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一、上班時著裝整潔,坐姿端正,言行文明,不得將個人情緒帶入工作中,要展現(xiàn)良好的形象和個人形象。
二、辦公室謝絕吸煙,嚴禁大聲喧嘩、吵鬧,嚴禁閑聊,要營造良好的工作環(huán)境。
三、一切閑雜人員不得隨意進入辦公室,更不能在辦公室閑聊,要維護辦公室的權威性。
四、辦公室的值班不得有空缺,值班人員須認真按時值班,不準遲到、早退、無故缺勤。
五、辦公室值班人員必須做好值班記錄,負責接聽電話、接發(fā)傳真、來訪接待和下傳辦事處的通知、決定等;重要事情應及時向主管領導匯報或通知各科室負責人。
六、禁止使用辦公室電話接、打私人電話或電話聊天,接撥電話言語盡量簡潔,做到長話短說。
七、辦公室傳真機、復印機由專人負責,出現(xiàn)問題及時通知專業(yè)人員維修,不得傳真復印個人資料。
八、辦公室電腦專人使用,并有保密措施。上班時間不得使用電腦聊天、玩游戲、上網瀏覽與工作無關的內容。
九、辦公室電腦及網絡統(tǒng)一由專人維護保養(yǎng),任何個人不得私自帶盤上機操作及安裝。
十、辦公室人員要樹立服務意識,要在上級與下級、部門與部門之間起橋梁作用。
十一、對于接待有預約的客人,在確認了單位名稱和姓氏之后,引領至要會見的領導或科室。如所約見人不在,應告知來客詳細原因,請他(她)等候或留言;如約見人此刻正開會,應及時告知,并請客人等候。
十二、對于接待沒有預約的客人,應先確認來客單位名稱、來客姓名、職務及來意,根據(jù)實際情況請有關人員接待或請其再約時間。
十三、幾批客人同時到來時,原則上公平地按到達的先后順序來受理。對預約時間較前的客人安排見面,對其他客人講清情況。
十四、當面接待要客氣,電話接聽要和氣,要使用文明用語:您好/請/謝謝/對不起/再見。如所找人未在辦公室,距電話最近者應代接電話,并禮貌地詢問對方姓名、單位、電話、事宜,并做好書面記錄以便轉達。
十五、辦公室值班人員必須做好保密工作,尊重別人的隱私和辦事處制度,做到不聽、不問、不傳。
十六、辦公室人員要及時、保質、保量完成自己的分管工作和安排的臨時性工作。
十七、辦公室每周值班情況由辦公室主任在每次例會時進行點評,并定期向領導匯報,每月定期對值班情況進行總結。