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作者：李紅單位：臺(tái)金高速公路建設(shè)指揮部

一座現(xiàn)代化城市地面交通錯(cuò)綜復(fù)雜，地下管線密如蛛網(wǎng)，各種管線、設(shè)施組成了一個(gè)有機(jī)結(jié)合的極為復(fù)雜的綜合體，工程檔案就是這個(gè)復(fù)雜整體的一面鏡子。道路的規(guī)劃、建設(shè)、生產(chǎn)、生活、管理、維護(hù)等，任何一項(xiàng)工作，如果沒(méi)有交通工程檔案工作的配合和支持，都將是寸步難行。交通工程檔案管理包括檔案的廣泛收集、系統(tǒng)整理、妥善保管、提供利用、專(zhuān)題編研等工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、城市建設(shè)的不斷發(fā)展，交通工程檔案需要存儲(chǔ)和傳播的信息量越來(lái)越大，信息的種類(lèi)和形式越來(lái)越豐富，傳統(tǒng)檔案管理的機(jī)制顯然已不能滿足這些需要。因此，人們提出了數(shù)字化檔案管理的設(shè)想。

1數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵與功能

檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。數(shù)字化檔案管理是一種運(yùn)行在高速寬帶網(wǎng)絡(luò)上的、可跨庫(kù)檢索的海量數(shù)字化信息資源庫(kù)群，對(duì)有價(jià)值的圖像、文本、語(yǔ)音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集，進(jìn)行數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和管理，實(shí)施知識(shí)增值，并提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子存取服務(wù)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)可處理的、有序組織的信息集合，也可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。它使用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行信息資源的組織和管理，能夠存儲(chǔ)海量信息，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)高效方便地查詢、檢索信息以獲得信息服務(wù)，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受時(shí)間和地域限制。其基本功能包括：

1.1提高經(jīng)濟(jì)效益社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾。數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

1.2提高辦公效率數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上已成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

1.3提高檔案的利用率由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

2數(shù)字化檔案管理存在的誤區(qū)

根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，數(shù)字化檔案管理在給我們帶來(lái)便利的同時(shí)也存在一些誤區(qū)與問(wèn)題，歸納起來(lái)主要有以下4個(gè)方面：（1）檔案數(shù)字化建設(shè)階段重硬件投入，輕軟件投入。很多部門(mén)中許多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為數(shù)字化建設(shè)搞的好就是機(jī)房建的豪華，服務(wù)器買(mǎi)的高級(jí)，網(wǎng)速快。而對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)卻不愿意投入必要的資金，導(dǎo)致光有一堆機(jī)器，卻沒(méi)有一個(gè)合適的應(yīng)用系統(tǒng)使用而使機(jī)器閑置率高的局面。（2）傳統(tǒng)檔案數(shù)字化過(guò)程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，致使檔案質(zhì)量不高。檔案數(shù)字化軟硬件已經(jīng)建成的基礎(chǔ)上對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描排序等數(shù)字化加工的過(guò)程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，致使檔案丟失或者錯(cuò)誤的現(xiàn)象較多，在日后使用的過(guò)程中仍然需要查閱原始紙質(zhì)檔案，違背了檔案數(shù)字化管理的初衷。（3）管理、應(yīng)用人員素質(zhì)低，導(dǎo)致系統(tǒng)資源閑置。即使有了很好的軟硬件環(huán)境，可是對(duì)于使用人員卻沒(méi)有進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，導(dǎo)致使用人員的抵觸情緒，不愿意或者根本就不會(huì)使用該系統(tǒng)，或者是使用效率極其低下。（4）忽視安全管理，導(dǎo)致數(shù)字化檔案受損或丟失。沒(méi)有進(jìn)行必要的日常備份或者病毒等檢查，一旦遇到機(jī)器出現(xiàn)故障或者病毒入侵，造成數(shù)據(jù)的丟失而無(wú)法恢復(fù)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤(pán)備份、人員培訓(xùn)、查詢管理、安全措施等各個(gè)環(huán)節(jié)。

3數(shù)字化檔案的電子化建設(shè)與管理

3.1硬件建設(shè)硬件系統(tǒng)首先應(yīng)具有良好的平滑升級(jí)能力。配置光纖連接磁盤(pán)陣列，保證系統(tǒng)的高性能。存儲(chǔ)系統(tǒng)（包括磁盤(pán)陣列）應(yīng)具有較高的可擴(kuò)展性，可在線擴(kuò)充，有很好的保護(hù)功能。其次硬件系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性。所采用的磁盤(pán)陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計(jì)，不存在單點(diǎn)故障，確保整套系統(tǒng)的安全運(yùn)行。磁盤(pán)陣列可采用不同的RAID保護(hù)級(jí)別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享?？赏ㄟ^(guò)增加應(yīng)用軟件來(lái)支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。由于日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤(pán)陳列存儲(chǔ)，高速掃描儀集中掃描，光盤(pán)和磁帶雙備份的解決方案。

3.2軟件建設(shè)軟件開(kāi)發(fā)需經(jīng)過(guò)詳細(xì)的需求調(diào)研，在傳統(tǒng)檔案管理員與軟件系統(tǒng)分析師之間建立良好的通道，軟件設(shè)計(jì)真正做到改造傳統(tǒng)流程，規(guī)范傳統(tǒng)流程，使應(yīng)用系統(tǒng)在后臺(tái)錄入與前臺(tái)查詢，系統(tǒng)管理等各個(gè)環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)。軟件開(kāi)發(fā)完成后應(yīng)經(jīng)過(guò)全面反復(fù)調(diào)試方可投入使用。

3.3傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換包括檔案整理、掃描錄入、檔案質(zhì)檢、檔案再整理歸檔四部分。這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，工作量大，繁瑣，特別是檔案整理部分容易出錯(cuò)。因此需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，投入必要的人力與物力，通過(guò)個(gè)人責(zé)任制等各種辦法使具體承擔(dān)該項(xiàng)工作的人提高責(zé)任心，確保檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確率。

3.4檔案管理系統(tǒng)的日常運(yùn)作對(duì)具體承擔(dān)掃描錄入與查詢的崗位工作人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，使他們能夠熟練操作該系統(tǒng)。根據(jù)數(shù)字檔案特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開(kāi)展。

3.5檔案管理系統(tǒng)的安全措施檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料，有的可以完全公開(kāi)，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件的安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打好基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致丟失。有條件的地方，最好能夠做到異地容災(zāi)系統(tǒng)，并適當(dāng)進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)演練，保證在系統(tǒng)癱瘓或者數(shù)據(jù)丟失的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)；軟件方面，就是要通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理等各種安全控制方法，有效保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。同時(shí)為了確保檔案資料的萬(wàn)無(wú)一失，對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件實(shí)行“雙套制”保存，在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共存。

4數(shù)字化檔案管理的發(fā)展前景

數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)。數(shù)字化檔案的管理、研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。今后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。