系統(tǒng)，強(qiáng)化文書檔案管理效率。首先，在信息化背景下的文書檔案管理過程中，應(yīng)該在信息系統(tǒng)中合理地設(shè)計(jì)檔案資源管理模塊，具體涉及到檔案數(shù)據(jù)庫、檔案資料庫、保管期模塊和文檔模塊等內(nèi)容。同時(shí)，在信息化文書檔案管理過程中，還需要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的采集功能、存儲(chǔ)功能、資源分類功能、信息統(tǒng)計(jì)功能、檔案資料查詢功能，全面簡(jiǎn)化文書檔案信息化管理的操作程序，以此提升文書檔案的管理服務(wù)水平。此外，文書檔案管理人員還應(yīng)在借助信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的過程中充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的預(yù)覽、打印和傳遞功能，切實(shí)保證文書檔案資料的完整性和真實(shí)性，全面提升事業(yè)單位文書檔案的管理效率。其次，通過增加文書檔案信息化系統(tǒng)的編號(hào)查詢和關(guān)鍵詞查詢功能，并合理設(shè)置文書檔案資料的來源、文書檔案內(nèi)容、錄入時(shí)間和使用方向的標(biāo)簽，增添信息查詢功能。同時(shí)，還需要針對(duì)不同類型的文書檔案資源設(shè)置不同的檔案代碼，讓文書檔案的代碼與信息文本內(nèi)容更好地對(duì)接起來，這樣才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位工作人員查詢文書檔案資料提供便利的條件。最后，事業(yè)單位文書檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況選取現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)開發(fā)平臺(tái)，充分突顯出文書檔案管理系統(tǒng)的可操作性，增加可視化設(shè)計(jì)功能。同時(shí)，還需要保證文書檔案管理信息系統(tǒng)的調(diào)查、分析和轉(zhuǎn)換工作的順利開展，深入進(jìn)行文書檔案資料開發(fā)，從而有效提升事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)水平[4]。

（三）優(yōu)化文書檔案信息安全管理，提高檔案信息保密性能。首先，在信息化背景下的文書檔案管理工作中，文書檔案管理人員應(yīng)該準(zhǔn)確把握管理權(quán)限與使用權(quán)限的關(guān)系，合理構(gòu)建良好的分級(jí)管理機(jī)制，建立事業(yè)單位文書檔案資源管理網(wǎng)。同時(shí)，還需要針對(duì)事業(yè)單位工作人員的崗位要求，合理設(shè)置查閱文書檔案管理的權(quán)限，適當(dāng)向事業(yè)單位的普通員工增加文書檔案資料的閱讀權(quán)，不能夠重新設(shè)置文書檔案資料的調(diào)取、調(diào)整和增刪權(quán)限，以此保證事業(yè)單位文書檔案資料的完整性和真實(shí)性。其次，建立完善的事業(yè)單位文書檔案資料管理的保密制度，以便能夠?qū)ξ臅鴻n案管理人員的行為產(chǎn)生一定的約束。同時(shí)，還要合理制定授權(quán)許可的借閱制度，這樣只有擁有文書檔案管理資料閱讀權(quán)限的人才能夠使用調(diào)閱文書檔案資料，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案資料的保密性。

（四）強(qiáng)化文書檔案資料管理監(jiān)督，以此保證文書檔案資料的管理效率。為了在信息化背景下提升文書檔案資料的管理效率，首先要做好文書檔案資料的信息化監(jiān)督工作，全面管控文書檔案資料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓文書檔案資料的管理水平得到有效保證。其中，通過在事業(yè)單位文書檔案管理部門設(shè)立信息化管理監(jiān)督小組，并由監(jiān)督小組定期對(duì)文書檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。一旦在事業(yè)單位文書檔案的信息化管理過程中出現(xiàn)問題，便可以立即上報(bào)給相應(yīng)的管理人員，并由事業(yè)單位管理人員組織召開文書檔案資料的信息化管理技術(shù)分析，及時(shí)解決問題，消除隱患，這樣便能夠讓事業(yè)單位文書檔案資料的管理效率真正得到提升。同時(shí)，作為文書檔案資料的信息化管理人員，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行信息化管理和檔案管理制度，執(zhí)行國(guó)家檔案局電子檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，適時(shí)對(duì)信息化操作人員和檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)，從而為文書檔案資料管理工作保駕護(hù)航?？傊臅鴻n案資料管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展具有非常重要的意義。通過創(chuàng)新信息化背景下的文書檔案資料管理策略，加強(qiáng)文書檔案資料管理人員的思想認(rèn)識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的文書檔案資料管理技術(shù)，切實(shí)保證文書檔案資料安全，以便為事業(yè)單位的日常工作和發(fā)展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的參考資料。

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[2]顧興菊.強(qiáng)化醫(yī)療檔案信息化管理促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展研討[J].全科口腔醫(yī)學(xué)電子雜志,2019(35):14.

[3]付菁燕.探究檔案信息化在工程檔案管理中的現(xiàn)狀及實(shí)施措施[J].陜西檔案,2019(2):24-25.

[4]張曉麗.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新[J].城建檔案,2019(5)：37-38.

作者:劉敏 單位:陜西省寶雞峽引渭灌溉中心