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編者按：本論文主要從小學(xué)檔案室的運(yùn)行特點(diǎn)及其信息服務(wù)的意義；檔案室的信息服務(wù)功能；檔案室信息服務(wù)功能的完善與提高等進(jìn)行講述，包括了特定的收藏范圍、特定的使用對(duì)象、特定的信息來(lái)源、在學(xué)校信息系統(tǒng)中，檔案室是基礎(chǔ)部門，應(yīng)該在學(xué)校信息系統(tǒng)中占有一定的位置，為學(xué)校提供信息服務(wù)、綜合匯總功能、信息分析功能、咨詢服務(wù)功能、進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念等，具體資料請(qǐng)見(jiàn)：

[論文關(guān)鍵詞]小學(xué)檔案室服務(wù)功能信息服務(wù)

[論文摘要]小學(xué)檔案室的信息服務(wù)功能在學(xué)校中有著特殊的作用，如何完善和利用好這一資源日益受到關(guān)注，本文就此問(wèn)題作了幾點(diǎn)深入淺出的探討。

隨著科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息已成為各種決策不可缺少的重要前提。同時(shí)，信息資源以其豐富的內(nèi)涵和對(duì)社會(huì)的作用而被多層次、多角度地研究和利用。小學(xué)檔案室的信息采集范圍、運(yùn)行方式在學(xué)校中的特殊作用，越來(lái)越引起人們的關(guān)注。因此，探索檔案室的信息服務(wù)功能，發(fā)掘并利用好這一資源，對(duì)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展將是非常有意義的。

一、小學(xué)檔案室的運(yùn)行特點(diǎn)及其信息服務(wù)的意義

檔案室通過(guò)對(duì)學(xué)校黨政、教學(xué)、教研、學(xué)籍、設(shè)備儀器、聲像檔案、基建、財(cái)務(wù)等文件材料的搜集加工整理立卷，為學(xué)校決策及有關(guān)部門提供文獻(xiàn)的工作機(jī)構(gòu)。它與校圖書室或資料室相比具有以下特點(diǎn)：

1.特定的收藏范圍。檔案室的收集范圍以上級(jí)及有關(guān)部門文件、校內(nèi)文件、會(huì)議記錄、大事記、教學(xué)管理、教研成果、學(xué)籍管理、設(shè)備儀器、聲像檔案、學(xué)?；?、財(cái)務(wù)資料等為主，涉獵范圍明確，采集結(jié)構(gòu)多樣，具有信息的獨(dú)特性。

2.特定的使用對(duì)象。檔案資料的使用對(duì)象比較單一，一般為校領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人或特定的工作人定的信息屬性。檔案信息不同與一般圖書資料。使用具有一定的限制性，即信息具有不完全開(kāi)放性。使用者在在使用信息時(shí)，一般需要一定的申請(qǐng)，使用時(shí)不得跨類別任意查閱，對(duì)特殊內(nèi)容不得摘錄、復(fù)印、外借等。

3.特定的信息來(lái)源。檔案室的信息收集途徑一般為按照檔案管理要求直接收集。

4.在學(xué)校信息系統(tǒng)中，檔案室是基礎(chǔ)部門，應(yīng)該在學(xué)校信息系統(tǒng)中占有一定的位置，為學(xué)校提供信息服務(wù)。

但是，由于檔案室的特殊性及目前檔案室普遍存在的檔案信息利用意識(shí)較弱，導(dǎo)致了人們對(duì)其具有神秘感，認(rèn)為檔案室的信息是不可利用或很難利用的。所以說(shuō)，檔案室的信息服務(wù)功能的開(kāi)發(fā)有其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

首先，檔案室的信息服務(wù)可以為學(xué)校決策提供信息支持。在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代，學(xué)校決策者對(duì)信息的需求越來(lái)越高，檔案室把相關(guān)方面的第一手資料經(jīng)過(guò)去粗取精、分析歸納等的處理，提供給決策者，不僅可以提高決策的準(zhǔn)確性，還可提高工作效率。

其次，為教職員工提供專項(xiàng)咨詢，減少工作難度及不必要的重復(fù)。在學(xué)校管理中，貫徹落實(shí)好上級(jí)或?qū)W校文件精神，是非常重要的。但是，由于部分人員對(duì)文件制訂的背景、文件的連續(xù)性及部分內(nèi)容存有模糊之處，從而影響文件精神的落實(shí)。所以，為教職員工提供專題咨詢服務(wù)，使之了解內(nèi)容、過(guò)程，化解疑問(wèn)，對(duì)文件的落實(shí)將起到重要的作用。另外，檔案室還可為教師教學(xué)、教研提供咨詢服務(wù)，減少不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。

二、檔案室的信息服務(wù)功能

檔案室的設(shè)立是直接為學(xué)校主體服務(wù)的，其生存是以主體需要為前提條件，以自身運(yùn)行規(guī)律為基礎(chǔ)，以有效的信息服務(wù)為生長(zhǎng)點(diǎn)的。認(rèn)識(shí)、完善和發(fā)掘檔案室的服務(wù)功能，搞好檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用應(yīng)是檔案室工作人員的首要任務(wù)。

1.綜合匯總功能。檔案室基礎(chǔ)工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)就是進(jìn)行信息資料的收集。其范圍是上級(jí)及有關(guān)部門文件、本校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個(gè)方面。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，檔案室是學(xué)校的信息中心。要制定相應(yīng)規(guī)定，采取相應(yīng)的措施，一方面，檔案室要加強(qiáng)信息資料的主動(dòng)收集，另一方面，要在全校各個(gè)部門、全體教職工中樹(shù)立較強(qiáng)的檔案意識(shí)，注重文件材料的保存和存檔，最大程度地豐富檔案室的信息資料，從而達(dá)到充分占有信息資料的目的。

2.信息分析功能。充分占有信息資料，僅僅是做好服務(wù)工作的開(kāi)始，更重要的是如何對(duì)這些資料進(jìn)行加工、整理、比較、歸納，形成簡(jiǎn)捷明了、具有參考借鑒功能的有效信息。根據(jù)檔案室的信息資料特點(diǎn)及主體的需要，檔案室應(yīng)注重對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)。管理經(jīng)驗(yàn)比較分析。檔案室中存有大量的有關(guān)學(xué)校管理方面的信息，特別是隨著教育改革的不斷深入，學(xué)校各職能部門對(duì)管理方面的信息需求越來(lái)越廣泛。所以，檔案室可以通過(guò)縱向比較分析、橫向比較分析的方法，為他們提供學(xué)校管理方面的各個(gè)專項(xiàng)信息服務(wù)。

查新服務(wù)。針對(duì)某些特殊需要，檔案室可以提供史料查新、文件查新、教學(xué)教研、查新等服務(wù)。

對(duì)檔案信息的編研，搞好編研工作是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的最好途徑，有針對(duì)性地開(kāi)展編研工作，如編制《學(xué)校統(tǒng)計(jì)資料匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《教學(xué)教研成果匯編》等材料，更好地提供服務(wù)。

3.咨詢服務(wù)功能。利用所藏文獻(xiàn)資料，圍繞用戶提出的某一特定主體或?qū)ｎ}，在管理要求范圍內(nèi)，查詢有關(guān)文件、資料等，經(jīng)過(guò)整理提供給用戶。如為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)；為部門或個(gè)人提供查詢服務(wù)等。

三、檔案室信息服務(wù)功能的完善與提高

檔案室的信息服務(wù)工作要適應(yīng)發(fā)展的需要，不僅在于對(duì)服務(wù)功能的認(rèn)識(shí)，還要進(jìn)一步完善這一功能，不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為此，檔案室要從如下幾個(gè)方面加強(qiáng)自身建設(shè)。

1.進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，主要是兩個(gè)方面：一是改變過(guò)去墨守成規(guī)的保守思想；是轉(zhuǎn)變重藏輕用的觀念。由于長(zhǎng)期受檔案神秘感的影響，人們對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用一直存有顧慮，重存、重保，從而制約了檔案室的信息服務(wù)功能。解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，在檔案管理要求之下，主動(dòng)服務(wù)，是提高檔案室信息服務(wù)功能的首要前提。

2.不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)檔案工作人員的政治思想教育、業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)是做好一切工作的基本保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須重視對(duì)檔案工作人員的繼續(xù)教育，定期培訓(xùn)，經(jīng)常組織參觀學(xué)習(xí)，拓寬視野，以及信息收集、加工、檢索、保管的能力。

3.充分應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)信息收集與交流能力，計(jì)算機(jī)的使用和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展將使信息的收集方式與途徑、存儲(chǔ)載體、檢索方式與速度等方面發(fā)生重大變化，并為廣泛的信息交流提供了可能。檔案室在自身的建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，必須創(chuàng)造條件，盡快應(yīng)用這些現(xiàn)代化的手段，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息管理自動(dòng)化，從而更有效地提供服務(wù)。

4.進(jìn)一步完善檔案室的管理，建立可行的信息服務(wù)途徑。

檔案畢竟不同于圖書室、資料室，它在信息服務(wù)方式、途徑方面，必須首先遵從檔案管理中的有關(guān)要求。因此，要想真正發(fā)揮檔案室的信息服務(wù)功能，在完善檔案管理制度建設(shè)的同時(shí)，一定要建立建全一套適合檔案室信息服務(wù)的管理制度，為信息服務(wù)開(kāi)辟可行、有效的途徑。

要采取可行措施，完善服務(wù)功能，現(xiàn)在各校在檔案管理體制上各有差異，為了更好地利用現(xiàn)有檔案信息資源，要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)或分別管理，并建立校內(nèi)檔案信息目錄中心，盡快采用高效、統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理、檢索、以達(dá)到全方位、多渠道、多角度地對(duì)檔案信息資源提供利用。