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[摘要]隨著我國高等教育迅速發(fā)展,全國范圍內(nèi)“雙一流”建設(shè)的深入推進(jìn),新疆醫(yī)科大學(xué)進(jìn)入了高質(zhì)量?jī)?nèi)涵式發(fā)展的新階段,這既是提高綜合實(shí)力的良好契機(jī),同時(shí)對(duì)教學(xué)管理也提出了更高的要求。文章主要采用問卷調(diào)查法和訪談法,總結(jié)教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的進(jìn)展,探討基于SMODA理念的醫(yī)學(xué)院校教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用,并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題、未來發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行了思考和探索。新疆醫(yī)科大學(xué)教學(xué)管理系統(tǒng)正在穩(wěn)步發(fā)展和持續(xù)優(yōu)化中,下一步改進(jìn)措施將從對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè)、教學(xué)管理人員的技能素養(yǎng)、系統(tǒng)管理制度、信息共享機(jī)制、系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃等方面繼續(xù)努力。旨在實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的規(guī)范化和精細(xì)化,能夠更好地服務(wù)于廣大教師和學(xué)生,穩(wěn)步提升學(xué)校醫(yī)學(xué)人才培養(yǎng)質(zhì)量,助力學(xué)校實(shí)現(xiàn)教學(xué)及管理的綜合效益和高質(zhì)量?jī)?nèi)涵式發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]高質(zhì)量?jī)?nèi)涵式發(fā)展;醫(yī)學(xué)院校;信息化;教學(xué)管理系統(tǒng)
信息化建設(shè)水平的高低體現(xiàn)著一所高校的辦學(xué)水平、學(xué)校形象和地位,借助信息化平臺(tái)能為高校的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力支持[1-2]。高校教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè)和完善不僅可以提高教學(xué)管理工作的精度和效率,緩解相關(guān)教學(xué)管理工作人員和一線教師的繁瑣工作壓力,同時(shí)對(duì)高?!半p一流”建設(shè)、形成高水平人才培養(yǎng)體系、培養(yǎng)一流人才有重要意義。因此,本研究旨在探討基于SMODA理念的醫(yī)學(xué)院校教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用,將對(duì)加快信息化建設(shè)的進(jìn)程、不斷優(yōu)化和提升教學(xué)管理系統(tǒng)服務(wù)水平、助力學(xué)校實(shí)現(xiàn)教學(xué)及管理的綜合效益和高質(zhì)量?jī)?nèi)涵式發(fā)展具有重要意義。
一、醫(yī)學(xué)院校教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性
教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2011—2020年)》指出,以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化,破解制約我國教育發(fā)展的難題,促進(jìn)教育的創(chuàng)新與變革,是加快從教育大國向教育強(qiáng)國邁進(jìn)的重大戰(zhàn)略抉擇。到2020年教育管理信息化水平顯著提高,信息技術(shù)與教育融合發(fā)展的水平顯著提升。高等教育信息化是促進(jìn)高等教育改革創(chuàng)新和提高質(zhì)量的有效途徑,是教育信息化發(fā)展的創(chuàng)新前沿。綠色、安全、文明的數(shù)字校園基本建成,其中包括教學(xué)、科研、教師、學(xué)生、財(cái)務(wù)等管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、數(shù)據(jù)共享與使用,信息化環(huán)境下教學(xué)業(yè)務(wù)組織與流程創(chuàng)新。要提升教育服務(wù)與監(jiān)管能力,大力推動(dòng)教育電子政務(wù),提高教育管理效率,優(yōu)化教育管理與服務(wù)流程,支撐教育管理改革與創(chuàng)新。要加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程,建立電子校務(wù)平臺(tái),加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控,推動(dòng)學(xué)校管理規(guī)范化與校務(wù)公開,支持學(xué)校服務(wù)與管理流程優(yōu)化與再造,提升管理效率與決策水平,提高辦學(xué)效益。利用信息化手段提升學(xué)校服務(wù)師生的能力和水平[3]。隨著我國高等教育迅速發(fā)展,全國范圍內(nèi)“雙一流”建設(shè)的深入推進(jìn),對(duì)高校教學(xué)管理也提出了新的要求,與此同時(shí),醫(yī)科類院校的教學(xué)管理存在臨床醫(yī)學(xué)類專業(yè)招生規(guī)模大,教學(xué)點(diǎn)分散,學(xué)生在校學(xué)習(xí)課程較多,單門課程授課教師多,教師、教室、實(shí)驗(yàn)室、臨床見習(xí)場(chǎng)所等共用情況較多,附屬醫(yī)院同時(shí)參與本科教學(xué)的情況,使得醫(yī)科類院校教務(wù)管理工作相較其他院校更加復(fù)雜。因此,不斷探索醫(yī)學(xué)院校信息化教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè),在應(yīng)用中根據(jù)需求不斷優(yōu)化和完善是我們亟待解決的問題和需要持續(xù)堅(jiān)持的一項(xiàng)重要任務(wù)。
二、教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)取得的進(jìn)展
(一)基于SMODA理念的教學(xué)管理系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)
隨著高校教育教學(xué)改革和我校高質(zhì)量?jī)?nèi)涵式發(fā)展目標(biāo)的提出,以往購買和正在使用的產(chǎn)品化教學(xué)管理系統(tǒng)(不附帶服務(wù)定制化)已不適用于目前的發(fā)展需求,因此,應(yīng)針對(duì)教學(xué)業(yè)務(wù)管理發(fā)展和教學(xué)管理平臺(tái)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì),基于SMODA建設(shè)理念,并結(jié)合學(xué)?,F(xiàn)狀,制定教學(xué)管理系統(tǒng)整體設(shè)計(jì),有計(jì)劃、有步驟、演進(jìn)式地推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。SMODA(service,manage,optimize,develop,apply)是“以服務(wù)教學(xué)需求為目標(biāo),以流程化管理為規(guī)范,以優(yōu)化管理流程為切入點(diǎn),以自主研發(fā)(或聯(lián)合研發(fā))軟件為技術(shù)支持,以應(yīng)用實(shí)效為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)”的關(guān)于“如何構(gòu)建學(xué)校信息化教學(xué)管理體系”的理念[4]。新疆醫(yī)科大學(xué)于2019年購買了新的教務(wù)管理系統(tǒng)?!耙苑?wù)教學(xué)需求為目標(biāo)”:在以人才培養(yǎng)為中心、服從于教育發(fā)展需求的基礎(chǔ)上,梳理現(xiàn)有教學(xué)業(yè)務(wù),制定教學(xué)管理系統(tǒng)整體設(shè)計(jì),并結(jié)合現(xiàn)有信息化管理系統(tǒng),發(fā)掘新需求,提出優(yōu)化方案。“以流程化管理為規(guī)范”:制定了以信息化流程管理業(yè)務(wù)規(guī)劃,系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限把控流程節(jié)點(diǎn),責(zé)任到人?!耙詢?yōu)化業(yè)務(wù)流程為切入點(diǎn)”:在系統(tǒng)使用過程中及時(shí)與軟件方溝通,優(yōu)化現(xiàn)有流程,完善線下業(yè)務(wù)至線上管理?!耙宰灾餮邪l(fā)(或聯(lián)合研發(fā))軟件為技術(shù)支持”:提出結(jié)合醫(yī)學(xué)教育教學(xué)管理特點(diǎn),通過教學(xué)管理人員和專業(yè)設(shè)計(jì)人員協(xié)同合作的方式,聯(lián)合第三方對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)研發(fā),共同搭建符合我校自身特色的教學(xué)管理系統(tǒng)?!耙詰?yīng)用實(shí)效為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)”:教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)初期,通過問卷、調(diào)研會(huì)的形式廣泛征求教務(wù)處各科室教學(xué)管理人員、各學(xué)院及附屬醫(yī)院教學(xué)管理人員意見。教學(xué)管理系統(tǒng)上線以來,定期了解全校各部門、教師、學(xué)生的使用情況、收集意見建議,將使用實(shí)效作為檢驗(yàn)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)。
(二)搭建教學(xué)管理系統(tǒng)平臺(tái),保證數(shù)據(jù)安全性
學(xué)校于2020年10月初步完成平臺(tái)部署,涵蓋教學(xué)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)質(zhì)量管理、學(xué)生工作管理、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理、實(shí)踐教學(xué)管理、教學(xué)資源管理、教職工管理、新生管理、系統(tǒng)管理等10個(gè)模塊,共計(jì)292個(gè)項(xiàng)目菜單。教學(xué)管理系統(tǒng)優(yōu)先采用B/S架構(gòu),運(yùn)行于Unix、Linux等高安全性操作系統(tǒng)之上[5],優(yōu)先采用Java開發(fā)語言構(gòu)建的系統(tǒng),方便系統(tǒng)間的融合和互通。另外系統(tǒng)支持當(dāng)下主流的瀏覽器,例如微軟Edge、谷歌Chrome、火狐Firefox等,同時(shí)支持PC端、移動(dòng)端同時(shí)訪問。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器部署校內(nèi)云平臺(tái),通過安全審計(jì)、漏洞掃描、防火墻等方式減少大量客戶端攻擊,有效保護(hù)數(shù)據(jù)安全。
(三)持續(xù)優(yōu)化教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)
學(xué)校于2020—2021學(xué)年第二學(xué)期、2021—2022學(xué)年第一學(xué)期對(duì)新教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行了試用。試用期間根據(jù)教務(wù)處和各學(xué)院教學(xué)管理人員的使用情況以及自身工作經(jīng)驗(yàn),與系統(tǒng)工程師充分溝通后提出需求;與此同時(shí),通過訪談、收集基層教師意見的方式兩次征集全校教師對(duì)系統(tǒng)建設(shè)的意見和建議,整理歸納成76份需求文檔,不間斷地對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)的29個(gè)功能模塊進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。例如,在優(yōu)化教學(xué)進(jìn)度表模塊功能方面提出的需求有:教學(xué)進(jìn)度數(shù)據(jù)展示、教學(xué)進(jìn)度表與排課數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)、教學(xué)進(jìn)度填報(bào)簡(jiǎn)化、教學(xué)進(jìn)度表界面展示細(xì)化、教學(xué)進(jìn)度表三級(jí)審核模式、教學(xué)進(jìn)度表與雨課堂系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接、教學(xué)進(jìn)度表中新增主講教師選項(xiàng)等。
(四)培養(yǎng)精通信息化教學(xué)管理的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)
圍繞“技術(shù)賦能高等教育發(fā)展”的思路,分層次、分步驟逐漸培養(yǎng)精通信息化教學(xué)管理的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)。信息化教學(xué)管理創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)主要由教務(wù)處相關(guān)科室教學(xué)管理人員、學(xué)院教科辦教學(xué)管理人員和教研室秘書共同組成。一是以教學(xué)管理整體發(fā)展為目標(biāo),定期組織教務(wù)處各科室參加教學(xué)管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和研討會(huì),截至目前共組織18次培訓(xùn)和研討會(huì)。二是組織各學(xué)院教科辦教學(xué)管理人員、各教研室秘書參加教學(xué)管理系統(tǒng)的培訓(xùn),截至目前共組織4次培訓(xùn)。三是建立QQ、微信教學(xué)管理系統(tǒng)信息交流群,搭建使用者交流分享心得經(jīng)驗(yàn)的平臺(tái),對(duì)使用者進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和應(yīng)用實(shí)效調(diào)查。四是在系統(tǒng)每個(gè)功能模塊初次使用時(shí),由技術(shù)工程師現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和協(xié)助教務(wù)處相關(guān)教學(xué)管理人員完成。五是制作教學(xué)管理系統(tǒng)操作手冊(cè),詳細(xì)說明每一個(gè)系統(tǒng)模塊的功能和操作流程,并根據(jù)系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化實(shí)時(shí)更新,根據(jù)主管課務(wù)的教務(wù)科老師對(duì)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的了解,詳細(xì)說明在系統(tǒng)操作時(shí)的常見問題、解決問題方法以及其他注意事項(xiàng)等。
三、信息化教學(xué)管理系統(tǒng)存在的問題及解決方案
(一)進(jìn)一步加強(qiáng)校企合作,不斷優(yōu)化教學(xué)管理系統(tǒng)
目前,新教學(xué)管理系統(tǒng)已上線運(yùn)行,優(yōu)先上線保證教學(xué)運(yùn)行功能模塊,如課程管理、教學(xué)任務(wù)、排課管理、教學(xué)進(jìn)度、調(diào)停課申請(qǐng)、選課管理、成績(jī)管理、學(xué)籍管理、班級(jí)管理、校內(nèi)教師管理、教室借用管理、畢業(yè)審核、學(xué)位審核、等級(jí)考試、評(píng)教統(tǒng)計(jì)等,仍有部分功能模塊處于未啟用、待優(yōu)化狀態(tài),如教材管理、工作量管理、畢業(yè)論文管理、實(shí)習(xí)管理、實(shí)踐教學(xué)管理等。教學(xué)管理系統(tǒng)是采用產(chǎn)品+定制化模式,首先在了解產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)功能的前提下,由教學(xué)管理人員和專業(yè)設(shè)計(jì)人員根據(jù)學(xué)校現(xiàn)行業(yè)務(wù)及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,共同協(xié)作對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行二次開發(fā)。有部分現(xiàn)有的模塊邏輯不適用于我校教學(xué)管理業(yè)務(wù),需要進(jìn)一步優(yōu)化,如實(shí)習(xí)模塊,醫(yī)科類院校實(shí)習(xí)不同于普通本科院校,涉及臨床實(shí)習(xí)基地管理、科室輪轉(zhuǎn)、實(shí)操成績(jī)等內(nèi)容,需要根據(jù)學(xué)校特色定制開發(fā)。因此,學(xué)校需加強(qiáng)與第三方公司的合作,進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)管理人員與系統(tǒng)工程師的溝通,以及教學(xué)管理人員與各學(xué)院教師之間的溝通;同時(shí)探索更多的培訓(xùn)模式,例如教學(xué)管理人員“走出去”培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、觀摩,技術(shù)工程師“走進(jìn)來”,進(jìn)入教室、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)基地等了解醫(yī)學(xué)教育的特點(diǎn)等。研究和探討現(xiàn)有功能模塊的優(yōu)缺點(diǎn),取其精華去其糟粕,結(jié)合我校教學(xué)特色,不斷優(yōu)化教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)。
(二)提高教學(xué)管理人員的技能素養(yǎng),完善激勵(lì)機(jī)制
作為一所醫(yī)學(xué)院校,大部分教務(wù)處教學(xué)管理人員和學(xué)院教科辦教學(xué)管理人員都屬于醫(yī)學(xué)專業(yè)教師,信息化管理理念和技能方面缺乏專業(yè)訓(xùn)練,在一定程度上影響了教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展,例如管理人員在與系統(tǒng)工程師溝通時(shí)無法精準(zhǔn)提出自己的需求,導(dǎo)致設(shè)計(jì)的功能模塊達(dá)不到預(yù)期的效果;系統(tǒng)使用者在操作系統(tǒng)時(shí)存在操作錯(cuò)誤、操作生疏、操作混亂、不會(huì)操作等現(xiàn)象。同時(shí)學(xué)院教科辦教學(xué)管理人員及各教研室教學(xué)秘書人員變動(dòng)較大,更換的新人需要對(duì)系統(tǒng)重新熟悉學(xué)習(xí),在這期間不免會(huì)出現(xiàn)工作銜接漏洞,直接影響教學(xué)管理效率。因此,學(xué)校需加強(qiáng)教學(xué)管理人員信息化管理培訓(xùn),定期舉行教學(xué)管理系統(tǒng)專項(xiàng)培訓(xùn),設(shè)計(jì)教學(xué)管理系統(tǒng)使用經(jīng)驗(yàn)、信息化技術(shù)等內(nèi)容的培訓(xùn)和分享,提高信息化水平和相關(guān)素質(zhì)能力。對(duì)一些信息化專業(yè)要求較高的崗位,學(xué)校給予一定的支持,引進(jìn)信息化專業(yè)型人才。制定出臺(tái)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,激發(fā)教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)的主動(dòng)性和創(chuàng)造性,減少教學(xué)管理崗位人員的變動(dòng)[6]。
(三)加強(qiáng)制度建設(shè),構(gòu)建信息化系統(tǒng)管理閉環(huán)體系
目前學(xué)校未制定相應(yīng)教學(xué)管理系統(tǒng)的管理制度,沒有細(xì)化各職能部門的職責(zé)。校本部及各附屬醫(yī)院教師較多,而教學(xué)管理人員較少,使得教學(xué)管理工作更加復(fù)雜。如果沒有一個(gè)具體的管理制度和職責(zé)規(guī)范,不清楚對(duì)某個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)該由哪個(gè)主體去完成系統(tǒng)內(nèi)的信息處理任務(wù),則會(huì)降低教學(xué)管理系統(tǒng)的使用效率。因此,需以流程化管理為規(guī)范,制定教學(xué)管理系統(tǒng)的相關(guān)制度,明確教學(xué)管理系統(tǒng)流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)的功能和權(quán)限,細(xì)化職責(zé)范圍,完善審批流程。教學(xué)管理人員需與時(shí)俱進(jìn),加強(qiáng)制度學(xué)習(xí),深入領(lǐng)會(huì)制度內(nèi)涵。對(duì)于教學(xué)管理系統(tǒng)與現(xiàn)行制度存在沖突的功能,需要及時(shí)提出修改意見,并提交管理部門做出詳細(xì)改進(jìn)說明,同時(shí)與系統(tǒng)工程師進(jìn)行溝通,對(duì)修正的功能模塊進(jìn)行調(diào)試,確保系統(tǒng)新功能正常,加強(qiáng)與不同權(quán)限使用者應(yīng)用體驗(yàn)交流,完善教學(xué)管理系統(tǒng)[7]。
(四)打破“信息孤島”,確保信息共享機(jī)制
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步,任何一個(gè)系統(tǒng)都不僅僅是一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體,需要與不同平臺(tái)之間實(shí)現(xiàn)信息的互通和共享。教學(xué)管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)基本教務(wù)管理功能的同時(shí),還需承擔(dān)實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互、信息互通、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等任務(wù)[5]。教學(xué)管理系統(tǒng)部分?jǐn)?shù)據(jù)需通過讀取校內(nèi)其他部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)獲取,如學(xué)工系統(tǒng)、人事系統(tǒng)及房產(chǎn)系統(tǒng)等,但系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取過程未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)同步功能,可能造成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差。因此,教務(wù)處應(yīng)加強(qiáng)各職能處室之間、各二級(jí)學(xué)院之間的溝通協(xié)作,通過信息資源的交換,統(tǒng)一數(shù)據(jù)源頭,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。同時(shí)在使用系統(tǒng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中提出優(yōu)化建議,完善系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制,方便各部門通過系統(tǒng)提高工作效率,更流暢地處理學(xué)校事務(wù),從系統(tǒng)中快速獲取所需數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)高效人機(jī)交互及更靈活的大數(shù)據(jù)儲(chǔ)存分析。
(五)創(chuàng)新教學(xué)管理,建立教學(xué)管理系統(tǒng)發(fā)展路線圖
目前學(xué)校的教學(xué)管理系統(tǒng)處于初步使用時(shí)期,有大部分的業(yè)務(wù)工作還處于線下的手工操作階段,使得教學(xué)管理人員的工作繁重,效率低。部分系統(tǒng)功能模塊并不適用于學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)狀,再者,之前使用的教學(xué)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在歷史遺留問題,導(dǎo)致教學(xué)管理系統(tǒng)的使用相對(duì)困難。如同一門課程存在多個(gè)課程代碼,培養(yǎng)方案錄制混亂,無法在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行制動(dòng)排課、自動(dòng)排考等。教學(xué)管理人員需加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)開發(fā)的研究,創(chuàng)新教學(xué)管理,加大教學(xué)管理信息化,從而提升教學(xué)管理工作效率,提高管理質(zhì)量。同時(shí)建立信息化教學(xué)管理系統(tǒng)發(fā)展路線圖,制定新系統(tǒng)功能模塊和改進(jìn)已有系統(tǒng)功能模塊計(jì)劃,明確規(guī)劃教學(xué)管理系統(tǒng)年度建設(shè)任務(wù)[8]。
作者:王磊 肖慧 王哲 林晨 單位:新疆醫(yī)科大學(xué)
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