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秘書工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)范文第1篇

關(guān)鍵詞： 高等學(xué)校辦公室 “行為藝術(shù)”

十報(bào)告把“努力辦好人民滿意的教育”放在“在改善民生和創(chuàng)新管理中加強(qiáng)社會(huì)建設(shè)”的六項(xiàng)任務(wù)之首。高等教育工作把人民是否滿意，作為檢驗(yàn)教育工作的最高標(biāo)準(zhǔn)。而高校辦公室作為高等學(xué)校的重要職能部門之一，在服務(wù)師生和學(xué)校的行政管理中，為高等學(xué)校長效、穩(wěn)定發(fā)展提供服務(wù)保障起到重要的輔助協(xié)調(diào)作用。高等學(xué)校辦公室行政運(yùn)轉(zhuǎn)水平直接或間接會(huì)影響到高等學(xué)校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、服務(wù)社會(huì)的根本任務(wù)的完成。因此，如何提高高等學(xué)校辦公室的服務(wù)水平、工作質(zhì)量，確保高等學(xué)校根本任務(wù)的完成，注重辦公室“行為藝術(shù)”，是十分重要也是亟須不斷研究、更新的課題。

一、辦公室“行為藝術(shù)“之一——重視空白點(diǎn)，保證工作有序推進(jìn)。

高等學(xué)校辦公室秘書工作的“單一性”明顯。秘書間，職責(zé)明確，各司其職，而辦公室任務(wù)繁雜，突發(fā)性、綜合型事務(wù)也時(shí)有發(fā)生，秘書職責(zé)范圍內(nèi)沒有涉及、多科室間相互交叉部分的工作任務(wù)，很容易造成工作中的空白點(diǎn)和處理事務(wù)過程中的死角，科室間的許多矛盾與困難就自然地存在于這些空白點(diǎn)和死角之中。這時(shí)，主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)、解決問題、避免責(zé)任不明確所產(chǎn)生矛盾的職責(zé)義不容辭地落到辦公室的肩上，需要辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)，主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，積極聯(lián)系兄弟院系、學(xué)校職能部門，加強(qiáng)溝通；內(nèi)部主動(dòng)協(xié)調(diào)，相互配合，有序分工，保證各項(xiàng)工作按照領(lǐng)導(dǎo)要求，根據(jù)學(xué)校、學(xué)院的工作計(jì)劃和要求進(jìn)行督辦落實(shí)，督促科室間有效配合，在滿足時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求的基礎(chǔ)上保質(zhì)保量地圓滿完成任務(wù)，使工作有序開展。

二、辦公室“行為藝術(shù)”之二——收集信息，有效保障數(shù)據(jù)儲(chǔ)備。

傳統(tǒng)辦公室在日常工作中勤于傳達(dá)指令，事務(wù)性工作多，浮于表面，不重視結(jié)果反饋和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，一事一結(jié)，再來再做，重復(fù)勞動(dòng)，無用功消耗量大，一定程度地妨礙了機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。這就要求高等學(xué)校辦公室工夫要下在平時(shí)，對(duì)于各科室產(chǎn)生的一些階段性的成果、數(shù)據(jù)應(yīng)該有目的、有意識(shí)地進(jìn)行收集、匯總、備案，保證辦公室所有資料、數(shù)據(jù)對(duì)內(nèi)清晰明了，常存常新，對(duì)外口徑一致，有據(jù)可查。有效規(guī)避一事多數(shù)據(jù)，相互矛盾的情況，提高辦公信息、辦公資料公信度，保證準(zhǔn)確性。為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，積極主動(dòng)地掌握第一手資料，去粗取精、去偽存真，為領(lǐng)導(dǎo)掌握全局、運(yùn)籌帷幄提供信息保障。

三、辦公室“行為藝術(shù)“之三——借鑒“歷史”，進(jìn)入角色。

辦公室每個(gè)成員都迫切希望盡早達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)要求，縮短適應(yīng)期，圓滿完成上級(jí)交辦的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，關(guān)鍵在于平時(shí)要多看多聽多練，積極借鑒“歷史”。多聽：要多聽領(lǐng)導(dǎo)、前輩、同事間的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；多聽專家的經(jīng)驗(yàn)介紹，多聽群眾、師生的真正需求；多聽上級(jí)部門，兄弟院系的信息反饋。要主動(dòng)聽、善于聽，不斷豐富自己的工作經(jīng)驗(yàn)。多看：要多看已有的工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告；多看理論分析、語言表達(dá)、工作技巧，抓住實(shí)質(zhì)；多看前輩、周圍同事的成長過程；仔細(xì)觀察成敗得失的原因，勤于總結(jié)，對(duì)比改進(jìn)，多方面下工夫。運(yùn)用歷史經(jīng)驗(yàn)、前輩的智慧加速自身成長，少走彎路、不走錯(cuò)路。多練：要多進(jìn)行自我訓(xùn)練，多練寫作技巧，掌握寫作規(guī)律，積累寫作經(jīng)驗(yàn)，提高寫作能力；要多練語言表達(dá)，提高語言表達(dá)能力，做到匯報(bào)精簡、介紹清晰，布置準(zhǔn)確，按文明禮儀的要求，規(guī)范接人待物行為，打造辦公室新形象。

四、辦公室“行為藝術(shù)“之四——轉(zhuǎn)變觀念、“反客為主”。

傳統(tǒng)辦公室習(xí)慣于“你問我答、不問不答”，“一交一辦、不提不碰”的守株待兔形式的服務(wù)方式，已不能適應(yīng)新時(shí)期辦公室的靈活性、高效率的要求。新時(shí)期辦公室應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，采取“反客為主”的態(tài)度，勤于思考、精于業(yè)務(wù)、超前行動(dòng)、主動(dòng)服務(wù)。要練好內(nèi)功，變“有一辦一”的服務(wù)為“未雨綢繆”式的服務(wù)，做到領(lǐng)導(dǎo)欲謀我先思，師生未提我先想的“百寶箱式”服務(wù)，打造辦公室新形象。簡單實(shí)效才會(huì)贏，如果工作中完成一件事情的方法過于繁瑣，又不注重總結(jié)、不注重思考，不注重創(chuàng)新，必然經(jīng)受不起時(shí)間的考驗(yàn)。就像漢字輸入法由全拼、智能ABC的實(shí)行到現(xiàn)在搜狗等智能輸入法的流行就是經(jīng)過無數(shù)的思考、總結(jié)、改進(jìn)的成果。同樣辦公室工作的“靈活性”就要求辦公室“反客為主”，未雨綢繆，達(dá)到事半功倍的效果。

五、辦公室“行為藝術(shù)”之五——木桶定律。

眾人拾柴火焰高，任何一個(gè)組織要出成績、有成就，都離不開組織內(nèi)的每個(gè)成員的努力。根據(jù)美國理學(xué)家彼得的水桶原理或短板理論，一只水桶盛水的多少，并不取決于桶壁上最高的那塊木板，而恰恰取決于桶壁上最短的那塊木板。就是說組織的各個(gè)部分往往是優(yōu)劣不齊的，而短板部分往往決定了整個(gè)組織的水平。當(dāng)然，對(duì)于木桶定律，也應(yīng)該辯證地看待，因?yàn)槊總€(gè)人都有自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，只顧想辦法提高短板，很有可能會(huì)消耗大量的人力物力卻收效甚微。每個(gè)應(yīng)該最大程度的發(fā)掘每一個(gè)成員的自身優(yōu)勢，然后再彌補(bǔ)成員間的短板，使得短板不短，長板不缺。這就要求在辦公室中，要學(xué)會(huì)互敬互愛，發(fā)現(xiàn)成員間的閃光點(diǎn)，相互激勵(lì)，努力提高自身。在不使自己被動(dòng)形成辦公室中的短板的同時(shí)注重維護(hù)良好的“辦公室文化”，對(duì)內(nèi)相互幫助、換位思考、尊重理解，對(duì)外注重禮儀，不揭人短，相互捧場，形成凝聚力強(qiáng)、感召力大的窗口型和諧部門。

六、辦公室“行為藝術(shù)”之六——二八定律。

二八定律也叫帕累托定律，是19世紀(jì)末20世紀(jì)初由意大利著名的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的。任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，卻起到關(guān)鍵的作用。二八定律所具有的實(shí)用性已經(jīng)被確認(rèn)，而且已經(jīng)不斷被證明。辦公室工作包羅萬象、頭緒繁多，不能不經(jīng)分析，胡子眉毛一把抓。要高效、準(zhǔn)確的達(dá)到目標(biāo)任務(wù)，辦公室要會(huì)抓住主要問題、發(fā)現(xiàn)主要矛盾，應(yīng)該將80%的精力放在占據(jù)比重為20%的首要問題、本質(zhì)根源上，達(dá)到80%的成效繼而帶動(dòng)完成剩下80%的事務(wù)性工作。我們經(jīng)?？吹絻蓚€(gè)同樣忙碌的人，因?yàn)閷?duì)事情處理的順序不同，所達(dá)到的成就也大不一樣，這就是事物的區(qū)別，二八定律的寫照。辦公室應(yīng)該按照二八定律的分配原則，將最主要的精力用在最重要的事情上，禁止出現(xiàn)解決容易解決的事務(wù)，擱置難點(diǎn)、重點(diǎn)工作，磨洋工，忽略成效的現(xiàn)象。

七、辦公室“行為藝術(shù)”之七——羅森塔爾效應(yīng)。

沒有人不希望得到贊美和激勵(lì)，不管他是白領(lǐng)還是家庭主婦。羅森塔效應(yīng)在工作和生活中都有廣泛應(yīng)用，實(shí)質(zhì)上就是暗示力量是決定事情成敗的關(guān)鍵。有人根據(jù)羅森塔效應(yīng)做了一副對(duì)聯(lián)，上聯(lián)：說你行，你就行，不行也行；下聯(lián)：說不行，就不行，行也不行。橫批：不服（扶）不行。這就是暗示的力量。如果所期待的結(jié)果經(jīng)過掂量后可能性較大，而這一結(jié)果又是有意義的，就能產(chǎn)生一種積極狀態(tài)，羅森塔效應(yīng)產(chǎn)生的可能性就大。這一效應(yīng)是按照“憧憬——期待——行為——感應(yīng)——接受——外化”的機(jī)制產(chǎn)生的。在高效完成辦公室工作的同時(shí)又注重“辦公室文化”的塑造，就需要學(xué)會(huì)應(yīng)用羅森塔效應(yīng)，成員間互相激勵(lì)、相互尊重的同時(shí)，具有一定威望的期待者對(duì)被期待者的鼓勵(lì)與贊美，使得辦公室工作在愉悅的氛圍中高效開展。

八、辦公室“行為藝術(shù)”之八——吸引力定律。

麥克萊蘭說：“你所想到的，一定是你能夠成為的，渴望會(huì)幫助你向前走，也會(huì)讓你向后退，一無所得。這一切，都取決于你內(nèi)心的欲望?！毕麡O能量吸引消極能量，積極能量吸引積極能量。高等學(xué)校辦公室在工作過程中要注重正能量的傳遞與積極向上工作氛圍的營造。要求定位準(zhǔn)確、明晰目標(biāo)，熱愛工作崗位。奇跡來源于熱愛，熱愛產(chǎn)生吸引。吸引力定律告訴我們，當(dāng)高等學(xué)校辦公室成員熱愛崗位，熱愛工作，并付諸積極的行動(dòng)時(shí)，積極的結(jié)果就會(huì)發(fā)生，正能量將會(huì)不停地傳遞，良好的工作氛圍將會(huì)持續(xù)保持。以進(jìn)取的精神、高效的工作效率，突破傳統(tǒng)辦公室工作中的局限性，展示高等學(xué)校辦公室新形象。

總之，高等學(xué)校辦公室是一個(gè)承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的綜合部門。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，起著收集、傳遞、歸總、輔助、參與、督辦、落實(shí)等作用。隨著高等教育的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室的要求和標(biāo)準(zhǔn)在不斷更新和提高。在遵照工作職責(zé)辦事的同時(shí)，認(rèn)清當(dāng)前環(huán)境變化，注重辦公室“行為藝術(shù)”，適應(yīng)形勢發(fā)展，及時(shí)調(diào)整工作方法、工作內(nèi)容，打造新窗口、塑造新形象，探索高等學(xué)校辦公室運(yùn)到新模式，提高高校辦公室的辦高效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]施惠賢.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)充分發(fā)揮高校辦公室的整體功能[J].南通職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2000（1）3：13-17.