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事業(yè)單位檔案整理

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事業(yè)單位檔案整理

事業(yè)單位檔案整理范文第1篇

1 事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐內(nèi)容

檔案整理工作簡(jiǎn)單的說(shuō)就是將檔案按照檔案的內(nèi)容、特征和形式等?M行合理加工的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō),檔案整理工作包含兩個(gè)層面的思想,即結(jié)合檔案具體內(nèi)容按照檔案知識(shí)條理對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi);結(jié)合檔案記載內(nèi)容的主要方式和載體形式對(duì)檔案進(jìn)行合理歸類(lèi),在事業(yè)單位的檔案管理工作中,這兩個(gè)層面上的整理思想往往協(xié)同進(jìn)行。

事業(yè)單位在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中,應(yīng)該明確檔案整理的具體內(nèi)容,只有明確內(nèi)容才能夠保證事業(yè)單位檔案整理工作的方向,切實(shí)提升事業(yè)單位檔案整理實(shí)踐質(zhì)量。具體而言,事業(yè)單位檔案整理工作主要由檔案的分類(lèi)、排列、編目和組卷等幾個(gè)項(xiàng)目組成[1]。其中排列和編目能夠結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行具體的劃分,具體工作流程為對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、對(duì)檔案加以組卷、對(duì)檔案文件加以排列、對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫(kù)房中排架等,保證這些環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量,事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐就能夠取得良好的成果。

同時(shí),按照我國(guó)相關(guān)法律的規(guī)定,事業(yè)單位檔案整理工作實(shí)踐一般涉及到兩個(gè)主要的工作環(huán)節(jié),即第一環(huán)節(jié)應(yīng)該在形成檔案文件的部門(mén)對(duì)檔案文件進(jìn)行組卷、排列、編目等,第二環(huán)節(jié)則應(yīng)該在檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理和排架,這樣,在不同環(huán)節(jié)分工開(kāi)展檔案整理工作后,檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強(qiáng)。

此外,事業(yè)單位的檔案整理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到,檔案整理工作質(zhì)量對(duì)檔案使用者的檢索結(jié)果以及檔案資源的有效利用產(chǎn)生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實(shí)踐中應(yīng)該明確自身崗位責(zé)任,加強(qiáng)對(duì)檔案整理工作的重視,通過(guò)合理的整理逐步提升檔案整理工作質(zhì)量,為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件[2]。簡(jiǎn)言之,在當(dāng)前檔案資源得到廣泛應(yīng)用的社會(huì)背景下,事業(yè)單位以及事業(yè)單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性,并加強(qiáng)對(duì)檔案整理實(shí)踐的重視,才能夠促使檔案整理實(shí)踐質(zhì)量得到逐步的提升,為事業(yè)單位檔案管理水平的整體性強(qiáng)化創(chuàng)造條件。

2 事業(yè)單位的檔案整理原則

事業(yè)單位的檔案整理工作具有一定的特殊性,不僅檔案數(shù)量龐大,并且檔案資源也相對(duì)重要,因此在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)的管理原則,即按照檔案的形成規(guī)律,保持檔案資料的有機(jī)聯(lián)系,為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持?;谶@一原則,事業(yè)單位檔案整理人員在工作中應(yīng)該注意檔案與各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系,然后按照檔案的形成規(guī)律對(duì)不同形式的檔案加以區(qū)分,為檔案管理工作創(chuàng)造條件[3]。同時(shí),為了方便檔案的保密、管理和使用,檔案整理人員在開(kāi)展檔案整理工作的過(guò)程中應(yīng)該明確不同檔案的保密等級(jí)、應(yīng)用范圍以及管理?xiàng)l件等,促使檔案管理人員能夠結(jié)合檔案整理結(jié)果對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)的管理,為事業(yè)單位檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。這樣,檔案整理人員在工作中堅(jiān)持科學(xué)的整理原則,檔案整理質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升,促使事業(yè)單位檔案管理工作在新時(shí)期獲得新的發(fā)展。

3 對(duì)事業(yè)單位檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新的措施

新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展以及信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用促使事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)生了一定的變化,事業(yè)單位中的檔案管理人員要想加強(qiáng)檔案整理質(zhì)量,為檔案資源的高效利用提供一定的支持,就應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)和理念探索檔案整理工作優(yōu)化創(chuàng)新的措施,進(jìn)而借助科學(xué)的檔案整理,為檔案資源的利用提供一定的支持,為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。具體而言,在信息時(shí)代背景下,檔案工作也逐漸開(kāi)始迎來(lái)了信息化、現(xiàn)代化和數(shù)字化時(shí)代,并且隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用以及電子文件、數(shù)字檔案的產(chǎn)生,檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)逐漸開(kāi)始對(duì)檔案整理工作產(chǎn)生一定的影響,傳統(tǒng)的檔案整理工作已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展需求,因此檔案整理工作人員必須結(jié)合時(shí)代要求以及事業(yè)單位檔案整理工作的實(shí)際情況對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新,為事業(yè)單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來(lái)說(shuō),在對(duì)檔案整理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中,檔案整理人員應(yīng)該在堅(jiān)持傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上引進(jìn)先進(jìn)的檔案整理思維模式和具體方法,促使檔案整理工作的創(chuàng)新能夠在新時(shí)期取得良好的發(fā)展成效。

在具體操作方面,結(jié)合事業(yè)單位的檔案整理工作實(shí)踐,一方面,檔案整理人員在對(duì)整理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中可以按照檔案的應(yīng)用價(jià)值對(duì)檔案加以整理,明確能夠在事業(yè)單位使用的檔案資源、能夠在事業(yè)單位外部使用的檔案資源,并按照這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,為檔案資源創(chuàng)造更大的利用空間,促使事業(yè)單位在檔案管理工作中可以采用開(kāi)放服務(wù)模式,實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化共享。另一方面,事業(yè)單位在實(shí)施檔案整理的過(guò)程中應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用引入現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng),借助先進(jìn)的檔案整理軟件輔助檔案整理工作的開(kāi)展,逐步提升檔案整理的工作效率和效果,進(jìn)一步增強(qiáng)檔案整理工作的有序性和規(guī)范性,為檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的保障[5]。此外,在對(duì)檔案整理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新的過(guò)程中,事業(yè)單位應(yīng)該注意關(guān)注對(duì)檔案整理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng),促使檔案整理人員的專(zhuān)業(yè)能力能夠滿足檔案整理工作的創(chuàng)新要求,促進(jìn)檔案整理創(chuàng)新取得良好的成果。這樣,借助動(dòng)態(tài)的檔案服務(wù)創(chuàng)新,事業(yè)單位的檔案整理工作質(zhì)量必然能夠得到顯著的提升,進(jìn)而為事業(yè)單位檔案資源的使用以及檔案資源在事業(yè)單位外部的使用提供一定的支持,為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

事業(yè)單位檔案整理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè) 檔案管理 存在問(wèn)題 改進(jìn)措施

行政事業(yè)單位檔案是記載行政事業(yè)單位一切活動(dòng)的真實(shí)記錄。它可以再現(xiàn)單位一切活動(dòng)的歷史真實(shí)面貌。有了這些檔案,行政事業(yè)單位就可以很好的在以往工作的基礎(chǔ)上繼往開(kāi)來(lái),在繼承中發(fā)展。而且重視檔案管理對(duì)于規(guī)范機(jī)關(guān)管理提高機(jī)關(guān)工作效率具有重要意義。

一、行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

行政事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的組成部分。國(guó)家機(jī)構(gòu)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)與行政事業(yè)單位的健康發(fā)展有著密切的關(guān)系。而行政事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理,是保證行政事業(yè)單位健康發(fā)展的有效措施。行政事業(yè)單位檔案記載著本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部信息資料。也記載著本單位內(nèi)部人員的文檔信息資料。行政事業(yè)單位的工作人員要想搞好本職工作,必須對(duì)本單位的歷史、現(xiàn)狀有所了解,或參考,或借鑒,或繼承…,而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對(duì)單位工作的順利健康發(fā)展有著十分重要的作用。

二、行政事業(yè)單位檔案工作中存在的問(wèn)題

(一)檔案工作還沒(méi)有提高到一定的重視程度。行政事業(yè)單位的工作千頭萬(wàn)緒,放在業(yè)務(wù)前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個(gè)不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項(xiàng)隱形的服務(wù)性工作。所以往往容易被領(lǐng)導(dǎo)所忽視。個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視不夠,監(jiān)督不力。對(duì)檔案工作所需要的人、財(cái)、物沒(méi)有給予適當(dāng)?shù)闹С?。加之,有的單位年度考核的目?biāo)并沒(méi)有對(duì)檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后,重要的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有及時(shí)收集、整理、歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

(二)行政事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

由于一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視,從而忽視了對(duì)行政事業(yè)單位檔案的嚴(yán)格管理。檔案工作,對(duì)這些領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō),只要求進(jìn)行基本的日常維護(hù),不要求有什么新的改進(jìn)。所以對(duì)檔案館員的人員組成并沒(méi)有過(guò)多的去考慮他們的專(zhuān)業(yè)性。甚至?xí)岩恍o(wú)關(guān)緊要的閑置人員調(diào)到檔案管理崗位,也會(huì)無(wú)緣無(wú)故的把剛剛適應(yīng)工作的人員調(diào)離檔案工作崗位。還由于對(duì)檔案工作人員只有使用,沒(méi)有培養(yǎng)。因而這些單位的檔案管理人員素質(zhì)基本上不會(huì)很高。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊,檔案管理工作處于應(yīng)付地位,是這些單位檔案管理工作的常態(tài)。

(三)行政事業(yè)單位檔案管理軟硬件跟不上社會(huì)發(fā)展的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)進(jìn)入了各個(gè)領(lǐng)域。為了滿足現(xiàn)代行政事業(yè)單位檔案管理的需要,大量的應(yīng)用于檔案管理的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用而生了。這為我國(guó)檔案的信息技術(shù)不斷完善創(chuàng)造了極好的條件。然而,由于我國(guó)行政事業(yè)單位檔案制度不夠完善,以及一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一工作的不夠重視,從而導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理的一些現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施欠缺。使得現(xiàn)有的檔案管理?xiàng)l件滿足不了現(xiàn)代化的光盤(pán)和電子檔案處理的需要。這對(duì)行政事業(yè)單位檔案資料的保存管理是一個(gè)不少的損失。

(四)行政事業(yè)單位檔案管理的方法單一缺乏創(chuàng)新

近年來(lái),隨著社會(huì)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,辦公自動(dòng)化已遍及各行各業(yè)。檔案數(shù)字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優(yōu)越性也已被很多檔案管理部門(mén)所采納。但在部分行政事業(yè)單位,由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠和資金的缺乏,目前,一些行政事業(yè)單位檔案的管理還停留在過(guò)去的簡(jiǎn)單管理水平上,檔案管理方式不能夠充分利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高檔案管理的技術(shù)含金量。致使行政事業(yè)單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件,但是電子文件的歸檔和其他各類(lèi)檔案的數(shù)字化工作不能夠很好的開(kāi)展。其結(jié)果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。

三、搞好行政事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策

(一)加強(qiáng)行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)有決策權(quán),領(lǐng)導(dǎo)的意志決定走向。單位的領(lǐng)導(dǎo)如果對(duì)檔案工作重視了,那就會(huì)在人力、財(cái)力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷下做的有神有色。反之,如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不太重視,那這一工作就會(huì)停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理,行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高認(rèn)識(shí)。只要領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)提高了,檔案的順利開(kāi)展就不是一個(gè)問(wèn)題了。

(二)提升行政事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

針對(duì)一些行政事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高,業(yè)務(wù)不精,提升行政事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的方法有三。一方面,要引進(jìn)一批優(yōu)秀的檔案管理工作人員,并把那些不稱職的人員調(diào)離檔案工作崗位。另一反面,加強(qiáng)檔案工作的培訓(xùn)工作,全面提升在職檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。第三,作為行政事業(yè)單位檔案管理工作人員,為了能夠更好地做好自己的本質(zhì)工作,應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)技能的自身學(xué)習(xí),以便在行政事業(yè)檔案管理工作中做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

(三)加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化和信息化建設(shè)

行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化和信息化建設(shè),離不開(kāi)引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的軟硬件設(shè)施。同時(shí)檔案管理人員也必須對(duì)這些先進(jìn)設(shè)備掌握其操作的方法。有了先進(jìn)設(shè)備,也有了能夠熟練操作這些先進(jìn)設(shè)備的管理人員,檔案管理人員就能夠在面對(duì)未來(lái)龐大的行政事業(yè)檔案信息時(shí)不再疲于應(yīng)付,而是能夠運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和技術(shù)來(lái)從容應(yīng)對(duì)檔案信息管理。從而讓行政事業(yè)單位的檔案管理工作做的更加合理和有序。

事業(yè)單位檔案整理范文第3篇

1 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的主要內(nèi)容

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、電子會(huì)計(jì)資料和其他會(huì)計(jì)資料,是記錄和反映各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括,會(huì)計(jì)憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證;會(huì)計(jì)賬簿類(lèi):總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿;財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi):月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告;電算化會(huì)計(jì)檔案:是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì),包括磁盤(pán)、磁帶、紙質(zhì)等,還包括每年一次的數(shù)據(jù)庫(kù)備份,財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前的數(shù)據(jù)庫(kù)備份,打印輸出的經(jīng)過(guò)蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料,每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本,所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件,其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù);其他類(lèi):銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

2 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題

(一)思想重視不高。一是不少單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí),不夠重視,存在應(yīng)付思想,認(rèn)為“費(fèi)時(shí)費(fèi)力不討好”,會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。二是許多單位會(huì)計(jì)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn),缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),由于不懂得檔案的基本操作規(guī)程,對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚,導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求。三是部分行政事業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)國(guó)家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度,或僅作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度,但也沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。特別是對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體,還沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法。

(二)資料收集不全。一是有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料的歸檔,卻忽視了會(huì)計(jì)文件資料和磁性介質(zhì)等的匯集、整理和歸檔工作,影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。有的單位將會(huì)計(jì)信息存入磁性介質(zhì)后,對(duì)磁盤(pán)、光盤(pán)中的會(huì)計(jì)信息疏于管理,造成會(huì)計(jì)信息的丟失。二是個(gè)別單位會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn),沒(méi)有移交清單,沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管,不僅查找非常困難,而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。三是由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快,許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。

(三)檔案管理不細(xì)。一是有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證,而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上,或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里,或者不按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂。二是活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面,也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè),會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放,未按要求按月裝訂。三是會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔,而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里。四是不少單位過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密,對(duì)利用會(huì)計(jì)檔案人員的身份和利用目的作了嚴(yán)格的限制,會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期沉睡在檔案室,沒(méi)有最大限度發(fā)揮其作用。五是會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀難,大有無(wú)人來(lái)銷(xiāo)、無(wú)人敢銷(xiāo)的局面,即使超過(guò)保管期限數(shù)年,也不愿銷(xiāo)毀,會(huì)計(jì)檔案越堆越多。

(四)監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中,很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部,也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作的全過(guò)程,作為單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來(lái)對(duì)待,很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制,影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效,最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。

3 加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的建議

(一)健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合單位實(shí)際,建立和健全一整套會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度,明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度,采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案,明確職責(zé),確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制,明_各人職責(zé),使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。四是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)立獎(jiǎng)懲措施,定期組織對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查,獎(jiǎng)勤罰懶,使物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)與相應(yīng)處罰同步。

(二)提升會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)。一是單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí),從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理,切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程,使會(huì)計(jì)檔案管理走上法治化的軌道。二是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn),把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能,作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容,除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外,還要搞好后續(xù)教育,增強(qiáng)責(zé)任心和執(zhí)行力。三是加大投入,改善會(huì)計(jì)檔案工作的硬件設(shè)施,及時(shí)添置、更新檔案室部門(mén)設(shè)備,如防盜門(mén)、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器、窗簾等,配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,并對(duì)財(cái)務(wù)檔案基礎(chǔ)信息實(shí)行計(jì)算機(jī)存貯。

(三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理歸檔。一是及時(shí)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂,規(guī)范封粘、簽章。裝訂完畢的會(huì)計(jì)檔案還要裝盒,以保護(hù)會(huì)計(jì)檔案,延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的壽命。會(huì)計(jì)憑證按月份先后順序裝入憑證盒,會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類(lèi)會(huì)計(jì)檔案逐卷裝入會(huì)計(jì)檔案盒,并逐項(xiàng)填寫(xiě)盒面上的內(nèi)容。二是定期對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印后裝訂成冊(cè)并進(jìn)行存檔,對(duì)計(jì)算機(jī)環(huán)境中形成的會(huì)計(jì)檔案實(shí)行多備份,對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對(duì)采用磁性保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制。三是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。已建立綜合檔案室的單位,會(huì)計(jì)檔案可由財(cái)會(huì)部門(mén)暫管一年后按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒(méi)有建立綜合檔案室的單位,財(cái)會(huì)部門(mén)要明確專(zhuān)(兼)職人員負(fù)責(zé)妥善保管會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)人員交接時(shí),要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

事業(yè)單位檔案整理范文第4篇

隨著信息時(shí)代的到來(lái)以及計(jì)算機(jī)的普及,行政事業(yè)單位檔案管理工作面臨著巨大的改革利用計(jì)算機(jī)做好行政事業(yè)單位檔案管理的工作,是大勢(shì)所趨。

一、檔案計(jì)算機(jī)管理的重要性

檔案計(jì)算機(jī)管理主要是指的管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)的硬盤(pán),軟盤(pán),磁盤(pán),光盤(pán)為載體對(duì)文字材料進(jìn)行儲(chǔ)存的行為,常見(jiàn)的檔案計(jì)算機(jī)管理形式主要是電子文書(shū),電子信件,電子圖表等等。

1.與時(shí)俱進(jìn)的要求

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,信息技術(shù)在我國(guó)也得以飛速的發(fā)展,以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化信息技術(shù)已成為現(xiàn)下流行的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理主要是指的?質(zhì)檔案管理,紙質(zhì)檔案管理在一定程度上存在著占用空間大,查閱非常不方便等弊病,所以運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理,是與時(shí)俱進(jìn)的,它順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,是行政事業(yè)單位的必然選擇。它不僅提高了檔案檢索的質(zhì)量和速度,并且以電子形式儲(chǔ)存極大的節(jié)省了空間。

2.有利于增強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)

信息技術(shù)的發(fā)展會(huì)深入到現(xiàn)代化管理事業(yè)的方方面面,在一定程度上行政事業(yè)單位檔案工作的計(jì)算機(jī)管理能讓管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識(shí)加強(qiáng)。行政事業(yè)單位檔案管理人員,有很多都是年齡偏大,對(duì)于新事物的接受能力比較弱,他們?yōu)榱诉m應(yīng)現(xiàn)代化的社會(huì),必須要加強(qiáng)信息化和現(xiàn)代化的意識(shí),只有摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式,才能真正提高政府檔案工作的效率,節(jié)約大量的人力物力。

二、行政事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)管理的建議

1.加深對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)階段,大多數(shù)行政事業(yè)單位單位都已經(jīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,但是依舊有很多工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為紙質(zhì)的檔案有自身存在的優(yōu)勢(shì),比如有需要時(shí),可以直接隨手?jǐn)y帶者紙質(zhì)的檔案,比去打印店打印或者找一個(gè)電腦查看資料要方便得多;再比如紙質(zhì)的檔案的信息都是敲定的,但是電子文件可以會(huì)被惡意的篡改等,故而很多人雖然在極力適應(yīng)當(dāng)前的計(jì)算機(jī)管理方式,但是還是沿襲著原來(lái)紙質(zhì)檔案管理那一套。在這種情況下,一定要說(shuō)服教育檔案管理人員,尤其是要讓一些年齡偏大的工作人員,讓他們深刻認(rèn)識(shí)到,計(jì)算機(jī)檔案管理工作比起傳統(tǒng)的檔案管理要便捷得多。比如針對(duì)性的讓檔案工作人員直觀的感受到,計(jì)算機(jī)對(duì)與檔案管理工作的便捷之處,如利用計(jì)算機(jī)針對(duì)性的進(jìn)行檢索所用的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的檔案少得多。

其次加深對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),還需要行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)與機(jī)關(guān)檔案管理工作引起重視,只有領(lǐng)導(dǎo)在領(lǐng)導(dǎo)的要求下,員工才會(huì)真正的摒棄傳統(tǒng)的工作方式,去認(rèn)真的學(xué)習(xí)如何操作計(jì)算機(jī),如何更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

2.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)

由于我國(guó)計(jì)算機(jī)運(yùn)用起步比較晚,人們對(duì)于計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)不夠深入,比如很多人認(rèn)為會(huì)使用電腦就是會(huì)熟練操作電腦上的軟件。而對(duì)其他方面幾乎沒(méi)有涉及。所以在各行各業(yè)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用都不算很廣泛,在一定程度上計(jì)算機(jī)在管理行業(yè)經(jīng)驗(yàn)不足。行政事業(yè)單位檔案管理方面也是如此,比如在需要管理大量考試人員的資料檔案時(shí),可能會(huì)出現(xiàn)因?yàn)楣芾斫?jīng)驗(yàn)不足而產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象。所以加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)是非常有必要的。

首先是在條件允許的情況下,為檔案工作人員聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才到單位為工作人員講解如何計(jì)算機(jī)知識(shí),比如如何熟練的使用這個(gè)檔案管理的系統(tǒng),如何對(duì)檔案資料進(jìn)行更改,如何進(jìn)行檢索等等。然后為了加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí),還可以為工作人員講解其他關(guān)于計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用的知識(shí)。通過(guò)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn),結(jié)合實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行練習(xí),對(duì)于操作的熟練度可以讓檔案管理工作人員更好的做好本職工作。

3.引進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理方面的人才

計(jì)算機(jī)檔案管理工作不僅需要工作人員有豐富的管理工作經(jīng)驗(yàn),也需要大量的計(jì)算機(jī)管理人才。沒(méi)有計(jì)算機(jī)方面的人才,行政事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)管理的實(shí)施就是紙上談兵。而我國(guó)對(duì)于計(jì)算機(jī)運(yùn)用比較晚,定期對(duì)于工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn),也只能是滿足基本的工作需要,而行政事業(yè)單位在實(shí)施檔案計(jì)算機(jī)管理中缺乏中堅(jiān)人才,從某種程度上來(lái)說(shuō),引進(jìn)人才是非常有必要的。

首先是政府投入財(cái)力聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)管理人才,通過(guò)聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)管理人才,讓管理人才擔(dān)任比較重要的職位,以點(diǎn)帶線的帶動(dòng)員工工作。其次是培養(yǎng)大量計(jì)算機(jī)管理人員,通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)管理人員的培養(yǎng),一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了什么故障或者是安全隱患的時(shí)候,可以在第一時(shí)間檢查隱患。排除隱患增強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性和可靠性。除此之外,還應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督,防止有外人出入,對(duì)檔案進(jìn)行竊取或者是篡改,或者是有人通過(guò)破壞整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)導(dǎo)致檔案信息失真。所以檔案管理工作人員平時(shí)就可以將信息進(jìn)行備份,防止信息被篡改時(shí),能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,挽回?fù)p失。

4.實(shí)施電子文件檔案管理工程

在加強(qiáng)員工的信息化現(xiàn)代化的意識(shí),并且引進(jìn)了計(jì)算機(jī)方面的人才之后,為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理工作,就必須要做好檔案的歸檔工作,所以要求工作人員要落實(shí)好電子文件的處理工作,實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理工程的建立。電子文件檔案管理工程的建立,離不開(kāi)行政事業(yè)單位的大力支持,比如為整個(gè)管理工程投入一定的人力物力財(cái)力,并且在實(shí)際落實(shí)的工作中加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督。只有政府的大力支持,和領(lǐng)導(dǎo)班子的重視,才能夠確保電子文件檔案管理工程的建立。

事業(yè)單位檔案整理范文第5篇

關(guān)鍵詞 行政事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

檔案管理在目前的行政事業(yè)單位中有著重要的作用。一方面,行政事業(yè)單位的計(jì)劃工作的開(kāi)展需要以檔案為基本參考;另一方面,行使事業(yè)單位的服務(wù)能力也主要依托檔案進(jìn)行開(kāi)展,強(qiáng)化行政事業(yè)單位的檔案管理有著重要的作用。在社會(huì)的不斷進(jìn)步下,行政事業(yè)單位的管理理念以及方法發(fā)生著顯著的變化。在這種大環(huán)境的變化下,積極地探討檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展,對(duì)行政事業(yè)單位未來(lái)工作的高效開(kāi)展有著非常顯著的意義。所以,在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下,積極地分析行政事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題缺陷和解決措施,便具有了較為突出的社會(huì)意義。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題

(一)檔案管理理念較為落后

檔案管理理念比較落后是目前行政事業(yè)單位檔案管理存在的一個(gè)主要問(wèn)題,理念落后主要表現(xiàn)在管理模式上。目前的行政事業(yè)單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型,這種模式的突出優(yōu)勢(shì)是管理具有針對(duì)性,其措施利用針對(duì)的是已表現(xiàn)出的問(wèn)題。從現(xiàn)代化管理理念的角度來(lái)看,此種管理模式缺乏嚴(yán)重的未來(lái)預(yù)見(jiàn)性,也就是說(shuō)其在管理中,對(duì)未來(lái)的規(guī)劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式,而管理模式表現(xiàn)管理思想。目前這種管理理念和思想,已經(jīng)不能適應(yīng)未來(lái)化檔案管理的要求,因此,事業(yè)單位需要積極地進(jìn)行改變。

(二)檔案管理方法陳舊

檔案管理方法陳舊是目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的另一個(gè)顯著問(wèn)題。就目前行政事業(yè)單位檔案管理的方法來(lái)看,具有兩個(gè)突出的特性:第一是方法的老舊問(wèn)題比較嚴(yán)重?,F(xiàn)階段大部分的行政事業(yè)單位,在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候采用的都是較為傳統(tǒng)的登記管理法,這種管理方法的效率提升和人員素質(zhì)關(guān)系較大,一旦出現(xiàn)管理人員水平提升困難的局面,其管理效果的提升也會(huì)隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴(yán)重。在目前的檔案管理中,大部分行政事業(yè)單位都采用比較單一的方法,使得檔案管理存在突出的片面性問(wèn)題。

(三)電子化檔案的管理發(fā)展滯后

電子化檔案的管理發(fā)展比較滯后是目前行政事業(yè)單位檔案管理的又一突出缺陷?,F(xiàn)階段,信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在社會(huì)中有了廣泛的應(yīng)用,在信息存儲(chǔ)方面,利用電子化技術(shù)可以有效提升信息登記以及提取的效率;但是由于目前的行政事業(yè)檔案管理,沒(méi)有確立普遍、完整的電子化管理系統(tǒng),在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷;這些問(wèn)題都使得檔案管理的電子化發(fā)展受到了阻礙。

(四)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)不足

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)不足的問(wèn)題,在目前的行政事業(yè)單位檔案管理中表現(xiàn)也較為突出。人員的專(zhuān)業(yè)性主要指兩個(gè)方面:第一是理論水平;第二是技術(shù)操作。就目前的檔案管理工作實(shí)踐來(lái)看,一方面是工作人員缺乏較為系統(tǒng)的理論基礎(chǔ),在工作中的專(zhuān)業(yè)化理念的運(yùn)用相對(duì)缺乏;另一方面是管理人員在具體的管理操作中,執(zhí)行操作的缺陷表現(xiàn)得較為明顯??偠灾褪菣n案管理人員的專(zhuān)業(yè)性在現(xiàn)階段的管理實(shí)踐中遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

(一)積極改變檔案管理的理念

積極改變檔案管理的理念是行政事業(yè)單位檔案管理的一項(xiàng)重要的創(chuàng)新措施。就現(xiàn)狀來(lái)看,檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是提升管理效率和質(zhì)量的一項(xiàng)必要措施;而具體轉(zhuǎn)變就是要將事后性管理轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)見(jiàn)式管理。所謂的預(yù)見(jiàn)式管理主要是在分析以往管理的基礎(chǔ)上,對(duì)檔案管理的未來(lái)發(fā)展做出合理的分析和判斷,這樣,檔案管理的目標(biāo)規(guī)劃才可以更加具體,也才會(huì)有進(jìn)一步判斷在未來(lái)管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。通過(guò)運(yùn)用預(yù)見(jiàn)式管理理念,整個(gè)行政事業(yè)單位的檔案管理會(huì)呈現(xiàn)出一種超前性;且在積極采取措施解決問(wèn)題的管理中,一些問(wèn)題的發(fā)生率會(huì)顯著降低,整個(gè)管理的效率和質(zhì)量會(huì)得到明顯提升。

(二)豐富檔案管理的方法

豐富檔案管理方法也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。就方法的豐富性而言,主要有兩方面的措施:第一是積極地進(jìn)行現(xiàn)有方法的分析,把握現(xiàn)有方法的不足以及優(yōu)勢(shì),通過(guò)不斷地總結(jié)和完善,使現(xiàn)有的管理方法可以呈現(xiàn)出更大的利用價(jià)值。第二是根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行新型的方法打造。在目前的管理中,主要采取的檔案管理方法是科室分類(lèi)法;在未來(lái)檔案管理中,通過(guò)方法創(chuàng)新,可以積極地運(yùn)用目標(biāo)明確法、結(jié)果對(duì)比法、資料分析法等實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合化控制;通過(guò)檔案管理方法的豐富化,管理模式也可以實(shí)現(xiàn)多元化。

(三)化檔案管理的電子化建設(shè)

強(qiáng)化檔案管理的電子化建設(shè)是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)關(guān)鍵性措施。通過(guò)電子檔案的建立,檔案管理工作可以打破時(shí)間和空間的限制,實(shí)現(xiàn)管理的實(shí)時(shí)化。要進(jìn)行檔案管理的電子化建設(shè),需要采取兩方面的工作:第一是建立科學(xué)合理的電子化檔案模型。在整個(gè)電子化檔案管理模型中,需要有完整的檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)以及查詢系統(tǒng);通過(guò)這些方面的完整性建設(shè),電子檔案會(huì)具有強(qiáng)大的實(shí)用價(jià)值。第二是在模型的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理優(yōu)化。電子化檔案建設(shè)的目的是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的簡(jiǎn)潔,對(duì)整個(gè)模型的各個(gè)銜接部分進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化,可以更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)越性。

(四)建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍

建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍,也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。而要進(jìn)行人員的專(zhuān)業(yè)性建設(shè),需要從兩方面開(kāi)展:第一是要強(qiáng)化管理人員的理論。檔案管理作為一門(mén)具有專(zhuān)業(yè)性的學(xué)科,管理人員必須要對(duì)管理目的、管理方法以及管理理論有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí);只有理論認(rèn)識(shí)得到強(qiáng)化,其管理意識(shí)的更新與變革才能滿足時(shí)代變化的需要,其管理實(shí)效才能得到相應(yīng)的提高。第二是要打造管理人員專(zhuān)業(yè)化的操作。在電子化檔案管理的大環(huán)境下,管理人員需要進(jìn)行操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)化;只有這樣,其管理操作才會(huì)符合現(xiàn)實(shí)需要,最終達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)服務(wù)的組織者和參與者有著相當(dāng)大的影響力。在其工作中,檔案管理價(jià)值突出;因此,深入分析其檔案管理中存在的問(wèn)題和缺陷,并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行創(chuàng)新性措施的探討,對(duì)提升檔案管理工作的實(shí)效性有著非常積極的作用。

(作者單位為德惠市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心)

[作者簡(jiǎn)介:洪彥(1974―),女,本科,吉林德惠人,初級(jí)職稱,研究方向:檔案管理。]

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