學(xué)籍檔案信息化管理論文
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1軟硬件投入難以滿足管理要求
由于經(jīng)費(fèi)限制、管理者理念等原因，許多高校在檔案信息化管理中的軟硬件投入上遇到了重重障礙，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備和軟件難以滿足管理要求。在當(dāng)今的信息社會(huì)，檔案信息不僅是學(xué)生、學(xué)校的寶貴財(cái)富，更是社會(huì)的寶貴財(cái)富，不能認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，就不能從根本上轉(zhuǎn)變觀念。
2服務(wù)方式和內(nèi)容開(kāi)發(fā)程度不夠
學(xué)籍檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)往往不強(qiáng)，且因循守舊，對(duì)于檔案的信息化管理缺少學(xué)習(xí)和研究，導(dǎo)致檔案服務(wù)方式和內(nèi)容開(kāi)發(fā)程度嚴(yán)重不足，不能做好引導(dǎo)和檔案信息的檢索、輸出工作，難以深入到信息層面，阻礙了由檔案文獻(xiàn)到檔案信息的服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。
3檔案信息的安全存在隱患
由于技術(shù)的限制，目前檔案信息的安全問(wèn)題仍然令人擔(dān)憂：
（1）網(wǎng)絡(luò)本身的開(kāi)放性存在隱患，容易受到各種攻擊；
（2）電子檔案載體的安全性也存在損毀的風(fēng)險(xiǎn)，一旦保護(hù)工作不到位，容易造成信息的丟失甚至毀滅。
二相關(guān)對(duì)策
1轉(zhuǎn)變觀念
加快軟硬件建設(shè)要全面實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的信息化管理，就必須加快軟、硬件建設(shè)，配置與管理目標(biāo)和管理內(nèi)容相適應(yīng)的軟硬件設(shè)備，主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器、服務(wù)器等。此外，還應(yīng)配備或者聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)研發(fā)人員根據(jù)本校實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)適合本校使用的專(zhuān)門(mén)的檔案利用軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、便捷的操作系統(tǒng)和高可靠性的信息安全系統(tǒng)。誠(chéng)然，軟硬件的投入需要不菲的經(jīng)費(fèi)。這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不能再簡(jiǎn)單地將檔案資料輸入電腦等同于檔案信息化管理，應(yīng)認(rèn)識(shí)到其重要意義，主動(dòng)學(xué)習(xí)和接受新技術(shù)、新流程。這里要重點(diǎn)指出的是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)做一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，對(duì)檔案管理做戰(zhàn)略性思考，在推進(jìn)本校檔案信息化管理方面做好總體規(guī)劃，將理論與實(shí)踐切實(shí)結(jié)合起來(lái)。如此才能產(chǎn)生加快檔案管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)動(dòng)力，進(jìn)而加大投入力度，切實(shí)保證軟硬件滿足信息化管理的目標(biāo)要求。
2加強(qiáng)培訓(xùn)
建立復(fù)合型人才隊(duì)伍復(fù)合型人才隊(duì)伍在檔案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻礙檔案管理發(fā)展的根本原因。我國(guó)目前的檔案管理人員非科班出身的人員占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日復(fù)一日的工作中丟掉了專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，這對(duì)于檔案信息化管理十分不利，因此必須加強(qiáng)培訓(xùn)和人才引進(jìn)，建立一支復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍。檔案的信息化管理不僅需要計(jì)算機(jī)硬件、軟件人才，更需要信息加工、整合、分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)人員，而且對(duì)管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了很高要求，單一的人才隊(duì)伍已經(jīng)難以滿足檔案信息化管理的要求。高校檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案信息化管理的同時(shí)，應(yīng)建立起一支專(zhuān)業(yè)技術(shù)、信息綜合能力都過(guò)硬的人才隊(duì)伍，能夠嫻熟地進(jìn)行信息的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、輸出和利用，切實(shí)提高檔案服務(wù)效率和信息開(kāi)發(fā)深度。
3內(nèi)外結(jié)合
保障檔案信息安全以上已經(jīng)提及，由于人為因素和技術(shù)因素，檔案信息面臨較大的安全隱患。要保障檔案信息的安全性，必須內(nèi)外結(jié)合，從內(nèi)因和外因著手。內(nèi)因方面，主要是指管理人員和檔案使用人員在操作時(shí)要遵循規(guī)范，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)，不能在檔案網(wǎng)站上隨意信息，對(duì)已的信息進(jìn)行嚴(yán)格審查和管理，杜絕泄密事件發(fā)生；此外，電子檔案信息的存儲(chǔ)載體，如光盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶等必須選用質(zhì)量好、性能優(yōu)的產(chǎn)品，并按照存儲(chǔ)介質(zhì)的維護(hù)要求進(jìn)行細(xì)心維護(hù)，控制好濕度和溫度等，防止人為因素造成的介質(zhì)損壞。外因方面，面對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和各種破壞程序應(yīng)提起高度注意，利用訪問(wèn)控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測(cè)等多種手段進(jìn)行信息安全防范和保護(hù)。
三結(jié)語(yǔ)
高校學(xué)籍檔案管理的信息化是在社會(huì)進(jìn)步條件下適應(yīng)時(shí)展的產(chǎn)物，信息社會(huì)要求高校的檔案管理應(yīng)更加科學(xué)化和數(shù)字化，只有這樣才能切實(shí)發(fā)揮檔案信息的最大利用價(jià)值。高校檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，無(wú)論是對(duì)于校方還是學(xué)生都有非常重要的意義，將提供很大幫助。作為一名高校檔案管理員不僅需要提升專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)信息管理操作系統(tǒng)，提高信息處理、分析和整合能力，如此才能適應(yīng)學(xué)籍檔案信息化管理的要求。
作者：田甜單位：漯河醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校
