信息化環(huán)境下的疾控檔案管理工作
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一.當(dāng)前疾控檔案管理中存在的問(wèn)題
疾控檔案作為原始材料記錄了在疾控過(guò)程中的歷史面貌,也是國(guó)家檔案管理重要財(cái)富的一部分,目前由于各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不一,管理不科學(xué),存在著以下問(wèn)題:
(一)檔案管理格局混亂、機(jī)構(gòu)不健全各級(jí)防疫機(jī)構(gòu)管理機(jī)制不健全,由于檔案特點(diǎn)平時(shí)不起眼,有些機(jī)構(gòu)沒(méi)有把檔案統(tǒng)一的習(xí)慣,各科室對(duì)工作中形成的檔案單獨(dú)進(jìn)行管理,由于沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)誰(shuí),檔案分散在各科室或者個(gè)人手中,各科室根據(jù)自已主觀(guān)的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理。由于檔案的經(jīng)濟(jì)效益往往不能直接在社會(huì)上反映出來(lái),使得許多應(yīng)納入管理范圍的材料沒(méi)有存檔,造成平時(shí)我們防疫工作中形成的大量珍貴的資料丟失。另外,一旦單位內(nèi)人事變動(dòng)或部門(mén)重組、解散,這些珍貴的信息材料就有可能丟失或毀壞,造成嚴(yán)重的信息資源浪費(fèi),對(duì)今后查看歷史檔案帶來(lái)諸多不便。
(二)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案利用率低一套完整的檔案資料,不僅對(duì)歷史防疫經(jīng)驗(yàn)的借鑒和未來(lái)防疫工作的研究有很大的參考作用,而且對(duì)整個(gè)疾控工作學(xué)術(shù)科研和涉及到疾控執(zhí)法標(biāo)誰(shuí)都是重要的參考依據(jù)。而在當(dāng)前的疾控工作中,缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)誰(shuí)支持,檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),大多存在著重經(jīng)營(yíng)、輕檔案的意識(shí),也由于這種思想的影響,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到日常工作中檔案管理的必要性和重要性,對(duì)各類(lèi)檔案分界不清,認(rèn)為存檔只是例行公事,可有可無(wú),對(duì)形成的檔案是否符合今后需求都不做考慮,檔案工作者普遍存在知識(shí)面窄、知識(shí)老化等,尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致檔案研究、利用率較低。
(三)檔案管理工作硬件建設(shè)不完善根本談不上專(zhuān)業(yè)的檔案庫(kù)房,也正是由于這種分開(kāi)管理,對(duì)檔案的存檔和保護(hù)工作帶來(lái)了很大的困難。近年來(lái),科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理疾控檔案的卻較少,大部分的疾控檔案工作仍依靠人工收集、檢索,儲(chǔ)存信息量小,不利于檔案的利用和開(kāi)發(fā)。
由于全球信息化高速發(fā)展,我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到,檔案信息化將成為未來(lái)趨勢(shì)。疾控檔案作為重要的信息資源,檔案管理人員必須加強(qiáng)重視對(duì)檔案的收集、整理以及研究,為疾控工作提供快速、精誰(shuí)的檔案信息,要充分發(fā)揮檔案這一重要?dú)v史資料的參考、憑證與宣傳作用,以確定檔案在疾控日常工作中的重要地位。對(duì)于在信息環(huán)境下如何做好疾控檔案管理,筆者提以下幾點(diǎn)意見(jiàn)供其他疾控檔案管理人員參考:
(一)建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制
疾控站檔案管理,也是一項(xiàng)科學(xué)管理,在疾控系統(tǒng)還是新的技術(shù)工程,亞需建立和完善管理長(zhǎng)效機(jī)制。俗話(huà)說(shuō)得好,“沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓”。要提倡全員參與,先收集、整理各科室建議與意見(jiàn),在檔案管理總要求的指引下,設(shè)計(jì)出檔案管理的規(guī)劃,具體制定檔案管理的各項(xiàng)制度,讓疾控檔案管理發(fā)生根本性的改變。由于疾控檔案的特殊性,針對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的檔案材料無(wú)須進(jìn)行繁瑣的紙質(zhì)登記整理,甚至無(wú)須進(jìn)入庫(kù)區(qū),可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)時(shí)上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。應(yīng)用各種方法進(jìn)行科學(xué)管理,使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相聯(lián),形成一個(gè)系統(tǒng)化的整體。檔案格式即可以保存純文字性信息,還可以以多媒體的影音形式于一體存檔,即可供日常查閱管理,也可供其他地區(qū)或國(guó)家借鑒,不但檔案的完整性得到有效保證,而且因信息共享,可以查詢(xún)檔案室以外地區(qū)或國(guó)家的檔案信息,打破傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,對(duì)一些病因的學(xué)術(shù)研究和突破都有很好的推進(jìn)作用。檔案讓我們了解以往的情況,研究疾控工作的發(fā)展過(guò)程及其規(guī)律性,批判地繼承前人的研究成果,總結(jié)與吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),繼續(xù)新的研究創(chuàng)造所必須參考的寶貴材料。各項(xiàng)疾控檔案利用規(guī)章制度的條文即要應(yīng)非常嚴(yán)謹(jǐn),同時(shí)更要便于執(zhí)行,要不斷在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。
(二)提高檔案標(biāo)誰(shuí)化、規(guī)范化水平
目前雖然有些機(jī)構(gòu)也試圖通過(guò)信息化系統(tǒng)來(lái)管理疾控檔案,但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰(shuí)和規(guī)范,各種資料存檔雜亂無(wú)序,沒(méi)有統(tǒng)一平臺(tái),甚至很多只是基于辦公文檔工具處理,達(dá)不到真正意義上的信息化水平,這些都嚴(yán)重影響檔案保存的質(zhì)量。要明確獎(jiǎng)罰條例,對(duì)“失誤”、“失職”責(zé)任人建立追究制度。由于疾控檔案管理范圍廣,首先要對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi),例如:環(huán)境衛(wèi)生包括公共場(chǎng)所、水、大氣等,免疫規(guī)劃包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品衛(wèi)生包括飲食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件設(shè)施的缺乏,而是沒(méi)有制定統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)誰(shuí)和規(guī)范,因此系統(tǒng)沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的水平,要做好疾控檔案管理工作,在硬件條件滿(mǎn)足的前提下,必須要真正建立健全統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰(shuí),并真正實(shí)施才能達(dá)成。搞好疾控檔案的管理對(duì)保障疾控工作正常運(yùn)行,對(duì)保障疾控事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展極為重要。在建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)誰(shuí)后,可適當(dāng)組織疾控工作人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)全員對(duì)檔案管理的重視程度,要讓每一位檔案管理人員都清楚他們肩上擔(dān)負(fù)著重任,防疫檔案隨時(shí)發(fā)揮著不可估量的社會(huì)效益,逐步使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。
(三)有重點(diǎn)地做好數(shù)據(jù)庫(kù)
建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的作用是依托信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的管理,以實(shí)現(xiàn)用戶(hù)對(duì)龐大信息的快速的增加、刪除、修改、查詢(xún)的要求。例如我中國(guó)醫(yī)藥在治療傳染性疾病方面積累了較多的經(jīng)驗(yàn),但隨著人們生活方式以及生存環(huán)境的變化,新的傳染病病原微生物存在變異,而在與傳染病斗爭(zhēng)的漫長(zhǎng)歲月里,生成的大量文獻(xiàn)資料,如果通過(guò)人工去檢索、整理,將花費(fèi)許多時(shí)間,可能影響到病人治療時(shí)間。將這一類(lèi)信息整編之后存于數(shù)據(jù)庫(kù)中,不僅可以實(shí)現(xiàn)快速查找,而且可以實(shí)現(xiàn)資源共享,各地區(qū)疾控工作人員都可以在終端實(shí)時(shí)檢索,尋找有價(jià)值信息。做好數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理一定要充分認(rèn)識(shí)到這是多個(gè)學(xué)科的應(yīng)用,從人員配置上不僅需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員管理,還需要信息技術(shù)人員一起相互配合管理,通過(guò)有效資源配置,將“死”的文件材料變?yōu)榧部貙?shí)際工作的動(dòng)力,積極發(fā)揮檔案在衛(wèi)生防病工作中的作用和效益,建立“活庫(kù)”,可隨時(shí)拓展業(yè)務(wù)接入,使自動(dòng)化效率大大提高。結(jié)束語(yǔ):在信息環(huán)境下要做好疾控檔案管理工作,首先要正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性,樹(shù)立積極樂(lè)觀(guān)的心態(tài),同時(shí)也要加強(qiáng)培訓(xùn),作為21世紀(jì)新一代的檔案管理人員,不僅要熟悉檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí),同時(shí)要能通過(guò)現(xiàn)有的信息技術(shù)、數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次研究和開(kāi)發(fā),提高檔案管理人員的素質(zhì),進(jìn)一步提高科學(xué)技術(shù)水平,完善專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu),以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求,真正實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息化下的管理工作,
作者：曾孜單位：寧鄉(xiāng)縣疾病預(yù)防控制中心
