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辦公自動化系統(tǒng)雖然普遍應用于各行各業(yè)的企業(yè)當中，但是由于不同行業(yè)有不同行業(yè)的生產運作特點，企業(yè)與企業(yè)之間也存在著千差萬別的不同，所以辦公自動化雖然普遍存在于各個企業(yè)，但對于具體企業(yè)而言，辦公自動化系統(tǒng)卻不是隨便拿來一個就可以很好的使用的。一家具備長遠發(fā)展眼光的企業(yè)在進行自己的自動化系統(tǒng)選擇過程中，都會將其與自身的各項業(yè)務緊密結合，有條件的企業(yè)甚至會專門尋找技術人員為自己量身定制。雖然量身制定的辦公自動化系統(tǒng)成本會更加昂貴，但是卻也可以在信息收集、信息及數(shù)據(jù)查詢、企業(yè)各項數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計以及各項具體業(yè)務運作過程中讓系統(tǒng)更加貼近自身的運作實際，操作人員能夠更好更快的獲取符合自己企業(yè)的各項數(shù)據(jù)及結果，從而提升企業(yè)的管理效率及決策正確性?；贠A的辦公自動化系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)更好的取得與世界的各項聯(lián)系，企業(yè)與企業(yè)之間能夠通過暢通無阻的網絡溝通渠道進行聯(lián)系。OA辦公自動化系統(tǒng)不僅能夠幫助企業(yè)員工在Internet上進行相關數(shù)據(jù)信息、技術資料的查詢工作、市場咨詢的及時跟進、潛在客戶的搜尋、合作伙伴的尋求等，而且還可以讓更多的企業(yè)了解我們的相關信息，如企業(yè)項目介紹、產品介紹、服務項目介紹、生產經營歷史、業(yè)務種類及范圍等等。能夠在不花費更多成本支出的基礎之上為企業(yè)更好的進行全方位的形象宣傳。辦公自動化系統(tǒng)的廣泛普及以及卓越功效已經得到了幾乎是全世界的共識，越來越多希望在現(xiàn)代化市場中獲得穩(wěn)定發(fā)展的企業(yè)都投入了更大的精力、時間以及金錢來建設自己的辦公自動化系統(tǒng)。

設計分析

在辦公自動化系統(tǒng)設計以及需求實現(xiàn)之前，首先就必須對設計工作進行一個必要而充分的前期分析工作。系統(tǒng)分析應該包括對網上辦公系統(tǒng)的需求分析，如對網站功能的需求分析、對系統(tǒng)運行的需求分析以及對系統(tǒng)各種安全性能的需求分析等。1）網站功能需求分析一個較為完善的辦公自動化系統(tǒng)應該包括許多方面的功能，首先是企業(yè)內部職員注冊、登陸及退出功能、企業(yè)客戶注冊、登陸及退出功能、后臺管理人員注冊、登陸及退出功能等。其次是企業(yè)各項信息的錄入與更新功能，如企業(yè)基本信息更新、企業(yè)職員制度更新、企業(yè)相關資料借閱制度等。再次是企業(yè)績效公布功能，企業(yè)員工的個人績效以及部門組織的工作績效等，都應該設置相關查詢權限有條件開放。同時還應該具備客戶對企業(yè)歷史業(yè)務及服務情況的查詢功能。2）系統(tǒng)運行需求分析在系統(tǒng)運行過程中也有許多需求是我們應該注意和重視的。因為系統(tǒng)是人機對話的介質，如果系統(tǒng)運行方面出現(xiàn)問題，那么操作人員在操作過程中也會感覺不適，從而無法發(fā)揮出系統(tǒng)的真正功效。運行需求方面，首先應該重視用戶界面的設計，應該遵循人性化的界面設計原則，要有簡介易懂的操作提示，要有美好的視覺感受。在硬件接口部分，應根據(jù)是否需要進行外部擴充或輔助的實際需求設計或者不設計硬件接口。在軟件接口方面，目前大多數(shù)電腦用戶的系統(tǒng)已經普遍為windowsXP或者windows7，所以軟件接口也要進行與系統(tǒng)相適應的設計和調整。再次，系統(tǒng)在運行過程中難免因為人為操作或者機械原因而出現(xiàn)運行故障，所以自動化辦公系統(tǒng)也要針對這一問題提出自己的解決方案，如嘗試修改數(shù)據(jù)庫配置文件等進行補救。總之，系統(tǒng)運行需求分析的原則就是要更好的了解運行是所需要和所必須具備的功能，從而更好地進行系統(tǒng)設計，促使設計能夠真正得以運作和實現(xiàn)。最后，也是最為重要的一點，就是要進行安全需求的分析。安全需求包括了系統(tǒng)安全分析、系統(tǒng)容錯性分析以及系統(tǒng)封閉性分析三個方面。系統(tǒng)安全性分析要針對重要數(shù)據(jù)的密碼保護強度及實用性進行分析，要達到基本安全標準。系統(tǒng)容錯性分析，是當操作人員進行了錯誤的操作或者輸入了錯誤的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)能夠及時辨認并且給出提示信息，這樣能夠幫助操作人員更好的完成操作以及減少系統(tǒng)損傷。系統(tǒng)封閉性分析是指能夠讓操作人員在一個相對封閉不受其他信息干擾的條件下輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能夠根據(jù)操作人員的具體操作目的給出相應的提示信息。

辦公自動化系統(tǒng)具體設計及實現(xiàn)

（1）數(shù)據(jù)庫設計與實現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫的設計過程當中，首先需要根據(jù)本次系統(tǒng)所使用的后來數(shù)據(jù)庫類型來進行相應的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建工作，比如后來數(shù)據(jù)庫是MySQL5.0，那么就需要創(chuàng)建db_office數(shù)據(jù)庫。然后是要進行數(shù)據(jù)庫相關數(shù)據(jù)表以及功能的設計。在數(shù)據(jù)庫當中，一般應該包含以下功能，公司的基本信息以及基本制度表格、管理員以及超級管理員表格、企業(yè)內部各部門表格、企業(yè)內部員工個人信息表格、企業(yè)生產經營活動內容表格、企業(yè)產品推介表格、企業(yè)客戶相關信息表格等。在功能確定之后，需要進行數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)，這就需要進行代碼創(chuàng)建，如公司基本信息及基本制度用代碼（tb_company）表示，就要將tb_company寫入代碼程序中進行創(chuàng)建。2）系統(tǒng)功能設計首先是企業(yè)信息設計，在企業(yè)信息功能模塊，企業(yè)管理者與職員都能夠對公司的各項信息進行查閱，管理人員還能夠對公司的各項規(guī)章制度進行修改、新增和刪減等。在企業(yè)績效模塊，所有工作人員能夠對自己的工作績效進行查詢或輸入新的內容，管理者能夠通過信息檢索功能搜尋績效卓越或進步較大的企業(yè)員工。人士消息模塊，能夠查詢企業(yè)近期人事變動情況，人事經理或者總經理能夠對相關信息進行修改。審核批示模塊，凡企業(yè)內部需要審核批示的內容都會由相關負責人員在這一模塊當中進行錄入，主管人員在查閱審核內容之后給予及時的回復，申請人員能夠隨時跟蹤了解所申請事項的審核進度。3）后臺管理功能設計OA辦公自動化系統(tǒng)的后臺管理工作屬于較高權限的操作范圍，只有專門的后臺管理人員才能夠進行操作，后臺管理功能的設計質量也直接影響著整個辦公自動化系統(tǒng)是否能夠有序運行。后臺管理人員通過專門的管理人員登陸窗口進行，不僅能夠全面查詢系統(tǒng)中的所有資料和數(shù)據(jù)，同時能夠對所有功能分區(qū)、模塊以及系統(tǒng)中所有用戶的權限進行調整。入添加部門信息、添加新部門、更改某些用戶的用戶權限、重新設定具體功能模塊的查閱權限（公開或者限制用戶組別）等。

結束語

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的質量以及是否與企業(yè)當前各項經濟活動與生產經營項目達到準確貼合是系統(tǒng)運行質量的衡量標準。辦公自動化系統(tǒng)設計與實現(xiàn)雖然是一項繁瑣復雜的工作，但是對于現(xiàn)代化企業(yè)管理而言卻也是意義重大。總之，企業(yè)應該選擇適合自己的系統(tǒng)及軟件，應該在這方面投入更大的精力與關注力度。

作者：管震單位：神華黃驊港務有限責任公司