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【摘要】本文立足于智慧化檔案管理體系，對(duì)構(gòu)建過(guò)程和面臨問(wèn)題進(jìn)行了具體分析，針對(duì)如何優(yōu)化檔案管理效率提出了相對(duì)應(yīng)的策略，確保檔案智慧化服務(wù)體系的精準(zhǔn)性、高效性、安全性，以實(shí)現(xiàn)智慧化檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人工智能；智慧服務(wù)；檔案管理；體系構(gòu)建

一、概念定義

（一）人工智能。人工智能，即計(jì)算機(jī)模擬人的思維來(lái)進(jìn)行工作的一種智能化模式，最初是一種構(gòu)思，直到17世紀(jì)研發(fā)了高速計(jì)算設(shè)備之后，才慢慢成為可能。進(jìn)入20世紀(jì)50年代，人工智能技術(shù)得到了飛速發(fā)展，這受益于大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和云計(jì)算的廣泛應(yīng)用。人工智能發(fā)展到今天，慢慢成了一種融合性、交叉性學(xué)科，不僅涉及計(jì)算機(jī)科學(xué)領(lǐng)域，在哲學(xué)和生理學(xué)等領(lǐng)域也掀起了廣泛研究熱潮。

（二）智慧服務(wù)。智慧服務(wù)，即以人類智慧為前提，分析個(gè)體數(shù)據(jù)、發(fā)揮群體智能，為用戶的知識(shí)應(yīng)用與創(chuàng)新提供技術(shù)支持的一種服務(wù)類型。其概念的提出得益于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代“智慧地球”“智慧城市”等理念的出現(xiàn)。當(dāng)“智慧城市”理念下的“智慧交通”“智慧醫(yī)院”等戰(zhàn)略規(guī)劃項(xiàng)目映入眼簾時(shí)，“智慧服務(wù)”的概念也應(yīng)運(yùn)而生。

二、人工智能背景下智慧化檔案管理體系的構(gòu)建過(guò)程

智慧化檔案管理融合了人工智能技術(shù)和智慧服務(wù)理念，目的是提供以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)的管理思維，將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式升級(jí)為智能化服務(wù)模式，保留檔案索引與借閱、資源整合與共享、用戶信息與數(shù)據(jù)、知識(shí)圖譜與虛擬空間服務(wù)等功能，屬于智慧化知識(shí)型服務(wù)模式。主要構(gòu)建過(guò)程如下：

（一）構(gòu)建基礎(chǔ)設(shè)施層?；A(chǔ)設(shè)施是研發(fā)新型技術(shù)的物質(zhì)保障，智慧化檔案管理體系在構(gòu)建之初，就需要優(yōu)先考慮基礎(chǔ)設(shè)施層的構(gòu)建問(wèn)題，主要包括機(jī)房設(shè)施和軟硬件設(shè)施兩大類。機(jī)房中的基礎(chǔ)設(shè)施較為復(fù)雜，首先，是溫度和濕度控制設(shè)備，并且要滿足智能操控的要求，突破時(shí)空局限；監(jiān)控設(shè)備也很重要，要對(duì)檔案管理進(jìn)行有效監(jiān)督。其次，還包括實(shí)體資料存儲(chǔ)設(shè)備、庫(kù)房管理機(jī)器人等。軟硬件設(shè)施同樣重要，包含著多樣化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，要確保能夠順利接入政務(wù)網(wǎng)、機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)，還包括采用了RFID技術(shù)或人臉識(shí)別技術(shù)的感知設(shè)備，以及存儲(chǔ)基本設(shè)備、數(shù)字化處理設(shè)備、安全保障設(shè)備等。上述都是基礎(chǔ)設(shè)施層得以構(gòu)建的基本保障。

（二）構(gòu)建檔案資源層。資源和數(shù)據(jù)是進(jìn)行檔案管理的內(nèi)容載體，因此，必須構(gòu)建起全面的、規(guī)范的檔案資源層。要構(gòu)建文獻(xiàn)資料庫(kù)，也就是館藏資源，可分為實(shí)體和電子兩大類并進(jìn)行細(xì)化管理，比如檢索類數(shù)據(jù)庫(kù)和專業(yè)性數(shù)據(jù)庫(kù)以及影像資料數(shù)據(jù)庫(kù)等。還要構(gòu)建業(yè)務(wù)管理資源，主要包括設(shè)備錄入數(shù)據(jù)和人員考核數(shù)據(jù)，詳細(xì)的數(shù)據(jù)有利于對(duì)設(shè)備工作性能進(jìn)行評(píng)價(jià)，以及對(duì)人員績(jī)效和薪資的考核等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；此外，計(jì)劃總結(jié)類數(shù)據(jù)以及樓宇管理數(shù)據(jù)能夠評(píng)估工作目標(biāo)達(dá)成與否；辦公場(chǎng)所產(chǎn)生的基礎(chǔ)費(fèi)用也需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；還有用戶使用數(shù)據(jù)，也就是用戶在平臺(tái)上進(jìn)行注冊(cè)、瀏覽、下載、復(fù)印等操作時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)；用戶共享數(shù)據(jù)，即用戶的一些開(kāi)放性數(shù)據(jù)同樣重要，這一類數(shù)據(jù)要注重保護(hù)隱私?；谶@幾類資源，智慧化檔案管理體系的檔案資源層得以構(gòu)建起來(lái)。

（三）構(gòu)建技術(shù)處理層。技術(shù)層的構(gòu)建至關(guān)重要，其主要指在檔案管理體系中的人工智能技術(shù)，涉及檔案的收集、整理、鑒定、檢索、存儲(chǔ)和服務(wù)六大環(huán)節(jié)。收集環(huán)節(jié)中，利用智能感知錄入設(shè)備和智能搜索引擎設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集和記錄，如檔案智錄儀等；整理環(huán)節(jié)中，利用文本自動(dòng)識(shí)別和信息智能提取等技術(shù)手段，通過(guò)智能機(jī)器人和OCR識(shí)別等設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)和資料的分類和歸檔；鑒定環(huán)節(jié)中，利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)等手段進(jìn)行；檢索環(huán)節(jié)中，智慧化主要體現(xiàn)在自動(dòng)識(shí)別等智慧化技術(shù)的應(yīng)用上，如智能Agent等；存儲(chǔ)環(huán)節(jié)中，利用云盤(pán)進(jìn)行電子存儲(chǔ)，當(dāng)然也包括實(shí)體存儲(chǔ)；服務(wù)環(huán)節(jié)中，智慧化主要體現(xiàn)在采用人工智能提供精準(zhǔn)知識(shí)服務(wù)的效果上，立足于用戶需求，智能分析用戶數(shù)據(jù)、深度挖掘用戶喜好得以實(shí)現(xiàn)。六個(gè)環(huán)節(jié)的智能化處理，構(gòu)建起了智慧化檔案管理體系的技術(shù)處理層。

（四）構(gòu)建服務(wù)應(yīng)用層。服務(wù)應(yīng)用是構(gòu)建智慧化檔案管理體系的終極目的，直接關(guān)系著智慧化檔案管理體系的使用效果。主要涉及服務(wù)資源多元化、服務(wù)空間虛擬化、服務(wù)精準(zhǔn)智慧化和服務(wù)優(yōu)化自動(dòng)化四個(gè)層面。服務(wù)資源多元化主要體現(xiàn)在借助人工智能技術(shù)對(duì)用戶需求進(jìn)行深度分析，為用戶提供相關(guān)、遞進(jìn)、因果等關(guān)系的多元化信息以及智慧化服務(wù)和檢索；服務(wù)空間虛擬化指依托人工智能技術(shù)，為用戶提供的服務(wù)從線下轉(zhuǎn)到線上，突破了時(shí)空局限，提高了信息檢索和利用的效率，比如云平臺(tái)和網(wǎng)上檔案館提供的服務(wù)等；服務(wù)精準(zhǔn)智慧化借助人工智能自動(dòng)歸類和聚焦的優(yōu)勢(shì)，憑借語(yǔ)義關(guān)系挖掘等技術(shù)對(duì)用戶需求進(jìn)行精準(zhǔn)分析，實(shí)現(xiàn)了定制興趣知識(shí)圖譜、需求自動(dòng)推薦等服務(wù)；服務(wù)優(yōu)化自動(dòng)化是對(duì)用戶所需信息進(jìn)行過(guò)濾篩選，結(jié)合使用反饋進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)品質(zhì)的過(guò)程，也是通過(guò)人工智能的精準(zhǔn)算法實(shí)現(xiàn)的。四個(gè)層面環(huán)環(huán)相扣，共同構(gòu)建服務(wù)應(yīng)用層和提升服務(wù)質(zhì)量。

三、檔案管理智慧化服務(wù)體系的優(yōu)化措施

（一）完善倫理制度建設(shè)。要想完善人工智能技術(shù)，構(gòu)建合理檔案智慧服務(wù)體系，就必須從解決道德倫理問(wèn)題的層面入手，其中最核心的步驟是加強(qiáng)立法，明確利益劃分。2017年，《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》由國(guó)務(wù)院發(fā)布，提出了人工智能倫理規(guī)范，要求智慧體系的建設(shè)必須遵循三步走戰(zhàn)略指導(dǎo)思想，從倫理規(guī)范的角度出發(fā)，完善法律法規(guī)建設(shè)，有針對(duì)性地解決人工智能技術(shù)的不足，避免出現(xiàn)責(zé)任意識(shí)不明、主體規(guī)范不到位等問(wèn)題。同時(shí)，加強(qiáng)法律法規(guī)等制度建設(shè)，有效保護(hù)公眾利益。除強(qiáng)化制度建設(shè)外，還要加強(qiáng)監(jiān)督、管控和引導(dǎo)，政府主體部門(mén)可出臺(tái)相關(guān)舉措，加強(qiáng)對(duì)技術(shù)采用機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)行為的監(jiān)管，增強(qiáng)安全性能評(píng)估，凈化人工智能平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時(shí)技術(shù)應(yīng)用部門(mén)還應(yīng)時(shí)刻關(guān)注服務(wù)動(dòng)態(tài)，就發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提前做出詳細(xì)預(yù)案，在行業(yè)內(nèi)部制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)應(yīng)用程序的規(guī)范使用，使其符合人工智能倫理道德的要求。同時(shí)完善其他制度建設(shè)，如用戶隱私安全保護(hù)制度、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)定期排查制度、用戶文明用網(wǎng)制度等，共同構(gòu)建穩(wěn)健的倫理制度基礎(chǔ)，促進(jìn)智慧化管理體系的順利實(shí)施，營(yíng)造良好的輿論氛圍。

（二）優(yōu)化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。該措施可解決檔案智慧化服務(wù)中的數(shù)據(jù)壁壘問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源最大程度上的開(kāi)放和共享，避免數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一的問(wèn)題，減少各部門(mén)和不同機(jī)構(gòu)間資源分享不均的現(xiàn)象，尤其是解決數(shù)據(jù)壁壘或數(shù)據(jù)“孤島”等問(wèn)題，促進(jìn)資源的有效利用。建立統(tǒng)一的大型智慧服務(wù)平臺(tái)，對(duì)檔案資源的跨區(qū)域、跨學(xué)科廣泛應(yīng)用有著重要意義。我國(guó)2019年啟動(dòng)的“互聯(lián)網(wǎng)信息戰(zhàn)略保存項(xiàng)目”目的是在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的互聯(lián)網(wǎng)信息采集與資源保存體系，取得了不錯(cuò)的成績(jī)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系的優(yōu)化，不僅能夠規(guī)范業(yè)務(wù)行為，促進(jìn)交流溝通和數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)資源利用率，還能為用戶提供更為全面、精準(zhǔn)和高效的服務(wù)，提升智慧化資源管理體系的服務(wù)水平，保證良好的服務(wù)體驗(yàn)感。除建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的平臺(tái)外，還要提升技術(shù)手段，促進(jìn)技術(shù)革新，實(shí)現(xiàn)用戶的統(tǒng)一管理，以技術(shù)手段提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，強(qiáng)化區(qū)域間的信息共享和部門(mén)間的業(yè)務(wù)協(xié)同。具體來(lái)說(shuō)，可以統(tǒng)一思想、協(xié)同安排、建設(shè)代碼三措并舉，為檔案管理提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)元和數(shù)據(jù)代碼，提升信息的跨區(qū)域搜集和跨學(xué)科整合效率，提升服務(wù)體驗(yàn)和服務(wù)質(zhì)量。

（三）推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展。技術(shù)層面的創(chuàng)新主要還是從推動(dòng)人工智能技術(shù)的自身發(fā)展入手，雖然短時(shí)期內(nèi)無(wú)法改變?nèi)斯ぶ悄墁F(xiàn)有的局限性和有效突破技術(shù)瓶頸，但可以通過(guò)時(shí)刻關(guān)注人工智能技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)和加強(qiáng)與人工智能技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的溝通和合作來(lái)獲得最新的數(shù)據(jù)資料，將精力用在人工智能與檔案服務(wù)的深度融合機(jī)制研發(fā)上以完善和創(chuàng)新人機(jī)互動(dòng)模式，不斷優(yōu)化人工智能技術(shù)在檔案服務(wù)中的應(yīng)用，提前預(yù)測(cè)和采取相應(yīng)行動(dòng)，節(jié)省智慧化檔案管理服務(wù)體系的構(gòu)建成本，推動(dòng)技術(shù)層面的創(chuàng)新發(fā)展，還可以從強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全維護(hù)技術(shù)入手。比如完善網(wǎng)絡(luò)安全漏洞監(jiān)測(cè)技術(shù)，通過(guò)加強(qiáng)人員培訓(xùn)、實(shí)時(shí)監(jiān)督和用戶的安全教育等輔助措施來(lái)提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)與管控的重視程度，有效規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)，提高系統(tǒng)安全水平。技術(shù)研發(fā)是保障智慧化管理服務(wù)體系構(gòu)建和實(shí)施的根本力量，推動(dòng)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下顯得更加緊迫和重要。

四、依托社交媒體，拓寬檔案智慧服務(wù)方式

（一）引入移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，改善檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案管理可引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。例如：設(shè)計(jì)科學(xué)化的小程序，與微信服務(wù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息交互性的改善。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，微信程序覆蓋了95％以上的手機(jī)用戶，有著極高的活躍度，覆蓋的國(guó)家和地區(qū)達(dá)到200多個(gè)。微信公眾號(hào)的數(shù)量達(dá)到900萬(wàn)個(gè)，每季度的支付金融超過(guò)了4億元。由此可見(jiàn)，微信平臺(tái)已經(jīng)與人們的生活相融合，要想改善智慧化檔案管理效率，需要設(shè)計(jì)以微信為核心的服務(wù)平臺(tái)，提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。再如，微博同樣有著龐大的客戶群，其在用戶互動(dòng)上表現(xiàn)出了顯著的優(yōu)勢(shì)。在微博的協(xié)助下，智慧化檔案管理將更加便捷，可以有效挖掘海量檔案資源的潛在信息，做好信息類型的管理，即文本、圖片、視頻等。與微信不同的是，微博并不能直接面對(duì)面交流，但卻實(shí)現(xiàn)了信息的實(shí)時(shí)共享，為檔案資源的傳輸和查閱帶來(lái)了便捷，促進(jìn)了高校檔案資源的學(xué)術(shù)交流。正是由于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的融入，才使得智慧化檔案管理質(zhì)量不斷提升，用戶可用手機(jī)進(jìn)行檔案資源的接收，及時(shí)將意見(jiàn)進(jìn)行反饋，改善了檔案管理效率。

（二）重視“互動(dòng)多媒體技術(shù)”的研究，拓展檔案展覽方式。智慧化檔案體系建設(shè)中，需要結(jié)合多媒體技術(shù)，重視用戶與多媒體間的互動(dòng)，通過(guò)絢麗的色彩和視頻去吸引用戶，培養(yǎng)其學(xué)習(xí)精神。受檔案資源形式的約束，其展覽方式以實(shí)物為主，隨著多媒體技術(shù)的融入，紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，此時(shí)，用戶可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中查閱檔案資源，其展覽方式也發(fā)生了巨大的變化。面對(duì)科技的發(fā)展，智慧化檔案展覽過(guò)程更加多樣化，以動(dòng)態(tài)展示加深了用戶的認(rèn)知。

（三）匯集檔案資源，開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的APP軟件。APP即我們所謂的應(yīng)用程序，在移動(dòng)設(shè)備中較為常見(jiàn)。智慧化檔案實(shí)現(xiàn)了海量檔案資源的匯集，而APP是檔案信息傳播的重要途徑，滿足用戶的檔案資源查找和閱讀需求。我國(guó)重視檔案管理APP的研究，在遼寧省檔案局中推行了安卓系統(tǒng)的APP項(xiàng)目，用戶在手機(jī)端就可以查閱檔案信息，進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理，為高校的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)帶來(lái)了便捷。

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作者:張珺 單位:濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院