基層供電企業(yè)檔案管理問題分析
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供電企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要包括電力建設(shè)工程檔案、電力企業(yè)行政檔案、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案、供電檔案、用電檔案等；按照檔案的形式分，供電企業(yè)檔案又可分為文書檔案、圖片檔案、數(shù)據(jù)檔案、電子檔案、多媒體檔案等。由于供電企業(yè)的組織架構(gòu)中包含的不同職能部門較多，且檔案管理量較大，給檔案管理增加了一定的難度。隨著社會(huì)科技、文化水平的不斷進(jìn)步，檔案管理的方式、技術(shù)等也取得了相應(yīng)的發(fā)展。但要取得企業(yè)管理的高效益，必須通過不斷總結(jié)和分析，并善于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，才能促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。
社會(huì)的飛速發(fā)展給企業(yè)管理等帶來了新的技術(shù)和理念，與此同時(shí)，對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中的一切文書、數(shù)據(jù)等方面的檔案也朝著更具體化、復(fù)雜化發(fā)展，因而給企業(yè)檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。然而，在基層供電企業(yè)中，仍有大部分企業(yè)未取得檔案管理方面的發(fā)展，沿用傳統(tǒng)的檔案管理途徑，無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也無法進(jìn)一步幫助提高企業(yè)管理的科學(xué)性和有效性。筆者通過總結(jié)和分析，將當(dāng)前基層供電企業(yè)檔案管理中普遍存在的問題歸為以下四個(gè)方面：
1.1未形成一次檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，給后續(xù)管理帶來困難
基層供電企業(yè)涉及的業(yè)務(wù)主要包括大范圍的基層供電企業(yè)、電力工程項(xiàng)目以及企業(yè)自身日常運(yùn)轉(zhuǎn)等，其中囊括了大量的原始數(shù)據(jù)、文書等，這些信息成為一次檔案的主要來源。一次檔案具有復(fù)雜性、具體性，其信息量大，且較為粗糙，為檔案管理人員工作帶來了一定的困難。然而，在此情況下，部分基層供電企業(yè)并未給予一次檔案管理以足夠的重視度，從而為檔案的后續(xù)管理帶來了困難。首先，許多基層供電企業(yè)并未制定一次檔案收集、處理以及管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度，導(dǎo)致部分企業(yè)在采集原始數(shù)據(jù)、文書以及其他信息時(shí)無規(guī)可循，從而造成原始數(shù)據(jù)雜亂無章、分類不明確甚至信息缺漏等現(xiàn)象的發(fā)生，直接給后續(xù)管理形成不良影響；其次，部分基層供電企業(yè)在對(duì)原始檔案信息處理過程中未對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行科學(xué)加工，將許多無關(guān)數(shù)據(jù)囊括其中，從而加大了一次檔案的信息量，與此同時(shí)還降低了檔案信息的有效性；最后，在對(duì)一次檔案進(jìn)行歸類整理時(shí)，管理人員并未達(dá)成歸類工作的一致性，導(dǎo)致檔案歸集分類混亂，從而對(duì)管理的順利開展造成消極影響。
1.2檔案管理水平較低，且缺乏有效監(jiān)管
檔案管理作為基層供電企業(yè)日常管理工作的一部分，對(duì)企業(yè)運(yùn)作起著信息收容的作用，但由于檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展所產(chǎn)生的效果無法立竿見影，因此，許多企業(yè)并沒有給予檔案管理工作以足夠的重視。在當(dāng)前基層供電企業(yè)檔案管理工作中，多數(shù)企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，且未對(duì)具體管理工作進(jìn)行考察和改進(jìn)，從而導(dǎo)致企業(yè)實(shí)際檔案管理水平較低，長(zhǎng)期將阻礙企業(yè)的有效發(fā)展。部分基層供電企業(yè)的檔案管理通常只完成檔案形式上的整理與歸類擺放，并沒有針對(duì)檔案包括檔案的所屬部門、內(nèi)容類型、時(shí)間、變動(dòng)性質(zhì)等內(nèi)容在內(nèi)的信息進(jìn)行歸類和標(biāo)識(shí)，從而導(dǎo)致檔案信息的歸類過于簡(jiǎn)單粗泛，無法為企業(yè)的精細(xì)化管理提供科學(xué)、有效的依據(jù)。另外，企業(yè)檔案管理部門在檔案的存管方面并沒有制定一套高效的管理制度；部分性質(zhì)相同的檔案被劃分至多個(gè)部門或位置，導(dǎo)致檔案的查詢和取用困難加大，進(jìn)而降低了檔案管理的有效性，同時(shí)也不利于企業(yè)的管理發(fā)展。
1.3檔案管理信息化程度不高
由于基層供電企業(yè)的日常業(yè)務(wù)較細(xì)致，且與基層群眾的用電情況具有直接的聯(lián)系，因此，供電企業(yè)的一級(jí)檔案量一般較大，且檔案的載體通常為紙質(zhì)化，記錄與保存均有一定的困難和風(fēng)險(xiǎn)。然而，時(shí)代的進(jìn)步為檔案管理提供了高效化途徑，計(jì)算機(jī)信息化促進(jìn)企業(yè)檔案管理平臺(tái)便捷化以及高效化。但由于基層供電企業(yè)并沒有充分利用檔案管理信息化途徑，仍然使用舊的手動(dòng)保存方法或僅僅依靠簡(jiǎn)單的表格軟件進(jìn)行管理，且在表格中不具備科學(xué)的鏈接系統(tǒng)，導(dǎo)致所有數(shù)據(jù)以及文本均須工作人員手動(dòng)錄入，極大地降低了檔案管理的效率。
1.4檔案人員不足，專業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)
檔案管理并沒有成為基層供電企業(yè)重點(diǎn)管理內(nèi)容，因此，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員較少，且由于沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)以及后期的定期培訓(xùn)，其綜合素質(zhì)較差，對(duì)企業(yè)的檔案管理發(fā)展不利。首先，部分基層供電企業(yè)的檔案管理部門只有少數(shù)正式員工，且只在年中或年末才聘請(qǐng)非專業(yè)兼職人員進(jìn)行檔案的整理和歸集，然而兼職人員并不了解企業(yè)的運(yùn)行狀況、組織架構(gòu)以及規(guī)章制度，且這類人員不具備足夠的責(zé)任心以及檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，因此直接降低了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率；其次，許多基層供電企業(yè)并不注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，從而造成管理人員的專業(yè)水平無法得到提高，并且與時(shí)代脫軌的后果?？梢姡岣呋鶎庸╇娖髽I(yè)的檔案管理水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。
2基層供電企業(yè)檔案管理的改進(jìn)策略
從以上論述中可知，當(dāng)前基層供電企業(yè)在檔案管理方面存在許多問題，盡管檔案管理并無法對(duì)企業(yè)造成直接的經(jīng)濟(jì)影響，然而，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)也將不斷進(jìn)步，管理不善將使企業(yè)陷入經(jīng)營(yíng)信息混亂，最終影響市場(chǎng)、管理、經(jīng)營(yíng)等方面的決策，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來消極影響。因此，筆者提出了兩點(diǎn)基層供電企業(yè)檔案管理的改進(jìn)策略：
2.1優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，提高檔案管理有效性
高效的企業(yè)檔案管理需要以科學(xué)的組織構(gòu)架以及管理結(jié)構(gòu)為依托。因此，要提高企業(yè)檔案管理的有效性，首先對(duì)企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行改革。其中，企業(yè)應(yīng)充分了解現(xiàn)階段的經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r，通過各部門的工作績(jī)效考察進(jìn)行評(píng)估；將相似職能的部門進(jìn)行合并，對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、工作內(nèi)容范圍較廣的部門進(jìn)行細(xì)化、拆分，促進(jìn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的合理化。完善、科學(xué)的管理結(jié)構(gòu)將使企業(yè)檔案管理的職責(zé)分配明確化，進(jìn)而提高其管理有效性。
2.2提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，完善管理信息化平臺(tái)
首先，針對(duì)基層供電企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的情況，企業(yè)可定期聘請(qǐng)檔案管理的相關(guān)專家對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)；其次，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行企業(yè)基本經(jīng)營(yíng)情況的培訓(xùn)，使其能在充分了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的收集、處理和歸類，從而提高檔案管理的科學(xué)性。另外，企業(yè)可引進(jìn)時(shí)代先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，并請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化管理的培訓(xùn)，以提高檔案管理的有效性。
3結(jié)語
綜上所述，當(dāng)前基層供電企業(yè)不僅具有提高檔案管理效率和質(zhì)量的需求性，在飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，還具有檔案管理改革的迫切性。因此，必須從提高員工素質(zhì)、提高管理科學(xué)化、提高管理水平等各方面入手，促進(jìn)檔案管理有效性的提高，從而為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供保障。
作者：陳娟 單位：國(guó)網(wǎng)山東禹城市供電公司
