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摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的進步與發(fā)展，信息化管理在人事檔案中的融合應(yīng)用得到了廣泛普及，信息化管理機制的構(gòu)建，對人事檔案的管理方式升級以及管理效率提高做出了積極的貢獻，其重要性不言而喻。在這樣的形勢背景下，對人事檔案的管理工作的發(fā)展進行深入探究具有重要意義。因此，本文主要論述了信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用，并就如何構(gòu)建更為高效和安全的人事檔案體系提供有效的建議，供參考。

關(guān)鍵詞：信息化管理;人事檔案;應(yīng)用發(fā)展;改革措施

信息化管理，是人事檔案從人工時代走向信息技術(shù)時代的重要模式與手段。通過信息化管理方式，能夠從有效豐富管理措施、完善管理機制、簡化管理流程、提高管理效率，是人事檔案應(yīng)用發(fā)展的必然發(fā)展趨勢。然而，目前信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用發(fā)展仍面臨著許多問題，發(fā)展形勢不容樂觀。如何促進信息化管理在人事檔案中的高效融合與應(yīng)用，為大眾提供更為優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理服務(wù)，是發(fā)展中亟待解決的問題?；谶@樣的發(fā)展現(xiàn)狀和研究目標，本文從人事檔案管理發(fā)展存在的問題、信息化管理在人事檔案中應(yīng)用發(fā)展的重要性、信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用措施等方面展開探究。

1人事檔案管理發(fā)展存在的問題

1.1人事檔案管理意識不強，整體重視度不夠

人事檔案管理在一個企業(yè)或一個單位的存在感較低，大部分人對于人事檔案的作用以及價值都沒有明確的認識，通常都是在需要使用的時候才意識到自身對于人事檔案的管理及其查閱方式一無所知。而究其原因，這與企業(yè)管理及其整體重視度不夠有著密切的關(guān)聯(lián)。在發(fā)展過程中，由于人事檔案無法給企業(yè)或單位的發(fā)展經(jīng)營產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，因此，大家都沒有把干部人事檔案工作的改革作為重要工作列入單位的議事日程，忽視檔案部門的基礎(chǔ)建設(shè)、制度的完善、管理人員的配備及工作方法的更新。

1.2人事檔案管理手段單一，信息化建設(shè)效率不高

人事檔案的管理，目前主要還是依托于傳統(tǒng)的模式，管理手段單一而落后，使得檔案信息存在不準確的現(xiàn)象[1-3]。究其原因，是從紙質(zhì)化管理走向信息化管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展環(huán)節(jié)中，不可避免的會出現(xiàn)差錯，這也要求我們在記錄、歸檔管理中需要進一步優(yōu)化管理模式；同時，在管理中還存在著許多人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現(xiàn)象，致使人事檔案制作方面不夠統(tǒng)一化、規(guī)范化，給集中管理帶來了不小的阻礙。除此之外，雖然許多企業(yè)或單位在發(fā)展過程中引入了信息化管理技術(shù)和平臺，但是檔案管理信息化的建設(shè)形式大于實質(zhì)，空有信息化建設(shè)計劃，管理設(shè)備購置、更新則進程緩慢；經(jīng)費投入有限、電子檔案管理模式建設(shè)不力、信息化平臺建設(shè)有限等諸多問題使得檔案管理信息化建設(shè)無法正常地開展下去。

1.3人事檔案管理程序較為隨意，管理團隊建設(shè)有待提高

檔案交接隨意，沒有嚴格的手續(xù)和程序是人事檔案管理中的重災(zāi)區(qū)，主要體現(xiàn)在目前人事檔案管理員調(diào)離崗位時，檔案交接工作無人監(jiān)交，交接手續(xù)不規(guī)范，認為人事檔案交接也只是一串鑰匙和檔案柜的交接，造成人事檔案工作前后脫節(jié)，責(zé)任不明，界限不清，以致出現(xiàn)人事檔案材料數(shù)量缺失，嚴重影響了人事檔案全宗的連續(xù)性。究其原因，這主要與人事檔案管理團隊建設(shè)不足密切相關(guān)。人事檔案管理崗位在企業(yè)或單位中相對邊緣，團隊成員組成和團隊機制建設(shè)也較為缺乏，這使得在管理過程中管理人員的專業(yè)性難以持續(xù)地得以提升，管理工作的連貫性也沒有保持，管理效率也相對低。由此可見，提高人事檔案管理工作質(zhì)量，需要從管理程序的嚴格把控和管理團隊建設(shè)開始，發(fā)展之路可謂是任重而道遠。

2信息化管理在人事檔案中應(yīng)用發(fā)展的重要性

信息化管理機制的引入，對于干部人事檔案管理，具有重要意義。具體而言，信息化技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用發(fā)展可以提高檔案管理效率與可靠性。信息化技術(shù)可以全面促進人事管理創(chuàng)新、高效發(fā)展，在節(jié)約人力資源成本的同時，優(yōu)化干部人事檔案管理流程，保障干部人事檔案管理的可靠性。在實際應(yīng)用中，信息化管理可以有效地減輕傳統(tǒng)人事檔案管理人員的勞動強度，將那些繁瑣的人事檔案登記和分類工作從手工操作的模式升級過渡到信息化平臺記載的模式，實現(xiàn)人事檔案的快速登記和快速更新，進而確保了檔案記錄的全面性和準確性，與此同時還能夠有效第降低人工操作中由于主觀性帶來的缺檔和斷檔狀況的發(fā)生。而在檔案管理的效率方面，信息化平臺采用的是數(shù)據(jù)化管理和處理模式，在對人事檔案管理中，可以借助信息化技術(shù)中的數(shù)字處理功能，在人事檔案管理和數(shù)據(jù)處理中能夠保障人事檔案信息的動態(tài)性，進而自動完成人事信息的數(shù)據(jù)處理。同時，信息化管理機制的引入還能夠更加有利于信息的獲取和保密。在人事檔案的信息獲取方面，信息化管理平臺與技術(shù)能夠圍繞著服務(wù)大眾為目標，增加檔案信息管理的透明性，讓大家能夠更加清楚地指導(dǎo)和了解自身人事檔案中的內(nèi)容，同時也可以基于信息化管理技術(shù)平臺，異地實時動態(tài)地對人事檔案進行查閱，進而提高了工作的效率。由于每個個體的人事檔案具有較大的私密性，需求較強的保密措施。而在人事檔案管理的保密性方面，基于信息化管理機制的人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的完整性和保密性需求。通過密鑰加密、防止非法訪問和身份信息識別登錄等措施提高人事檔案管理的安全性，從而避免人事檔案發(fā)生信息泄漏的問題。除此之外，信息化管理在人事檔案中的融合應(yīng)用發(fā)展，可以構(gòu)建一套更為完善、高效而合理的管理機制，進而在促使干部人事檔案信息的記錄、積累以及查閱等各項工作變得更為便捷的基礎(chǔ)上，有利于推進員工合同的法律化進程，有利于糾紛的解決，讓領(lǐng)導(dǎo)在進行員工管理上更好地進行決策，實現(xiàn)人才的合理配置。總而言之，信息化技術(shù)與平臺能夠促使人事檔案在資源和數(shù)據(jù)的有效利用得到更為快速的發(fā)展，為人事檔案的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。由此可見，人事檔案的信息化管理與應(yīng)用發(fā)展的重要性可見一斑。

3信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用措施

基于人事檔案在管理發(fā)展中存在的問題與不足，引入信息化管理技術(shù)與平臺，并持續(xù)投入并完善信息化管理模式，促進信息化管理機制與人事檔案的融合應(yīng)用，其發(fā)展具有十分重要的意義和價值。因此，本文就信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用發(fā)展措施提出以下幾點思考[1-5]。加強對人事檔案信息化管理發(fā)展的重視與學(xué)習(xí)，提高全員認識和參與人事檔案管理工作的積極性和主動性。要想改進并促進人事檔案信息化管理發(fā)展的進程與質(zhì)量，其關(guān)鍵就是提升檔案管理意識，引起自上而下對檔案管理工作的重視。一方面，企業(yè)或單位在思想上必須對檔案管理工作重視起來，在信息化管理技術(shù)與人事檔案的融合應(yīng)用工作上，需要調(diào)動大家參與其中，主動學(xué)習(xí)，提高認識，進而學(xué)會怎么應(yīng)用檔案信息化管理方式，更好地提高應(yīng)用效率。而在具體的工作安排、人事調(diào)動、工資調(diào)整等相關(guān)決策之前，必須對其人事檔案信息進行充分的了解和認識，將干部人事檔案信息充分利用起來。除此之外，信息化管理在人事檔案的融合與應(yīng)用發(fā)展中，需要大量的人力、物力和財力，需要持續(xù)的保障對檔案管理工作的資金投入力度，更新檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和電子設(shè)備，為檔案管理部門配備專業(yè)的、高素質(zhì)的、有責(zé)任感的工作人員，提高單位或企業(yè)人事檔案管理的水平和效率。構(gòu)建科學(xué)、安全、高效的信息化人事檔案管理機制，豐富人事檔案管理手段與措施。豐富檔案管理信息化建設(shè)手段，持續(xù)推進檔案電子化管理進程。檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，是從紙版檔案到電子版檔案的更新升級，我們需要用全新的管理手段，依托信息化技術(shù)，針對電子化檔案管理的基本特點和要求，優(yōu)化管理模式，豐富建設(shè)手段，將檔案電子化管理機制發(fā)展得越來越好。在這個過程中，首先要規(guī)范人事檔案信息的內(nèi)容，干部的檔案信息必須收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政審、黨團組織、獎懲、任免、工資等十大類方面的有關(guān)文件材料，防止信息的漏填或缺失；其次，嚴格規(guī)范人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求。除此之外，還需要提高檔案材料的質(zhì)量，確保信息的真實性，對于有明顯錯誤或前后信息不符的進行核查和核實工作。最后，規(guī)范檔案整理工作，確保檔案編排有序、分類明確、目錄清晰，進而有利于提高人事信息的利用效率，便于人才信息的共享，最大限度地保障人才在整個社會的流動和合理配置。加快推進人事檔案管理的信息化建設(shè)進程，為企業(yè)或單位員工提供更好的人事檔案管理與服務(wù)。作為人事檔案管理的發(fā)展趨勢，信息化管理代表了效率、質(zhì)量與安全。為確保人事檔案管理信息化發(fā)展的效率與質(zhì)量，在完善管理措施、管理配置以及人才隊伍建設(shè)等方面不斷加大投入的同時，還需要基于人事檔案管理發(fā)展形勢變化，更新和調(diào)整人事檔案管理機制與手段，持續(xù)提升信息化管理質(zhì)量，優(yōu)化管理流程，簡化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。

4結(jié)束語

雖然目前人事檔案的信息化管理發(fā)展仍存在許多技術(shù)、人才和管理層面的問題，但是只要我們能夠立足發(fā)展現(xiàn)狀，著力解決目前的問題，不斷優(yōu)化信息化人事檔案管理系統(tǒng)與平臺，持續(xù)融合信息化技術(shù)與創(chuàng)新性管理手段，那么就一定能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作做得更好。

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作者:杜新文 單位:菏澤市立醫(yī)院