信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理的啟示
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高校檔案管理顯化了宣傳教育方面的支撐功能高校檔案記錄了高校的發(fā)展歷程以及文化特色，是對(duì)高校大量原始數(shù)據(jù)的一種保存。其涵蓋了教學(xué)、管理、科研、文化等多方面的內(nèi)容，是對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)層、教學(xué)教師以及學(xué)生行為的一種折射；其在研究報(bào)告、學(xué)術(shù)交流心得、項(xiàng)目計(jì)劃以及規(guī)章制度等方面的記載，為高校日常工作的開展提供了必要的信息基礎(chǔ)，擴(kuò)大了人際交流的范圍，為交流活動(dòng)的進(jìn)一步開展提供了機(jī)會(huì)。信息技術(shù)在高校檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用，可使其記載信息更為原始的呈獻(xiàn)，顯化其在宣傳教育方面的支撐功能，如檔案實(shí)物展示，專題講座舉辦、知識(shí)競(jìng)賽等。除此之外，信息技術(shù)還可將其在宣傳教育方面的支撐功能融入到人才培養(yǎng)和科研活動(dòng)當(dāng)中，為廣大師生提供更為直接、便利的服務(wù)。如，在課題研究、產(chǎn)品研制、學(xué)術(shù)論文撰寫過(guò)程中，開通相關(guān)資料信息的網(wǎng)絡(luò)查詢功能，為師生相關(guān)活動(dòng)的開展提供教學(xué)、科研等方面的成果信息，以發(fā)揮高校檔案管理應(yīng)有的作用。主動(dòng)搜尋、發(fā)掘收藏檔案中的特色信息，繼而有針對(duì)性的進(jìn)行規(guī)范、整理，從而顯化檔案管理的宣傳教育功能。
二、信息技術(shù)加快了高校檔案管理工作的建設(shè)
（一）加快了高校檔案管理的公正、透明化建設(shè)
信息技術(shù)在高校檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用，可通過(guò)在對(duì)校園日常事務(wù)管理的基礎(chǔ)上建立檔案信息平臺(tái)，并在此平臺(tái)上設(shè)立信息公告欄，就學(xué)校的教學(xué)特色、辦學(xué)條件、招生章程、教師任職資格、就業(yè)和出國(guó)要求等信息進(jìn)行展示，從而使教師和學(xué)生更為清晰的了解與自身相關(guān)的信息。這樣做的好處是擴(kuò)大高校檔案管理功能的同時(shí)加快了高校檔案管理工作的公正、透明化建設(shè)，提升了高校檔案管理的服務(wù)性和專業(yè)性，一定意義上講，也有利于高校檔案管理服務(wù)水平和能力的提高。
（二）加快了高校檔案管理的信息共享建設(shè)
高校檔案管理的最終目標(biāo)是服務(wù)于使用者，為其提供更為快捷、方便、準(zhǔn)確的信息服務(wù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化體制的建立，大量的社會(huì)信息不斷涌入，信息管理范圍急劇擴(kuò)大，現(xiàn)代高校檔案使用者對(duì)服務(wù)功能的要求也越來(lái)越高。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息共享是社會(huì)需求的必然趨勢(shì)，也是高校檔案管理未來(lái)努力的方向。信息技術(shù)的引進(jìn)，則為高校檔案管理的信息共享建設(shè)增添了助力。與此同時(shí)，它還將我國(guó)所有高校檔案信息有效的、系統(tǒng)的、緊密的聯(lián)系在了一起，使得我國(guó)各大高校之間達(dá)到了一種前所未有的互通有無(wú)狀態(tài)，高校業(yè)內(nèi)信息共享服務(wù)系統(tǒng)和平臺(tái)的建立，為我國(guó)高校廣大師生與科研人員相互學(xué)習(xí)、工作活動(dòng)的開展提供了便利，大大節(jié)省了有效資源、提升了效率。
（三）加快了高校檔案管理的工作效能建設(shè)
加快了高校檔案管理的工作效能建設(shè)，主要體現(xiàn)在簡(jiǎn)化了檔案管理的程序和內(nèi)容，提高了工作效率。首先，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，高校檔案信息化管理，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，節(jié)省了大量的空間。與此同時(shí)，高校檔案信息化管理的存儲(chǔ)效能更為長(zhǎng)久，減小了工作人員整理、修補(bǔ)方面的時(shí)間消耗；其次，信息化技術(shù)的應(yīng)用，還簡(jiǎn)化了檔案信息的整理、加工流程，提高了檔案管理的工作效率；最后，檔案檢索關(guān)鍵詞的運(yùn)用，還大大縮短了管理人員或使用人員的查詢時(shí)間，提供方便、快捷服務(wù)的同時(shí)使得高校檔案管理提升到另外一個(gè)層次。
三、信息技術(shù)完善了高校檔案管理的服務(wù)性
（一）為高校檔案管理的服務(wù)功能奠定了技術(shù)基礎(chǔ)
高校檔案管理的首要內(nèi)容是將已有的有價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理和保存。但是，隨著信息技術(shù)在各大高校檔案管理中的盛行和應(yīng)用，校園內(nèi)部網(wǎng)站被逐步建立，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔格局被新型的檔案載體如磁盤、光盤等所打破。存檔方式的轉(zhuǎn)變，促使收集范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，保存形式靈活化，數(shù)據(jù)庫(kù)的增加以及抓題庫(kù)的擴(kuò)展，使得高校檔案管理的服務(wù)功能進(jìn)一步完善，為其提高更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)奠定了良好的技術(shù)基礎(chǔ)。
（二）使得高校檔案管理的服務(wù)功能更具人性化
信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的滲透拓展了其管理工作的人性化服務(wù)空間。信息技術(shù)是對(duì)高校檔案管理最重要的影響之一，因擴(kuò)展了高校檔案保存形式，才使得高校檔案信息由單一性向綜合性發(fā)展。檔案信息化管理可以從聲音、圖像、視頻、照片等多個(gè)角度就某一主題的信息進(jìn)行記錄，確保了保存信息的全面性，使得使用者能夠更加清晰、深切的把握檔案信息的主題。除此之外，信息化技術(shù)的應(yīng)用還可轉(zhuǎn)變高校檔案管理的服務(wù)形式，依據(jù)需求者心理的變化開設(shè)個(gè)性化的檔案服務(wù)功能。例如，在校園網(wǎng)站上或檔案管理網(wǎng)站上增設(shè)用戶注冊(cè)功能，進(jìn)行必要的審查之后，依據(jù)用戶需求的不同提供對(duì)等的在線咨詢服務(wù)，增設(shè)專業(yè)提檔服務(wù)功能；對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，開展有針對(duì)性的參考咨詢服務(wù)，建立一個(gè)檔案管理與使用者之間的信息交流平臺(tái)，從而促進(jìn)相關(guān)教學(xué)、教研工作的發(fā)展，發(fā)揮其應(yīng)有的信息導(dǎo)航作用。
四、信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作人員提出了更高的要求
（一）對(duì)高校檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)提出了更高的要求
高校檔案管理工作人員除了掌握必要的檔案收集、整理、分析等檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)外，現(xiàn)代意義的高校檔案信息化管理還要求相關(guān)工作人員具備必要的計(jì)算機(jī)基本操作能力，并在此基礎(chǔ)上，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)高校檔案進(jìn)行收集、整理等管理方面的工作。與此同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為繁雜的情況下，檔案管理人員還應(yīng)注重加強(qiáng)自身檔案安全意識(shí)以及技術(shù)的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，時(shí)時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，提高自身現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全方面的技術(shù)水準(zhǔn)，以便為高校檔案管理提供一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
（二）對(duì)高校檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求
網(wǎng)絡(luò)虛擬環(huán)境的建立，為人們的生活平添了更多的誘惑。對(duì)于高校檔案管理工作人員而言，堅(jiān)決抵制不良誘惑，加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，對(duì)高校檔案管理具有重大的意義。信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)于高校檔案管理而言，是一把雙刃劍，將其積極影響最大化，盡量避免不安全因素對(duì)其產(chǎn)生的負(fù)面影響。這就要求學(xué)校和管理人員自身切實(shí)加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)方面的培養(yǎng)及良好的意識(shí)基礎(chǔ)，為高校檔案管理工作的順利開展提供思想保障。
作者：劉靜單位：咸陽(yáng)網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院
