如何作好秘書(shū)
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秘書(shū)的工作
董事會(huì)秘書(shū)在上市公司是一種制度，《公司法》沒(méi)有要求在非上市公司實(shí)行董事會(huì)秘書(shū)制度。在非上市公司，董事會(huì)秘書(shū)僅作為公司的普通雇員，處理一些文書(shū)事務(wù)，與普通的“秘書(shū)”無(wú)本質(zhì)區(qū)別，董事會(huì)秘書(shū)的職權(quán)僅限于公司的內(nèi)部管理事項(xiàng)。
一、秘書(shū)在公司管理方面的職能
秘書(shū)在公司管理方面的職能具體包括：
1．參加包括董事會(huì)會(huì)議在內(nèi)的公司所有會(huì)議，并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄；
2．保管公司的各項(xiàng)會(huì)議記錄、決定、合同、股東名冊(cè)等文件；
3．對(duì)董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)所決定的事項(xiàng)進(jìn)行督辦；
4．經(jīng)過(guò)正當(dāng)授權(quán)作為公司印章的保管人，代表公司在所有文件的使用印章；
5．根據(jù)公司要求，在公司重大會(huì)議前及時(shí)提供有關(guān)文件和信息，作好會(huì)議籌備；
6．根據(jù)董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)的隨時(shí)指定，處理其他屬于董事會(huì)秘書(shū)處職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)等。
秘書(shū)的工作中容易出現(xiàn)兩個(gè)問(wèn)題。一是自身定位不清。秘書(shū)就是秘書(shū)，不可以行使領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)；二是不分場(chǎng)合發(fā)表意見(jiàn)，造成誤解。秘書(shū)工作需要你永遠(yuǎn)不能懶惰，要細(xì)致入微地做好每一件看起來(lái)并不重要或有意義的事。秘書(shū)工作可以說(shuō)是“做一件小事容易，難的是重復(fù)做好每一件小事”。
1．具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。
秘書(shū)必須具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不僅要掌握公司法等有關(guān)法律法規(guī)，還要熟悉公司章程，以及財(cái)務(wù)、行政管理方面的有關(guān)知識(shí)。只有這樣，才能有效的行使董事會(huì)秘書(shū)的職責(zé)，對(duì)董事會(huì)提供全面的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，保障公司規(guī)范化運(yùn)作，從而確立秘書(shū)在公司的地位及作用。
2．遵守職業(yè)操守。
秘書(shū)應(yīng)當(dāng)遵守公司章程，對(duì)公司負(fù)有誠(chéng)信和勤勉義務(wù)，不得利用職權(quán)為自己或他人謀取利益。秘書(shū)作為專(zhuān)業(yè)人士，遵守職業(yè)操守，保持個(gè)人的品格和地位，是作好秘書(shū)工作的首要條件。秘書(shū)參加公司的高層管理會(huì)議，知曉公司很多重大事項(xiàng)的決策安排，因此一是要保守秘密，避免對(duì)公司造成影響的消息通過(guò)非正常渠道傳播；二是秘書(shū)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要主動(dòng)反映，并提出解決問(wèn)題的辦法，防范風(fēng)險(xiǎn)。
3．提高工作質(zhì)量。
秘書(shū)在工作實(shí)踐中，要注重工作方法，在有關(guān)會(huì)議上可以主動(dòng)發(fā)表意見(jiàn)，與公司領(lǐng)導(dǎo)要保持良好的關(guān)系，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的信任程度。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)成員對(duì)秘書(shū)工作的理解和支持，建立良好的工作環(huán)境。
4．處理好各方面關(guān)系。
秘書(shū)工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情就是調(diào)換角度。在下達(dá)的時(shí)候，要站在上級(jí)角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報(bào)的時(shí)候，要站在下級(jí)角度，把下情說(shuō)得明明白白。秘書(shū)在多位領(lǐng)導(dǎo)之間，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。領(lǐng)導(dǎo)之間有不同意見(jiàn)時(shí)，不要亂攪和，可以保持沉默，但不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對(duì)另一邊的材料，避免擴(kuò)大分歧，加深矛盾。
三、秘書(shū)的職業(yè)道德教育
簡(jiǎn)單地講，就是要做到個(gè)“八要八不要”。
1．要矜持，不要張揚(yáng)。秘書(shū)由于身處特殊的位置，具有特殊的身份，在常人眼里秘書(shū)就是領(lǐng)導(dǎo)的化身，一言一行別人都會(huì)相信，這就要求秘書(shū)一定要矜持、不張揚(yáng)。
2．要謙虛，不要驕傲。謙虛是秘書(shū)特別要注意的地方，只有謙虛的秘書(shū)才能成大事。切不可因背后有領(lǐng)導(dǎo)撐腰，就自以為是，時(shí)常表現(xiàn)出傲氣，尤其不要?jiǎng)虞m以領(lǐng)導(dǎo)的口吻發(fā)號(hào)施令。這樣對(duì)自己、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)有好處。
3．要踏實(shí)，不要浮躁。無(wú)論是寫(xiě)文章還是代表領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)事務(wù)，都要表現(xiàn)出踏實(shí)、務(wù)實(shí)的態(tài)度，切不可浮躁，特別對(duì)待基層、企業(yè)、群眾的事，一定要說(shuō)到做到，切不可采取欺騙、哄騙、拖延的手段，以免基層、企業(yè)、群眾對(duì)自己、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)所在機(jī)關(guān)產(chǎn)生不良影響。
4．要樸素，不要鋪張。給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)秘書(shū)，應(yīng)該是一個(gè)不講究排場(chǎng)，不鋪張浪費(fèi)的人。
5．要善良，不要耍脾氣。善良，是一個(gè)秘書(shū)必備的素質(zhì)。心地善良，才會(huì)善良地對(duì)待群眾，才會(huì)對(duì)群眾有感情。所以，秘書(shū)必須知道善良的價(jià)值，必須知道如何去善良待人。如果對(duì)待群眾態(tài)度蠻橫，就會(huì)孤立自己，就會(huì)把自己推到群眾的對(duì)立面上去。
6．要平和，不要狂妄。平和地對(duì)待人，平和地向所分管部門(mén)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，平和地對(duì)待群眾，平和地對(duì)待一切，是一位秘書(shū)必須做到的。如果一位秘書(shū)，不知天高地厚，不知山外有山，狂妄自大，目空一切，就會(huì)失去他人對(duì)你的信任，即使別人讓著你，那也只是暫時(shí)的。世界秘書(shū)網(wǎng)版權(quán)所有
7．要明理，不要蠻橫。明白事理，是秘書(shū)的基本要求。秘書(shū)雖然是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，是領(lǐng)導(dǎo)信任的人，是受到他人熱捧的人，但越是這樣，越要明白事理，越要懂得尊重他人。切不可蠻橫無(wú)理，自以為是，以免給他人造成極不好的印象。世界秘書(shū)網(wǎng)版權(quán)所有
8．要厚道，不要霸道。為人厚道，是秘書(shū)最需要也是最難做到的一件事。一般情況下，如果秘書(shū)把持不好，就容易給人以霸道的印象。因?yàn)?，在一般人眼里，秘?shū)的所作所為，都會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系在一起，都會(huì)和權(quán)力聯(lián)系在一起，秘書(shū)只有表現(xiàn)得比一般人更厚道，才會(huì)讓他人信任，讓他人稱贊。
