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1.醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1醫(yī)院文書檔案的保密性

一是注重檔案資料的原始性，尤其是注意把我電子文件的原始性；二是注重電子檔案的加密性，可采用加密處理、不定期更換密鑰、跟蹤監(jiān)控等有效方式；三是規(guī)范檔案人員的行為，要求檔案管理人員在工作中一絲不茍，杜絕檔案泄密和遺失現(xiàn)象發(fā)生。

1.2醫(yī)院文書檔案的服務(wù)性

一是為醫(yī)院各級各類評審工作提供檔案資料信息；二是及時準(zhǔn)確為醫(yī)院干部任免、職稱晉升等工作提供個人相關(guān)材料；三是在基建改造過程中提供有關(guān)材料和圖紙；四是提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)。

1.3業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件較多

由于綜合性醫(yī)院科室劃分細(xì)致，相關(guān)醫(yī)療技術(shù)日新月異，使得醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)指導(dǎo)性、規(guī)范性文件數(shù)量眾多，更新較快。

1.4由于醫(yī)患糾紛所形成的文件數(shù)量逐年增多

由于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，業(yè)務(wù)量不斷上升，使得醫(yī)患糾紛同比例增加；又由于患者的維權(quán)意識近年來逐步加強(qiáng)，使得相關(guān)檔案如醫(yī)療過程調(diào)查報告、醫(yī)療鑒定報告等的數(shù)量呈快速增長趨勢。

2.目前醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題

2.1文書檔案意識薄弱

文書檔案資料的充分利用，可以為醫(yī)院創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟(jì)和社會價值。但是由于大多數(shù)醫(yī)院對檔案管理工作的價值和作用重視不夠，檔案工作不斷為臨床需求讓路，致使文書檔案資料的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

2.2歸檔工作不夠規(guī)范

部分醫(yī)院的檔案管理人員在歸檔文書檔案的過程中，不能按照《文件歸檔范圍和保管期限表》要求進(jìn)行，致使文書檔案的收集難以完整，進(jìn)而影響到文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。

2.3文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在多數(shù)醫(yī)院中，檔案管理人員多為行政人員兼任，理論水平、文化程度參差不齊，很難勝任規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理要求，影響了文書檔案管理整體質(zhì)量和可持續(xù)發(fā)展。

2.4對檔案管理的投入不足

由于醫(yī)院醫(yī)療用房緊張，導(dǎo)致存放檔案的空間十分有限，嚴(yán)重限制了檔案事業(yè)的發(fā)展；再加上在有限的資金條件下，既要保證傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)資料的建設(shè)，又要進(jìn)行檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)其憑證價值和情報價值，使得醫(yī)院文書檔案管理工作陷入困境。

2.5文書工作與文書檔案工作銜接不暢

在醫(yī)院的實(shí)際工作中，由于文書人員不懂檔案管理，常常出現(xiàn)收集工作不及時、收集范圍不明確、裝訂不規(guī)范、原稿不齊全、辦理程序不規(guī)范等問題，直接影響文書檔案的質(zhì)量。

2.6文書檔案管理的現(xiàn)代化程度不高

目前有部分大型綜合性醫(yī)院將檔案管理自動化作為辦公自動化系統(tǒng)的一部分進(jìn)行建設(shè)，但在大多數(shù)基層醫(yī)院，文書檔案管理基本上還是以手工為主，普及檔案自動化管理仍需時日。

3.加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的主要措施

3.1提高對醫(yī)院文書檔案工作的重視程度

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院管理工作的一部分，是醫(yī)院歷史發(fā)展的見證。做好文書檔案工作，離不開領(lǐng)導(dǎo)的充分理解和高度重視，并不斷加大對文書檔案管理工作的投入，切實(shí)加強(qiáng)各科室與檔案科室的溝通協(xié)調(diào)，從而推動醫(yī)院文書檔案管理工作的順利展開。

3.2注重文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

專業(yè)的人員素質(zhì)、健全的管理體系是做好檔案工作的關(guān)鍵，一是要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，二是要在醫(yī)院文書檔案人員中營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，三是積極借鑒先進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)驗。

3.3正確處理文書工作與檔案管理工作的關(guān)系

。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。一是規(guī)范公文處理是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，要依照有關(guān)規(guī)定，全面審核、嚴(yán)格把關(guān)，以確保公文的高質(zhì)量、高水平；二是保證歸檔公文的齊全完整是做好文書檔案管理工作的前提，要從平時做起，從細(xì)節(jié)做起，規(guī)范公文材料形成和辦理過程的每一個環(huán)節(jié)；三是科學(xué)歸類公文是文書檔案管理工作的關(guān)鍵，要求文書人員具有對檔案工作的高度認(rèn)識和高度的責(zé)任感，同時不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，用發(fā)展得眼光和敏銳的洞察力嚴(yán)格篩選和整理。

3.4做好文書檔案的開發(fā)和利用

檔案管理的主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，使檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，通過編寫檔案匯編，建立全引目錄、案卷目錄，卷宗目錄索引及分類索引，方便查找和使用，充分發(fā)揮其社會效益。

3.5推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

隨著無紙化辦公的逐步普及，文書檔案的管理也必須由傳統(tǒng)的管理方式向信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)計算機(jī)存儲檢索檔案，一是重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作，二是在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理，三是積極構(gòu)建醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸。

作者：李文進(jìn)單位：天津中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院