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摘要：系部教務檔案是系部在教務管理過程中形成的最基層、最原始的各種材料，如何理順管理好雜亂的各種資料，就顯得非常重要。本文在分析了系部檔案管理存在的問題的基礎上，探討了系部檔案管理的方法和措施以供參考。

一、系部教務檔案的產生

說到系部教務檔案的形成，我首先要談到系部教務管理過程。一般在一個學期里，我們要經歷開課計劃、教學任務、教材征訂、教學安排、教學計劃、實驗計劃、補考、重修、教學督導、期未考試、成績收集等等教學管理過程，而在教學管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教務檔案，系部教務檔案是系部教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進行教學活動不可缺少的依據(jù)和參照，是改進教學工作、提高教學質量、促進學術交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質量及管理水平的一個重要標志。因此學院一般都會要求系部將這些文件材料妥善保管。

二、系部教務檔案在管理過程中存在的問題

1.學院沒有制定專門針對系部檔案管理的制度和措施

教務檔案的管理分院、系（部）兩級管理，院級管理由教務處負責。教務處是學院教務管理的中心，它統(tǒng)管著學院所有系部的教學管理，但在長期的教學管理過程中，教務處只對系部要交教務處的那一部份文檔有附帶的要求外，其它的文檔，哪些是重點保管的對象，哪些只是臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只是短期保管的等，要如何保管，沒有系統(tǒng)的制定出專門針對系部檔案管理的制度和措施。勢必會造成系部檔案管理的自由性和隨意性，也會給學院教學管理、領導決策、教學改革等所需數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。

2.系部檔案管理沒有指定有相關專業(yè)經驗的人員進行管理

在系部教務管理過程中，一般系部都不會安排專門的人員對教務管理過程中產生的有關資料進行管理，這跟學院的人事管理體制指定的系部教務人員配備人數(shù)有關。因此，系部工作過程中產生的資料一般是誰產生的誰就負責，而這些教務人員往往都沒有受過專門的檔案管理相關知識的培訓，他們只滿足于完成現(xiàn)有的工作任務，沒有積極認真的去思考如何提高檔案管理工作的水平和效率以及它的重要性，也就難以發(fā)現(xiàn)在教務管理過程中存在的不足，更談不上提高教學質量，拓展教學思路了。

3.系部教務管理人員更換頻繁對系部教務檔案管理不利

系部教務管理人員處于學院工作的最基層，他們的工作量大，工作時間長，責任重。而學院配備的系部教務管理人員人數(shù)有限，待遇也沒有提高，系部一些教務管理人員身心不堪重負，紛紛要求調換工作崗位，致使系部教務管理人員更換頻繁。頻繁更換系部教務管理人員又沒有完善的接換制度，新舊教務管理人員的接替使得系部檔案資料的完整性不能很好的銜接，遺漏丟失現(xiàn)象嚴重。

4.系部檔案管理的條件有限

開展檔案的保管工作，必須有一定的物質條件作保證，否則是難以作好這項工作的。其基本條件如下：

（1）檔案庫房:檔案庫房建筑為檔案管理保護提供了最基本的物質條件,檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護條件。

（2）檔案裝具:a.檔案箱；b.檔案架；c.檔案柜。

（3）包裝材料:檔案經過包裝,既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少機械磨損。事實上除學院有專門的檔案室外，一般系部沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務資料都是存放在系辦公室有限的資料柜內，或亂堆在某個有空的地方。這樣就難免不操成一些有用的資料丟失，由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有進行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴重。

三、不良的檔案管理可能造成的后果

一般，一個系部通過一個學期的教學管理過程會產生大量的文件資料，長期以往，系部文件資料不僅會數(shù)量眾多，而且內容和成份復雜。不同的時間，不同的內容，不同的來源，不同的性能和作用等等文件資料，存在兩種情況：一種是純粹事務性或其它只有臨時作用的文件，處理完畢了事，對日后的工作或評估等項活動沒有查考價值。這種文件，不需要立卷歸檔保存起來，也就不會轉化為檔案。另一種是處理完畢后對日后的工作和科研、評估等項活動還有查考利用價值的文件資料。這類文件資料，必須立卷歸檔保存起來。就是說，文件資料要轉化為檔案是有條件的，并不是“有文必檔”，只有處理完畢又具有查考利用價值的文件資料，才能轉化為檔案，這些檔案，如果不按照一定的原則和要求，采取比較科學的方法，對檔案進行分門別類的整理，那就會使系部檔案資料雜亂無章，丟失、損壞，無序可查，嚴重時會影響到系部以及學院正常的教學管理。

四、系部教務檔案管理的重要性

1.系部教務檔案是院系教務管理工作的依據(jù)

教務檔案文件是進行教學分析的重要數(shù)據(jù)來源。教師和教務工作者如能充分利用教務檔案資源，則可以及時發(fā)現(xiàn)教學中存在的不足，從而提高教學質量，拓展教學思路。適時的查詢教務檔案資料對于任課老師或是教務管理人員制定新學期的工作計劃無疑具有很大的參考價值。

2.系部教務檔案是系部教學評估的參考依據(jù)

如果系部進行某項專業(yè)教學質量評估，對教學質量進行跟蹤調查和分析，而教務檔案就可以為此提供比較完整、系統(tǒng)真實的教學質量的有用信息、各種數(shù)據(jù)等等。

3.教務檔案是專家組作出符合實際評價的依據(jù)

專家組進校考察評估，除了看、聽到現(xiàn)實情況之外。大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解學校的情況。比如要衡量一個系的教學管理水平，我們就要對被評估單位所提供的教學文件，如教學大綱、課程、實綱、課程安排、教學指導、參考書目、試題與試卷分析學生成績以及學籍、學位管理、學風建設等各方面的材料進行分析。如果一個單位能夠完整無缺地提供這些檔案材料，我們通過對這些檔案材料進行分析，輔之以調查走訪、民意測驗等，就可以對這個系的教學管理水平做出基本的估價。反之一些單位不注意平時檔案材料的積累，或者該歸檔的未及時歸檔而遺失掉了，那么做出符合實際的評價是難以辦到的。

五、如何管理好系部教務檔案的幾點思考

1.系部領導要對系部檔案管理高度重視

要想在單位做好一件事情，如果沒有得到領導的支持，是很難成功的。系部教務檔案管理也不例外，要想管理好系部教務檔案，系部主管負責人首先必需指定專門的領導參入管理，并經常檢查并具體指導檔案工作。

2.建立一套適合系部教務檔案管理的制度

俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要想管理好系部教務檔案必須建立一套完整、合理、科學、規(guī)范化的管理制度，教務檔案管理完整、合理、科學、規(guī)范化主要是以相關的檔案管理法律、法規(guī)為依據(jù)，制定嚴格的檔案管理制度或實施細則，明文規(guī)定教務檔案管理范疇、檔案管理人員責任制、科學整理文檔資料的方法等。

3.加強系部檔案管理人員檔案管理水平的培養(yǎng)

從目前的情況來看，學院剛剛升本，正處在建設和完善階段，財力、人力欠缺，要想指定專門的人來管理系部檔案那還是后話，因此，系部的教務檔案管理工作自然落在教務管理人員身上，這就要求系部教管人員除了應具備良好的教務管理能力外，對檔案管理工作也應具備一定的專業(yè)知識。

4.按評估要求完善和規(guī)范教務檔案管理

教育部從2004年開始正式啟動高職高專院校人才培養(yǎng)方案水平評估工作以來，地方政府和各院校校領導高度重視評估工作，投入大量的經費來改善辦學條件，提高師資隊伍建設，完善制度建設，加強教學管理，真正實現(xiàn)了“以評促建，以評促改，以評促管，評建結合，重在建設”的目的。各系部教管人員和主管領導應該認真學習高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估指標的內涵，嚴格按照評估指標要求完善和規(guī)范系部教務檔案管理。