概述校史工作中的檔案管理
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隨著各大高校對校史工作的重視，校史工作中檔案管理日漸成為檔案管理的重要工作，并且成為學校工作中不容忽視的一個部分。它對于總結(jié)辦學規(guī)律，推進教學改革具有重要作用，以下對其具體功能進行簡要分析。
（一）見證校史的功能
高校校史是高校發(fā)展的總結(jié)和反映，校史檔案中涵蓋了學校發(fā)展過程中的教學、育人、科研和服務社會等多方面的工作，而且記載了教師、學生和其他職工所開展的內(nèi)容多樣、博大精深的活動，檔案形成的過程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式?jīng)Q定了檔案具有見證校史的功能。從檔案的內(nèi)容上看，檔案是當時當事人直接使用相關文件從而轉(zhuǎn)化來的，它不同于事后的另行編制，它是對以往歷史的客觀記錄具有令人信服的特征。正如恩格斯說：“對于事態(tài)的真相，現(xiàn)在是無法用文件來證明的，只有事件本身成為歷史的時候才可以拿出證據(jù)來證明它?！睓n案是歷史沉跡的證據(jù)，它可以對往事形成證明作用。從檔案的形式來看，文件上保留著歷史的真跡，有些文件是全文性的、是當事人的對原事件的親筆記錄；有些文件上保留著負責人和有關人員的親筆簽字；還有些檔案直接是原來事件形成的照片、錄像和錄音等。這些原始標記和數(shù)據(jù)是對原來事件最原始和最真實的印記。檔案管理就是通過這些反映高校發(fā)展歷程的檔案集中管理和開發(fā)，從而使檔案對校史的考證價值顯示出來。以南京中醫(yī)藥大學為例，校史館通過對早期檔案的整理，就可以發(fā)現(xiàn)建校初期的成就。根據(jù)校史檔案顯示：1954年7月江蘇省人民政府召開中醫(yī)藥工作會議，1954年8月江蘇省人民政府衛(wèi)生廳上報關于籌建中醫(yī)藥大學的方案，1954年10月江蘇省編制委員會同意了衛(wèi)生廳的方案，當月任命葉橘泉為副校長，1955年3月江蘇省中醫(yī)進修學校舉行成立大會，并于當年在北京成立中醫(yī)研究院，1956年根據(jù)的指示中醫(yī)應該開辦學校，于是在北京、上海、成都和廣州成立了中醫(yī)學院。這些校史檔案是南京中醫(yī)藥大學在新中國中醫(yī)教育史上的歷史見證。從該校另一份檔案材料可以發(fā)現(xiàn)該校早期的辦學成果，第一，在學校建設方面它從一個?？七M修學校升級為本科院校，硬件設施有了極大的改進。第二，教材建設方面，該校已經(jīng)形成自己的系列教材。第三，辦學班次方面，該校所招收的學員遍布全國各地，甚至還有還有海外留學生，所辦班次引人入目。
（二）教化育人的功能
由豐富的校史檔案所形成的高校發(fā)展歷程本身就是一部非常有教育意義的教材，高校通過將最原始、最真實、最有說服力的檔案材料呈現(xiàn)在人們面前，可以使人們體會到學校對真理的渴求和對學生欲望的滿足，并使人們產(chǎn)生心靈的震撼。當該校的學生直面這些歷史的時候就會激發(fā)起其以校為榮、尊師愛校的榮譽感和自豪感。因而，校史檔案管理工作的開展具有教化育人的功能。搜集和整理校史檔案工作材料其中有些是可以直接用于教書育人的，以高校的校訓為例，如清華大學的校訓是“自強不息、厚德載物”，廈門大學的校訓是“自強不息、止于至善”。校訓的形成是有一個過程的，從某種程度上可以說校訓是高校辦學傳統(tǒng)和辦學宗旨的高度概括，是學校引導學生做人、做事和做學問的行為準則，這些校訓可以激發(fā)學生從事科學研究的興趣培養(yǎng)學生的創(chuàng)新精神，為學校的學術氛圍的營造奠定基礎。無論是歷史時間長的高校還是正在成熟的高校其檔案管理都是其發(fā)展歷程的真實寫照，都是該校良好校風的凝結(jié)。高校檔案管理教化育人的作用還體現(xiàn)在校史人物檔案的建立上，高校的校史檔案上記載了高校史上值得后人學習的優(yōu)秀學子，他們自強不息艱苦奮斗的精神，可以營造教育人的良好環(huán)境，使人產(chǎn)生一種奮進的力量、使當前的大學生更加熱愛母校，激發(fā)起創(chuàng)造業(yè)績的雄心壯志?？傊Ｊ窓n案的教化功能可以對學生進行思想和人生觀教育，使其更加熱愛本校熱愛學習，增強對學校、個人的信心，從而更加自覺地投入到學習和科研中。
（三）傳承校園文化的功能
首先，檔案管理起著積淀校園文化的作用。高校的校史檔案真實地記錄了高校在發(fā)展中所形成的教育思想和教育內(nèi)容，高校的校史檔案是一個文化寶庫。高校檔案管理的作用就是要對這一財富進行完整地保存。其次，檔案管理具有傳播校園文化的作用。高校檔案管理與校史工作的開展對校園文化的傳播具有重要作用。校史的編輯、出版和展覽過程中可以在每一個人的心中深深印上高校的形象，激發(fā)師生更加熱愛自己的母校。
（四）服務科研的功能
首先，校史檔案形成于當時教學、科研、黨政管理活動中，是一系列活動的歷史記錄不僅可以縱向了解高校的發(fā)展還可以系統(tǒng)的歸納和評價科研工作方法，所以離開了校史的編研學術活動就無異于無源之水。其次，檔案管理對校史編研的索引作用。不同類別的檔案可以反映出學校工作的方方面面，有助于對校史綱領的勾勒，當有需要的時候師生可以從分門別類的檔案中選擇自己需要的信息。再次，檔案管理對校史編研具有重要的參照作用。不同角度、不同側(cè)面的史學材料相互之間存在著有機聯(lián)系，把這些不同載體的檔案歸集起來就以對學校的歷史進行復原從而起到重要的參考作用。
二、校史工作中檔案管理的主要內(nèi)容
（一）校史檔案的征集工作
在校史檔案的征集工作中應該做好以下幾項工作：第一，做好宣傳。檔案征集管理應該做好宣傳和教育，檔案管理人員要從社會的需要出發(fā)，克服封閉狀態(tài)，使人們認識到檔案管理的重要性。第二，主動積極、細致工作。學校的檔案管理部門要針對檔案的材料來源廣、范圍大的特點，主動上門服務把反映學校主要功能的活動反映在教學、科研和實務中。第三，調(diào)動群眾積極性。檔案征集工作要涉及到學校的方方面面，因而要調(diào)動學校各個階層人員的積極性做好會議文件、領導講話的收集和整理工作，豐富檔案管理工作的內(nèi)容，為檔案的利用提供極大的便利。第四，建立健全制度。檔案管理要有規(guī)范的工作制度，來使工作有章可循，走向規(guī)范化的軌道。因此，要加強制度的建立和健全工作，使檔案管理的各項工作逐步走向規(guī)范化。第五，學習新知識，提高業(yè)務水平。檔案人員必須具有開拓創(chuàng)新意識，學習新知識，研究新學問，加強對電子文件的形成、歸檔和電子檔案的管理學習，從而保證文件材料的真實性和可靠性。
（二）校史檔案的科學管理
校史檔案的管理工作應該遵循以下幾個原則:第一，統(tǒng)一領導、實行校史檔案二級管理模式。校史檔案管理工作要嚴格執(zhí)行國家方針政策，嚴格執(zhí)行國家、省和高校系統(tǒng)有關檔案管理與校史工作的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，因而應該建立健全校史檔案管理的業(yè)務規(guī)章和業(yè)務規(guī)范，形成校史檔案的院系二級管理制度，實現(xiàn)全校檔案管理和校史工作的統(tǒng)一領導和科學管理。第二，努力維護學校校史檔案的完全與完整。學校檔案首先應該改善校史檔案的保管條件，加強檔案物質(zhì)檔案的保護措施，盡可能延長檔案的壽命。檔案管理要嚴守學校秘密，保證校史檔案信息的安全按維護學校的合法權益。第三，便于學校黨政機關及各個院系利用的原則。學校檔案利用工作存在一個效率問題，要求利用及時準確。所以學校檔案管理要從方便和提高效率的角度出發(fā)，改變作風、改進工作方式和改善工作手段途徑，為利用者提供便利優(yōu)質(zhì)服務，這樣才能使檔案管理工作切實有效，為社會做好服務。
（三）校史檔案的開發(fā)和利用
首先，開展多種形式的校史編研工作。通過多種校史編研工作，就可以吸引更多的師生、員工和校友來關注校史，為校園文化建設創(chuàng)造良好的氛圍。其次，開發(fā)校史人物檔案。人物檔案的開發(fā)具有以下途徑：報道式開發(fā)，報道式開發(fā)可以將科研人員的采訪報道、科研成果簡介編輯在校史人物傳記上，通過這種方式可以收到很好的社會效果；展覽式開發(fā)，很多高校檔案利用館藏人物檔案資源，建立校史展覽廳，使學校成為素質(zhì)教育愛國教育基地；編纂式開發(fā)，編纂式開發(fā)分為簡介、名錄類、選編和專題書刊類，是校史人物檔案開發(fā)利用的高級形式，可以起到良好的社會反響。再次，提供多渠道的校史信息服務。高校檔案應根據(jù)學校校史檔案信息的特別、用戶的需求性質(zhì)以及檔案部門的自身條件，科學合理地設計和選擇提供利用的方式方法，全方位地開展服務活動。具體應該做好以下工作：第一，編制校史檔案檢索工具。第二，提供檔案報道服務。第三，提供檔案閱覽、咨詢和復制服務。第四，不斷提高校史檔案的網(wǎng)絡化建設。最后，建設富有特色的校史館。校史館的建設不能復制別的模式和樣式，要抓住自己的特色做到精心選材，對歷史有所選擇有所取舍，體現(xiàn)特色，有針對性地體系學校的獨到之處，發(fā)揮自己的檔案優(yōu)勢，使之出現(xiàn)鮮明的特色。
三、結(jié)語
高校的檔案管理工作在校史中具有重要作用，因而在校史檔案管理工作中要做好校史檔案的征集、對校史檔案進行科學管理、做好校史檔案的開發(fā)和利用，從而確保校史檔案工作的效率和作用。
作者：陳亞利單位：南通大學檔案館
