辦公室管理論文
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一、引言
目前，我國(guó)企業(yè)面臨著諸多挑戰(zhàn)，企業(yè)要想保持一定的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化行政管理是必然要求。行政管理工作作為企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)中的構(gòu)成要素，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。但新形勢(shì)下我國(guó)企業(yè)行政管理工作中還有不少問題需要解決，為了更好地規(guī)劃企業(yè)發(fā)展方向，必須要?jiǎng)?chuàng)新行政管理的方式方法。應(yīng)對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，從企業(yè)辦公室行政管理的角度出發(fā)，對(duì)企業(yè)辦公室行政管理工作的創(chuàng)新路徑進(jìn)行研究和探討，從而為企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的提升奠定基礎(chǔ)。
二、企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題
1.內(nèi)部制度體系不健全內(nèi)部制度作為規(guī)范企業(yè)辦公室的辦公方式、提高辦事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的內(nèi)部制度體系能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公室行政管理提供強(qiáng)有力的支撐。但目前，企業(yè)辦公室的內(nèi)部制度體系還存在著許多漏洞，對(duì)企業(yè)辦公室發(fā)揮管理職能產(chǎn)生了消極影響。最嚴(yán)重的問題是，企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部制度體系時(shí)，沒有經(jīng)過綜合的考慮和審查，只簡(jiǎn)單建立制度框架，對(duì)框架內(nèi)的具體內(nèi)容設(shè)置不合理，脫離了員工工作的實(shí)際需求，制度實(shí)施起來較為困難。而且，在制定內(nèi)部制度時(shí)，沒有與企業(yè)的其他部門進(jìn)行充分的溝通和交流，導(dǎo)致內(nèi)部制度與其他部門的相關(guān)規(guī)范相互分離，甚至產(chǎn)生矛盾沖突，使制度體系缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。此外，在內(nèi)部制度制定完成后，未根據(jù)制度的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，沒有使其轉(zhuǎn)化成系統(tǒng)化、規(guī)范化的方案流程。在實(shí)施內(nèi)部制度后，也未對(duì)制度的執(zhí)行進(jìn)行全面的監(jiān)督，對(duì)違反該制度的行為沒有建立相應(yīng)的懲罰機(jī)制，相關(guān)的輔助機(jī)制還需要完善。
2.協(xié)調(diào)職能發(fā)揮不全面隨著企業(yè)的發(fā)展，其生產(chǎn)項(xiàng)目不斷增加，經(jīng)營(yíng)范圍逐漸擴(kuò)大，企業(yè)辦公室行政管理工作的對(duì)象數(shù)量大幅度增加，這對(duì)企業(yè)辦公室的行政管理工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。從企業(yè)辦公室的實(shí)踐情況出發(fā)，影響其協(xié)調(diào)職能有效發(fā)揮的原因主要有以下兩個(gè)方面：第一，管理溝通機(jī)制不健全。企業(yè)辦公室在發(fā)揮輔助決策作用時(shí)，需要以自身的協(xié)調(diào)職能為基礎(chǔ)，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，使各個(gè)部門所掌握的信息能夠流通，使企業(yè)決策能夠上通下達(dá)。但因缺乏完善的管理溝通機(jī)制，削弱了企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)效果，從而加大了行政管理工作的難度系數(shù)。第二，還存在行政管理形式化的問題，未能將管理制度具體實(shí)施于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，還需要進(jìn)一步完善管理體系，減少制度的冗余，明確各個(gè)管理部門以及相關(guān)管理人員的權(quán)責(zé)，規(guī)范管理組織結(jié)構(gòu)。
3.業(yè)務(wù)技能水平差異大
企業(yè)辦公室的工作人員要具備一定的專業(yè)能力，以便其能做好行政管理工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化的背景下，企業(yè)需要抓住轉(zhuǎn)型的機(jī)會(huì)，企業(yè)辦公室在此階段也要做好行政管理工作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供基礎(chǔ)。但目前企業(yè)辦公室的工作人員的整體素質(zhì)還有待提高，部分工作人員缺乏對(duì)行政管理的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致企業(yè)的各個(gè)部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率減緩，各部門之間在交叉工作上缺乏配合，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者也不能得到員工所反饋的意見，無法深入了解企業(yè)決策的實(shí)施情況，影響了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的生態(tài)循環(huán)。此外，還有部分工作人員對(duì)企業(yè)管理方面的知識(shí)缺乏了解，對(duì)自己所需要完成的工作業(yè)務(wù)不熟悉，未能形成行政管理知識(shí)框架，再加上企業(yè)還未建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)行政效率降低。
4.激勵(lì)機(jī)制還需優(yōu)化完善
作為一個(gè)將經(jīng)營(yíng)利益作為追求目標(biāo)的經(jīng)營(yíng)組織，企業(yè)有著十分強(qiáng)烈的成本控制意識(shí)，新的收入分配機(jī)制已經(jīng)完全取代了傳統(tǒng)的分配思想。然而，在研究了企業(yè)辦公室薪酬制度后，可以發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)將重點(diǎn)放在專業(yè)管理部門和技術(shù)管理部門上，企業(yè)辦公室員工普遍存在著的薪酬待遇和晉升機(jī)制不合理的問題，由此導(dǎo)致企業(yè)辦公室的員工缺乏工作的激情和活力，并且在開展行政管理工作時(shí)，容易產(chǎn)生挫敗的情緒。還有部分企業(yè)辦公室員工的晉升存在問題，這嚴(yán)重打擊了企業(yè)辦公室的新員工的工作積極性。為了激發(fā)企業(yè)辦公室工作人員的工作熱情，還需要建立一套科學(xué)有效、獎(jiǎng)懲明確、競(jìng)爭(zhēng)有序的激勵(lì)機(jī)制。
5.培訓(xùn)機(jī)制不完善
長(zhǎng)期以來，人們錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)辦公室的行政管理工作不具備技術(shù)性和專業(yè)性的，只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單地傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、溝通上下的工作。但從實(shí)際上來講，企業(yè)辦公室的行政管理是一項(xiàng)高度專業(yè)化的工作，它也需要一定的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐技能。企業(yè)辦公室都有自己處理文件、會(huì)議和內(nèi)外事務(wù)的知識(shí)和理論體系。從事行政管理工作的員工應(yīng)該要接受專業(yè)的、規(guī)范的培訓(xùn)，并具備與工作相關(guān)的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。例如公文處理、公文格式標(biāo)準(zhǔn)、禮儀接待規(guī)范等。然而，目前的很多企業(yè)還沒有針對(duì)辦公室工作人員建立培訓(xùn)體系，部分企業(yè)的培訓(xùn)體系不健全，企業(yè)辦公室工作人員的培訓(xùn)沒有納入企業(yè)的年度培訓(xùn)計(jì)劃。
三、企業(yè)辦公室行政管理工作的創(chuàng)新途徑
1.建立健全內(nèi)部制度
完善優(yōu)化企業(yè)辦公室的內(nèi)部管理制度是增強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化、專業(yè)化管理的重要手段。企業(yè)辦公室通過健全內(nèi)部管理制度，不斷提升企業(yè)的行政管理能效，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。首先，企業(yè)辦公室應(yīng)對(duì)自身所肩負(fù)的職責(zé)進(jìn)行深層次分析，從管理的視角出發(fā)，明確內(nèi)部制度的具體負(fù)責(zé)人，為建立健全制度體系做好準(zhǔn)備。其次，要對(duì)企業(yè)辦公室內(nèi)部管理制度體系進(jìn)行綜合的考慮和深入的研究，明確各項(xiàng)制度的具體內(nèi)容，以協(xié)調(diào)各方為基本原則，確認(rèn)各項(xiàng)制度與企業(yè)其他的制度規(guī)范不存在沖突。隨后，要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部管理制度的宣傳，嚴(yán)格按照制度辦事，使內(nèi)部制度能夠落實(shí)到位，確保所做出的行為都有章可循，建立辦公管理體系的長(zhǎng)效機(jī)制。最后，建立內(nèi)部管理的維護(hù)機(jī)制，定期或不定期地組織辦公人員對(duì)內(nèi)部管理體系進(jìn)行檢驗(yàn)與審查，提高制度體系的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。
2.強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能
為了進(jìn)一步增強(qiáng)發(fā)展能力，企業(yè)需要與市場(chǎng)和社會(huì)建立更加緊密的聯(lián)系，加強(qiáng)與其他企業(yè)和企業(yè)二級(jí)單位的溝通以及企業(yè)各個(gè)部門之間的交流。作為信息傳遞的重要途徑，企業(yè)辦公室的價(jià)值得到進(jìn)一步彰顯，對(duì)企業(yè)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。首先，企業(yè)辦公室需要明確綜合協(xié)調(diào)能力的重要性，深刻理解其在企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)以及企業(yè)提高管理效率的意義。積極主動(dòng)地承擔(dān)協(xié)調(diào)責(zé)任，在工作過程中把握協(xié)調(diào)的平衡程度。其次，企業(yè)辦公室需要充分了解企業(yè)管理者對(duì)行政管理工作的相關(guān)看法，根據(jù)管理層提出相關(guān)意見或建議，來不斷調(diào)整工作模式。同時(shí)，企業(yè)辦公室還需要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，以大局觀念來統(tǒng)籌規(guī)劃行政管理工作，平衡與行業(yè)內(nèi)企業(yè)以及企業(yè)內(nèi)部之間的關(guān)系，為開展管理工作創(chuàng)造良好的氛圍，使管理活動(dòng)能夠保持一定連貫性。除此之外，企業(yè)辦公室要認(rèn)清自己肩負(fù)的責(zé)任以及角色定位，樹立清晰的權(quán)責(zé)意識(shí)以進(jìn)一步強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能。
3.提高辦公室人員的綜合素質(zhì)
隨著企業(yè)的行政管理向規(guī)范化、專業(yè)化方向深化，需要進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)辦公室人員的業(yè)務(wù)能力來滿足企業(yè)的發(fā)展需要。企業(yè)辦公室的工作人員必須要優(yōu)化自己的工作模式，培養(yǎng)綜合能力。從多維度的視角全面增強(qiáng)工作能力，加強(qiáng)履職能力，保證行政管理工作高水準(zhǔn)完成，首先，工作人員依據(jù)企業(yè)員工的實(shí)際需求和企業(yè)辦公室工作本身的特點(diǎn)來調(diào)整自己的工作方式，做好協(xié)調(diào)各方、統(tǒng)籌規(guī)劃等工作，并不斷加強(qiáng)企業(yè)管理的相關(guān)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，通過參加相關(guān)的培訓(xùn)與進(jìn)修來提升自身的法律素質(zhì)、人文素養(yǎng)以及快速獲取信息的能力，完善個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)。此外，辦公室工作人員還可以充分利用工作機(jī)會(huì)，將學(xué)到的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際管理中去，通過實(shí)踐來檢驗(yàn)自己的工作能力，從而使自己具備熟練使用現(xiàn)代化管理手段的能力，以此提高企業(yè)辦公室的管理水平，使自己能夠與企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)完美契合，達(dá)到推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展的目標(biāo)。
4.面向市場(chǎng)需求做出管理
提高行政管理水平本質(zhì)上是為了企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)地位，從而加快其向精細(xì)化管理方向發(fā)展的步伐。所以，企業(yè)辦公室在創(chuàng)新行政管理方式時(shí)要面向市場(chǎng)需求這一視角。首先，企業(yè)辦公室根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要在企業(yè)內(nèi)部篩選出具有管理潛能的員工，對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的管理培訓(xùn)，使其能夠快速融入企業(yè)的各個(gè)部門之中。同時(shí)，還要不斷為企業(yè)辦公室內(nèi)部增添專業(yè)管理人才，使其能夠以積極的心態(tài)和高素質(zhì)來完成行政管理工作。其次，企業(yè)辦公室還需要考慮員工對(duì)管理層下達(dá)的命令的接受程度，增強(qiáng)對(duì)員工工作幸福感的重視，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制的同時(shí)，選擇更加柔和的方式進(jìn)行行政管理，確保企業(yè)員工能夠服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，從而使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，保持高效運(yùn)轉(zhuǎn)的能力，積極地迎接現(xiàn)代社會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
5.建立常態(tài)化辦公室人員培訓(xùn)制度
針對(duì)企業(yè)辦公室的工作人員，應(yīng)建立健全一套標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)機(jī)制，從而進(jìn)一步推進(jìn)“人才強(qiáng)企”的戰(zhàn)略。同時(shí)樹立正確的用人意識(shí)，貫徹民主、開放、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的原則，從企業(yè)內(nèi)部篩選出用實(shí)干型人才，并為他們提供施展才華的機(jī)會(huì)，為辦公室工作人員開辟新的職業(yè)晉升道路。向企業(yè)人力資源部門提出操作性強(qiáng)的建議，加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理人員溝通與交流，通過臨時(shí)任職等形式加強(qiáng)企業(yè)辦公室與成員單位辦公室之間的聯(lián)系，推動(dòng)企業(yè)辦公室行政管理工作的質(zhì)量提升。同時(shí)，要采取靈活措施，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室行政管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，將外部引進(jìn)與內(nèi)部培訓(xùn)相結(jié)合，以行政管理人才來提升企業(yè)管理實(shí)效。內(nèi)部培訓(xùn)要注重創(chuàng)新培訓(xùn)制度，從而提高培訓(xùn)的針對(duì)性和有效性，還要完善按需培訓(xùn)制度，制定企業(yè)辦公室員工培訓(xùn)計(jì)劃，依托行政管理進(jìn)修班等各類專業(yè)培訓(xùn)課程，提高企業(yè)辦公室行政管理所需核心人才的技能，為企業(yè)改革創(chuàng)新和組織結(jié)構(gòu)調(diào)整提供強(qiáng)有力的人才支持。此外，考慮到企業(yè)辦公室的大多數(shù)員工都沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、規(guī)范化的培訓(xùn)，為了提高團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和專業(yè)能力，企業(yè)也可以在企業(yè)辦公室嘗試實(shí)施持證上崗制度。企業(yè)根據(jù)國(guó)家、行業(yè)和企業(yè)自身的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合企業(yè)辦公室的實(shí)際情況，制定《持證上崗細(xì)則》，逐步明確企業(yè)辦公室的用工標(biāo)準(zhǔn)，貫徹落實(shí)崗位資格準(zhǔn)入制度，實(shí)時(shí)記錄任職資格和員工證書獲取情況，并協(xié)同企業(yè)的其他部門完善培訓(xùn)考核與待遇相結(jié)合的激勵(lì)約束機(jī)制，實(shí)施以崗位為導(dǎo)向的動(dòng)態(tài)管理。首先在對(duì)企業(yè)辦公室的重要崗位上實(shí)施，然后逐步推廣到其他行政管理工作崗位上，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室全部工作人員都能持證上崗。
四、結(jié)語
綜上所述，目前企業(yè)辦公室行政管理工作中仍存在著不少的問題，制約了企業(yè)向精細(xì)化管理方向發(fā)展?；诖?，企業(yè)辦公室需要建立健全內(nèi)部制度、強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能、提高辦公室人員的綜合素質(zhì)、面向市場(chǎng)需求做出管理以及建立常態(tài)化辦公室人員培訓(xùn)制度使行政管理更具實(shí)效性，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)收益。
作者:楊蕊 單位:上海新黃浦實(shí)業(yè)集團(tuán)股份有限公司
辦公室管理論文2
0引言
部分企業(yè)在辦公室及檔案室的管理工作中存在認(rèn)識(shí)不足的問題，管理方法沒有突出關(guān)鍵要素，致使辦公環(huán)境臟亂差、機(jī)械傷害、資料遺失、觸電、工作懶散等問題得不到充分識(shí)別和有效解決，工作環(huán)境得不到有效改善［1］。企業(yè)管理與人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)六大質(zhì)量管理要素密切相關(guān)，企業(yè)必須從人員行為、設(shè)備設(shè)施、資料檔案、管理體系、工作環(huán)境、監(jiān)督檢查6個(gè)方面加強(qiáng)管理，確保工作環(huán)境得到有效管理［2］。文章利用人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)方法來分析影響企業(yè)6S①的相關(guān)因素，進(jìn)而制定相應(yīng)的策略并予以實(shí)施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)6S執(zhí)行及管理的持續(xù)改進(jìn)，最終達(dá)到6S管理的目的。
1人機(jī)料法環(huán)測(cè)理論
人機(jī)料法環(huán)測(cè)是質(zhì)量管理理論中6個(gè)影響質(zhì)量的主要因素的簡(jiǎn)稱，人指在企業(yè)工作的員工；機(jī)指企業(yè)所使用的儀器及設(shè)備；料指企業(yè)所使用的物料；法指企業(yè)在日常管理中所使用的操作規(guī)程及管理辦法；環(huán)指企業(yè)所處的環(huán)境；測(cè)指對(duì)企業(yè)辦公過程的日常檢查與監(jiān)測(cè)［3-4］。企業(yè)質(zhì)量管理一般是圍繞人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)六大因素展開，人機(jī)料法環(huán)測(cè)理論在質(zhì)量管理中已經(jīng)得到普遍的應(yīng)用［5］。
2YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中存在的問題
2.1YCWY辦公室6S檢查發(fā)現(xiàn)的問題
2.1.1人員工在辦公室隨意擺放記錄本、文件、計(jì)算機(jī)和電器等物品；員工在上班期間吃零食、抽煙；員工在辦公室大聲喧嘩；員工未穿好工作服、未整理好頭發(fā)就進(jìn)入辦公室。
2.1.2機(jī)YCWY辦公室個(gè)人所使用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、固定電話等電器的電源線隨意在地面穿插；辦公室中所使用的涉密計(jì)算機(jī)與非涉密計(jì)算機(jī)隨意改裝；下班后，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及YCWY辦公室內(nèi)其他的設(shè)備電源未被關(guān)閉。
2.1.3料YCWY辦公室工作人員所使用的醫(yī)用口罩、醫(yī)用創(chuàng)可貼、醫(yī)用酒精等沒有進(jìn)行過驗(yàn)收，部分物料不在質(zhì)保期內(nèi)。2.1.4法無YCWY辦公室使用電器管理辦法；無YCWY辦公室物品定制定位擺放管理辦法；無YCWY辦公室清掃、清潔制度；無人員考勤管理辦法。
2.1.5環(huán)辦公桌上放置與工作無關(guān)的便攜式檢測(cè)儀、庫房出入庫記錄等物品；YCWY辦公室內(nèi)地面遍布垃圾，沒有定時(shí)打掃、傾倒；下班后YCWY辦公室門窗未被關(guān)閉。
2.1.6測(cè)YCWY辦公室使用的電器未定期檢測(cè)，熱水器插頭處有異響現(xiàn)象；YCWY辦公室原始記錄未定期檢查；YCWY辦公室所使用的計(jì)算機(jī)桌面、抽屜、柜子未定期檢查。
2.2YCWY檔案室6S檢查發(fā)現(xiàn)的問題
2.2.1人工作人員未持證上崗，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，時(shí)常造成資料遺失；YCWY檔案室的工作人員隨意擺放沒用的物品，不進(jìn)行日常清掃；各項(xiàng)工作中形成的資料滯留在個(gè)人手中，破壞了資料的完整性、成套性，難以充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。
2.2.2機(jī)未配備檔案儲(chǔ)存專用的直列式檔案密集架及防磁柜；YCWY檔案室未配備空調(diào)、除濕增濕設(shè)備等物品；YCWY檔案室未配備手電筒；YCWY檔案室滅火器未選用合適種類，也不應(yīng)該將其放在YCWY檔案室內(nèi)；YCWY檔案室的計(jì)算機(jī)上未安裝保密系統(tǒng)相關(guān)軟件。
2.2.3料所使用檔案盒沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，與檔案柜不匹配，在使用過程中相互影響。
2.2.4法無檔案室管理制度；無檔案利用制度；無檔案統(tǒng)計(jì)制度；無檔案保密制度；無檔案鑒定銷毀制度；無檔案室崗位責(zé)任制度；無檔案借閱制度；無檔案交接制度；無檔案室滅害應(yīng)急處理預(yù)案。
2.2.5環(huán)YCWY檔案室未做防蟲、防鼠、防微生物處理；YCWY檔案室溫濕度沒有得到控制；YCWY檔案室未安裝防盜門、防盜窗及防盜報(bào)警裝置；YCWY檔案室地面未高于室外地面。2.2.6測(cè)未對(duì)YCWY檔案室安全進(jìn)行日常巡檢；未對(duì)檔案室原始記錄進(jìn)行定期檢查；檔案室未配備電子監(jiān)控系統(tǒng)。
3YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中產(chǎn)生問題的原因
3.1YCWY辦公室6S管理存在問題的原因
3.1.1整理員工不明白區(qū)分物品有用、沒用的標(biāo)準(zhǔn)，沒有標(biāo)識(shí)標(biāo)牌的統(tǒng)一模板、格式，需要時(shí)找不到；員工沒有區(qū)分地面上的電線有用沒用，所有的電線都堆積在地面及角落。
3.1.2整頓沒有制定YCWY辦公室整頓管理辦法，導(dǎo)致員工對(duì)整頓的要求不明確，未將物品分類擺放。
3.1.3清掃沒有制定YCWY辦公室清掃管理辦法，員工只在應(yīng)付檢查時(shí)對(duì)辦公室進(jìn)行清掃；員工對(duì)自己使用的辦公桌及桌面下沒有打掃意識(shí)，而是根據(jù)個(gè)人習(xí)慣清理。3.1.4清潔員工清潔意識(shí)薄弱，沒有每天在工作前先打掃自己區(qū)域衛(wèi)生的習(xí)慣；員工下班時(shí)未收拾辦公桌上的物品，也沒有將辦公用品及文件歸位。
3.1.5安全員工安全意識(shí)薄弱，下班后未切斷辦公室內(nèi)電器電源；員工將打火機(jī)、油品等易燃易爆物品帶入辦公室，放在桌面上，無人清理；部分員工隨意拉動(dòng)或擺放滅火器具，且不會(huì)使用。
3.1.6素養(yǎng)員工在辦公室不愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，不遵守規(guī)章制度；部分員工下班后在辦公室抽煙；員工沒有養(yǎng)成良好的習(xí)慣，在辦公室浪費(fèi)公共用品；部分員工在工作時(shí)間干與工作無關(guān)的事情，如瀏覽購物網(wǎng)站。
3.2YCWY檔案室6S管理存在問題的原因3.2.1整理沒有制定YCWY檔案室整理實(shí)施條例，資料處于堆放狀態(tài)，沒有專門的人員對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)的分類整理、入庫。
3.2.2整頓YCWY檔案室未建立檔案全目錄、全卷宗；YCWY檔案室管理辦法及制度未上墻；YCWY檔案室資料沒有在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案盒中分類擺放，檔案盒側(cè)標(biāo)未做到清晰無誤。
3.2.3清掃YCWY檔案室碎屑等雜物較多；YCWY檔案室辦公桌面物品擺放凌亂，桌下垃圾堆積，員工未進(jìn)行清掃；YCWY檔案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。
3.2.4清潔管理人員沒有定期對(duì)YCWY檔案室進(jìn)行清理、清潔；檔案借閱臺(tái)賬未做到整潔、清晰、詳細(xì)。
3.2.5安全未對(duì)員工進(jìn)行日常安全教育，沒有重視檔案室信息安全；未對(duì)檔案室配備檔案保護(hù)設(shè)備；未對(duì)檔案室進(jìn)行有害生物預(yù)防處理；未給檔案室增加滅火器；未達(dá)到檔案室安全防護(hù)基本要求。
3.2.6素養(yǎng)企業(yè)沒有完善借閱手續(xù)，資料有借無還；員工不愛護(hù)公共資源，部分資料在歸還時(shí)破損嚴(yán)重；員工在借閱電子版資料時(shí)，隨意使用U盤插入存放檔案的計(jì)算機(jī)拷貝文件。
4YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中存在問題的對(duì)策
4.1YCWY辦公室6S管理中存在問題的對(duì)策
4.1.1整理制定辦公桌物品擺放管理辦法，根據(jù)定制定位辦法擺放辦公桌面物品；制定操作規(guī)程、分類擺放管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)標(biāo)牌的模板，格式、信息都要清楚無誤，需要時(shí)能夠快速找到。
4.1.2整頓辦公區(qū)域的凳子要擺放整齊，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回辦公桌洞內(nèi)；根據(jù)不同的類別，將文件、資料存放在抽屜和柜子內(nèi)，個(gè)人物品要與辦公物品分開存放。
4.1.3清掃保持辦公桌面干凈整潔，辦公桌下面沒有垃圾；值日人員每天要對(duì)公共辦公設(shè)備進(jìn)行衛(wèi)生清理；值班人員每天上班前半小時(shí)負(fù)責(zé)辦公室的公共衛(wèi)生。
4.1.4清潔員工個(gè)人工作區(qū)域的衛(wèi)生要保持清潔；下班后要把辦公桌上的物品收拾整齊，文件歸位。
4.1.5安全下班后要切斷辦公室用電設(shè)備的電源；下班后將計(jì)算機(jī)主機(jī)與顯示器關(guān)閉；檢查并關(guān)閉辦公室門窗；不能在辦公場(chǎng)所存放易燃易爆的物品；在辦公場(chǎng)所不亂接電源、插板；不亂動(dòng)防火、滅火器具及設(shè)備，所有員工都要能夠正確使用滅火器。
4.1.6素養(yǎng)員工在工作期間衣著整潔，儀容整齊，不能穿奇裝異服；愛護(hù)公司公共財(cái)產(chǎn)，自覺遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度；不隨地吐痰，不亂扔垃圾；辦公場(chǎng)所不吸煙；養(yǎng)成節(jié)約的好習(xí)慣，充分利用可再生資源；在工作期間不干與工作無關(guān)的事情。
4.2YCWY檔案室6S管理中存在問題的對(duì)策
4.2.1整理制定檔案室物品擺放管理辦法，與檔案無關(guān)的所有物品禁止帶入；制定檔案管理辦法，每年定期開展檔案整理、過期檔案銷毀工作；根據(jù)檔案室管理辦法，對(duì)入庫資料進(jìn)行系統(tǒng)的分類整理、入庫，由庫房管理員負(fù)責(zé)保管。4.2.2整頓建立檔案全目錄、全卷宗，材料齊全，整理規(guī)范；檔案室管理辦法及制度制作成海報(bào)張貼在檔案室墻面上；根據(jù)檔案室分類擺放管理辦法，對(duì)檔案室資料進(jìn)行分類擺放；統(tǒng)一檔案盒標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒上的側(cè)標(biāo)要制定統(tǒng)一尺寸及模板，需要時(shí)能盡快找到。
4.2.3清掃YCWY檔案室管理人員每日清掃檔案室，保持地面無灰塵、碎屑等雜物；對(duì)檔案室地面進(jìn)行改造，保持檔案室地面光潔、平整、耐磨、不易生灰。
4.2.4清潔YCWY檔案室的衛(wèi)生要時(shí)刻保持清潔；YCWY檔案室管理人員在檔案入檔后和檔案歸還后，按照檔案管理辦法進(jìn)行歸位。
4.2.5安全每月對(duì)員工進(jìn)行安全教育，重視YCWY檔案室信息安全；出臺(tái)并宣貫檔案安全管理辦法的措施及制度；給YCWY檔案室配備電子監(jiān)控、防盜報(bào)警器、溫濕度記錄儀、符合標(biāo)準(zhǔn)的光源和遮光窗簾等檔案保護(hù)設(shè)備；YCWY檔案室安裝并使用電子防范設(shè)備，對(duì)檔案室進(jìn)行有害生物（霉、鼠、蟲）預(yù)防處理。
4.2.6素養(yǎng)制定檔案資料借閱管理辦法并進(jìn)行宣貫，要求員工在完善借閱手續(xù)后方可借出，借出資料必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還；根據(jù)檔案借閱管理辦法，禁止員工使用電子類設(shè)施設(shè)備在檔案儲(chǔ)存計(jì)算機(jī)上拷貝資料。
作者:杜偉 馮云 徐鶴銘 單位:陜西延長(zhǎng)地產(chǎn)物業(yè)服務(wù)有限公司
辦公室管理論文3
現(xiàn)階段，我國(guó)諸多企業(yè)辦公室存在檔案管理模式粗放化以及信息管理效率不強(qiáng)等問題，所以企業(yè)管理者要樹立信息化管理的意識(shí)，完善檔案管理建設(shè)體系，重視高素質(zhì)人員隊(duì)伍的組建，從根源上調(diào)整優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作。因?yàn)槠髽I(yè)辦公室檔案管理工作中相關(guān)的檔案內(nèi)容會(huì)在一定程度上影響企業(yè)管理效果，所以新形勢(shì)下如何跟隨時(shí)代的發(fā)展優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作，適應(yīng)創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，值得每一個(gè)管理者重點(diǎn)研究。
一、企業(yè)辦公室檔案管理的意義
（一）促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，正確制定企業(yè)決策。辦公室檔案管理工作和諸多業(yè)務(wù)項(xiàng)目存在關(guān)系，相關(guān)業(yè)務(wù)模式均影響到企業(yè)的長(zhǎng)久建設(shè)。細(xì)致分析檔案內(nèi)容，能為后續(xù)的業(yè)務(wù)開展提供方向，還能夠給業(yè)務(wù)重組帶來借鑒作用。如今經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)時(shí)常出現(xiàn)變化，企業(yè)做出的決策需要參考大量數(shù)據(jù)信息，企業(yè)辦公室檔案管理工作能讓企業(yè)的決策更為正確，辦公室檔案管理工作能給決策者帶來全方位的數(shù)據(jù)參考，相關(guān)人員研究企業(yè)的管理費(fèi)用和企業(yè)的工程建設(shè)，通過檔案數(shù)據(jù)及時(shí)對(duì)企業(yè)管理決策作出調(diào)整。
（二）有效維權(quán)，企業(yè)跟隨時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步。開展企業(yè)辦公室檔案管理工作，對(duì)辦公室的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸納，便于企業(yè)管理者依據(jù)檔案資料，捍衛(wèi)自身利益。比如在企業(yè)進(jìn)行某個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目時(shí)，一旦出現(xiàn)人員傷亡的情況，便可以把業(yè)務(wù)的合同文件交給法院，通過法院得以維權(quán)。利用辦公室檔案管理工作，讓企業(yè)的發(fā)展能夠與時(shí)俱進(jìn)。相關(guān)人員細(xì)致復(fù)盤數(shù)據(jù)信息，密切把檔案管理項(xiàng)目和市場(chǎng)環(huán)境相結(jié)合，更好凸顯檔案管理工作的內(nèi)在價(jià)值。
（三）提供發(fā)展條件，讓企業(yè)與市場(chǎng)行業(yè)協(xié)調(diào)運(yùn)作。開展企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員全方位收集檔案管理的內(nèi)容和資料，使得資料信息足夠完整。社會(huì)中每一個(gè)行業(yè)的創(chuàng)新都需要檔案管理工作的支持，來推動(dòng)市場(chǎng)范圍內(nèi)多個(gè)行業(yè)的協(xié)調(diào)運(yùn)作，具體記錄工作流程，保存數(shù)據(jù)信息資料，從根源上為企業(yè)的長(zhǎng)久建設(shè)助力。
二、辦公室檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理粗放化，信息管理能力不強(qiáng)。個(gè)別企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中，沒有意識(shí)到辦公室檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作不夠?qū)I(yè)以及檔案管理?xiàng)l件匱乏等問題，或者部分企業(yè)由于檔案管理相對(duì)松散，致使出現(xiàn)關(guān)鍵信息泄露的問題。新形勢(shì)下，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，特別是財(cái)務(wù)管理單位和人事管理單位，然而一些辦公室檔案管理工作在信息化建設(shè)上存在力度不足，沒有及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和歸納，對(duì)關(guān)鍵的檔案缺少備份管理的意識(shí)的問題，無形中讓企業(yè)的發(fā)展面臨一定風(fēng)險(xiǎn)。
（二）檔案安全管理不到位，缺乏檔案管理機(jī)制。辦公室檔案管理工作，涉及員工信息、客戶信息與技術(shù)信息等，相關(guān)內(nèi)容的保存和運(yùn)用都需要安排專業(yè)人員進(jìn)行管理。然而，一些企業(yè)可能出現(xiàn)檔案信息保護(hù)不到位的問題，造成企業(yè)辦公室檔案管理工作比較被動(dòng)，難以保障企業(yè)檔案管理工作的安全性。在檔案管理制度方面，部分企業(yè)即便設(shè)定管理機(jī)制，也無法從根源上落實(shí)。沒有具體制定檔案管理內(nèi)容和檔案管理辦法，阻礙了企業(yè)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新和健康有序發(fā)展。
（三）管理工作者能力有限，管理工作不夠?qū)嵭?。在企業(yè)辦公室檔案管理工作中，管理工作者存在著責(zé)任心不強(qiáng)和隨意擺放檔案的現(xiàn)象，難以保障檔案管理的實(shí)效，不單單占據(jù)著大量辦公空間，還會(huì)影響檔案的完整保存。企業(yè)檔案管理包含多種多樣的內(nèi)容，一些檔案管理工作者不能確保檔案管理工作具備準(zhǔn)確性與時(shí)效性，約束了檔案管理的價(jià)值凸顯。
三、企業(yè)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化研究
（一）明確辦公室檔案管理的基本要點(diǎn)。要想高效率進(jìn)行企業(yè)辦公室檔案管理工作，管理者應(yīng)具備先進(jìn)思維。開展檔案管理工作，最為直接的影響因素是企業(yè)人員對(duì)檔案管理工作的重視度不夠。管理者沒有意識(shí)到檔案管理的價(jià)值和意義，覺得檔案管理并不能給企業(yè)帶來較多的經(jīng)濟(jì)效益，不愿意花費(fèi)時(shí)間和精力進(jìn)行研究。因此，企業(yè)每位工作人員都要形成檔案管理意識(shí)，合理記錄檔案和查詢檔案，使得企業(yè)能夠飛速發(fā)展。檔案管理工作者的素質(zhì)和能力代表著檔案管理工作是否能夠高效率進(jìn)展。換言之，檔案管理工作者要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，準(zhǔn)確分類檔案信息。針對(duì)模棱兩可不能歸類的檔案，及時(shí)備注或者構(gòu)建新型管理?xiàng)l目，不要隨意擺放檔案。邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，講述行之有效的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，關(guān)聯(lián)具體案例詳細(xì)說明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期檢驗(yàn)檔案管理的效率，消除影響檔案管理質(zhì)量的因素，不間斷探索檔案管理的新思路與方法，從根源上強(qiáng)化企業(yè)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，要體現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性并對(duì)以往的被動(dòng)工作形式進(jìn)行突破，相關(guān)人員主動(dòng)采集檔案信息，科學(xué)管理檔案內(nèi)容，不要出現(xiàn)檔案丟失的問題。利用動(dòng)態(tài)性的管理要點(diǎn)，建設(shè)企業(yè)文件檔案一體化的管理機(jī)制。還要體現(xiàn)嚴(yán)格特征，細(xì)致篩選全部檔案，對(duì)檔案文件結(jié)合重要程度進(jìn)行級(jí)別劃分，提高后續(xù)利用檔案資料的效率。嚴(yán)格管理好辦公室檔案內(nèi)容，研究數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與合理性，以免出現(xiàn)虛假信息。最后是系統(tǒng)性，相關(guān)人員要了解檔案內(nèi)容，使得檔案信息保存具有一定系統(tǒng)化的特征，利用數(shù)字化檔案管理模式提高檔案管理工作效率，促使檔案管理處于最佳的狀態(tài)。
（二）體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細(xì)化。企業(yè)管理者需要完善檔案管理的基本環(huán)節(jié)，突破以往檔案采集和檔案管理的壁壘，把企業(yè)內(nèi)部的多個(gè)部門人員調(diào)動(dòng)起來，有效開展辦公室檔案管理工作。合理優(yōu)化業(yè)務(wù)信息、資質(zhì)信息和客戶信息，提高檔案資料查找效率，節(jié)約工作者的時(shí)間和精力。規(guī)范化進(jìn)行檔案分類，囊括和企業(yè)存在關(guān)聯(lián)的所有類型文件，依據(jù)分級(jí)保管的形式，避免檔案出現(xiàn)丟失的問題。實(shí)際分類中，組織部門工作者按照檔案采集規(guī)定，收集檔案信息，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分門別類地保存與管理檔案內(nèi)容，內(nèi)化企業(yè)中各部門的工作聯(lián)系。比如企業(yè)中兩個(gè)部門都涉及相同類型的檔案文件，通過信息反饋能夠節(jié)約其中一個(gè)部門采集檔案的時(shí)間，以免重復(fù)整理檔案數(shù)據(jù)。融入多元化檔案管理模式，具體進(jìn)行檔案編號(hào)，把檔案信息保存在檔案袋中，利用系統(tǒng)索引規(guī)定檔案保存的位置，這樣使用者可以在最短時(shí)間內(nèi)找到需求的檔案資料。企業(yè)部門需要運(yùn)用檔案時(shí)，通過授權(quán)登錄的操作下載需求資料，如果檔案資料具備機(jī)密屬性，則需設(shè)置權(quán)限才能夠下載。相關(guān)人員申請(qǐng)下載的信息得到批準(zhǔn)后，才能夠運(yùn)用對(duì)應(yīng)的檔案資料。在此階段檔案類別劃分上，結(jié)合企業(yè)的具體情況進(jìn)行精細(xì)化分配，要做到種類清晰，標(biāo)注檔案應(yīng)體現(xiàn)檔案具體的來源，尤其是檔案形成時(shí)間和檔案管理內(nèi)容，把所有的內(nèi)容進(jìn)行綜合管理，制定檔案目錄；對(duì)檔案利用進(jìn)行規(guī)范化管理，借閱檔案時(shí)要填寫真實(shí)信息，管理者應(yīng)提前了解檔案的基本內(nèi)容，最終具體明確借閱者歸還信息保存情況。事先制定借閱表，明確檔案歸還的具體時(shí)間和具體用途，得到審批后允許再次借閱?？傊?，檔案案管理者要具體掌握檔案資料的保存狀態(tài)，工作者歸還時(shí)要具體核對(duì)，降低重要資料丟失的概率。
（三）增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。企業(yè)在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，要重視ERP系統(tǒng)的構(gòu)建，也就是實(shí)施文檔一體化管理方法。此種管理結(jié)構(gòu)是企業(yè)資源計(jì)劃，綜合信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念而產(chǎn)生，給企業(yè)管理者進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)帶來了條件支持。辦公室檔案管理中，巧妙地結(jié)合管理主機(jī)綜合整理各個(gè)部門的工作信息，細(xì)致化篩選和加工，后續(xù)完成資料入檔的操作。依托這一過程開展具體的檔案資料管理工作，明確檔案管理的重要性。比如某種類型的檔案資料，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來可參考性的條件，需要特殊保護(hù)與管理，對(duì)檔案信息及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子文件的形式加以保存，思考到保存設(shè)備的物理空間，可以及時(shí)運(yùn)用云端檔案管理方法，集中化管理檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。科學(xué)地進(jìn)行檔案文件加密，大規(guī)模企業(yè)可通過檔案分布式管理開展工作項(xiàng)目，檔案管理的信息存在一定交互性，多個(gè)部門之間可以進(jìn)行有效的信息共享，讓企業(yè)管理者制定最為正確的決策。
（四）重視辦公室檔案管理的安全性。企業(yè)工作者進(jìn)行檔案管理時(shí)，要具體明確檔案的類型，完善相關(guān)的安全管理級(jí)別。重點(diǎn)檔案包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)安全級(jí)別高的檔案和客戶檔案以及知識(shí)檔案，應(yīng)配置安全級(jí)別高的管理手段。檔案比較陳舊的，可以對(duì)其進(jìn)行刪除，做好記錄，提供檢驗(yàn)檔案真實(shí)性的參考條件。如果檔案管理單位發(fā)現(xiàn)與申請(qǐng)專利或者知識(shí)產(chǎn)權(quán)存在交叉性的資料，要把數(shù)據(jù)信息反饋給上級(jí)，輔助企業(yè)安全的管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)內(nèi)容。
（五）規(guī)范化進(jìn)行檔案管理整合。依托相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理的實(shí)際內(nèi)容和實(shí)際范圍進(jìn)行統(tǒng)籌，相關(guān)人員做好檔案立卷歸檔的操作和檔案管理辦法的創(chuàng)新，從多個(gè)維度體現(xiàn)辦公室檔案管理的規(guī)范化。對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，涉及行政文書檔案，比如法規(guī)檔案信息和人事任免信息。管理檔案有生產(chǎn)管理規(guī)劃和用戶檔案。技術(shù)檔案涉及生產(chǎn)流程與生產(chǎn)技術(shù)，業(yè)務(wù)檔案由市場(chǎng)調(diào)研信息和業(yè)務(wù)信息，雙向檔案有錄音以及視頻。規(guī)范化的明確檔案管理范圍，以免互相合作的企業(yè)之間人員出現(xiàn)交接檔案輸入的問題；對(duì)檔案管理體系進(jìn)行規(guī)范化管理，設(shè)置辦公室和部門人員互相配合的管理思路，多個(gè)部門細(xì)致采集信息和篩選信息并安排辦公室專業(yè)人員進(jìn)行密卷和歸檔。執(zhí)行檔案責(zé)任管理方法，使檔案采集和檔案管理的責(zé)任一一對(duì)應(yīng)，依托有效的考核方案落實(shí)檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于檔案歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案采集過程需要組織多個(gè)部門的人員共同研究，一同進(jìn)行動(dòng)態(tài)采集數(shù)據(jù)，傳遞到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中。辦公室檔案歸檔的具體項(xiàng)目，結(jié)合劃分的檔案范圍，通過辦公室檔案管理者最終審核，只要是對(duì)單位存在應(yīng)用價(jià)值的數(shù)據(jù)，都應(yīng)當(dāng)被統(tǒng)計(jì)。在歸檔時(shí)間的規(guī)范化設(shè)置上，辦理結(jié)束的文件應(yīng)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，以年為單位對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行歸檔處理，隨時(shí)把機(jī)密性文件加以歸檔劃分。歸檔過程體現(xiàn)檔案內(nèi)容的完整性，檔案盒應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的檔案種類加以顏色區(qū)分，如果是紙質(zhì)檔案，要通過交接程序落實(shí)簽字生效；對(duì)檔案管理辦法進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置。新形勢(shì)下開展企業(yè)檔案資料管理工作，應(yīng)該及時(shí)采集和上傳相關(guān)部門的信息，安排專業(yè)人員走進(jìn)各個(gè)部門加入培訓(xùn)活動(dòng)。各個(gè)部門都安排專業(yè)人員管理檔案內(nèi)容，針對(duì)貿(mào)易檔案和新建檔案，區(qū)分管理兩者，以發(fā)票流水號(hào)的形式管理貿(mào)易檔案文件。
四、結(jié)語
綜上所述，企業(yè)辦公室檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在很大程度上和其他項(xiàng)目存在聯(lián)系，會(huì)對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久建設(shè)和發(fā)展帶來影響。新時(shí)期的企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員要融合先進(jìn)的手段和管理理念，創(chuàng)設(shè)高效率的檔案管理方法，讓檔案管理工作具備先進(jìn)化水平，如明確辦公室檔案管理的基本要點(diǎn)、體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細(xì)化、增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量、重視辦公室檔案管理的安全性、規(guī)范化進(jìn)行檔案管理整合等途徑，全面挖掘檔案管理工作潛在的問題，真正做好企業(yè)檔案管理工作。
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作者:王云云 單位:北京公交集團(tuán)檔案中心
