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摘要:

目的:醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作是醫(yī)學(xué)裝備管理部門的基礎(chǔ)工作，而且有衛(wèi)生部制定的管理辦法作為向?qū)?，我們以此辦法為依據(jù)探討檔案管理工作的重要性及如何做好這部分工作。方法:結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，并以作者在醫(yī)院十多年的工作經(jīng)驗，通過統(tǒng)計2007年之前至今收集到的檔案資料，并結(jié)合衛(wèi)生部2011年下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》，進(jìn)行針對性分析和探討。結(jié)果:2007年之前購置的大部分設(shè)備的檔案資料缺失，如今的管理工作困難，無論是維修還是后期管理，例如報廢等均存在問題。2010年之前由于我院檔案管理工作沒有進(jìn)行專業(yè)化管理，沒有發(fā)揮出醫(yī)學(xué)裝備檔案應(yīng)有的效果。結(jié)論:醫(yī)學(xué)裝備管理部門要對醫(yī)學(xué)裝備進(jìn)行全生命周期管理，對檔案資料統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)、權(quán)責(zé)一致，不僅能提高本部門的管理效能，還能提高設(shè)備使用率。

關(guān)鍵詞:

檔案管理；管理辦法；重要性；重點(diǎn)內(nèi)容；檔案登記表；固定資產(chǎn)；臺賬

1前言

檔案管理從宏觀上說，是直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。在醫(yī)學(xué)裝備管理中，檔案管理是醫(yī)學(xué)裝備管理的重要內(nèi)容，它是醫(yī)學(xué)裝備購入時的原始資料以及在使用過程中的所有情況進(jìn)行登記備案的資料，也是醫(yī)院管理工作中最基本的組成部分。

2檔案管理工作的基本組成

2．1檔案的作用概述

醫(yī)學(xué)裝備管理工作大體分為計劃采購、維修、經(jīng)濟(jì)效益分析和其他一些日常管理工作，例如質(zhì)量管理、器械不良事件管理、計量管理和報廢管理等。要做好這些工作，前提是必須對每臺設(shè)備的全生命周期有著充分的認(rèn)知度，我們可以從每臺設(shè)備的檔案里，了解每一次維修和工藝結(jié)構(gòu)上的改造，了解設(shè)備的使用情況，了解生產(chǎn)廠家和維修工程師的最新動向，了解設(shè)備更新?lián)Q代的情況等。這樣，才能更好地將這臺設(shè)備充分利用，為醫(yī)院獲得最大的社會和經(jīng)濟(jì)效益，也為下一次采購?fù)愒O(shè)備做好準(zhǔn)備。

2．2檔案管理工作的結(jié)構(gòu)組成

檔案管理工作在硬件設(shè)施上，包括檔案室、現(xiàn)代化信息設(shè)備(例如電腦、打印機(jī)等)，如果有條件，可以加入檔案管理軟件;在人員配置上，需要專職或兼職的檔案管理員;在內(nèi)容形式上，是根據(jù)衛(wèi)生部最新下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中規(guī)定的醫(yī)學(xué)裝備(是指醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中用于醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健等工作，具有衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)特征的儀器設(shè)備、器械、耗材和醫(yī)學(xué)信息系統(tǒng)等的總稱)，及其他裝備的完整資料，即設(shè)備全生命周期的完整資料。

3實(shí)例展示

為了使檔案管理工作的重要性闡述的更清楚明白，我抽取4個科室，每個科室抽取5份檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計，并結(jié)合我院實(shí)際情況，以2007年和2010年作為兩個醫(yī)學(xué)裝備購進(jìn)時間結(jié)點(diǎn)，因為2007年前后是檔案資料收集全面與否的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。而2010年則是我們醫(yī)院的檔案管理工作正式開始的起點(diǎn)。具體統(tǒng)計如表1。

4討論

4．1從表

1中可以看出以下幾個問題，并就這些問題進(jìn)行分析討論(1)2007年之前購進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備檔案基本缺失，這部分設(shè)備管理維護(hù)困難，因為購進(jìn)年代較久，卻仍在使用，檔案里沒有廠家聯(lián)系電話，也無法核實(shí)當(dāng)時的供貨商是誰，導(dǎo)致有些設(shè)備就此閑置或報廢。(2)2007年后購進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備的使用說明書基本齊全，但是由于沒有專業(yè)化統(tǒng)一管理，一些資料，例如論證報告、批復(fù)文件等沒有收集齊全，那么查此部分設(shè)備的購進(jìn)渠道和購進(jìn)原由時就無法查清，導(dǎo)致有些設(shè)備后期管理過程中出現(xiàn)問題，比如某臺設(shè)備到報廢年限時，最初是由哪個科室提出論證申請購買的，購進(jìn)后有無調(diào)撥，目前存放地點(diǎn)在哪里等都不明確，進(jìn)而無法進(jìn)行正常的報廢流程。(3)自2010年以來，通過學(xué)習(xí)衛(wèi)生部下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》，其中依據(jù)第四章，第三十條至第三十二條，我們制定并逐步完善本院的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度，明確全院醫(yī)學(xué)裝備的檔案管理的內(nèi)容，之后批復(fù)文件、論證報告、技術(shù)協(xié)議和合同之類的原始資料基本保存完整。

4．2總結(jié)

通過這些年對檔案管理工作的逐步細(xì)化、加深，我院的設(shè)備使用率大大提高，一臺設(shè)備的使用人員由于退休或其它原因，離開本院，下一位使用人員通過調(diào)取該設(shè)備檔案，查看說明書、咨詢廠家等方式獲得了該設(shè)備的使用方法和耗材成本等一系列信息，重新將此臺設(shè)備利用起來，沒有出現(xiàn)無人會用、機(jī)器閑置等現(xiàn)象，而是繼續(xù)為患者治療，為科室提高效益。而且后續(xù)的設(shè)備維修效果良好，經(jīng)濟(jì)效益分析準(zhǔn)確，質(zhì)量控制評估合理。可見，檔案管理工作在醫(yī)學(xué)裝備管理的重點(diǎn)工作中占有一席之位。

5檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容

5．1根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，編制檔案管理制度，制定固定資產(chǎn)臺賬

在制度的約束下，收集設(shè)備資料，做好統(tǒng)計，放入檔案盒存檔。所有醫(yī)學(xué)裝備，要按照《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中規(guī)定的，依據(jù)《全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物資)分類與代碼》對每臺設(shè)備進(jìn)行編碼，建立全院固定資產(chǎn)總臺帳。固定資產(chǎn)臺賬是動態(tài)的，實(shí)時更新的，檔案管理工作也要隨著臺賬的變化而變化。我院的固定資產(chǎn)總臺賬是每年年底更新一次，由專人建立，截止日期是每年的12月31日，分戶臺賬則是發(fā)給全院各科室分級管理。臺賬的編制要與時俱進(jìn)，越來越完善。圖1和圖2是我們醫(yī)院2008年和2013年以后的兩個固定資產(chǎn)臺帳表的對比。從圖1和圖2可以看出，改良后的表較之前的表多了很多規(guī)范化的內(nèi)容:(1)增加了醫(yī)院資產(chǎn)代碼。醫(yī)院資產(chǎn)代碼是根據(jù)《全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物資)分類與代碼》查找編制的，符合《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定。(2)能看出我院對固定資產(chǎn)管理基本形成了分級管理。保管科室是使用科室，管理科室是設(shè)備科，科室主任是科室第一負(fù)責(zé)人，每一臺設(shè)備都有專門的設(shè)備管理責(zé)任人負(fù)責(zé)，最終由設(shè)備主管院長簽字認(rèn)可，做到了醫(yī)院，醫(yī)學(xué)裝備管理部門，使用科室三級管理。(3)去掉了存放地點(diǎn)和金額，增加了備注欄。存放地點(diǎn)或其他需要備注的信息，如果需要填寫，可以由使用科室增加到備注欄里，提高了表格的靈活性。去掉設(shè)備的原值，是為了讓使用科室有問題直接聯(lián)系醫(yī)院設(shè)備管理部門，例如設(shè)備科，由專業(yè)管理人員告知目前此設(shè)備最準(zhǔn)確的現(xiàn)狀分析，比如折舊費(fèi)、折舊年限和資產(chǎn)凈值等，而不是武斷地得出錯誤的結(jié)果。

5．2做好檔案登記表

在一份設(shè)備檔案里，檔案登記表好比這份檔案的臉面，它被設(shè)計得好，會讓翻閱的人一目了然，目的明確的快速找到相關(guān)信息。在檔案登記表的設(shè)計當(dāng)中，需要注意以下幾點(diǎn):(1)檔案登記表里的表單種類不能過多，內(nèi)容不要重復(fù)，盡量在一張表上完成所有的基礎(chǔ)信息，內(nèi)容上要完整、緊湊。(2)其他資料，例如設(shè)備驗收報告可以設(shè)備廠家出具的驗收報告單為主，將客戶聯(lián)或復(fù)印件留存，一一按順序插在檔案登記表的后面。(3)相關(guān)人員簽字的區(qū)域要劃分清晰，分欄設(shè)計，并注明需要誰簽字，否則容易混淆簽錯。如圖3所示。

5．3編制檔案目錄

并按照檔案目錄，依次收集整理所有資料，例如論證報告、技術(shù)協(xié)議、投標(biāo)文件、中標(biāo)合同、安裝驗收單等。資料必須真實(shí)、可靠。在時間上要有可追溯性。第四，繼續(xù)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強(qiáng)檔案管理意識。檔案管理人員在平時工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，懂得并遵循保密原則，并提高檔案管理權(quán)限。經(jīng)常參加類似檔案管理、固定資產(chǎn)管理等的培訓(xùn)。

6結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作是基礎(chǔ)，是重點(diǎn)，要在實(shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)并有所改善。

6．1檔案管理制度還需再完善，工作內(nèi)容還需再細(xì)化

檔案管理制度不是一經(jīng)制定，永不改變的，而是隨著工作成熟程度的加深在逐步完善，在其他制度的襯托和有效執(zhí)行下，檔案資料管理制度才有它的實(shí)際意義。所以，檔案管理工作不僅是在醫(yī)學(xué)裝備安裝驗收完成之后進(jìn)行，還要在設(shè)備未進(jìn)入醫(yī)院之前開展，比如將調(diào)研資料、論證會議紀(jì)要、各種簽字留檔的文件等都要保存妥當(dāng)，除此之外，還有申請某些大型醫(yī)療設(shè)備的配置和一些投資金額較大的項目都會有批復(fù)文件，也要保存好。設(shè)備使用中期，維修資料，使用過程中的借調(diào)、改造、再培訓(xùn)等資料都要在日常工作中收集完整并存檔。

6．2檔案要分類存放

在用設(shè)備和報廢設(shè)備的資料要分開存放，報廢設(shè)備的資料要根據(jù)實(shí)際情況，經(jīng)過院里討論后，決定是繼續(xù)保存還是廢止;醫(yī)院正常采購的固定資產(chǎn)檔案和非正常渠道進(jìn)入醫(yī)院(例如租借、外單位調(diào)撥等)的醫(yī)學(xué)裝備檔案要分開存放，便于后期管理。

6．3檔案調(diào)取的制度和流程要更規(guī)范

檔案調(diào)取要經(jīng)過檔案管理員確定后方可執(zhí)行。如果要外借，需要在使用科室主任認(rèn)可后，簽署借條，限定歸還時間后借取，并將借條存檔并登記，確保檔案安全、妥當(dāng)?shù)倪\(yùn)用。

6．4定期對檔案室的資料進(jìn)行整理

檔案管理員定期對檔案室的資料進(jìn)行檢查，重復(fù)或者作廢的資料要及時取出銷毀，新入的資料要按時間順序插入檔案，有問題的資料要及時匯報上級主管領(lǐng)導(dǎo)，及時解決并記錄，要時刻保持檔案的真實(shí)性和新鮮性。

6．5繼續(xù)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強(qiáng)檔案管理意識

醫(yī)院首先要明白檔案管理工作的重要性，加大宣傳力度，讓檔案管理人員參加各類培訓(xùn)，不斷提升檔案管理工作的能力，不斷改進(jìn)檔案管理工作的方法，使檔案管理工作更加規(guī)范。檔案管理工作是一項常態(tài)化工作，時間久了，會產(chǎn)生疲乏感，要不時地在工作中加入創(chuàng)新理念，提高員工積極性，讓檔案管理工作持續(xù)、創(chuàng)新的進(jìn)行下去。

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作者:陳嶠 單位:甘肅省蘭州石化總醫(yī)院設(shè)備科