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一、創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展

（一）創(chuàng)新文化是推動高校檔案工作

信息化建設(shè)的驅(qū)動力因此，必須重視科技創(chuàng)新文化軟實力的建設(shè)，用科學(xué)發(fā)展觀梳理高校檔案工作發(fā)展思路，建立科學(xué)合理、成本低廉、優(yōu)質(zhì)高效的創(chuàng)新體制，讓激勵創(chuàng)新、敢為人先的創(chuàng)新文化植入到每個人思想里，落實到工作中。創(chuàng)新不僅是一種理念，更是知識、能力和責(zé)任的體現(xiàn)，只有形成以創(chuàng)新求發(fā)展的價值取向，與時俱進的創(chuàng)新動力，才能推動檔案工作由傳統(tǒng)到信息化的轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式，是一項以信息化為特征，以信息技術(shù)為核心的深刻變革，必然會對傳統(tǒng)的檔案工作理念和手段帶來巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。同時，我們工作中的教條主義、經(jīng)驗主義、自以為是的態(tài)度、守舊觀念和傳統(tǒng)習(xí)慣是檔案工作創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變工作模式的最大障礙，創(chuàng)新文化建設(shè)是突破障礙實現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展的根本動力。也是提升高校檔案工作創(chuàng)新能力的根本之策。因此，必須深入探索和掌握基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系的科學(xué)規(guī)律，創(chuàng)新檔案管理工作理論和實踐，以創(chuàng)新驅(qū)動檔案工作信息化建設(shè)，真正推動一場基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系革命，實現(xiàn)高校檔案工作信息化建設(shè)又好又快的發(fā)展。

（二）觀念更新

觀念更新是自我否定、自我變革和自我超越的過程是艱難、痛苦的強制性的轉(zhuǎn)變，如同破繭出蛾，需要沖破陳舊觀念的束縛，破除固有的思維方式，改變現(xiàn)行的工作方法和行為習(xí)慣。觀念不更新，眼光就短淺，思路就封閉，就設(shè)計不出具有創(chuàng)新性、突破性的高校檔案工作信息化建設(shè)方案，就建不成基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系。高校檔案管理工作必須解放思想、更新觀念、創(chuàng)新變革、破除封閉僵化觀念、確立科學(xué)先進理念，開創(chuàng)檔案工作信息化建設(shè)的新局面。追趕上時展的步伐、

（三）制度應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新

創(chuàng)新的制度應(yīng)當(dāng)是保障和規(guī)范信息化建設(shè)和工作模式變革的制度，再造基于信息化環(huán)境下的新制度，廣泛包容高校建設(shè)和發(fā)展相關(guān)的全部要素，重新調(diào)整內(nèi)部與外部的關(guān)系，上級與下級的關(guān)系，部門與部門的關(guān)系，崗位與崗位的關(guān)系。保證基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系成為高校管理工作信息化體系中的有機組成部分，用制度去規(guī)范和約束高校各項工作的運行程序，使檔案工作程序成為高校各項工作運行程序中的必經(jīng)之路。加強對執(zhí)行制度的情況進行考核，通過考核有效規(guī)范教職工的活動和行為，持續(xù)提高教職工的檔案意識和培養(yǎng)保存憑證、留存檔案的自覺性，促進、保障和規(guī)范高校檔案信息化建設(shè)。

（四）技術(shù)規(guī)則立新

技術(shù)規(guī)則是指預(yù)先在高校信息化建設(shè)規(guī)劃和設(shè)計思想內(nèi)嵌入檔案管理工作信息化相關(guān)的技術(shù)，通過技術(shù)設(shè)置來迫使人們遵守規(guī)則，最終達到對高校檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和設(shè)計思想的主動認(rèn)知和踐行。在由傳統(tǒng)工作模式向信息化工作模式轉(zhuǎn)型的過程中，會遇到由守舊觀念和傳統(tǒng)習(xí)慣而形成的巨大阻力。技術(shù)規(guī)則是破除障礙的最好利器，比如在需要限速的道路上設(shè)置減速帶強制車輛在該路段減速以防止交通事故的發(fā)生。通過設(shè)置技術(shù)規(guī)則，強制性的倒逼著信息化體系中的所有單元（系統(tǒng)）、所有節(jié)點（部門）、所有終端（崗位）、甚至每一個人，都必須主動適應(yīng)變化，融入檔案工作體系，按照程序工作，確保執(zhí)行落崗，規(guī)則落實。否則將無法勝任工作

（五）知識必須更新

我們在高校檔案工作息化建設(shè)的知識和認(rèn)識程度上遇到了玻璃幕墻現(xiàn)象，我們現(xiàn)在只能認(rèn)識和看到高校檔案工作息化建設(shè)的表面卻無法透視和探及本質(zhì)。這就要求我們克服自滿和畏懼情緒，加強學(xué)習(xí)和大膽吸納新知識、新技術(shù)、新方法、新手段，突破實踐與理論，專業(yè)與業(yè)余，封閉與開放，實體與虛擬，現(xiàn)實與未來的界限，豐富知識結(jié)構(gòu)，彌補信息化技術(shù)知識的不足。當(dāng)前，風(fēng)起云涌的檔案工作息化浪潮和工作模式變革，對高校檔案工作者的創(chuàng)新意識、知識結(jié)構(gòu)和綜合能力，提出了更高的要求，創(chuàng)新意識不是無源之水，無土之木。創(chuàng)新意識有賴于知識的積累，豐厚的知識貯藏和良好的綜合素質(zhì)。在推進檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展和工作模式轉(zhuǎn)變的過程中，我們必須在學(xué)習(xí)中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中積累知識。

（六）思路也要刷新，檔案工作者同

樣是檔案工作信息化的建設(shè)者必須通觀國內(nèi)、國外信息化發(fā)展趨勢，厘清高校檔案工作信息化建設(shè)需求現(xiàn)狀，放小利識大局，拋棄拿來主義，買來主義，死搬硬套的現(xiàn)象，避免重復(fù)建設(shè)和建成過時的東西。不能只圍繞檔案管理系統(tǒng)軟件和服務(wù)器打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，而要結(jié)合高校檔案工作實際，創(chuàng)新性的提出校園檔案云、信息校園、云校園等概念，在更高的起點上參與謀劃高校檔案工作信息化建設(shè)。強化全局統(tǒng)籌跨界管理，嚴(yán)格把跨職能、跨系統(tǒng)互通性作為衡量檔案工作信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)向系統(tǒng)融合、規(guī)則統(tǒng)一、操作一體、信息共享的基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系轉(zhuǎn)型。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設(shè)計、統(tǒng)一建設(shè)

檔案工作是高校各項工作的重要組成部分，任何一項管理工作都與檔案工作密切相關(guān)例如，在行政管理工作和活動中產(chǎn)生了行政類檔案，在教學(xué)管理工作和活動中產(chǎn)生了教學(xué)類檔案，在財務(wù)管理工作和活動中產(chǎn)生了財會類檔案等。由此可見，檔案所需要的文件材料絕大部分不是在檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員的工作與活動中產(chǎn)生的，而是在各職能部門每天的工作和活動中產(chǎn)生的。檔案管理工作與學(xué)校的各項工作緊密相連，是高校管理體系中不可缺少的組成部分。因此，只靠檔案館自身搞檔案信息化建設(shè)困難很大，高校檔案工作信息化建設(shè)必須統(tǒng)籌規(guī)劃，進入高校信息化建設(shè)的頂層設(shè)計，將高校檔案工作信息化體系設(shè)計自上而下的落實到具體文件材料形成的初始點上，使基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系延伸至各職能部門的工作和活動中，使傳統(tǒng)的樹形化的工作體系轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒木W(wǎng)絡(luò)狀的工作體系。高校檔案工作信息化建設(shè)頂層設(shè)計的基本原則，就是要統(tǒng)籌所有的與檔案工作有關(guān)的信息資源、重建包含檔案工作信息化內(nèi)容的各項規(guī)章制度、信息系統(tǒng)，考慮到高校檔案工作信息化規(guī)劃的戰(zhàn)略性、前瞻性、統(tǒng)一性。所謂戰(zhàn)略性是指高校檔案工作信息化體系只是高校管理工作信息化體系中的一個子系統(tǒng)，它要配合整個高校信息化建設(shè)的發(fā)展格局和發(fā)展戰(zhàn)略，要融入高校信息化建設(shè)的總戰(zhàn)略和信息化體系，而不能與其相悖；前瞻性是指檔案工作信息化是逐步建設(shè)完成的，需要幾年、十幾年甚至更長的時間，所以既要考慮到中短期的檔案工作信息化可持續(xù)性即人力、物力、技術(shù)保障等問題，又要考慮到和規(guī)劃好遠期目標(biāo)及各個發(fā)展階段的無縫連接，符合基于信息系統(tǒng)的體系工作模式的發(fā)展方向；統(tǒng)一性是指檔案工作信息化建設(shè)過程中，要充分考慮到檔案資源建設(shè)的多元性、廣泛性，對高校檔案工作信息化建設(shè)進行全方位、全過程的精細規(guī)劃。實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理，統(tǒng)一規(guī)劃計劃、統(tǒng)一技術(shù)體制，無論是在頂層設(shè)計或?qū)嵺`推進過程中必須避免由檔案管理部門獨自進行信息化建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計，而是引進檔案管理部門參與高校信息化建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計，把檔案工作信息化建設(shè)融合到高校信息化建設(shè)體系中，形成頂層規(guī)劃、聯(lián)合設(shè)計、集中投入、系統(tǒng)集成、配套發(fā)展的思路。打破信息化建設(shè)村村點火、戶戶冒煙的體制機制性壁壘，逐步建設(shè)成為跨職能、跨領(lǐng)域、跨業(yè)務(wù)的一體化檔案工作保障體系，實現(xiàn)系統(tǒng)兼容，體系運轉(zhuǎn)，信息共享，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，動態(tài)管理，減少層次、避免重復(fù)、化繁為簡、降低成本、提高效率，一鍵歸檔。

三、基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系

系統(tǒng)是指由若干相互聯(lián)系和相互作用的要素組成具有一定結(jié)構(gòu)和功能的有機整體。當(dāng)前，高校各職能部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求對信息數(shù)據(jù)資源獨立規(guī)劃和建設(shè)，，已形成了由財務(wù)、資產(chǎn)、教學(xué)、檔案等管理系統(tǒng)構(gòu)成的復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)群，但是構(gòu)成這些系統(tǒng)的硬件和軟件都是封閉管理、獨立運行的，結(jié)果在高校的信息化建設(shè)中造成了各種系統(tǒng)獨立設(shè)置、信息不能共享的信息孤島，并在一定程度上存在著基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)和重復(fù)投資的問題。如果能夠設(shè)計一個架構(gòu)，將上述獨立運行的各種管理系統(tǒng)整合集成起來，就可以實現(xiàn)信息化水平、綜合管理能力和工作效率的大幅度躍升。而將這些系統(tǒng)有效整合起來的架構(gòu)就是體系，簡單的說，體系就是將各種不同的系統(tǒng)集成起來組成的一個整體。所謂系統(tǒng)集成（SI，SystemIntegration），就是將各個分離的設(shè)備、功能和信息等集成到相互關(guān)聯(lián)的、統(tǒng)一和協(xié)調(diào)的體系之中，使設(shè)施和信息資源達到共享，實現(xiàn)集中、高效、便利、實時的管理。實現(xiàn)各種不同功能系統(tǒng)集成的一體化形式，是檔案工作信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系是指為實現(xiàn)檔案工作的信息化管理能力，由各種既可以獨立運行與管理，又可以整體同步、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)與管理的系統(tǒng)構(gòu)成，并以“文件材料運行回路和人為回路”的方式不斷調(diào)整與完善的系統(tǒng)。能夠?qū)崿F(xiàn)人的檔案工作意志，體現(xiàn)人的檔案工作目的和檔案工作企圖的系統(tǒng)集合，被稱為檔案工作信息化體系?；谛畔⑾到y(tǒng)的檔案工作體系模式的前提是數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及其應(yīng)用。檔案是由人的工作和活動而形成，必然在人與人之間建立聯(lián)系或聯(lián)動機制，能夠建設(shè)成為體系。將高校各項工作、工作單元、工作要素連接起來形成“神經(jīng)系”，其中任何一個節(jié)點出現(xiàn)活動都會引起體系的注意，各類信息系統(tǒng)之間的信息共享和有效轉(zhuǎn)遞是實現(xiàn)檔案工作信息化的關(guān)鍵。基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式的突出特點表現(xiàn)在：一是收文管理、行文管理、職能管理、項目管理（教學(xué)、學(xué)生、科研、設(shè)備、財務(wù)等）、檔案管理、查詢管理、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、技術(shù)支持等模塊一體，各系統(tǒng)互通、互聯(lián)、聯(lián)動操作。信息形成、信息采集、信息傳遞、信息處理實時監(jiān)控，實現(xiàn)從各項業(yè)務(wù)終端到檔案工作中樞的無縫連接。二是打破了檔案工作以及其他各項工作相互分割的界限，實現(xiàn)了各類信息共享和各項工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是檔案由實體空間向虛擬空間拓展，并受到虛擬空間的制約和影響，檔案工作體系模式將離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的支持。四是檔案工作體系模式更加重視個人的作用，基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系模式對個人的綜合素質(zhì)和能力提出了新的更嚴(yán)格的要求。在網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的檔案工作體系模式中，每一個人都是檔案工作體系上的一個節(jié)點，其自覺性、主動性、積極性和綜合能力的發(fā)揮，直接影響到檔案工作的效率和質(zhì)量。檔案工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，內(nèi)部與外部的組織機構(gòu)建設(shè)，軟件系統(tǒng)及體系建設(shè)，系統(tǒng)技術(shù)支持、安全保障、災(zāi)難備份與恢復(fù)體系建設(shè)，信息化技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)及檔案管理意識培養(yǎng)機制的建設(shè)等，是一項綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性工程。高校檔案工作信息化建設(shè)牽涉到高校工作的方方面面，是一個動態(tài)的、漸進的、長期的過程，它的整體性和協(xié)調(diào)性是非常重要的，沒有高校領(lǐng)導(dǎo)層的重視、參與、協(xié)調(diào)和督查就不可能無遺漏地布置和落實。因此，高校檔案工作信息化建設(shè)必須堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，頂層設(shè)計，統(tǒng)一建設(shè)，破舊立新，系統(tǒng)集成，信息共享，形成基于信息系統(tǒng)的檔案工作體系，才能推進高校檔案工作信息化建設(shè)健康、穩(wěn)步、快速發(fā)展。

作者：何強單位：濟南大學(xué)檔案館