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1概述

信息技術(shù)的時代不同于以往任何時代，科技技術(shù)的進(jìn)步對現(xiàn)有的辦公模式和辦公理念提出了全新的挑戰(zhàn)，提出辦公實現(xiàn)數(shù)字化、無紙化的發(fā)展要求。其中，局域網(wǎng)的建立是關(guān)鍵的一環(huán)，為數(shù)字化和無紙化辦公提供了基本的技術(shù)條件。更具體一點來講，所謂的局域網(wǎng)中代表性的是內(nèi)部網(wǎng)，這種網(wǎng)絡(luò)在辦公系統(tǒng)中最為常用，可以實現(xiàn)各種文件、通知和聯(lián)絡(luò)的即時有效，同時又能做到安全準(zhǔn)確。內(nèi)部網(wǎng)的操作是采取一種統(tǒng)一的方式，通過中央網(wǎng)絡(luò)向各個辦公部門信息的。當(dāng)然，內(nèi)部網(wǎng)只是辦公自動化的一個組成部分，但其運行方式代表著計算機(jī)技術(shù)在自動化辦公中的應(yīng)用概況，即統(tǒng)一、高效、安全、便捷。

2計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化的意義

2.1提高工作效率運用局域網(wǎng)和各種辦公軟件，不僅可以有效地提高個人的辦公效率，更加重要的是，個人與個人之間，群體與群體之間，通過這種協(xié)同辦公的方式，運用計算機(jī)技術(shù)，對工作信息進(jìn)行及時的接受和處理，并實現(xiàn)高效的合作機(jī)制，最大限度地提高了工作效率。

2.2節(jié)約辦公成本計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了數(shù)字化、無紙化辦公模式，這種模式使得辦公成本大大降低，節(jié)約了大量的紙張、墨盒、耗材等辦公用品，減少了采購的費用，把辦公浪費降低到最小，更加有利于各種設(shè)備資源的共享和維護(hù)。

2.3加強內(nèi)部交流和外部聯(lián)系在數(shù)字化辦公之前，大部分的工作環(huán)境都會受到工作場所和工作內(nèi)容的限制，內(nèi)部交流和外部交流都需要走正規(guī)的流程，耗費時間，又不能達(dá)到及時交流的目的。在實現(xiàn)了辦公自動化后，這種內(nèi)部和外部的交流變得更加方便，在工作范圍之內(nèi)，辦公人員可以靈活地掌握，可以更加直觀地進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和學(xué)習(xí)。

2.4便于決策指揮計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得原本容易滯后的決策指揮步驟變得更加高效，提高了工作的質(zhì)量。上級領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行工作的決策和指揮室時，可以快速核查、跟蹤進(jìn)度、獲得反饋等，是一種實時的管理模式，是科學(xué)的，是現(xiàn)代的，也是規(guī)范的。

3計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的具體應(yīng)用

3.1硬件設(shè)備和軟件資源現(xiàn)代化辦公的主要業(yè)務(wù)有文字編輯、信息處理、信息傳輸和信息檢索等，這些業(yè)務(wù)通過計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，都向著越來越快捷和高效的方向發(fā)展。當(dāng)然，要實現(xiàn)這些辦公的自動化，首先要有的就是計算機(jī)這個硬件設(shè)備，也是核心的設(shè)備，其運行功能、運行條件、運行系統(tǒng)等，都會對辦公自動化的實現(xiàn)帶來很大的影響。而軟件則是應(yīng)用于計算機(jī)中的各種辦公程序，這些程序在計算機(jī)的運行、管理、維護(hù)過程中都是至關(guān)重要的，具體來講，主要的辦公軟件有以下幾個方面：①基礎(chǔ)的電子通信設(shè)備：局域網(wǎng)，電話等；②信息輸出設(shè)備：掃描儀，復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)等；③系統(tǒng)維護(hù)、處理、辦公軟件：操作系統(tǒng)，語言翻譯程序；④系統(tǒng)支持軟件：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；⑤文字處理系統(tǒng)、圖形處理系統(tǒng)軟件：微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件等；⑥專用型的辦公軟件：財務(wù)管理系統(tǒng)，設(shè)備管理系統(tǒng)等。

3.2文檔管理的自動化計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得文檔的管理，包括文件的送閱和批復(fù)都可以在計算機(jī)上、局域網(wǎng)上完成。具體來講，這些工作流程是可以由辦公人員自己定義，自行操作的，在辦公過程中對文檔形成的瀏覽痕跡、批復(fù)痕跡、修改意見等都可以得到詳細(xì)的收集和保留。當(dāng)辦公人員拿到了一份文件，可以先進(jìn)行計算機(jī)上的錄入和保留，并進(jìn)行相應(yīng)的登記，然后再發(fā)送給公文擬辦人，經(jīng)過一系列的辦公流程后，原始的文件將會形成電子的信息資源，進(jìn)行文檔的歸檔。歸檔為電子版的文件可以按照不同的權(quán)限進(jìn)行保存和分類，分類的檔案還可以設(shè)置不同的查詢權(quán)限和查詢密碼。舉例來講，一個職員進(jìn)入新的公司以后，公司會對其設(shè)置一個專門的用戶身份，職員可以自己設(shè)置這個身份的查詢權(quán)限，這個權(quán)限只有自己可以查詢，不僅可以及時瀏覽單位的系統(tǒng)文件和通知，也可以為自己的工作情況和各種福利進(jìn)行記錄。

3.3建立公開的信息平臺機(jī)關(guān)和企業(yè)內(nèi)部需要有自己的信息和交流場所，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的時代，這個場所不再是紙質(zhì)的、只是在辦公室內(nèi)的，而是可以通過電子公告、電子刊物、電子事項等各種形式進(jìn)行信息的，使得各種事項可以在公司內(nèi)得到最快速的，最準(zhǔn)確的傳達(dá)。公司職員可以在這個平臺上得到最新的企業(yè)信息，企業(yè)信息也可以得到最快速廣泛的傳達(dá)。這個平臺是公開的，是共享的，因此，員工可以及時地了解到公司的實時動態(tài)，不僅如此，外界也可以通過這個平臺了解到公司的發(fā)展情況、公開信息、企業(yè)形象以及重要的招聘信息等等。這個平臺不僅僅是公司上層信息的渠道，更是企業(yè)職員表達(dá)自己的意見、提出自己的要求的平臺，員工可以在內(nèi)部設(shè)置電子郵件，與外部乃至與Internet的信息進(jìn)行交流。

3.4提高內(nèi)部的協(xié)作通過計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)的內(nèi)部資源會得到最大的利用，工作的靈活性和適應(yīng)性也將有很大的提高。在各個企業(yè)和機(jī)關(guān)單位中，都會存在著大量的流程化作業(yè)，這些作業(yè)包括有公文的編輯、收發(fā)各種辦公文件、進(jìn)行各種工作審批等等。這些工作是必要的，同時也是耗時的。通過無紙化辦公，企業(yè)可以實現(xiàn)工作流程自動化，使得企業(yè)內(nèi)部達(dá)到最佳的協(xié)作，節(jié)約辦公時間。減少了人為差錯和延誤，提高勞動生產(chǎn)率。除了上述工作外，其應(yīng)用在企業(yè)的工作中還包括有非常多的日常管理日程，例如用餐管理、會議管理、車輛管理、物品管理等。這些管理工作的協(xié)作程度在很大程度上會影響到整個企業(yè)的運作，通過計算機(jī)技術(shù)，將這些基礎(chǔ)性的工作安排好，是管理工作的重中之重。

3.5其他方面的應(yīng)用①在人事管理工作中，尤其是勞資人事管理中，可以通過計算機(jī)技術(shù)，將員工資料與考勤制度，以及工資管理和人事管理相結(jié)合，最大限度地提高工作效率，把管理費用降到最低。②不管是企業(yè)還是機(jī)關(guān)單位，都不可避免地需要召開大量的工作會議，這些會議不管是大型的，還是小型的，都需要進(jìn)行大量的事前準(zhǔn)備工作和事后總結(jié)報告工作。這些工作在實現(xiàn)了辦公自動化后，將會輕松許多。會前可以先向員工發(fā)送會議資料，安排會議的參加人員、時間、場地和內(nèi)容等，并以電子郵件或打印會議單的方式發(fā)放會議函等。會后，可以對會議的具體內(nèi)容進(jìn)行記錄和整理，并發(fā)送給與會人員。甚至可以采取視頻會議，網(wǎng)絡(luò)會議等方式，改變傳統(tǒng)的會議形式，真正做到自動化辦公。③作為最基本的郵件傳送功能，為員工和企業(yè)提供材料收發(fā)的平臺。上面幾個方面就是計算機(jī)技術(shù)在自動化辦公中的具體應(yīng)用，它的運用可以高效能、大容量地收集和處理存儲大量的信息，在提高工作效率的同時，也保證了最佳的工作效率，使得現(xiàn)代辦公更加快速高效。

作者：夏春梅單位：保山學(xué)院