施工檔案管理
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施工檔案管理范文第1篇
檔案管理是指企業(yè)對于各個事項的記錄，資料的處理、存儲以及查詢等的工作職能；對于企業(yè)的發(fā)展有著清晰明了的記錄，為企業(yè)今后的發(fā)展起著奠基性的作用，同時還可以給企業(yè)規(guī)劃者為企業(yè)規(guī)劃提供一個方向，展示給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者企業(yè)中存在的完美和缺陷，以便對癥下藥，尋找措施，改善企業(yè)的施工效率。而我們傳統(tǒng)的檔案管理，都是依靠手工的記錄和處理，其方式不但減緩了工作的效率也耽擱了企業(yè)工程的施工進程。手工的查閱也增加了企業(yè)對于檔案的查詢不便，所有的記錄都得一頁一頁去翻，時間和效率得不到保證，造成了許多不必要的麻煩。由于檔案都是紙質(zhì)文件，在查詢的過程中需不斷翻閱，容易造成檔案資料的損壞，也給公司帶來經(jīng)濟上的損失。但是隨著科技的不斷進步，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式，將結(jié)合手工與信息技術(shù)，不斷地優(yōu)化檔案的管理、接收和處理，增加了企業(yè)檔案的可用性，提高了檔案工作者對于檔案處理的效率。對于現(xiàn)代化電子技術(shù)的利用，其優(yōu)勢就是可以將復(fù)雜的手工整理實體檔案劃分為不同的類型，進行必要專業(yè)的分類，以防止檔案資料的丟失，增加檔案資料的安全性。
雖然，檔案管理電子技術(shù)的利用相對于手工處理，其工作效率有明顯的提高，而且文件保存的穩(wěn)定性得到保障，查閱也相對便利。但是仍然會有一些不足的存在，其無法完美地滿足企業(yè)發(fā)展的需求。比如，一方面，部分技術(shù)對于檔案的查閱不具備全文檢索和查詢功能，那么對于檔案的利用也帶來了極大的不便；另一方面，在軟件安裝的過程中，數(shù)據(jù)的輸入沒有備份，這樣的話，一旦發(fā)生文件的損壞或丟失，就難以挽回，這樣檔案資料的安全性處理就沒有得到相對的保障。所以，企業(yè)的檔案管理還需要有相對完善的策略，可以適當(dāng)?shù)貙⒉糠种匾募堎|(zhì)文件進行數(shù)據(jù)化處理，以及將企業(yè)生產(chǎn)和管理過程中的重要視頻、錄音等其他記錄進行數(shù)據(jù)化處理，以方便后期的使用查詢，這就要求企業(yè)在檔案管理方面加快和完善信息化建設(shè)的進程。
二、電力施工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
（一）檔案管理信息化建設(shè)的必要性。檔案的管理對于企業(yè)的發(fā)展起著重大的作用，檔案記錄著企業(yè)的各項資料，其接受、處理和儲存公司的各項資料，給公司各項規(guī)劃提供了參考性的資料，通過今夕業(yè)績對比幫助公司作出策略性的規(guī)劃，以便規(guī)劃公司未來的發(fā)展。檔案管理不僅有利于公司的發(fā)展，還對我們國家經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)有著重要意義。隨著信息技術(shù)化的不斷發(fā)展，檔案管理信息化處理已經(jīng)成了現(xiàn)代各個企業(yè)時代性的發(fā)展趨勢，我們的電力施工企業(yè)也毫不例外。
信息化發(fā)展帶動工業(yè)化發(fā)展已經(jīng)成了現(xiàn)代工業(yè)發(fā)展的主流趨勢，各個企業(yè)都應(yīng)當(dāng)對此具有足夠的認(rèn)識。企業(yè)需要在檔案管理工作中不斷地完善信息體制在檔案管理中的建設(shè)，同時利用檔案管理機制了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。信息化的檔案管理成了企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的主要途徑。
（二）電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的阻礙。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的管理缺乏重要的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。由于企業(yè)的檔案信息化處理涉及到各個部門，需要各個方面的專業(yè)性技術(shù)性人才，需要企業(yè)全部的人員都積極地配合，尤其是領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，對于企業(yè)的發(fā)展起著領(lǐng)導(dǎo)性的作用。現(xiàn)在好多企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)者會覺得檔案的管理跟企業(yè)的發(fā)展無關(guān)，認(rèn)為檔案的管理只是文字的處理和記錄，跟企業(yè)的施工、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等無關(guān)，對企業(yè)的經(jīng)濟效益無太大影響，不需要有太多的關(guān)注和管理，也不必花費太多的人力、物力、財力去完善檔案信息化建設(shè)。存在這樣錯誤的觀念，將導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作信息化得不到相應(yīng)的發(fā)展和完善，也阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐。其次，信息化建設(shè)設(shè)施不完備。畢竟我國信息化建設(shè)起步比較晚，對于信息化的處理還不夠完善，倘若發(fā)生在查閱過程中檔案的損失，需要把損失的檔案補救回來就需要極大的技術(shù)含量。最后就是缺乏專業(yè)性技術(shù)人員。檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，對于企業(yè)的發(fā)展有著清晰明了的記錄，為企業(yè)今后的發(fā)展起著奠基性的作用，同時還可以給企業(yè)規(guī)劃者制定后期的發(fā)展目標(biāo)提供參考性的依據(jù)，展示給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者企業(yè)中存在的完美和缺陷。但是，對于當(dāng)前的企業(yè)，其檔案管理人員大都缺乏對專業(yè)性知識的認(rèn)知，沒有充分地認(rèn)識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。沒有專門的部門對檔案進行管理，就容易導(dǎo)致重要的檔案信息丟失而不重要的檔案信息得到保存。
二、完善電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的完善，企業(yè)需要對其作出相應(yīng)的對策。以下是筆者對于檔案管理在信息化建設(shè)中存在的不足作出的幾點建議：
施工檔案管理范文第2篇
【關(guān)鍵詞】：火電；施工企業(yè)；檔案管理
目前，大多數(shù)電力施工企業(yè)已經(jīng)走上了市場經(jīng)濟之路，自行投標(biāo)獲取工程，因為電源建設(shè)的重點已經(jīng)轉(zhuǎn)移到全國各大發(fā)電集團公司，而不在電網(wǎng)公司。他們根據(jù)市場要求，通過投標(biāo)獲得各發(fā)電企業(yè)投資的電廠工程建設(shè)任務(wù)。因此火電施工企業(yè)因此除了要管好本單位的科技、文書、會計、聲象等檔案外，還應(yīng)做好招投標(biāo)文件的歸檔工作。對施工企業(yè)來講，工程招投標(biāo)資料的搜集、分析與處理對投標(biāo)報價有舉足輕重的作用。
一、招投標(biāo)檔案的歸檔范圍
招標(biāo)申請報表及批復(fù)文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)資格預(yù)審聯(lián)系函、投標(biāo)資格預(yù)審文件、投標(biāo)邀請函。招標(biāo)文件、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補充及答疑文件、招標(biāo)文件出售登記表。投標(biāo)文件、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書以及投標(biāo)澄清文件、修正文件、投標(biāo)報價及修正報價。開標(biāo)議程、開標(biāo)大會簽字表、評標(biāo)專家簽到表、評標(biāo)辦法及標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)紀(jì)律、評標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、評分表、評標(biāo)總結(jié)。招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會議紀(jì)要、上級定標(biāo)批復(fù)文件。招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組名、資格審查小組成員名單、評標(biāo)委員會成員抽取名單、監(jiān)督小組名單。中標(biāo)通知書及回復(fù)、未中標(biāo)通知書。公證機關(guān)的關(guān)于招投標(biāo)過程的公證書。招投標(biāo)電子文件。開標(biāo)會、評標(biāo)會聲像資料。其它應(yīng)當(dāng)歸檔招投標(biāo)文件。
二、招投標(biāo)檔案歸檔的基本要求
1、質(zhì)量要求
歸檔的招投標(biāo)文件材料必須是原件；招投標(biāo)文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確；招投標(biāo)文件必須字跡清楚，簽字蓋章規(guī)范，手續(xù)完備；書寫材料應(yīng)用碳素筆或藍黑筆等書寫，不得使用鉛筆或圓珠筆等不耐久的書寫材料；歸檔的招投標(biāo)文件必須按招標(biāo)順序經(jīng)過系統(tǒng)整理， 并填寫文件材料歸檔移交清單。
2、歸檔時間
基建項目的招投標(biāo)文件應(yīng)在合同簽訂后一個月內(nèi)，及時整理歸檔。不針對工程項目的招投標(biāo)檔案，一般按年代歸入文書檔案，本年度的招投標(biāo)文件應(yīng)在第二年上半年之前歸檔完畢。
3、歸檔份數(shù)
形成的招投標(biāo)文件歸檔兩套。
4、招投標(biāo)檔案的整理方法
根據(jù)《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》的規(guī)定，火電企業(yè)檔案分類設(shè)置了十個一級類目，即黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資、電力生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備。新建電廠在基建活動中形成的招投標(biāo)文件應(yīng)歸入“基本建設(shè)”類目中整理、立卷，電廠在生產(chǎn)過程中形成的招投標(biāo)文件應(yīng)歸入“經(jīng)營管理”和“生產(chǎn)技術(shù)管理”類目中整理、組卷。招投標(biāo)過程中形成的電子文件、聲像資料按專門檔案的要求進行整理存檔。
三、新建或擴建電廠基建過程中招投標(biāo)檔案的整理方法
火電企業(yè)在新建或擴建活動中形成的招投標(biāo)文件歸入“基本建設(shè)”類，分類號為8032，采用案卷級立卷方法整理立卷。招投標(biāo)文件一般由設(shè)備部門和計劃部門負(fù)責(zé)整理歸檔，設(shè)備部門形成設(shè)備招投標(biāo)文件和材料招投標(biāo)文件等，計劃部門形成工程招投標(biāo)文件（設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試等）。檔案室按問題依照歸檔時間進行整理歸檔。
四、電廠投產(chǎn)后招投標(biāo)檔案的整理方法
電廠投產(chǎn)后的招投標(biāo)文件歸入“經(jīng)營管理”和“生產(chǎn)技術(shù)管理”類，作為文書檔案整理存檔，即以件為單位進行裝訂、分類、排列、編目、裝盒。電力企業(yè)在物資供應(yīng)和施工隊伍選擇活動中產(chǎn)生許多招投標(biāo)文件，如： 備品備件采購、低值易耗及辦公用品采購、勞保用品采購、零星設(shè)備采購、燃料采購、材料采購、生產(chǎn)改造施工隊伍選擇、技術(shù)服務(wù)隊伍選擇等。這些招投標(biāo)文件按問題分類分別歸入“經(jīng)營管理”類和“生產(chǎn)技術(shù)管理”類?！吧a(chǎn)技術(shù)管理”類的“勘測設(shè)計管理”和“工程概算定額管理規(guī)定及外包管理”中有設(shè)計招投標(biāo)文件和外包隊伍招投標(biāo)文件等，這些招投標(biāo)文件主要是指在電力生產(chǎn)活動中零星項目建設(shè)過程中形成的，要和“基本建設(shè)”類中招投標(biāo)文件區(qū)別開來。
五、招投標(biāo)檔案整理立卷應(yīng)注意的問題
1、不中標(biāo)的投標(biāo)文件也應(yīng)作為檔案整理歸檔，不能作為資料保存。目前大多數(shù)電力企業(yè)將未中標(biāo)的投標(biāo)文件作為資料保存，這種做法是不正確的。《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4 號）和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28- 2002）中明確規(guī)定，投標(biāo)書應(yīng)歸檔保存，并且保管期限是永久期限，并未僅指中標(biāo)文件，所以未中標(biāo)的投標(biāo)文件也應(yīng)作為檔案整理歸檔，只是保管期限長短可根據(jù)每個企業(yè)的實際情況來確定。
2、招投標(biāo)檔案保密工作檔案人員要做好招投標(biāo)文件的保密工作。投標(biāo)廠商的投標(biāo)文件和報價資料對于其它投標(biāo)廠商可以說是重要的商業(yè)機密，如果泄秘可能嚴(yán)重?fù)p害其它投標(biāo)廠商的重大經(jīng)濟利益，所以檔案人員應(yīng)在招投標(biāo)活動中切實做好檔案資料的保密工作。
施工檔案管理范文第3篇
關(guān)鍵詞 施工企業(yè) 會計檔案 管理制度 改善
一、引言
會計檔案工作是我國目前構(gòu)建社會主義和諧社會中一項重要的任務(wù)。但是在現(xiàn)實中，會計檔案并沒有得到企業(yè)的重視，所以檔案保管和整理很容易出現(xiàn)問題。如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應(yīng)時代的要求，將施工企業(yè)中的各項基層管理抓嚴(yán)、抓好，將信息服務(wù)的層次和內(nèi)容不斷深化。下文是對會計檔案管理工作在施工企業(yè)中重要性的簡單敘述。
二、會計檔案管理工作在施工企業(yè)中的重要性
會計檔案對部門和單位有著非常重要的促進和支持作用，會計檔案也可以將部門經(jīng)營管理的信息和資源完整地反映出來，能起到監(jiān)督的作用。會計檔案工作是我國目前構(gòu)建社會主義和諧社會中一項重要的任務(wù)，其可以將管理規(guī)劃和決策過程中的信息傳遞出去，這對于解決經(jīng)濟糾紛有很大的幫助，同時可以有效維護活動雙方的權(quán)益，為其提供合理、有效的法律證據(jù)。會計檔案的信息化可以將會計檔案的質(zhì)量及時地反映出來，可以適當(dāng)減少錯誤發(fā)生的概率，提升會計檔案的現(xiàn)代化管理水平，所以，我們要充分認(rèn)識到會計檔案的重要性（會計檔案是非常重要的信息資源）。除此之外，我們還需要了解部門發(fā)展和會計檔案的關(guān)系，這兩者之間的關(guān)系非常密切，兩者的結(jié)合對部門形象的維護有重要的作用，甚至關(guān)系到活動雙方的合法權(quán)益和切身利益。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應(yīng)時代的要求，將施工企業(yè)中的各項基層管理抓嚴(yán)、抓好，將信息服務(wù)的層次和內(nèi)容不斷深化，將會計檔案的作用充分發(fā)揮出來，為我國現(xiàn)代行業(yè)的發(fā)展增添助力。
三、施工企業(yè)會計檔案管理存在的問題
（一）會計檔案管理制度滯后
會計檔案歸檔制度的不完善和會計檔案保管制度的落實不到位是會計檔案管理制度滯后的主要原因。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，再加上會計檔案管理制度的管理對象主要是會計核算專業(yè)材料，所以會計檔案歸檔制度起著至關(guān)重要的作用，需要我們進行完善。會計檔案歸檔制度的不完善，主要體現(xiàn)在不少基層單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問題沒有作出具體的規(guī)定，沒有將會計檔案管理納入會計人員的崗位職責(zé)中，也沒有配備專人管理會計檔案。而會計檔案的保管制度落實不到位主要體現(xiàn)在對檔案隨意擺放和翻動，在這種情況下檔案很可能出現(xiàn)泄露信息和丟失的現(xiàn)象。
（二）會計檔案管理工作不到位
會計檔案管理工作不到位，主要包括檔案管理意R落后、缺少網(wǎng)絡(luò)和計算機維護人才、工作人員不固定、現(xiàn)代化的投入不足、相關(guān)表格整理的不完整和鑒定銷毀工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。其中，檔案管理意識落后的主要原因是領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理存在不重視的心理，缺乏對工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，這也就直接導(dǎo)致企業(yè)缺乏這方面的人才。如今，計算機軟件和硬件技術(shù)隨著科技的發(fā)展不斷趨于成熟，我國的檔案管理已經(jīng)逐漸向數(shù)字化和電子化的方向發(fā)展，但由于缺乏重視，直接導(dǎo)致了施工企業(yè)對現(xiàn)代化投入的不足，這對于計算機會計檔案工作的發(fā)展有不利影響。
（三）沒有充分利用會計檔案
會計檔案利用不充分，主要包括利用范圍和方法的限制、利用者范圍的限制。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，施工企業(yè)面臨的競爭更加激烈，但由于傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟對部門資金管理利用的影響，使得對會計檔案資源的利用重視不夠。檔案制度中存在一些保密限制，這就使會計檔案人員的身份有了嚴(yán)格的管理和限制，導(dǎo)致很多會計檔案用戶無法進入，這也為會計檔案的發(fā)展造成了阻礙。
四、施工企業(yè)會計檔案管理制度的改善和加強
（一）會計檔案管理中各項制度的建立和完善
在建立和完善會計檔案管理制度時，首先要根據(jù)相關(guān)規(guī)定建立完善的歸檔制度，其次是根據(jù)規(guī)定建立檔案安全保管制度。除此之外，我們要對保密制度進行合理的運用，選擇一些專業(yè)技能強的管理人員，將檔案更妥善地保管起來。在會計檔案管理中要尤為注重會計檔案的銷毀，所以我們在銷毀一些失去保存價值的檔案時必須認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。
（二）會計檔案管理中業(yè)務(wù)工作的加強
對于會計檔案管理業(yè)務(wù)工作的加強，我們首先需要做的就是明確會計檔案歸檔的要求，對具有保存價值的信息進行保存，對會計報表數(shù)據(jù)等重要性材料進行打印裝訂保存，在移交時一定要將表格目錄填寫完整，做好會計檔案的立卷工作。電子會計檔案的數(shù)據(jù)保存時間比較長，所以我們要建立電算化會計檔案收集制度，選取優(yōu)質(zhì)的材料，做好整理工作，從而達到會計檔案管理業(yè)務(wù)工作的加強。
（三）管理事故風(fēng)險的防范，加大投入
在加強對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管力度之后，要對電算化會計檔案進行保管，首先我們需要選擇防塵、防潮、防磁的場所進行儲存，并且要定期進行檢查，以免文件損壞。除此之外，我們要將軟件版本和數(shù)據(jù)進行一致性保存，并對計算機病毒采取一定防范措施，以此保證電子會計檔案信息的安全保存。另外，部門要進一步加強對計算機系統(tǒng)的管理，預(yù)防病毒的侵入。
（四）會計檔案管理水平的不斷提高
在對施工企業(yè)會計檔案管理制度進行改善和加強時，我們要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會計檔案的管理水平。要想做好施工企業(yè)的會計檔案管理，最關(guān)鍵之處就是領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以我們要明確企業(yè)人員的職責(zé)，將財務(wù)部門和檔案部門兩者聯(lián)系起來，保證會計檔案歸檔的工作質(zhì)量。另外，對于儲存會計檔案信息的盤片也要進行檢測，防止出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞的現(xiàn)象。
五、結(jié)語
如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應(yīng)時代的要求，將施工企業(yè)中各項基層管理抓嚴(yán)、抓好，將信息服務(wù)的層次和內(nèi)容不斷深化。隨著我國綜合實力的不斷提升，國家經(jīng)濟實力飛速增長，我國的科技水平也在不斷提高。我們要明確會計檔案管理的各項特點，了解會計檔案管理中存在的不足之處，制定相應(yīng)的解決方案，不斷完善管理制度，為施工企業(yè)會計檔案的管理增添助力，同時為我國強國夢的早日實現(xiàn)貢獻一份力量。
（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）
[作者簡介：何慶紅（1973―），本科，檔案館員，主要從事會計檔案管理。]
參考文獻
[1] 朱慶英.基層施工企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀[J].山西焦煤科技，2006（9）：24-25+29.
[2] 陳梅.基層施工企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀[J].合作經(jīng)濟與科技，2004（2）：35-36.
施工檔案管理范文第4篇
關(guān)鍵詞：檔案;管理文件;資料;安排
一、施工企業(yè)中檔案管理中存在的問題
（一）管理人員思想素質(zhì)不高
在施工項目當(dāng)中，企業(yè)員的管理觀念意識比較單薄，個別的項目部和一些私人單位當(dāng)中管理制度不完善，并沒有設(shè)置一定的崗位責(zé)任制，大部分工作人員屬于兼任的狀態(tài)，對于施工中的一些主要文件資料還是采用比較傳統(tǒng)的手工收集的方法，有些員工對一些領(lǐng)導(dǎo)存在一定的偏見，認(rèn)為他們在檔案管理上沒有投入大量的財力和物力，在一定程度上阻礙了管理水平的提高。
（二）檔案管理服務(wù)不是很規(guī)范
現(xiàn)在，在施工項目部當(dāng)中，對檔案的管理要求不是很規(guī)范，像工程檔案的案卷缺少卷內(nèi)的目錄，檔號不規(guī)范，組卷比較混亂，案卷標(biāo)題、數(shù)字使用不規(guī)范，影響了公文轉(zhuǎn)化為立卷和歸檔。檔案資料的分類級別比較少，其中，對聲像和音頻有關(guān)的資料保存不是很好，缺少一定的收集，相反大都還是注重文字的收集和整理。
（三）檔案管理人員的觀念淡薄
在現(xiàn)在的施工企業(yè)檔案管理處，管理員單單認(rèn)為只是一名文件收集和整理的負(fù)責(zé)人，只是想著資料能夠有效的保存，針對現(xiàn)代化的檔案管理缺少一定的創(chuàng)新意識，總是遵循守舊，加上落后的管理手段，使施工企業(yè)不能有效利用資料信息，而且他們的工作狀態(tài)十分的懶散，嚴(yán)重影響了檔案管理的規(guī)范化進程。最重要的是工作人員容易產(chǎn)生消極的心理，不能正確的認(rèn)識管理的重要性，責(zé)任不到位。
二、施工企業(yè)檔案管理的相關(guān)對策
（一）努力提高管理人員的觀念和文化素質(zhì)
首先，施工企業(yè)應(yīng)該給予管理員一定的重視程度，培養(yǎng)管理員的管理責(zé)任意識，同時檔案管理員應(yīng)該有較強的管理悟性，施工企業(yè)應(yīng)該對員工進行組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)討論交流專業(yè)知識，提高大家的職業(yè)能力水平。針對在業(yè)外的施工項目部，為了能夠?qū)こ踢M度信息情況清楚的了解，應(yīng)該及時和建設(shè)單位保持聯(lián)系，詳細(xì)具體問清楚，在施工企業(yè)竣工前期，必須進行集中的管理培訓(xùn)工作，深入了解檔案的有關(guān)技術(shù)規(guī)范和法規(guī)，爭取把每一份文件管理工作做的足夠的完善。
（二）提高檔案管理規(guī)范
施工企業(yè)的檔案管理工作需要一定的科學(xué)管理和統(tǒng)一的操作流程，施工企業(yè)在進行檔案的類型劃分時，應(yīng)該盡可能的具體全面，靈活調(diào)節(jié)每一個管理程序步驟。不同的檔案級別按照工程建設(shè)、管理技術(shù)等不同的類別進行管理，建立相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制，規(guī)定各項檔案管理的規(guī)章制度，原則上應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)明確，針對特殊的檔案，應(yīng)提高檔案管理的工作，進行一定的保密，檔案管理人員必須明確施工企業(yè)檔案管理范圍，對各項檔案進行分類整理，裝訂，入盒，編目錄等一系列步驟程序設(shè)置。施工企業(yè)安排合理的工作流程，使檔案管理的各項工作有條不紊的進行，充分提高檔案管理工作的效率。
（三）完善施工過程的公文材料，不斷收集
在施工過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)上級部門的發(fā)文，項目部在公文最初的歸檔時候要形成一系列的材料，材料必須齊全才可以，因此，管理人員必須在平時應(yīng)該重視，及時收集相應(yīng)的文件，如果管理不當(dāng)?shù)脑?，這可能會影響到施工企業(yè)最后的竣工成果，針對上級下達的發(fā)文，檔案管理人員必須對每一份文件進行核對和審查，做一定的登記，一部分入檔案，另一部分為了供以后的人參考或者使用之類的，按檔案整理規(guī)范要，用釘子裝訂，供平時查閱。還有一點需要特別的注意，對于本單位一些領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，應(yīng)該將材料收集完整，按照正式文件，簽發(fā)，定稿，終稿等一定的順序集中規(guī)整，統(tǒng)一裝訂。初步做好檔案入庫前的一系列工作。利用現(xiàn)代電子的信息功能，形成電子信息檔案管理，更加方便查閱和選用，實現(xiàn)檔案工作信息化的管理。
三、總結(jié)
綜上所綜述，作為一名檔案管理者，應(yīng)該對專業(yè)知識有深度的了解和認(rèn)識，明白施工企業(yè)的檔案管理范圍，努力提高自己的專業(yè)水平，不能自己所認(rèn)為的將文檔的類別和價值，一定結(jié)合施工企業(yè)的要求才可以，增加一定的創(chuàng)造性意識管理。同時，作為施工企業(yè)，應(yīng)該緊抓檔案管理工作的積極開展，推進現(xiàn)代信息化管理，提高管理者的管理手段，拋出傳統(tǒng)落后的管理理念，提高管理工作效率，檔案管理正在實現(xiàn)電子信息普及和應(yīng)用，檔案管理工作是一項比較艱難的挑戰(zhàn)，也是施工企業(yè)競爭成功的關(guān)鍵因素。我深深的相信，如果我們保持高度的責(zé)任感，對檔案管理工作有足夠的敬業(yè)精神，那我們可以將檔案管理工作做的很規(guī)范化和現(xiàn)代化。建筑業(yè)是我國的主要產(chǎn)業(yè)，檔案管理工作具有指導(dǎo)作用，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，對推動社會經(jīng)濟發(fā)展具有重要作用。
施工檔案管理范文第5篇
關(guān)鍵詞:施工企業(yè),檔案管理；具體措施
建筑工程施工是一項功在當(dāng)代、利在千秋、造福桑梓的德政工程。因此必須確保建筑工程質(zhì)量,對推動城市化建設(shè)步伐、改變城市面貌做出應(yīng)有的貢獻。當(dāng)然別忘了建筑施工企業(yè)工程檔案管理是工程建設(shè)的一個重要組成部分,是工程建設(shè)項目的歷史記錄,也是工程項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改建、擴建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。如何做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作有著特殊的意義。
1 當(dāng)前建筑施工企業(yè)工程檔案管理的種種問題及原因
在工程建設(shè)過程中,及時收集工程檔案信息,準(zhǔn)確鑒別工程文件材料,規(guī)范整理工程檔案,確保工程檔案的完整和系統(tǒng),不僅是為在建工程做好當(dāng)前服務(wù)工作的需要,也是為工程項目投產(chǎn)者開展各項工作做好服務(wù)的需要。但是由于建筑施工企業(yè)在管理過程中受各種因素的影響,在工程檔案管理方面存在一些不可忽視的問題:
1) 工程項目施工中對內(nèi)業(yè)資料重視不夠,歸檔不及時。其主要原因有:a. 整理資料是苦差事,沒有人愿意去干;b. 工程到了收尾階段,大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位;c. 一般項目部沒有專職檔案管理人員,內(nèi)業(yè)資料分散于各個崗位人員手中,工程后期人員陸續(xù)撤離后,留下的人員對資料不熟悉,加之有些資料簽字手續(xù)不完備,需要施工單位或監(jiān)理人員親筆簽字,但這些人員又很難隨時召來,拖延了資料整理時間,久而久之,勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當(dāng)造成檔案的損壞,從而影響了工程檔案的及時歸檔。
2) 工程資料數(shù)量增多,質(zhì)量不佳。作為施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)包括施工前準(zhǔn)備階段的文件資料;施工過程形成的有關(guān)文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料。但從目前工程資料數(shù)量接收的范圍和內(nèi)容上分析,主要是不注重鑒定工作,忽視歸檔范圍,造成一些無保存價值的工程資料也進入檔案,濫竽充數(shù),而一些有歸檔價值的工程總結(jié)、工程竣工驗收和結(jié)算等重要資料歸檔不全,影響了檔案的優(yōu)化管理和有效利用。
3) 工程檔案資料缺乏真實性和有效性。有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數(shù)不夠或因保管不慎丟失,在竣工移交時就時常以復(fù)印件代替,有的因項目負(fù)責(zé)人不在現(xiàn)場,一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等,工作人員隨意代簽,使形成的工程檔案資料真實性和法律效應(yīng)大打折扣。
4) 施工人員檔案意識淡薄。一般情況下,一項工程竣工驗收后就交付給業(yè)主使用,短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題,施工企業(yè)也就認(rèn)為大功告成,萬事大吉,隨即將有關(guān)施工檔案束之高閣,無人過問,錯過了收集整理的最佳時機,給工程檔案資料歸檔造成不可彌補的缺憾。在檔案的利用方面,對于施工企業(yè)來說工程檔案即使有一部分利用者,因此,部分施工人員認(rèn)為城建檔案館與建設(shè)單位是今后工程的使用、維修單位,需要歸檔保存完整的工程檔案資料,而我們是施工企業(yè),再保存成套的工程檔案資料仿佛顯得多余。
2 做好建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作的措施
建筑施工企業(yè)檔案管理是一個復(fù)雜的過程,做好工程檔案管理工作,首先要考慮到管理本身的四個基本特征:管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境,管理的核心是處理好人際關(guān)系,而人是管理的第一要素。因此,只有明確了檔案管理的基本特征和內(nèi)在涵義才能制定行之有效的管理對策。
1) 要增強項目管理人員檔案意識,明確檔案管理人員職責(zé)。要向工程項目管理人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市規(guī)劃法》,熟悉和掌握《建設(shè)工程檔案管理條例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(建設(shè)部90號令) 等法規(guī)文件,使工程項目管理人員增強檔案管理意識和法律意識,明確檔案管理的職責(zé),制定好檔案管理制度和各項工作標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)真貫徹工程檔案管理工作的“三納入”(即納入工程施工程序、計劃管理和有關(guān)人員的崗位職責(zé)) 和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交的“三同步”(即布置施工任務(wù)與布置工程檔案編制同步;工程施工進展與工程檔案形成積累同步;工程驗收交接與工程檔案交接同步) ,保證項目施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔有法可依,有章可循,職責(zé)明晰。
2) 明確施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍。施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍主要包括:前期準(zhǔn)備階段的文件材料,如建設(shè)工程規(guī)劃許可證,工程開工審批表,施工前建設(shè)單位、設(shè)計單位與施工單位進行的施工圖紙會審、技術(shù)交底資料等;只有明確了施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍,嚴(yán)格按照歸檔范圍進行工程檔案的收集整理,才能保證工程檔案的完整性,為實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理奠定基礎(chǔ)。
3) 確保工程檔案資料的真實性和有效性。在項目施工過程中,為確保形成文件材料的真實性、準(zhǔn)確性,必須明確法律責(zé)任,規(guī)定由責(zé)任人簽字的必須由責(zé)任人本人簽字,絕不允許代簽,在工程檔案形成過程中,確因失誤造成的文字表達或數(shù)據(jù)錯誤,要求責(zé)任人必須對其進行修改,并在修改處加蓋修改人印章,保證檔案資料的真實性和有效性。
4) 重視工程資料形成過程的管理工作。在項目實施過程中,應(yīng)將檔案工作融入工程建設(shè)的整個過程,對工程檔案的管理,項目部除開展自查外,集團公司職能部門應(yīng)定期、不定期結(jié)合工程質(zhì)量、工程進度、安全檢查、文明工地考核、貫標(biāo)等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查,針對檢查出的問題,要求限期整改。為了提高檔案管理的時效性,還必須制定保證金制度,要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內(nèi)向有關(guān)檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料,待工程檔案資料如數(shù)移交完畢后,再撥付施工單位的保證金。
5) 嚴(yán)格竣工檔案的審核工作。工程項目竣工驗收后,各施工項目部根據(jù)集團公司工程檔案收交范圍和內(nèi)容,將工程前期準(zhǔn)備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理,送交集團公司有關(guān)職能部門進行審查。工程檔案的內(nèi)容是否真實,能否準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況;工程檔案的立卷是否符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn);竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等是否符合專業(yè)技術(shù)要求,圖面是否整潔、蓋有竣工圖章;文件的形成、來源是否符合實際,要求單位或個人簽章的文件,其簽章手續(xù)是否完備;文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)漏、缺部分,應(yīng)立即要求補缺補漏。
