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綜合檔案室管理制度范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；措施；管理制度

檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計并提供利用服務的活動總稱，也是國家檔案在事業(yè)單位的最直接的體現(xiàn)。事業(yè)單位的檔案包含許多方面的內(nèi)容。這些內(nèi)容是選拔人才、工作考核和其他工作的標準和參考。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)綜合性、動態(tài)性與多元性的特征。同時，檔案管理也出現(xiàn)了一些問題，怎樣使檔案管理模式達到最優(yōu)，我們將在本文進行探討。

1 事業(yè)單位管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務比較薄弱

檔案管理目前越來越受到事業(yè)單位各部門的重視。但是，由于資金的缺乏和觀念的落后，事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務相對薄弱。首先從檔案管理人員的業(yè)務水平來說，事業(yè)單位的檔案管理人員業(yè)務水平普遍不高。其次，從檔案管理的專業(yè)性上來說，部分事業(yè)單位的檔案管理者并不是專業(yè)人員，對檔案管理知之甚少，影響檔案管理工作的優(yōu)化。例如檔案的整理和歸類都存在一些問題，不按檔案分類的標準去進行。對于檔案的存放和銷毀缺乏檔案鑒定標準，隨意存放和銷毀檔案。最后，檔案管理人員的觀念落后。主要體現(xiàn)在：一是事業(yè)單位檔案部門對館（室）藏檔案的內(nèi)容、館藏檔案的類別以及查檔的路徑、方法宣傳的少，保守封閉，市場觀念淡??；二是檔案管理人員觀念陳舊，常常把檔案機密與檔案的開放與開發(fā)利用對立起來，“保密保險”、“利用危險”的思想仍然存在。因此，這在很大程度上影響了檔案的開發(fā)與利用工作。

（二）事業(yè)單位檔案管理設(shè)施不完善

檔案存放的硬件條件決定檔案的完好程度。事業(yè)單位對檔案管理的一個薄弱環(huán)節(jié)就是基礎(chǔ)設(shè)施落后。首先，有些單位沒有專門的檔案室，一般都是把檔案與其他物品堆放在一處，更有甚者在庫房里堆放易燃易爆的物品。其次，有檔案室的，檔案室的檔案存放條件很差，沒有良好的通風條件，致使檔案受潮等。最后，在信息技術(shù)發(fā)達的當今社會，需要建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對接實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，但是由于條件的限制，有些事業(yè)單位的現(xiàn)代檔案保護設(shè)施以及實現(xiàn)檔案電子信息化的設(shè)備不完善。

（三）檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善是導致檔案管理存在問題的一個重要原因。首先，沒有一個完善的檔案用人選拔制度。檔案管理有時候被認為是不重要的。因而檔案管理沒有完整的用人選拔制度，這是導致檔案管理人員水平低下的一個主要原因。其次，對于國家頒布的《檔案法》和《檔案管理辦法》不重視，沒有建立相關(guān)的管理制度，因而出現(xiàn)檔案管理工作制度的缺失。最后，對于檔案管理所規(guī)定的一些制度，執(zhí)行力度不夠，常常使制度流于形式。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）提升事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，需要一支專業(yè)水平高、職業(yè)道德良好的檔案管理隊伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。首先，要加強管理人員的職業(yè)培訓，這里所說的檔案管理人員的培訓主要包括崗前培訓和工作中的定期培訓。崗前培訓是通過對管理人員的培訓使他們能夠更好地熟悉和處理相關(guān)管理工作。而定期培訓的方法則使檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)更強，培養(yǎng)他們的責任感和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷更新和優(yōu)化他們的知識鏈結(jié)構(gòu)，使檔案管理人員更加優(yōu)秀。崗前培訓和定期培訓主要包括的內(nèi)容有兩個部分；一、要加強其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結(jié)合。例如：案的管理人員來講，應具備專業(yè)的檔案管理水平，同時具備一些人員管理及相關(guān)能力，熟練的電腦操作能力，熟練掌握我國的方針政策；二、要培養(yǎng)管理人員熱愛工作的良好心態(tài)，改變他們當一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，把激勵機制運用到檔案管理工作制度中，通過物質(zhì)和精神的激勵，提高他們的工作熱情和積極性，使他們善于總結(jié)，不斷奮進，用科學嚴謹?shù)膽B(tài)度與飽滿的熱情投入工作。

（二）改善檔案管理設(shè)施條件

目前，由于很多事業(yè)單位都對檔案管理工作重視不夠，資金不寬裕，直接導致了事業(yè)單位檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后。因此，加強對檔案管理的重視，加大事業(yè)單位對檔案室管理設(shè)備設(shè)施的投入，改善檔案室的設(shè)施設(shè)備條件，提高事業(yè)單位的檔案管理水平，逐步實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理是當急之急。首先，事業(yè)單位應該重視獨立的檔案管理室的建設(shè)。這不僅有利于檔案工作的管理，更是可以推進有效的保存檔案資料。其次，要引進檔案管理的電子設(shè)備，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對接，這對于檔案信息的錄入、儲存、利用等工作是非常重要的。

（三）完善事業(yè)單位檔案管理制度

健全合理的檔案管理制度是優(yōu)化檔案管理的重要措施之一，主要包括以下四點。首先，建立合理科學的事業(yè)單位檔案管理用人制度。首先從專業(yè)水平方面來說，要制定一套檔案管理人員選拔制度。選拔制度應重點體現(xiàn)專業(yè)性，只有把專業(yè)水平放在第一位，才能夠使檔案管理工作更好的進行。其次，從獎勵懲罰制度來說，要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，而且針對領(lǐng)導。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領(lǐng)導之間相互監(jiān)督和相互引導。最后，建立物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合的激勵制度，以精神激勵鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質(zhì)激勵推動檔案管理工作者的工作效率，從而實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。第二，建立簡明實用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項工作，不是搞學術(shù)、寫文章，不需要制定復雜的、難以實現(xiàn)的制度讓人們?nèi)?zhí)行。只有簡單實用的制度，才能夠更好的發(fā)揮檔案管理制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度的嚴肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。這就要求在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，不管是領(lǐng)導還是員工都應該以制度為行事的標準，做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性和嚴明性。

參考文獻

[1] 高培軍. 新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J]. 青春歲月. 2012（23）

綜合檔案室管理制度范文第2篇

[關(guān)鍵詞]地質(zhì)檔案；管理；策略；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-02

地質(zhì)檔案是指地質(zhì)工作活動的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動中形成的，記錄著重要地質(zhì)勘探成果，是地質(zhì)工作者在礦產(chǎn)勘查中總結(jié)出來的重要科技檔案，是開展地質(zhì)勘探以及礦產(chǎn)資源普查等資料信息的重要來源。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動中產(chǎn)生的原始記錄、表報、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報告和有關(guān)的圖件、附表等。具有為國民經(jīng)濟有關(guān)領(lǐng)域提供基礎(chǔ)材料，具有十分重要的研究價值。因此，加強地質(zhì)檔案管理工作尤為重要，是地質(zhì)勘查工作的重要組成部分。

1 地質(zhì)檔案的特性

1.1 地質(zhì)檔案形成的周期性長，區(qū)域特征明顯

地質(zhì)勘查是一項周期比較長的工作，需要野外和實驗室相結(jié)合，通過對目標區(qū)域內(nèi)工作量及勘查目標的確定，并掌握工作區(qū)內(nèi)各種復雜地質(zhì)特征和現(xiàn)象，然后總結(jié)形成最終的勘查報告，這期間需要很長的時間去調(diào)查和編寫報告。因此，由于地質(zhì)勘查工作的原本特性，使地質(zhì)檔案具有明顯的地域特點和工作周期長等特性。

1.2 地質(zhì)檔案內(nèi)容廣、綜合性強

由于地質(zhì)勘查所涉及到的專業(yè)及技術(shù)手段較多，該工作是一項多樣性的綜合型工作，包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)地質(zhì)、物探和化探、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)等，因此相應的也會形成多種類型的地質(zhì)檔案報告和材料。

1.3 地質(zhì)檔案利用廣，具有持久性

地質(zhì)檔案需要經(jīng)常收集整理，最終匯總成具有一定參考價值的檔案資料，國民經(jīng)濟有關(guān)領(lǐng)域的地質(zhì)工作者在進行某區(qū)域地質(zhì)工作時往往會先對之前該區(qū)域的勘查檔案資料和地質(zhì)研究成果進行翻閱和研究，并結(jié)合現(xiàn)有工作條件進行下一步的勘查規(guī)劃，不僅有利于工作的順利開展，而且有效節(jié)省了人力、物力以及財力，大大提高了工作效率。現(xiàn)階段地質(zhì)檔案的利用，不僅有助于地質(zhì)勘查，還可以對區(qū)域環(huán)境保護城市建設(shè)工作提供支持。

2 加強地質(zhì)檔案管理的具體策略

2.1 加強領(lǐng)導，增強檔案管理意識

不管什么工作，都需要單位部門領(lǐng)導的重視，如果領(lǐng)導對于該項工作不予以重視和支持，將為今后的工作進展產(chǎn)生種種困難。地質(zhì)檔案管理工作同樣也不可缺少部門領(lǐng)導的重視和支持，領(lǐng)導的管理意識對于地質(zhì)檔案工作的收集、整理和檔案室的發(fā)展具有重要作用。隨著地質(zhì)勘查工作的不斷進行，地質(zhì)檔案資料也越來越多，對檔案管理人員安排、設(shè)施建設(shè)以及檔案室擴建等基礎(chǔ)建設(shè)都需要領(lǐng)導的肯定和認同，如果領(lǐng)導對于檔案管理建設(shè)工作沒有足夠的重視，檔案管理將得不到充分的基礎(chǔ)保證，使得檔案管理工作者在日常工作中出現(xiàn)各種問題，嚴重影響檔案管理者的情緒和態(tài)度，進而不利于地質(zhì)檔案的建設(shè)和管理。因此，只有加強領(lǐng)導地質(zhì)檔案管理意識，積極地調(diào)動起檔案管理人員的工作熱情和服務態(tài)度，才能更好地加強和促進地質(zhì)檔案管理工作的發(fā)展，以發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在地質(zhì)勘查、科研以及深部找礦中的重要作用。

2.2 建立完善規(guī)范的地質(zhì)檔案管理制度

無論在任何單位任何崗位，都需要有管理制度的約束，管理制度也是約束工作行為的一種必要閥門。地質(zhì)檔案管理中都會對本單位以往歷年形成的勘查資料、設(shè)計方案以及施工方案等具有重要保存價值的科研成果進行收集、整理保管，以供查閱參考。隨著時代的變遷，檔案室管理制度也應不斷的跟隨時代的腳步進行變化，合理安排和規(guī)劃管理方法，及時進行改革調(diào)整，圍繞地質(zhì)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化的理念進行逐步完善。地質(zhì)檔案管理過程中，在對地質(zhì)檔案進行收集整理時，應將該區(qū)域內(nèi)的地質(zhì)資料進行完整采集，確保該資料來源的真實可靠以及各種調(diào)查數(shù)據(jù)的科學嚴謹；在檔案資料的借閱管理中，應嚴格遵守檔案室的借閱條例，重要檔案資料需要經(jīng)過相關(guān)負責人的批準方可進行查閱，如需要將資料借出檔案室，需要進一步讓檔案室領(lǐng)導批準，并進行相關(guān)登記；檔案室管理人員在進行日常管理時，應按管理規(guī)范進行管理，防止出現(xiàn)檔案資料的混淆和亂放。將檔案室管理制度細致化、精細化、合理化，這樣才能更好地幫助檔案室資料收集與管理。

2.3 加強電子檔案儲存設(shè)備以及辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全性

隨著時代的發(fā)展和科技的不斷進步，地質(zhì)檔案室需要進一步實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理要求。通過應用相應的辦公自動化管理系統(tǒng)對地質(zhì)檔案資料進行精準化管理，進而提高地質(zhì)檔案室資料管理水平。首先，要健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以信息化管理模式推動檔案資料管理的規(guī)范化進程。其次，提高檔案資料管理的數(shù)字化和信息化水平，將檔案室資料管理進行全信息化管理，也是未來檔案室管理的重要發(fā)展方向之一，在做好相應基礎(chǔ)硬件設(shè)施的同時，更應該進一步規(guī)范化各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收錄工作。最后，要及時對檔案室各種管理設(shè)備進行定期維護和檢查，對系統(tǒng)進行及時更新和升級，確保相應管理系統(tǒng)以及軟硬件設(shè)施的正常運行。此外，檔案室管理人員應及時對整個系統(tǒng)進行維護和管理，電子地質(zhì)資料的安全性，也是檔案室安全管理中的重要組成部分。在對地質(zhì)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全性的管理中，還需要加強對于用戶身份的驗證，實行數(shù)字簽名驗證和建立網(wǎng)絡(luò)防火墻等，充分利用各種技術(shù)手段以提升檔案管理的安全性，最大程度上保障地質(zhì)檔案電子資料在存儲、傳輸和應用過程中的保密性、安全性和準確性。在使用自動化辦公系統(tǒng)進行地質(zhì)檔案管理時，管理員必須遵守檔案室管理條例和管理辦法，不得私自對電子檔案進行修改和非法下載，進而更加有效的提高檔案室電子資料管理的安全性。

2.4 建立地質(zhì)資料檔案信息管理系統(tǒng)

開發(fā)建設(shè)地質(zhì)資料檔案信息管理系統(tǒng)。運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行檔案信息開發(fā)，從而提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量，使地質(zhì)工作人員和檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發(fā)、科學管理和有效利用信息資源提供技術(shù)支持。積極加強圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開展地質(zhì)資料的數(shù)字化工作，實現(xiàn)紙質(zhì)綜合類地質(zhì)資料圖文數(shù)字化，地質(zhì)科研報告的圖文數(shù)字化，刻錄地質(zhì)資料光盤，加大投入開發(fā)“數(shù)字檔案館”項目，重點抓好修訂和完善服務規(guī)章制度和實現(xiàn)地質(zhì)資料服務網(wǎng)絡(luò)化，大力促進地質(zhì)資料服務工作。構(gòu)建地質(zhì)檔案資料管理信息平臺，采用先進的科學技術(shù)，通過建立地質(zhì)檔案資料管理信息服務器，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)上下相通的分布式地質(zhì)檔案信息服務體系，實現(xiàn)地質(zhì)檔案資源的共建與共享，提升地質(zhì)檔案管理的能力和水平，從而使地質(zhì)檔案資料管理與服務工作實現(xiàn)專業(yè)化管理。

2.5 建立一支高素質(zhì)專業(yè)性強的地質(zhì)檔案管理隊伍

地質(zhì)檔案管理過程中需要有一支專業(yè)性強、素質(zhì)高的管理隊伍，這樣才能更加有利于地質(zhì)檔案管理工作的順利進行。地質(zhì)勘查部門在人員招聘過程中，要注重檔案管理人員的專業(yè)性，注重檔案管理人員的學習能力，除了熟悉檔案業(yè)務外，還應對地質(zhì)專業(yè)的基礎(chǔ)知識有一定了解，定期對檔案管理人員進行專業(yè)性培訓，安排管理人員去其他單位進行參觀學習，進一步提升檔案管理人員的專業(yè)水平和管理能力，并制定相應的管理制度和合理的人員獎懲辦法加強人員管理。隨著地質(zhì)檔案資料管理信息化程度的提升，管理人員需要不斷學習和加強自身對于現(xiàn)代自動化辦公軟件的掌握能力和應用水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想和管理意識，強化管理能力，以更好的勝任當前快速發(fā)展的地質(zhì)檔案室的管理要求，明確管理目標，促進地質(zhì)檔案管理工作的快速發(fā)展。

3 結(jié) 語

地質(zhì)檔案是地質(zhì)單位的重要資源，做好數(shù)據(jù)分析與檔案管理是地勘工作單位一項至關(guān)重要的工作。相關(guān)人員分析地質(zhì)檔案管理過程中存在的問題，結(jié)合工作實際開展有效的處理方法，與時俱進，提高地質(zhì)資料的應用效率，挖掘地質(zhì)檔案的潛在價值，推進我國的地質(zhì)檔案工作的有序發(fā)展。

主要參考文獻

[1]張海蘭.做好地質(zhì)檔案管理工作[J].西部探礦工程，2014（7）.

綜合檔案室管理制度范文第3篇

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 醫(yī)療器械檔案 醫(yī)院管理

1 引言

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅猛發(fā)展和社會需求的不斷增加，醫(yī)院檔案的門類不斷增加，檔案工作的范圍也在不斷擴大。作為一種潛在的生產(chǎn)力，醫(yī)院檔案是知識、信息的載體，更是醫(yī)院文化的載體。在醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和服務質(zhì)量不斷提高的情況下，加強醫(yī)院器械檔案管理工作顯得尤為重要，醫(yī)療器械檔案管理已成為醫(yī)院管理的重要標志，也是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的一項重要研究課題。做好醫(yī)療器械檔案的收集與管理工作，對醫(yī)院的發(fā)展有著深遠的意義。

2 醫(yī)療器械檔案的概念和內(nèi)容

醫(yī)療器械檔案是指在醫(yī)療器械審批、購置、培訓、防護、驗收、應用、檢測、維修、管理、報廢等動態(tài)過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機材料均屬醫(yī)療器械檔案。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，醫(yī)療器械檔案資料要求真實性，即檔案材料收集的應是原始材料；完整性，即檔案材料必須根據(jù)內(nèi)容要求進行收集、整理并裝訂成完整的檔案材料。檔案目錄與實際檔案資料內(nèi)容、數(shù)量頁數(shù)必須相符，不能缺少；動態(tài)管理，即醫(yī)療器械設(shè)備在整個應用周期內(nèi)隨時產(chǎn)生的新的資料，如設(shè)備維修、檢測、計量等結(jié)果記錄包括各種保修合同等。[1]筆者對醫(yī)療器械檔案采用按“分類”管理的模式，為每項設(shè)備建立“專項檔案”，每項一宗，分年度、分目錄管理。

按醫(yī)療設(shè)備的管理等級，以“臺件”歸檔，自立項采購開始，招標、采購、到貨、驗收、器械設(shè)備的說明書、工作圖、線路圖、檢測記錄、維修記錄等等都分目錄統(tǒng)一歸檔。我院醫(yī)療器械設(shè)備主要內(nèi)容有：（1）采購檔案：采購檔案是醫(yī)療器械檔案的第一項，包括購買醫(yī)療器械申請、論證報告、審批、大型設(shè)備效益分析報告；醫(yī)院審議項、考察記錄、招標書、投標書、購買合同及及其附屬條款，產(chǎn)品明細、供應商公司資質(zhì)文件、招投標記錄及匯總文件、醫(yī)療器械資質(zhì)文件、裝箱單、儀器設(shè)備驗收表、合格證等；基本情況部分包括醫(yī)療器械的使用說明書、線路圖，以及醫(yī)療器械的場地圖、場地的水、電、暖等線路圖。這一部分作為醫(yī)療器械檔案的重要組成部分，主要為醫(yī)療器械在使用周期內(nèi)監(jiān)測、維修等過程提供依據(jù)和參考。醫(yī)療器械檔案動態(tài)管理中的維修、檢測等記錄都是以前期采購檔案中合同涉及權(quán)限為準則，所以采購檔案的規(guī)范化管理屬于醫(yī)療器械檔案的重要內(nèi)容，在整個醫(yī)療器械檔案管理中至關(guān)重要。（2）監(jiān)測維修記錄：醫(yī)療器械在使用周期內(nèi)會磨損和消耗，近幾年我國技術(shù)監(jiān)督部門和衛(wèi)生主管部門對醫(yī)療器械的管理越來越嚴格，為了增加器械的使用年限和減少設(shè)備故障率，對醫(yī)療器械的定期監(jiān)測和維護是必不可少的。醫(yī)院將每次的維修記錄分為日常維護記錄、大型維修記錄和報廢記錄，并對其進行整理歸檔。日常維護記錄主要是一些價值和科技含量較低的醫(yī)療器械或者是一些大型醫(yī)療器械的低級故障。在維修檔案中詳細記載故障的時間、維修人員姓名、所維修的部件、使用更換的零部件、故障是否排除、驗收人員等。大型維修記錄主要是詳細記載故障時間、原因，售后服務部門所指派維修人的姓名、所維修的部件、使用更換的零部件及制造商、故障排除時間、驗收人員、維修后使用情況等各項內(nèi)容。報廢記錄主要是針對那些嚴重損壞而又無法維修做報廢處理設(shè)備的檔案管理。報廢記錄主要包括設(shè)備的報廢申請書。由于醫(yī)療器械屬于國有資產(chǎn)，報廢流程須級上報申請，經(jīng)上級有關(guān)部門鑒定后方可做報廢處理。[2]

3 醫(yī)療器械檔案的收集與管理

通過查看設(shè)備檔案資料，為醫(yī)院對外談判、科學數(shù)據(jù)統(tǒng)計、經(jīng)濟效益分析等提供重要依據(jù)。如何更好的收集與整理好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、提高設(shè)備的使用率，在設(shè)備采購、使用、保養(yǎng)維修等工作中得到充分利用，筆者主要采取以下幾項措施：

3.1 制定完善的醫(yī)療器械檔案管理制度。

為確保醫(yī)院醫(yī)療器械檔案完整、準確、安全，醫(yī)院醫(yī)療器械檔案理堅持集中統(tǒng)一管理的原則，制定完善的醫(yī)療器械檔案管理制度。

（1）建立健全管理體系，責任到人，分工明確。以醫(yī)院綜合檔案室管理體系圖為基礎(chǔ)，確定一名院級領(lǐng)導為主管領(lǐng)導，負責對醫(yī)療器械檔案的督導，指定綜合檔室專職檔案員對醫(yī)療器械檔案進行立卷、歸檔、日常管理及維護，指定醫(yī)院醫(yī)療器械管理部門兼職檔案人員對醫(yī)院器械檔案進行收集及預立卷。（2）建立健全醫(yī)療器械管理制度。建立并完善設(shè)備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交；建立并完善設(shè)備檔案的保管制度，使設(shè)備檔案處于最佳保管狀態(tài)，便于隨時開展有效的服務；建立并完善設(shè)備檔案的借閱制度，確保設(shè)備檔案長期處于監(jiān)控狀態(tài)，不丟失。（3）嚴格檔案借閱制度，按檔案借閱流程履行借閱手續(xù)。制度要求當所借閱的檔案需要帶出檔案室時，一般只借閱備份的復印件。超過借閱時限后，由檔案管理人員進行催要，并可根據(jù)實際工作的需要進行適當?shù)难娱L。

3.2 醫(yī)療器械檔案的管理

3.2.1 檔案的收集流程

（1）醫(yī)療設(shè)備檔案的建立過程往往要經(jīng)若干個環(huán)節(jié)和不同部門的人員，所以需要綜合檔案室專職檔案員及各科室兼職檔案員共同完成。每臺（件）醫(yī)療器械到貨安裝時，醫(yī)療器械管理部門即器械科通知綜合檔案室，由檔案室指定兼職檔案員到場進行開箱驗收。開箱完畢后，檔案人員在驗收報告上簽字，并收齊裝箱單、安裝調(diào)試報告、儀器說明書等全套隨機材料。（2）在每臺（件）醫(yī)療器械安裝、驗收、投入正常使用后二周內(nèi)，將該器械所有籌購資料、隨機設(shè)備技術(shù)資料整理后，由器械科兼職檔案員完成預立卷，于第二年第一季度最后一周移交綜合檔案室。（3）醫(yī)療器械維修人員每季度最后一周對維修記錄等資料進行整理，于第二年第一季度最后一周移交綜合檔案室。

3.2.2 醫(yī)療器械檔案的立卷

（1）綜合檔案室對器械科交來的檔案資料進行登記，填寫《檔案移交登記表》，做好交接記錄。（2）綜合檔案室對器械科交來的資料按照一定順序進行再次整理。筆者是按照如下順序進行整理的：合同、醫(yī)療器械購置申請表、考察記錄、招投標記錄，供應商資質(zhì)、醫(yī)療器械資質(zhì)、裝箱單、儀器設(shè)備驗收單、合格證、說明書、圖紙、維修記錄以及后期的報廢記錄等。

3.2.3 醫(yī)療器械檔案的歸檔

每臺（件）器械檔案整理完畢后，參照文書檔案的歸檔方法，嚴格按照歸流程圖進行歸檔。

（1）將歸檔文件中所有帶文字的紙張進行頁碼編制。（2）用檔案專用不銹鋼訂或線進行單件裝訂，在每一“件”文件的右上方加蓋歸檔章，并將歸檔章內(nèi)容填寫齊全。（3）將檔案有關(guān)信息錄入檔案軟件中。（4）按件號順序裝盒，填寫檔案盒背脊內(nèi)容，做到字跡清楚、整齊、美觀。（5）將檔案盒及時存放于檔案柜中，確保檔案不丟失。（6）打印檔案目錄并裝訂，制成檢索工具。

參考文獻：

綜合檔案室管理制度范文第4篇

然而，這種現(xiàn)象并沒有持續(xù)很久。隨著現(xiàn)行文件查閱中心運轉(zhuǎn)過程中各種問題的出現(xiàn)，一個直接的后果就是到檔案館查閱文件和檔案的人數(shù)日見減少，門庭冷落的情況又重新復燃。很明顯，現(xiàn)行文件查閱中心在初創(chuàng)階段并沒有產(chǎn)生人們預期的效果。

應當說，作為以現(xiàn)行文件服務為宗旨的新式平臺，現(xiàn)行文件查閱中心不僅僅擴大了檔案館的功能，它實際上正在改變國家綜合檔案館的基本性質(zhì)，正在決定檔案館未來的發(fā)展方向。從社會功能的角度看，它也是各級綜合檔案館融入社會、走向現(xiàn)實的必然選擇。在當今知識經(jīng)濟、信息社會的大潮下，抱殘守缺、固步自封是沒有出路的，遠離經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展主戰(zhàn)場也是沒有出路的。現(xiàn)行文件查閱中心作為政務公開的窗口，不僅在推進政治民主化進程中起著不可替代的作用，在關(guān)注百姓生活、建立企業(yè)誠信機制、構(gòu)筑三農(nóng)信息體系等諸多方面也都發(fā)揮著得天獨厚的效用。因此，建立現(xiàn)行文件查閱中心并不是一時之需，也不是心血來潮。它是客觀世界對檔案館建設(shè)的必然要求。那么，為什么會出現(xiàn)一方面有急切的客觀之需，另一方面又在自身建設(shè)方面舉步維艱的情況呢？

究其原因，根本上還在于體制與制度問題。

從體制上看，現(xiàn)行文件查閱中心使傳統(tǒng)的集中管理意義更加明顯，構(gòu)成了檔案、文件全面集中的局面，促成并強化了檔案館為現(xiàn)代社會直接服務的功能。但同時，這種新平臺也造成了與機關(guān)檔案室自身功能的沖突。從發(fā)展的角度看，越強化現(xiàn)行文件查閱中心的功能，現(xiàn)行文件向檔案館集中的趨勢就越明顯，因此，現(xiàn)行文件為整個社會服務的能力就越強。但從檔案室的角度看，現(xiàn)行文件查閱中心整體功能越是強大，意味著自身原有功能就被更大的功能所覆蓋。即是說，一方面，現(xiàn)行文件查閱中心為整個社會服務，當然也包括文件的形成單位；另一方面，檔案室只為本單位或本系統(tǒng)服務，服務功能受到明顯限制。這種功能上的沖突，必然會導致在建立和發(fā)展現(xiàn)行文件查閱中心問題上的不協(xié)調(diào)。所以，在現(xiàn)行文件查閱中心建立之初，出現(xiàn)的各種問題就隨之產(chǎn)生了。比如說，檔案室不愿移交文件，收到的內(nèi)容不完整，收集文件的形式也非常單一等等。在這方面，陜西的情況尤為明顯。既然文件不完整，不能滿足利用者的要求，上門查閱的人當然也就減少了。

因此，要解決文件查閱中心目前的窘境，改革現(xiàn)階段檔案管理體制就是一個不可避免的歷史進程。這種改革從根本上講必然會觸動機關(guān)檔案室作為檔案工作基礎(chǔ)部門的地位。既然現(xiàn)行文件查閱中心的功能已經(jīng)能夠覆蓋檔案室原有的功能，那么檔案室原有的功能就會削弱，直至消亡；既然現(xiàn)行文件查閱中心必須把新文件盡收囊中才能更好地工作，那么文件的歸檔環(huán)節(jié)就已經(jīng)從文書部門向檔案室的移交，轉(zhuǎn)變成文書部門向檔案館的現(xiàn)行文件查閱中心直接移交，檔案室接收的文件只是重份的和暫時不宜公開的文件。即使從暫時不宜公開文件這個角度看，檔案館為了能夠更好地為社會服務，許多地方已經(jīng)將從檔案室接收檔案的時間提前，有些地方已經(jīng)提到自檔案形成之日起的3－5年。只是由于檔案館庫存能力的限制，才使檔案室具有一定的保存數(shù)量。這樣一來，即使那些暫時不宜公開的檔案，在檔案室暫存的時間也極為有限?；蛟S有人會說，檔案室為本單位服務是一種特殊的服務，離開了這種服務，單位查閱檔案就不方便，工作就會受到直接影響。但實際上，當國家檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成為現(xiàn)實后，這種距離差異就會隨之消失，不會成為檔案室繼續(xù)存在的理由。

實際上，從我們國家建立檔案室并將其作為檔案館收存檔案的重要來源的時候，就已經(jīng)決定了檔案室只是檔案保存的過渡機構(gòu)這一基本性質(zhì)。只是過去我們把它定為10－20年向相應的檔案館移交。檔案館、室之間的分工也非常的明顯，不存在功能上的沖突問題?，F(xiàn)在，當我們作出新的規(guī)定，把檔案館接收檔案的時間大大提前的時候，就已經(jīng)決定了檔案室的未來。而當現(xiàn)行文件查閱中心又要把在檔案室暫存文件的時間再次提前到形成即收的情況下，檔案室的命運就可想而知了。因此，當現(xiàn)行文件查閱中心已然出現(xiàn)時，舊的管理體制必然受到?jīng)_擊，新的檔案管理體制也就必將孕育而生了。

另一方面，在制度建設(shè)上，作為一種新式平臺，許多制度的建立不完善，也是導致現(xiàn)行文件查閱中心舉步維艱的重要原因?，F(xiàn)行文件查閱中心的建立從檔案界來說是一件意義非凡的大事，但它在整個社會中應該占據(jù)一個什么樣的位置，它與現(xiàn)在政府機構(gòu)中已經(jīng)發(fā)揮作用的各種信息中心、政務中心等是一個什么樣的關(guān)系，在黨委和政府綜合事件或問題上處于什么樣的角色，現(xiàn)行文件查閱中心獨立的運作方式是什么，怎樣真正解讀文件查閱中心與檔案館、檔案室之間的工作關(guān)系等等，凡此種種，都有待于通過建立完善的制度予以保障，都有待于社會各界形成新的認識，都有待于通過新的需要予以調(diào)整。否則就會出現(xiàn)領(lǐng)導不重視、合作精神差、遇事沒人管、查閱無保證的局面，就會流于新的形式，重新呈現(xiàn)聲勢浩大、落實萎靡的格局。

綜合檔案室管理制度范文第5篇

（廣西幼兒師范高等?？茖W校，廣西 南寧 530022）

【摘要】通過對廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案管理工作的調(diào)查分析，論述了目前檔案管理存在的問題以及改進措施，提出了檔案管理努力的方向，旨在進一步推進學校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

關(guān)鍵詞 高職高專；檔案管理；問題；對策

高職高專多由中等學校發(fā)展而來，隨著學校的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，各種類別、形式的檔案數(shù)量顯著增加。這些資料信息是研究學校歷史的第一手材料，是學校進行科學研究、人才培養(yǎng)、社會服務以及文化傳承等活動的重要理論依據(jù)，是學校教學評估工作最基礎(chǔ)的原始數(shù)據(jù)，對于學校各項工作的實施有著重要的意義。因此，檔案管理工作是整個學校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。本文以廣西幼兒師范高等?？茖W校為例，探討高職高專院校檔案管理存在的問題和改進的措施。

1廣西幼兒師范高等專科學校檔案管理的基本情況

廣西幼兒師范高等?？茖W校是提升中專學校而成。首先，在升格轉(zhuǎn)型之初，學校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，設(shè)備不全。檔案室未進行“三室分開”；庫房沒有恒溫恒濕設(shè)備，工作室也沒有照相機、掃描儀、刻錄機、裝訂機等檔案辦公設(shè)備；在數(shù)字化檔案管理建設(shè)方面更是完全空白。其次，學校未建立檔案管理專業(yè)團隊。一是專職檔案管理人員不足。檔案室僅1名檔案管理員，導致很多時候難以有足夠的精力去承擔檔案管理的規(guī)范化與科學化建設(shè)工作。二是學校各職能部門、各系部的兼職檔案管理員流動性大，也基本上沒有進行過專業(yè)的培訓，對于檔案管理工作的知識技能不夠熟悉。最后，學校檔案管理制度也不夠完善，既未出臺適應本校的檔案分類辦法，也未完全貫徹執(zhí)行部門文書立卷制度，導致大部分的文件材料由檔案室逐一整理、立卷、歸檔，不僅占去了檔案室工作人員的大量時間，收集檔案的完整性以及整理出來的檔案質(zhì)量也難以保證。

2廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案管理的改進措施

針對上述情況，學校開始從檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理隊伍、檔案管理制度等幾方面入手，進行了學校檔案管理工作標準化建設(shè)的探索。

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

學校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是從硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)兩方面進行的。在硬件建設(shè)方面，首先，依據(jù)有限的空間，檔案室被隔離出了閱覽室、辦公室和庫房，做到了“三室分開”，并且在庫房的規(guī)劃和建設(shè)上也根據(jù)實際規(guī)模和發(fā)展水平留有充足的余地，以備檔案數(shù)量的逐年增加。其次，增添了閱覽桌椅和文件整理桌，購置了空調(diào)、除濕機、裝訂機、復印機、打印機、掃描儀以及專供查檔所用的計算機等必備設(shè)施，基本達到了高校檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標準。在軟件建設(shè)方面，檔案室購買了GD2000檔案綜合管理系統(tǒng)并已投入使用。

2.2檔案管理隊伍建設(shè)

建立一個健全的學校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有一支懂業(yè)務的專兼職相結(jié)合的檔案工作隊伍，對于高職高專院校的檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是十分必要的。[1]要做好檔案工作，檔案工作人員不僅要有良好的政治素質(zhì)和較強的工作責任心，更要有過硬的業(yè)務素質(zhì)。從全面提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)目標出發(fā)，廣西幼兒師范高等?？茖W校從以下幾個方面進行了努力：一是對學校分管檔案工作的領(lǐng)導和專職檔案員的培訓提高，除了參加國家和自治區(qū)的檔案業(yè)務培訓，主動接受自治區(qū)檔案局的業(yè)務指導外，也積極去兄弟院校學習交流，通過參加各種檔案學術(shù)交流活動來開闊眼界，提高素質(zhì)。二是加強對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導，邀請了自治區(qū)檔案局業(yè)務指導處的專家對學校全體兼職檔案管理員和各系部、各職能部門分管檔案工作的領(lǐng)導進行業(yè)務培訓和答疑，講解《廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案分類辦法（試行）》，幫助兼職檔案員在部門的立卷歸檔工作中活學活用。三是，檔案室的專職檔案員在平時工作中加強了對兼職檔案員的業(yè)務指導，深入各系部、各職能部門釋疑解難，同時檔案室還積極發(fā)揮監(jiān)督作用，督促基層部門按要求做好檔案工作。

2.3檔案管理制度建設(shè)

高職高專院校檔案管理工作要真正走上正規(guī)化、標準化、規(guī)范化的道路，必須借助于行政手段“依法治檔”。因此，在檔案管理制度方面，廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案室制定了《檔案室工作職責》、《檔案工作人員職責》、《檔案材料借閱規(guī)定》、《庫房管理制度》、《檔案移交制度》、《兼職檔案員工作職責》等一系列規(guī)章制度，并參照教育部和國家檔案局制訂的教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》和國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》頒發(fā)了《廣西幼兒師范高等專科學校檔案分類辦法（試行）》，確定了適合學校檔案的分類標準。這些措施使學校檔案管理工作做到實體分類、編號、排架、檢索、借閱的標準化與規(guī)范化。

2.4部門檔案、個人崗位檔案建設(shè)

高職高專院校大都經(jīng)歷了學校的升級或轉(zhuǎn)型，檔案資源豐富，但往往由于歷史或現(xiàn)實的原因檔案信息資料多散失在檔案產(chǎn)生的部門或系部，得不到有效的集中管理與建設(shè)。為保證學校檔案信息資源完整、齊全，廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案實行分級管理、部門立卷制度。針對一些有價值的文件材料在《廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案分類辦法（試行）》中并未明確是否需要歸檔的情況，各部門和各系部加強了對這些檔案資源的管理，努力并適時地做好一些相應的整理、保管、歸檔工作。同時，根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第二十四條的規(guī)定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有?！盵2]即無論是學校黨政領(lǐng)導、教師、教輔、行政人員，他們手中所保存的公務文件材料也是重要的檔案信息資源，應予以整理、保管起來。廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案室指導、督促學校每個崗位的工作人員做好對這部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了評比。由此，學校從檔案室到部門到個人，建立了一個完整的檔案工作網(wǎng)，檔案信息資源的存儲量日益增加，館藏容量也不斷豐富。

3高職高專檔案管理努力的方向

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，特別是新媒體的大量涌現(xiàn)，全國各個高校都在努力加快本校的信息化建設(shè)。[3]高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，長期以來得不到相應的重視，更談不上現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)高職高專院校檔案室雖然用了檔案管理系統(tǒng)，改變了以前自建電子表格管理形式，但也因為電子檔案少，只能提供一些一般性的基礎(chǔ)目錄檢索，還沒有能力提供更為深層次的詳細信息檢索。各系部、各職能部門對于信息資源的傳輸還尚未起步。廣西幼兒師范高等?？茖W校檔案室同樣也只是利用了計算機進行管理檔案，使用了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，但僅限于單機版數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化全文錄入還未啟動。因此，切實推進學校數(shù)字檔案室建設(shè)是高職高專院校檔案信息化建設(shè)的重要任務。抓住學校數(shù)字化校園建設(shè)的有利時機，選擇適合高職高專院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展模式，根據(jù)檔案工作的專業(yè)特性，提出檔案信息化建設(shè)的要求，將檔案信息化納入高等學校信息化建設(shè)之中。

參考文獻

［1］彭志斌.高等學校檔案分級管理研究[J].檔案與建設(shè),2009(11).

［2］中華人民共和國教育部令第27號.高等學校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.