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[論文關(guān)鍵詞]人力資源管理信息系統(tǒng)分析

[論文摘要]在現(xiàn)代經(jīng)營活動(dòng)中，信息已成為重要資源之一，誰獲得了最新的信息，誰重視了信息資源的開發(fā)與利用，誰就可能獲得巨大的經(jīng)濟(jì)利益。本文通過分析人力資源管理信息系統(tǒng)，力圖闡述清楚一個(gè)有效的人力資源管理信息系統(tǒng)。

一、引言

任何一個(gè)管理系統(tǒng)都是動(dòng)態(tài)的、可控的系統(tǒng)，一般由管理機(jī)構(gòu)、管理對象和聯(lián)結(jié)二者之間關(guān)系的信息系統(tǒng)這三個(gè)要素組成。一般認(rèn)為，管理信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)。從技術(shù)角度來講，管理信息系統(tǒng)是為了支持組織決策和管理而進(jìn)行信息收集、處理、儲(chǔ)存和傳遞的一組相互關(guān)聯(lián)的組成部分；從經(jīng)營角度來講管理信息系統(tǒng)是組織和管理上針對環(huán)境變化等帶來挑戰(zhàn)而做出的基于信息技術(shù)的（解決問題）方案。信息系統(tǒng)的三種基本活動(dòng)是：信息的處理、輸出和反饋。

二、人力資源管理信息系統(tǒng)分析

人力資源管理信息系統(tǒng)是對人力資源信息進(jìn)行收集和加工，利用信息進(jìn)行人力資源的規(guī)劃和預(yù)測，輔助公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人力資源開發(fā)管理與人事決策的信息系統(tǒng)。以下將從人力資源管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、人力資源管理信息系統(tǒng)的功能和人力資源管理信息系統(tǒng)的性能要求三個(gè)方面來對人力資源管理信息系統(tǒng)進(jìn)行分析。

（一）人力資源管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

人力資源管理信息系統(tǒng)作為公司管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，其本身也是一個(gè)較大的系統(tǒng)，還可以分為若干子系統(tǒng)。本文作者把人力資源管理信息系統(tǒng)劃分為五個(gè)子系統(tǒng)，現(xiàn)對各信息子系統(tǒng)分析如下：

1．人事檔案管理子系統(tǒng)

該系統(tǒng)完成對員工基礎(chǔ)檔案的管理，是人力資源管理信息系統(tǒng)最基礎(chǔ)的工作。檔案的建立以行政科室為基本單位，正式員工和雇傭制員工分別建立檔案。人事檔案至少包括下列具體信息：①自然狀況：性別、年齡、民族、籍貫、體重和健康狀況等；②知識(shí)狀況：文化程度、專業(yè)、學(xué)位、所取得的各種證書和職稱等；③能力狀況：表達(dá)能力、操作能力、管理能力、人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力及其他特長的種類與等級；④閱歷及經(jīng)驗(yàn)：做過何種工作，擔(dān)任何種職務(wù)及任職時(shí)間、調(diào)動(dòng)原因、總體評價(jià)；⑤心理狀況：興趣、偏好、積極性程度和心理承受能力；⑥工作狀況：目前所屬部門、崗位、職級、績效和適應(yīng)性；⑦收入情況：工資、獎(jiǎng)金、津貼和職務(wù)外收入；⑧家庭背景及生活狀況：愛人情況和偏好，家庭職業(yè)取向和個(gè)人對未來職業(yè)生涯的規(guī)劃等；⑨所在部門使用意圖：提、留、調(diào)、降。子系統(tǒng)可完成對人事檔案的輸入、修改、刪除、查詢、分類統(tǒng)計(jì)及報(bào)表打印。

2．工資管理子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)完成工資的核發(fā)與工資的調(diào)整，包括輸入工資數(shù)據(jù)、查詢個(gè)人工資、修改工資數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)部門工資和打印工資單，該子系統(tǒng)可以查詢考勤與績效考核子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，以便確定工資金額。

3．員工考勤與績效考核子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)包括員工考勤與員工績效考核兩部分。員工考勤用于記錄和統(tǒng)計(jì)員工出勤情況，可以通過員工上下班打卡的方式實(shí)現(xiàn)，曠工、病事假也要及時(shí)記錄。員工績效考核用于定量考察員工的工作績效，包括完成工作的數(shù)量、質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。子系統(tǒng)還可以統(tǒng)計(jì)打印報(bào)表，為確定勞動(dòng)報(bào)酬和決定人員調(diào)配及職務(wù)升降提供依據(jù)。

4．員工錄用與調(diào)配子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)完成員工的錄用和調(diào)配功能。員工的錄用包括新員工的錄用和急需人才的招聘。對公司來說，營銷員的招聘已成為現(xiàn)階段比較關(guān)鍵的問題，因此有必要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，提高辦事效率。員工的調(diào)配包括員工的平行調(diào)動(dòng)和職務(wù)升降，它能處理由于員工調(diào)配而引起的各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的變化。

5．員工教育培訓(xùn)子系統(tǒng)。

該子系統(tǒng)完成員工教育培訓(xùn)的管理，可進(jìn)行員工素質(zhì)的統(tǒng)計(jì)評價(jià)、教育培訓(xùn)過程的控制、教育培訓(xùn)結(jié)果的評價(jià)。

（二）人力資源管理信息系統(tǒng)的功能

人力資源管理信息系統(tǒng)的五個(gè)子系統(tǒng)具有大致相同的五個(gè)功能模塊，它們是信息錄入、綜合查詢檢索、統(tǒng)計(jì)、打印及系統(tǒng)維護(hù)。

1．信息錄入：包括原始數(shù)據(jù)的輸入、修改和刪除。

2．綜合查詢檢索：接納查詢要求，檢索有關(guān)信息。查詢方法可以是多種組合條件查詢，也可以是模糊條件查詢。查詢檢索分為三類，即上級領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)絡(luò)查詢、該子系統(tǒng)管理人員查詢和一般用戶通過網(wǎng)絡(luò)查詢。通過設(shè)置口令，各用戶只能使用自己特權(quán)之內(nèi)的查詢。

3．統(tǒng)計(jì)：根據(jù)需要，各子系統(tǒng)能夠統(tǒng)計(jì)有關(guān)數(shù)據(jù)并能夠打印。

4．打?。焊髯酉到y(tǒng)能夠打印出有關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

5．系統(tǒng)維護(hù)：各子系統(tǒng)維護(hù)模塊具有修改口令管理、系統(tǒng)庫維護(hù)、數(shù)據(jù)整理、系統(tǒng)后備和系統(tǒng)恢復(fù)等功能。①口令管理?？诹罟灿形宸N類型，供不同的人員使用。他們是數(shù)據(jù)庫錄入人員、數(shù)據(jù)維護(hù)人員、一般用戶、部門經(jīng)理和經(jīng)理特權(quán)。除特權(quán)用戶外，各用戶只能使用自己權(quán)限內(nèi)的操作。②系統(tǒng)庫維護(hù)。該模塊可以對各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。③數(shù)據(jù)整理。根據(jù)條件將數(shù)據(jù)分類處理。④系統(tǒng)后備。將數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容備份到軟盤。⑤系統(tǒng)恢復(fù)。將數(shù)據(jù)庫從軟盤驅(qū)動(dòng)器恢復(fù)到系統(tǒng)。（三）人力資源管理信息系統(tǒng)的性能要求

人力資源管理信息系統(tǒng)經(jīng)過詳細(xì)的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)，確定為非實(shí)時(shí)性系統(tǒng)，至少應(yīng)該滿足以下系統(tǒng)性能要求：

1．可操作性

本系統(tǒng)的操作人員是公司的管理人員，而非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。為使系統(tǒng)有效地發(fā)揮作用，要求系統(tǒng)容易理解，操作簡單方便，上機(jī)培訓(xùn)量小。因此，人機(jī)界面的設(shè)計(jì)宜采用第三代界面，即面向窗口的點(diǎn)選界面。該界面窗口、圖標(biāo)、菜單與指示器四位一體，形成桌面的概念，可為用戶帶來以下種種便利：①能同時(shí)顯示不同種類的信息，使用戶可以在以下幾個(gè)環(huán)境中切換而不丟失幾個(gè)工作之間的聯(lián)系，窗口能夠讓用戶自如地執(zhí)行許多通信型和認(rèn)知型任務(wù)。②用戶通過下拉式菜單可以方便執(zhí)行控制型和對話型任務(wù)。③引入圖標(biāo)、下拉式菜單、按鈕和滾動(dòng)條技術(shù)，可以大大減少鍵盤輸入，對那些不精于打字的用戶無疑提高了交流效率。

2．安全性

本系統(tǒng)所處理的數(shù)據(jù)都是十分重要的，不能隨意存取和改變，因此必須對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存取和改變進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保護(hù)，以杜絕對數(shù)據(jù)的非法操作和防止計(jì)算機(jī)病毒的破壞。當(dāng)使用本系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)先進(jìn)行用戶識(shí)別和鑒定，可讓用戶輸入標(biāo)識(shí)或口令進(jìn)入各子系統(tǒng)。對獲得上機(jī)權(quán)的用戶要根據(jù)預(yù)定好的用戶權(quán)限進(jìn)行存取控制，保證用戶只能存取他有權(quán)存取的數(shù)據(jù)。

3．可維護(hù)性

系統(tǒng)的變更要簡單易行。一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)由于需求和環(huán)境的變化以及自身暴露的問題，在交付用戶使用后，對它進(jìn)行維護(hù)是不可避免的，而軟件維護(hù)的費(fèi)用是比較高的。因此在該系統(tǒng)開發(fā)的全過程中，始終要注意軟件的可維護(hù)性。

4．可靠性

要求系統(tǒng)在發(fā)生故障或輸入數(shù)據(jù)不合理的情況下，有較高的抗干擾能力和控制故障的能力，以免系統(tǒng)發(fā)生停頓或遭到破壞而影響工作。

三、結(jié)束語

管理信息系統(tǒng)的建立是一項(xiàng)耗費(fèi)大量人、財(cái)、物的工程，必須遵循當(dāng)今軟件工程的一些科學(xué)方法。在人力資源管理信息系統(tǒng)建立以后，需要進(jìn)行人力資源管理信息系統(tǒng)的日常運(yùn)行管理與系統(tǒng)維護(hù)，這些都是長期的工作，應(yīng)該有專門的技術(shù)人員負(fù)責(zé)。當(dāng)建立的管理信息系統(tǒng)不能再滿足現(xiàn)實(shí)的需要時(shí)，需要對系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和擴(kuò)充。

參考文獻(xiàn)

[1]《人力資源開發(fā)與管理》，余凱成主編，企業(yè)管理出版社

[2]《人力資源開發(fā)與管理》，張德著，清華大學(xué)出版社