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【摘要】人事檔案管理信息化已隨著我多信息化的全面發(fā)展而成為一種趨勢。本文分析事業(yè)單位人事檔案信息化管理的必要性，我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；事業(yè)單位；管理信息化；問題

1.加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理的必要性

1.1加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理體現(xiàn)了人力資源管理的社會價值。

事業(yè)單位人事檔案管理工作是根據(jù)國家法律履行社會基本職能的一項重要工作，其社會屬性決定了它的價值。這項工作所包含的內(nèi)容呈現(xiàn)多元化特征，包括事業(yè)單位工作人員的身份、自理、工作表現(xiàn)等基本情況，這些情況與員工的待遇、組織關(guān)系及社會保證等密切相關(guān)，所以科學的關(guān)系顯得至關(guān)重要。

1.2加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理是深化人力資源改革的重要保證。

目前我國事業(yè)單位人事檔案管理因受多種歷史原因的影響而存在一定的問題，如事業(yè)單位工作人員配置不合理，人員冗雜，且因為許多社會職能較弱的機構(gòu)的設置導致機構(gòu)精簡不合理。要實現(xiàn)人力資源的改革提高工作效率，必須加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理。

2.我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

2.1軟硬件基礎參差不齊。

我國各地、各級、各部門對人事檔案信息化的需求不同，但是事業(yè)單位人事檔案管理開發(fā)軟件不能互通各自為政，這就造成了通用、規(guī)范的管理軟件的開發(fā)落后。不少單位計算機、掃面議、網(wǎng)絡等人事人事管理的基礎配備尚不齊全，而主要采用手動模式，計算機只起到輔助作用，這就在一定程度上阻礙了人事管理的信息化發(fā)展。

2.2缺少統(tǒng)一的信息化管理標準。

科學統(tǒng)一的管理標準是實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的基礎。在實際檔案管理過程中，各個單位只從自身利益出發(fā)，無法形成統(tǒng)一的管理標準，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而阻礙了人事檔案管理的信息化進程。

2.3管理方式落后。

目前仍有許多單位人事管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工、半手工階段，缺乏系統(tǒng)的信息化操作，即便有電子檔案，也只是局限在基本信息的記錄上。當前的檔案整理、分類方法及著錄標準相對落后，已不能滿足事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化的要求。

2.4檔案管理缺乏信息化人才。

當前，各大高校紛紛開展信息技術(shù)相關(guān)課程，培養(yǎng)現(xiàn)代信息人才。但是，其發(fā)展速度仍趕不上社會信息化需求。在事業(yè)單位檔案管理上，人才短缺尤其嚴重。由于該行業(yè)突出，檔案管理單位多為國家性事業(yè)單位，工資待遇不高，所以在人才競爭中缺乏優(yōu)勢。且認識管理者受年齡局限，信息知識接受較慢。這些綜合因素的影響，導致了檔案管理人才的缺乏和管理信息化發(fā)展較慢。

2.5人事檔案利用水平低。

人事檔案管理的目的在于利用，當前我國人事檔案管理存在著重保密、輕利用的問題，人事檔案開發(fā)利用度不夠。人事檔案中可供公開查閱的內(nèi)容極少，且處于被動服務的狀態(tài)，只有需要者上門才予提供查閱。這種相對保守的管理方式無法充分發(fā)揮人事檔案的利用價值，并使檔案管理更加落后。

3.事業(yè)單位人事檔案信息化管理的途徑

3.1加強管理，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化。

要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，就要建立健全的管理軟件技術(shù)。在檔案管理過程中，要結(jié)合事業(yè)單位人事管理的特征，逐步建立方便快捷。技術(shù)含量高的管理系統(tǒng)，做好檔案的手機、分類、鑒定、保管及調(diào)用等各項工作，并逐步實現(xiàn)自動化、信息化、數(shù)字化。只有不斷極強事業(yè)單位人事檔案管理與社會生產(chǎn)經(jīng)營活動之間的關(guān)系，才能實現(xiàn)檔案管理與單位生產(chǎn)經(jīng)營活動的相統(tǒng)一，從而實現(xiàn)資源共享。

3.2做好人事檔案信息入檔及修復工作。

做好人事檔案管理工作，必須高度重視檔案生成、收集、驗證、歸檔及利用等每一個環(huán)節(jié)。另外，管理人員要對檔案進行核查和修復，出現(xiàn)問題時及時更正或修復，必要時與紙質(zhì)檔案進行對比，以加強檔案的真實性、準確性和權(quán)威性。

3.3重視認識檔案管理信息化的數(shù)據(jù)路建設。

建立數(shù)據(jù)庫要嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，建立科學、規(guī)范的企事業(yè)單位檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。檔案入庫前要注意鑒別，確保檔案方便利用，同時減低入庫成本。還要重視數(shù)據(jù)庫的權(quán)限管理工作，確保檔案的有效安全利用。

3.4加強人事檔案信管理的安全性。

首先在制度上，要建立相應的安全標準與制度法規(guī)，不斷完善信息安全的保障體系。要不斷規(guī)范檔案借閱機制，建立起檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復機制，使檔案信息的存儲和使用安全得以保證。其次是在人員上，要加強事業(yè)單位人事檔案管理人員的信息安全教育和技術(shù)培訓，增強其信息保密意識，提高其信息安全使用技能。再次在檔案信息儲備上，紙質(zhì)檔案要與信息檔案分開存儲。

3.5重視培養(yǎng)人事檔案信息化管理的人才。

人事檔案的信息化是一個不斷優(yōu)化的過程，要逐步實現(xiàn)信息化管理，必須重視培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，增強管理人員的檔案管理知識與信息技術(shù)知識。同時加強管理人員的繼續(xù)教育與再教育，以適應不斷發(fā)展的人事檔案管理信息化需求。

結(jié)束語

事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展關(guān)系著國民經(jīng)濟的發(fā)展與人民生活水平的提高，關(guān)系著社會穩(wěn)定與和諧，人事檔案管理信息化管理是當前信息化發(fā)展的要求，對人事檔案服務于社會體制改革與創(chuàng)新中標重要意義。目前我國事業(yè)單位管理步伐不斷加快，人事檔案的數(shù)量和復雜度也逐漸增高，這就要求事業(yè)單位采用現(xiàn)代科學的管理方式和信息技術(shù)，加強管理人才的培養(yǎng)，建立科學的人事檔案管理體系，逐步實現(xiàn)單位人事檔案管理的信息化。

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作者：何赟 單位：海南省高級體育運動技術(shù)學校