前言：本站為你精心整理了信息化下醫(yī)院文書檔案管理探索范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

【摘要】隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院在強(qiáng)調(diào)公益性的同時(shí)，要提高醫(yī)院的運(yùn)行效率，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展要求，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然趨勢(shì)。本文介紹了文書檔案管理的現(xiàn)狀、實(shí)行文書檔案信息化的應(yīng)用及存在問題，針對(duì)文書檔案信息化管理的可行性進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；文書檔案；前端控制

1引言

醫(yī)院的文書檔案作為醫(yī)院日常管理工作的重要內(nèi)容，記載醫(yī)院自身發(fā)展歷程，是醫(yī)院管理層進(jìn)行管理決策的主要依據(jù)之一，對(duì)醫(yī)院發(fā)展起著不可忽視的重大作用。

2文書檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1文書檔案管理理念滯后，缺乏必要的軟硬件投入。由于檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，在大部分醫(yī)療單位檔案部門被邊緣化，文書檔案的資源利用率較低，沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。經(jīng)費(fèi)投入不足，軟硬件設(shè)施落后，檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達(dá)到檔案室“九防”要求，容易造成檔案的丟失或損壞，不利于檔案的安全保管[1]。文書檔案信息化管理水平落后，無OA辦公系統(tǒng)和檔案管理軟件，各類文件以紙質(zhì)形式在各部門流轉(zhuǎn)，降低了工作效率，造成管理成本的大量增加，沒有充分運(yùn)用電子信息化給我們工作帶來的便捷。

2.2文書檔案收集歸檔方法單一。醫(yī)院文書檔案主要包括人事檔案、技術(shù)檔案、科研檔案、專利檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，其收集涉及醫(yī)院的多個(gè)職能部門。文書檔案收集歸檔的方式單一，普遍采取的是職能部門主動(dòng)上交本部門的資料，有些職能部門出于保密或查詢等因素考慮，文書檔案不及時(shí)移交歸檔，造成醫(yī)院文書檔案收集的不完整。

3醫(yī)院文書檔案管理信息化的重要性及意義

3.1查詢便捷。檔案的信息化管理不僅打破了檔案借閱的時(shí)間、空間限制，而且僅需通過輸入關(guān)鍵詞就可快速瀏覽到所需查閱的內(nèi)容，查閱一份檔案在幾秒鐘內(nèi)完成，極大地縮短了醫(yī)院各類檔案查詢和調(diào)閱的時(shí)間，還可以實(shí)現(xiàn)多人共同查閱，這是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代不能企及的，提高了檔案的利用效率，更好地發(fā)揮了檔案的作用。

3.2降低原始檔案損壞、遺失風(fēng)險(xiǎn)。原始檔案多以紙質(zhì)為主，對(duì)保管環(huán)境和保管方法要求較高，存放、借閱、查看過程中存在著蟲蛀、污損、丟失等諸多風(fēng)險(xiǎn)。通過對(duì)原始檔案進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)等一系列信息化處理，原始檔案可以以電子形式呈現(xiàn)，有效減少了各種珍貴的檔案原件的使用頻率，從而降低了原始文書檔案被損壞和遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3節(jié)約人力成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案管理人員整天埋頭于成堆的紙張中，每一份文件都要經(jīng)手編頁碼、裝訂，有損壞的還要修補(bǔ)，一份文書檔案的完成要花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)。實(shí)行文書檔案管理系統(tǒng)后，有文件管理、檔案管理等若干模塊，檔案管理由醫(yī)院職能部門檔案人員和檔案部門檔案人員共同完成，OA系統(tǒng)的文件不需要著錄，只有外單位來文要手工登記，在文件分類、設(shè)置目錄號(hào)環(huán)節(jié)只需提前在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置好，自動(dòng)生成，文件鑒定環(huán)節(jié)可通過檢索選中若干份文件進(jìn)行成批鑒定，等等，這些都節(jié)約了大量人力成本。

4文書檔案管理信息化的前端控制

4.1健全文書檔案管理制度，嚴(yán)格監(jiān)督考核。文書檔案規(guī)范化管理需要以嚴(yán)格的管理制度為基礎(chǔ)和保障。根據(jù)國(guó)家和上級(jí)單位檔案、文書檔案相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的文書檔案管理規(guī)章制度，明確文書檔案的管理部門、歸檔時(shí)間、歸檔范圍、移交程序等，建立規(guī)范的文書檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保文書檔案收集工作有章可循，有據(jù)可依。同時(shí)，制度的落實(shí)離不開嚴(yán)格的考核，把文書檔案收集工作納入醫(yī)院的綜合目標(biāo)管理考核細(xì)則，細(xì)化到各個(gè)職能部門的日常工作，進(jìn)行不定期的考核，結(jié)果與部門績(jī)效掛鉤，切實(shí)發(fā)揮激勵(lì)約束作用。

4.2優(yōu)化檔案收集方式，加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。文書檔案管理信息化對(duì)檔案人也提出新的要求，不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還須掌握利用文書檔案管理軟件規(guī)范管理文書檔案的能力，包括熟練使用計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、文書檔案管理軟件，提升使用管理軟件存儲(chǔ)和處理檔案的能力，充分發(fā)揮電子信息系統(tǒng)的功能[2]。由于文書檔案涉及多個(gè)職能部門及檔案人員工作范圍所限，無法判斷各職能部門所移交的文件材料是否齊全和完整，檔案部門管理人員要改變傳統(tǒng)的“坐等上門”收集方式，化被動(dòng)為主動(dòng)，可以在每個(gè)職能部門指定一名同志為兼職的文書檔案人員，由他們負(fù)責(zé)本部門的文書檔案的收集工作，向單位檔案部門進(jìn)行文件資料的移交，全員參與到文書檔案的收集工作。這也是遵循我國(guó)文書檔案管理工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分散管理”的基本原則，檔案部門管理人員需要對(duì)各個(gè)職能部門兼職文書檔案管理員定期進(jìn)行相關(guān)的檔案知識(shí)、電子信息文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和考核，視工作情況進(jìn)行加分或減分，在當(dāng)月的個(gè)人績(jī)效中予以體現(xiàn)，充分調(diào)動(dòng)其文書檔案管理工作的積極性。

4.3文書檔案的電子化系統(tǒng)的安全保障。檔案利用是檔案作用和價(jià)值的最終體現(xiàn)。隨著檔案信息化進(jìn)行的不斷加快，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案利用的信息安全保障是一個(gè)已經(jīng)面臨而又無法回避的問題[3]。這就要通過各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)預(yù)防檔案信息安全危害，針對(duì)文書檔案資料的保密級(jí)別進(jìn)行軟件開發(fā)和設(shè)計(jì)，根據(jù)文書檔案的保密級(jí)別進(jìn)行加密處理，建立文書檔案的查閱權(quán)限，在自己權(quán)限之外的查詢，要經(jīng)過相關(guān)審批流程，待批準(zhǔn)后才能執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)不同級(jí)別資源共享。同時(shí)為確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，要確保專機(jī)專用，移動(dòng)存儲(chǔ)產(chǎn)品要進(jìn)行殺毒處理，要加強(qiáng)電子檔案信息的安全防護(hù)，裝載病毒防火墻，每天進(jìn)行系統(tǒng)安全檢查，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的信息進(jìn)行備份。

5討論

5.1調(diào)閱審批體系有待加強(qiáng)。檔案的借用，在檔案系統(tǒng)中一般都是檔案管理員同意授權(quán)，在醫(yī)院實(shí)際管理過程中，是需要加入層次審批管理的，如分管領(lǐng)導(dǎo)要同意，絕密級(jí)檔案設(shè)置是需要最高領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)才行的，檔案管理系統(tǒng)不能單獨(dú)實(shí)現(xiàn)，需要借助OA來完成。

5.2不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)對(duì)接尚未實(shí)現(xiàn)。單位的收文來源于不同的系統(tǒng)（醫(yī)療單位的收文來源于衛(wèi)健系統(tǒng)），需下載下來，轉(zhuǎn)換到本單位的OA辦公軟件，在各部門間進(jìn)行流轉(zhuǎn)和辦理，可能會(huì)產(chǎn)生漏發(fā)和文件處理不及時(shí)，增加工作量和人力成本，需要在兩者之間作一個(gè)關(guān)聯(lián)的接口，這是軟件開發(fā)人員亟待解決的問題。

6結(jié)語

綜上所述，文書檔案信息化是適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的需要，順應(yīng)時(shí)展的要求，提高了醫(yī)院的工作效率，控制了醫(yī)院的運(yùn)行成本，利于醫(yī)院管理層的分析和決策，推動(dòng)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙豐收。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉宇蕾.高效做好文書檔案收集工作之我見[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（7）:55-56.

[2]李桂萍.新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理工作辦法研究進(jìn)展[J].實(shí)用心腦肺血管病雜志，2017（7）:219-221.

[3]馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2012（3）:56-60.

作者:鄒云 湯晶穎 宋貴強(qiáng) 單位:南通市口腔醫(yī)院