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摘要：隨著檔案管理工作日新月異的變化，檔案數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中的重要作用也日益顯現(xiàn)。本文結(jié)合職稱工作實(shí)際，分析了職稱工作中申報(bào)審核、材料受理、組織評(píng)審各階段檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際應(yīng)用，肯定了檔案數(shù)據(jù)在實(shí)際工作中作用的發(fā)揮，也為職稱工作者提供工作參考，引導(dǎo)在具體工作中如何結(jié)合檔案材料、檔案數(shù)據(jù)更好地推進(jìn)工作，提供價(jià)值性參考，同時(shí)，針對(duì)職稱工作中檔案數(shù)據(jù)如何科學(xué)、規(guī)范、高效地利用提出建議，為促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化提供啟示，使檔案管理工作能夠更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)；職稱工作；檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的收集和利用方式都發(fā)生了根本性的改變，檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用已成常態(tài)。作為一名檔案工作者，深知檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用在各行各業(yè)工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。下面，以職稱工作為例，淺析一下檔案數(shù)據(jù)在其中的應(yīng)用，談?wù)勛约旱膸c(diǎn)認(rèn)識(shí)和思考，也希望對(duì)檔案工作同人、職稱工作團(tuán)隊(duì)、職稱申報(bào)人等帶來一點(diǎn)啟發(fā)和幫助。

1申報(bào)審核階段檔案數(shù)據(jù)的作用發(fā)揮

目前職稱工作全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化評(píng)審。申報(bào)人員必須通過職稱申報(bào)系統(tǒng)逐級(jí)上報(bào)材料信息，而對(duì)申報(bào)的材料進(jìn)行審核，必須由工作單位、人事檔案保管單位通過查閱相關(guān)檔案對(duì)申報(bào)人的所有信息進(jìn)行核實(shí)后，出具相關(guān)證明或在相關(guān)材料中核實(shí)簽字蓋章，承擔(dān)審核責(zé)任。這個(gè)環(huán)節(jié)，涉及個(gè)人人事檔案、單位文書檔案、申報(bào)人的成長檔案、業(yè)績檔案等一系列的檔案數(shù)據(jù)，這些檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮了極大的作用，主要體現(xiàn)在：

1.1基礎(chǔ)填報(bào)過程

申報(bào)人在填報(bào)職稱申報(bào)表、申報(bào)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)如實(shí)填報(bào)個(gè)人的基本情況、工作經(jīng)歷、任職資格、聘任情況、工作業(yè)績、成果獎(jiǎng)勵(lì)等信息，涉及學(xué)歷學(xué)位情況需上傳在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”“中國學(xué)位與研究生教育信息網(wǎng)”或“教育部留學(xué)服務(wù)中心網(wǎng)站”查詢到的《教育部學(xué)歷證書電子注冊備案表》（或《中國高等教育學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告》）《教育部學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心認(rèn)證報(bào)告》《教育部留學(xué)服務(wù)中心國（境）外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書》。在這個(gè)基礎(chǔ)填報(bào)的過程中，如果涉及個(gè)人學(xué)歷學(xué)位無法在學(xué)信網(wǎng)、學(xué)位網(wǎng)查驗(yàn)，任職資格證、聘書等證件丟失的情況，就需要申請復(fù)印個(gè)人人事檔案中的學(xué)歷學(xué)位相關(guān)檔案、任職資格呈報(bào)表、聘任文件或首聘工資表等作為佐證進(jìn)行提報(bào)。此外，對(duì)一些重要證件的取得時(shí)間、各年度考核結(jié)果的查詢，也必須請示人事部門經(jīng)過核準(zhǔn)人事檔案中的準(zhǔn)確信息后再進(jìn)行填報(bào)，才能保證申報(bào)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。由此，人事檔案在最初的申報(bào)環(huán)節(jié)發(fā)揮的憑證作用是顯而易見的。如：小A，在申報(bào)職稱時(shí)，到處找不到他的學(xué)歷證書，求助到單位人事部門，經(jīng)查閱其人事檔案為他提供了人事檔案中個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷相關(guān)的原件復(fù)印件，如畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、成績單等，作為其學(xué)歷情況的佐證材料順利提報(bào)。

1.2單位審核過程

職稱申報(bào)需要申報(bào)單位的人事部門對(duì)申報(bào)人提報(bào)的基本信息進(jìn)行核實(shí)后才能進(jìn)行后續(xù)的推薦程序。申報(bào)單位在職稱申報(bào)的最初環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)審核驗(yàn)證所有申報(bào)信息和材料，嚴(yán)控申報(bào)范圍，嚴(yán)把條件，組織論文、著作查重，查驗(yàn)學(xué)歷學(xué)位證書等相關(guān)材料，確保真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范和完整。人事檔案則是用來確認(rèn)個(gè)人信息是否真實(shí)準(zhǔn)確的最好途徑，如出生日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、任職資格、聘任時(shí)間、承擔(dān)的專業(yè)技術(shù)工作任務(wù)等信息都可以通過查詢個(gè)人人事檔案來進(jìn)行逐一核實(shí)，涉及工作業(yè)績、年度考核、獎(jiǎng)懲等情況，也可以結(jié)合查詢本單位的文書檔案、實(shí)物檔案、為職工建立的成長檔案等進(jìn)行核實(shí)、篩查，從而保證提報(bào)材料的真實(shí)準(zhǔn)確。如：小B，單位在審核其職稱申報(bào)材料時(shí)，發(fā)現(xiàn)他填報(bào)的出生日期與身份證號(hào)碼中顯示的日期不一致，于是查證了他的人事檔案，發(fā)現(xiàn)他三齡一歷的認(rèn)定材料顯示，他的出生日期確實(shí)與身份證有出入，組織上已進(jìn)行了認(rèn)定，可以按照最新認(rèn)定的日期填報(bào)，于是按照規(guī)定將人事檔案中的相關(guān)原件進(jìn)行了復(fù)制，上傳至職稱申報(bào)系統(tǒng)作為佐證。

1.3借鑒歷年職稱申報(bào)數(shù)據(jù)

以往在基層單位組織職稱申報(bào)工作時(shí)，都會(huì)先找出歷年的職稱申報(bào)數(shù)據(jù)，統(tǒng)籌安排本年度的職稱申報(bào)推薦工淺析職稱工作中檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用文/劉明清檔苑論壇作，這樣可以少走彎路。這些具有借鑒作用的職稱申報(bào)數(shù)據(jù)，主要包含各級(jí)部門形成的、與職稱管理工作相關(guān)的規(guī)定、各級(jí)職稱工作文件通知、單位內(nèi)部在職稱工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，例如：評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、積分辦法、教代會(huì)通過的實(shí)施方案、各類申報(bào)表樣、審核問題參考注意事項(xiàng)、材料提報(bào)要求；單位推薦過程材料、會(huì)議紀(jì)要、人員公示情況和公示材料；單位評(píng)審委員會(huì)投票結(jié)果；工作小結(jié)和建議等。充分挖掘舊檔案的潛力，借鑒檔案數(shù)據(jù)，會(huì)讓新一年的職稱工作更順暢、更高效。

2材料受理階段檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用

2.1對(duì)基本申報(bào)資格進(jìn)行核查

在申報(bào)單位已進(jìn)行初步核查的基礎(chǔ)上，職稱材料受理部門要充分利用教育部學(xué)信網(wǎng)、全國職稱評(píng)審信息查詢平臺(tái)等提供的檔案數(shù)據(jù)對(duì)申報(bào)人的學(xué)歷認(rèn)證情況、原任職資格情況等進(jìn)一步核查，對(duì)涉及基本申報(bào)資格的年齡、聘任年限、工作經(jīng)歷、年度考核結(jié)果、代表性學(xué)術(shù)成果、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育學(xué)分等情況，逐一比對(duì)單位審核上傳的檔案資料進(jìn)行核實(shí)，有論文、著作進(jìn)行學(xué)術(shù)查重要求的，還應(yīng)核查權(quán)威網(wǎng)站、平臺(tái)出具的檢索截圖、《文本復(fù)制檢測報(bào)告單》等。在審核中，對(duì)提供的檔案資料不齊全、佐證材料不權(quán)威、不完整等情況，應(yīng)及時(shí)要求申報(bào)人和申報(bào)單位補(bǔ)充提報(bào)新的檔案材料。

2.2對(duì)是否有違紀(jì)情況進(jìn)行核查

通過查詢國家、省、市征信方面權(quán)威網(wǎng)站提供的檔案數(shù)據(jù)核實(shí)申報(bào)人是否有個(gè)人征信問題；通過往年職稱檔案中歸檔的職稱工作違紀(jì)通報(bào)、處理決定等檔案資料，對(duì)申報(bào)人是否有影響申報(bào)資格的情況進(jìn)行排查；通過紀(jì)委等部門提供的違紀(jì)人員檔案資料、名單排查是否有影響當(dāng)年職稱申報(bào)的人員；對(duì)以往有違紀(jì)情況的申報(bào)人，需進(jìn)一步核實(shí)是否在處理影響期內(nèi)、是否可以參加當(dāng)年的職稱申報(bào)。

2.3對(duì)材料受理期間的信訪舉報(bào)情況進(jìn)行核查

對(duì)接到的質(zhì)疑申報(bào)人有影響申報(bào)資質(zhì)的情況，應(yīng)調(diào)取申報(bào)人的證件原件等進(jìn)行核實(shí)，必要時(shí)需到申報(bào)單位核查人事檔案、文書檔案、業(yè)績檔案等原始檔案材料；對(duì)質(zhì)疑申報(bào)推薦程序的情況，應(yīng)調(diào)取申報(bào)單位當(dāng)年的職稱檔案、到申報(bào)單位進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查，或以組織座談等方式進(jìn)行核實(shí)；對(duì)質(zhì)疑學(xué)歷、任職資格、論文造假等問題，應(yīng)借助權(quán)威網(wǎng)站，如教育部學(xué)信網(wǎng)、全國職稱評(píng)審信息查詢平臺(tái)、中國知網(wǎng)等提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索核實(shí)。

3職稱工作辦事機(jī)構(gòu)在組織評(píng)審階段對(duì)檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用

3.1數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)查詢信息更加便利

網(wǎng)絡(luò)化評(píng)審的特點(diǎn)決定了對(duì)檔案數(shù)字化的要求，而數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)在實(shí)際中的應(yīng)用更為廣泛，如，可以方便在具體工作中根據(jù)工作需要查詢、導(dǎo)出各項(xiàng)數(shù)據(jù)，可以總體查詢專業(yè)、年齡層次、職稱級(jí)別、申報(bào)類別、晉升方式等，為評(píng)審組織工作帶來極大的便利，可以縮短查詢時(shí)間，非常及時(shí)、直觀地得到需要的數(shù)據(jù)，極大地提高工作效率。

3.2檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化使職稱工作數(shù)據(jù)的分析更加便捷

通過對(duì)當(dāng)年基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的分析，可以準(zhǔn)確測算申報(bào)人的年齡分布、學(xué)歷層次分布、專業(yè)工作年限等情況，為當(dāng)年評(píng)審方案的制定起到重要的參考作用，可以助推領(lǐng)導(dǎo)決策、評(píng)審各階段的組織工作。

3.3檔案數(shù)據(jù)使分組評(píng)議的分組設(shè)置等更有針對(duì)性

職稱評(píng)審組織工作中對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種重新排列組合，可以為分組評(píng)議設(shè)置不同組別，根據(jù)評(píng)議內(nèi)容要求導(dǎo)出評(píng)審評(píng)議表格和材料，便于評(píng)審專家有針對(duì)性地進(jìn)行分析討論，逐項(xiàng)進(jìn)行對(duì)比核查，評(píng)議時(shí)更有針對(duì)性，依據(jù)材料更加一目了然。

3.4檔案數(shù)據(jù)的新舊對(duì)比可以為專家提供數(shù)據(jù)參考

結(jié)合往年職稱評(píng)審的檔案數(shù)據(jù)做好對(duì)比分析，如往年申報(bào)情況和通過情況的各項(xiàng)指標(biāo)比例等，提報(bào)給評(píng)審委員會(huì)，可以為評(píng)審會(huì)專家提供數(shù)據(jù)參考，指導(dǎo)評(píng)審的數(shù)據(jù)更加趨向合理性，使評(píng)審專家對(duì)當(dāng)年的評(píng)審把握更有信心，提高評(píng)審效率。

3.5新收集的檔案數(shù)據(jù)也應(yīng)充分發(fā)揮即時(shí)性的重要作用

在評(píng)審評(píng)議階段，也要將之前在受理審核階段剛剛收集的檔案材料、各項(xiàng)數(shù)據(jù)充分利用，如各申報(bào)單位提報(bào)的特殊情況說明、要求個(gè)人重新提報(bào)的檔案證明材料等，應(yīng)整理成冊、編輯好查詢目錄，提報(bào)給評(píng)委會(huì)，在評(píng)審討論環(huán)節(jié)可以隨時(shí)進(jìn)行查詢使用，為評(píng)審工作做好全方位的準(zhǔn)備，爭取考慮得更加周到，材料準(zhǔn)備得更加齊備、完整。此外，在近兩年的職稱評(píng)審組織環(huán)節(jié)，曾經(jīng)出現(xiàn)過網(wǎng)絡(luò)卡頓、無法使用的情況，影響了整個(gè)評(píng)審工作的進(jìn)度，給工作帶來被動(dòng)，針對(duì)這種突發(fā)狀況，我們應(yīng)提前做好預(yù)判，及時(shí)備份職稱申報(bào)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，以備發(fā)生緊急情況時(shí)能夠使用備份的電子檔案數(shù)據(jù)繼續(xù)開展工作，保證評(píng)審各環(huán)節(jié)順利推進(jìn)。

4職稱工作中檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的幾點(diǎn)建議

4.1加強(qiáng)日常檔案管理，完善檔案管理機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整

檔案管理工作的政策性、保密性、專業(yè)性較強(qiáng)，相信在各項(xiàng)工作的實(shí)際應(yīng)用中大家也已充分認(rèn)識(shí)到了該項(xiàng)管理工作的重要性。應(yīng)及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，在人、財(cái)、物等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案也是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)職稱工作來說尤為重要。檔案在個(gè)人職稱評(píng)審中的作用有時(shí)是決定性的，因此日常的檔案應(yīng)收集和管理應(yīng)格外引起重視。應(yīng)結(jié)合檔案工作的日常管理現(xiàn)狀，在建立和完善檔案管理各項(xiàng)機(jī)制上再下功夫，為檔案管理工作提供有力的制度保障，使檔案管理創(chuàng)新工作少走彎路。在這一過程中，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案管理制度的要求進(jìn)行檔案日常管理工作，嚴(yán)格遵循檔案資料的收集、整理、歸檔、調(diào)檔以及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作要求，避免檔案收集不全、檔案丟失或者泄露等問題的出現(xiàn)，在根本上保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性。

4.2提高職稱申報(bào)人對(duì)檔案數(shù)據(jù)重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案基本知識(shí)的普及

有的申報(bào)人到了需要申報(bào)職稱的時(shí)候還不清楚自己的檔案存放在哪里，甚至有的中小企業(yè)還會(huì)出現(xiàn)“人檔脫節(jié)”的情況，直接影響到個(gè)人的晉職和薪資調(diào)整。為此，作為申報(bào)人應(yīng)提早明確個(gè)人人事檔案的歸屬，定期移交歸檔材料，如個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)表、年度考核表、繼續(xù)教育學(xué)習(xí)情況、提升學(xué)歷證明檔案、業(yè)績成果證明等應(yīng)及時(shí)交給所在單位人事管理部門進(jìn)行歸檔保存，如果在查詢過程中發(fā)現(xiàn)自己的檔案有差錯(cuò)，有些甚至丟失，應(yīng)及時(shí)與所在單位溝通，督促有關(guān)單位糾正、補(bǔ)齊。有關(guān)單位和部門應(yīng)本著實(shí)事求是的原則，為職工出具符合實(shí)際情況的證明。如，一位部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)安置人員，轉(zhuǎn)業(yè)到地方后想改系列評(píng)審專業(yè)技術(shù)職稱，但她只知道在部隊(duì)時(shí)是走的專業(yè)技術(shù)崗，已經(jīng)有初級(jí)職稱，但不知道自己具體是什么系列的職稱，因?yàn)椴筷?duì)從來沒有給她們發(fā)過任職資格證，于是到部隊(duì)開具相關(guān)的證明，但部隊(duì)開具的證明簡單幾句話無法作為權(quán)威的依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定，后來，經(jīng)多方了解，她求助到了人事檔案管理部門，經(jīng)她所在單位函調(diào)查詢，在她的檔案中找到了初級(jí)任職資格的呈報(bào)表，以此為據(jù)，對(duì)她的初級(jí)任職資格進(jìn)行了確認(rèn)，讓她可以順利地參加改系列的職稱申報(bào)，使個(gè)人的相關(guān)權(quán)益得到保障。

4.3在檔案工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以加快推動(dòng)檔

案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值在實(shí)際工作中，應(yīng)持續(xù)推進(jìn)“存量檔案數(shù)字化”，探索推進(jìn)“增量檔案電子化”，對(duì)歷年保存下來的職稱工作檔案材料通過掃描、拍照等方法進(jìn)行全文數(shù)字化，對(duì)新形成的職稱檔案直接進(jìn)行電子化存儲(chǔ)歸檔，在數(shù)字化和電子化的過程中，要注意標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，提升檔案質(zhì)量，以使檔案價(jià)值在具體的職稱工作中得到更好的體現(xiàn)。

4.4創(chuàng)新思維，實(shí)現(xiàn)職稱檔案信息科學(xué)管理、妥善保存和高效利用

我們可以為職稱檔案建立一個(gè)科學(xué)化、信息化的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。建立職稱檔案的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)就如同是建立唯一的身份證號(hào)碼一樣，每個(gè)人有一個(gè)特定的編碼，而且職稱檔案當(dāng)中建議應(yīng)包含更多的個(gè)人信息，比如個(gè)人的身份信息、學(xué)歷情況、任職資格、聘任情況、年度考核情況、專業(yè)技術(shù)工作經(jīng)驗(yàn)、獲獎(jiǎng)情況等，這樣的檔案社會(huì)性強(qiáng)，同時(shí)也方便查閱。建立完成之后可以放到相對(duì)安全的互聯(lián)網(wǎng)上，做好加密處理，這樣不僅可以使檔案的真實(shí)性得到保障，同時(shí)也可以向使用者提供一份完整的檔案。這份檔案可以從申報(bào)人評(píng)審初級(jí)職稱開始建立，以后只補(bǔ)充新的材料，對(duì)沒有變化的信息，如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職資格等，只錄入一次，終身有效。

4.5探索職稱系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)互通的安全嘗試

近年來，有的地區(qū)已建立了系統(tǒng)的與人事檔案相關(guān)的大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，人事檔案管理部門通過利用大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)來對(duì)員工的個(gè)人信息資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、查閱、利用，可以更好地發(fā)揮出人事檔案管理工作在其他工作中得到應(yīng)用的價(jià)值。而職稱評(píng)審的審核工作與人事檔案的聯(lián)系非常緊密，建議可以嘗試在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全的前提下，在一定時(shí)間段為職稱工作部門開放部分權(quán)限，使檔案數(shù)據(jù)達(dá)到互聯(lián)互通，這樣，既可以節(jié)約開發(fā)整套檔案系統(tǒng)的成本，又可以節(jié)省比較繁瑣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集的時(shí)間和人員成本，充分挖掘大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的實(shí)際應(yīng)用和開放性價(jià)值。綜上所述，結(jié)合當(dāng)前的職稱工作和檔案管理工作現(xiàn)狀，采取現(xiàn)代化的管理模式和工作方式可以有利于促使職稱和檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合，使各類檔案資料、數(shù)據(jù)在職稱工作中更好地發(fā)揮出它的價(jià)值，既保障了個(gè)人的利益又促進(jìn)了檔案和職稱整體工作的不斷發(fā)展，更能實(shí)現(xiàn)檔案管理與職稱工作的雙促雙贏。

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作者:劉明清 單位:青島市教育人才服務(wù)與學(xué)生資助中心