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學(xué)籍檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化

學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀

態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊(cè)學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊(cè)了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。

（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動(dòng)在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

（二）學(xué)生的各類獎(jiǎng)懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。

二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)

學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會(huì)關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動(dòng)或?qū)W習(xí)期限變動(dòng)的有力憑證。學(xué)生成績冊(cè)、各種獎(jiǎng)懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。

三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)

學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。

（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會(huì)將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會(huì)留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊(cè)、新生登記表；最后畢業(yè)的時(shí)候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會(huì)作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會(huì)對(duì)歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)要求各對(duì)口部門按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會(huì)永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化。總之，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員

參考文獻(xiàn)：

[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(2).

[2].解穎嫻.高校學(xué)籍檔案管理存在問題與解決對(duì)策[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(1).

學(xué)籍檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案 管理 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

最近幾年，隨著社會(huì)的發(fā)展，高校學(xué)籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)展潮流，不斷提高自身管理水平，認(rèn)真研究學(xué)籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學(xué)水平，促進(jìn)高校教育改革的深入發(fā)展。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的缺點(diǎn)

高校的學(xué)籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績，體現(xiàn)了自身的價(jià)值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點(diǎn)和不足。

（一）記錄范圍模糊。

當(dāng)前，高校學(xué)籍檔案記錄的范圍沒有明確，關(guān)于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責(zé)任的制度不健全。高校的學(xué)籍檔案收集過程中，一些部門沒有認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)，針對(duì)學(xué)生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學(xué)生受到的獎(jiǎng)勵(lì)、知識(shí)競賽獲獎(jiǎng)、英語四六級(jí)考試、取得計(jì)算機(jī)等級(jí)證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時(shí)地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學(xué)籍檔案的不完整性，失去了實(shí)用價(jià)值，嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案的發(fā)展，給今后學(xué)籍檔案的管理也帶來了很多困難。

（二）沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性。

在高校學(xué)籍檔案管理中，有的學(xué)校沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學(xué)籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設(shè)備的作用。相當(dāng)一部分工作人員依然運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識(shí)到高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)檔案管理工具，因此使高校學(xué)籍檔案管理處于被動(dòng)地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)會(huì)，影響了工作效率，使學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、教研中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）不能保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。

在進(jìn)行學(xué)籍檔案填寫時(shí)，都是由各個(gè)班級(jí)的班主任組織領(lǐng)導(dǎo)填寫工作。有的班主任老師認(rèn)為學(xué)籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學(xué)生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學(xué)籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫欠真實(shí)等，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)的質(zhì)量得不到有效保證。

（四）沒有必要的監(jiān)督管理制度。

在高校的學(xué)籍檔案管理中，也要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。比如在學(xué)籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學(xué)生后不進(jìn)行解釋，讓學(xué)生自行填寫，不能對(duì)學(xué)生的填寫工作進(jìn)行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進(jìn)行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學(xué)籍檔案的應(yīng)用價(jià)值。

二、提高高校學(xué)籍檔案管理水平措施分析

（一）明確管理責(zé)任，實(shí)行統(tǒng)一管理。

在高校學(xué)籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設(shè)的規(guī)律，制訂檔案建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)方面，要建立嚴(yán)格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉(zhuǎn)移和責(zé)任分工制度，使檔案管理工作中每個(gè)工作崗位的人員都明確自身責(zé)任，照章辦事，規(guī)范操作。各個(gè)管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學(xué)籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項(xiàng)工作，實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。與此同時(shí)，學(xué)校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個(gè)時(shí)期的檔案管理工作重點(diǎn)，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)具有實(shí)用性與社會(huì)性。

（二）及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，實(shí)行科學(xué)化管理。

第一，應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到，學(xué)籍檔案建設(shè)在高校的教學(xué)管理中具有非常重要的作用，學(xué)籍管理能夠給教學(xué)管理提供一定的參考材料。比如利用學(xué)籍檔案中有關(guān)學(xué)生成績的記錄，可以了解某一學(xué)科的教學(xué)情況，假如出現(xiàn)的教學(xué)問題較為嚴(yán)重，可以得到及時(shí)的解決，從而保證教學(xué)質(zhì)量。第二，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理，可以提高檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。在學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要隨著學(xué)生離開，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，應(yīng)用于學(xué)生以后各個(gè)階段的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，具有不可替代的作用。第三，可以促進(jìn)學(xué)生管理水平的提高。學(xué)籍檔案的管理工作主要針對(duì)學(xué)生，做好學(xué)籍檔案管理工作是對(duì)學(xué)生的發(fā)展負(fù)責(zé)。

從事高校學(xué)籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學(xué)籍管理與學(xué)生管理、學(xué)校教學(xué)教研的關(guān)系，積極使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學(xué)籍管理辦法，保證學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。在學(xué)籍檔案管理工作的制度、人員、設(shè)備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學(xué)籍檔案管理工作看成是由多個(gè)因素組成的整體，實(shí)行統(tǒng)一管理，使學(xué)籍檔案資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)適應(yīng)學(xué)校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。

（三）切實(shí)提高學(xué)籍檔案質(zhì)量。

只有使檔案資料具有實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值，才能得到人們的普遍認(rèn)可。因此，在學(xué)籍檔案管理建設(shè)中，要保證資料的真實(shí)性與實(shí)用性，應(yīng)做到下面幾項(xiàng)：（1）要認(rèn)真對(duì)待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實(shí)，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎(chǔ)；（3）依據(jù)年級(jí)和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。

（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高校檔案管理人員要經(jīng)常深入檔案建設(shè)的基層單位，把國家關(guān)于學(xué)籍檔案建設(shè)的方針政策及時(shí)傳達(dá)到每位工作人員，并且要做好學(xué)籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，保證檔案資料的真實(shí)性與完整性。與此同時(shí)，還要做好基層檔案建設(shè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，利用各種形式的業(yè)務(wù)進(jìn)修與培訓(xùn)，使這些人員的觀念跟上時(shí)代的要求，掌握必要的專業(yè)知識(shí)與技能，提高自身的實(shí)際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。

（作者單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]薛永存，盧萬杰.淺論新時(shí)期高校學(xué)生管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息.2010（27）

學(xué)籍檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞: 學(xué)籍檔案 管理 利用

一、學(xué)籍檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)

學(xué)籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發(fā)展過程中也形成了自己的特點(diǎn)。

1.檔案材料的分散性和私密性。學(xué)籍檔案的這些材料分散在學(xué)校不同的職能部門,學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記錄,畢業(yè)材料等形成于教務(wù)科;學(xué)生錄取名冊(cè)、獎(jiǎng)懲材料等形成于學(xué)生科與招生就業(yè)辦。因此,學(xué)籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學(xué)籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學(xué)籍檔案本身的某些內(nèi)容具有內(nèi)部保密性,如考試成績、學(xué)籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴(kuò)散,這就使學(xué)籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關(guān)的規(guī)定和完善必要的手續(xù)。

2.檔案材料內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。學(xué)籍管理是由教務(wù)處和學(xué)生工作處、招生就業(yè)辦公室在教育教學(xué)工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊(cè)、歷年成績記載、學(xué)籍變更情況、獎(jiǎng)勵(lì)懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學(xué)籍管理中的真實(shí)情況,反映每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,即學(xué)籍檔案本身固有的屬性。

二、建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)籍檔案

1.對(duì)在校學(xué)生學(xué)籍、成績實(shí)行“文檔一體化”管理。學(xué)籍表是學(xué)籍檔案的主體。按照廣東省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳統(tǒng)一印發(fā)技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍表中需填報(bào)的學(xué)生個(gè)人信息資料發(fā)給新生填寫,再按一定規(guī)律統(tǒng)一編定學(xué)號(hào),堅(jiān)持學(xué)號(hào)的惟一性原則,不得重號(hào)。

2.對(duì)收集來的檔案要及時(shí)整理,確保檔案的完整性和真實(shí)性。檔案工作分為:收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等幾個(gè)方面。由于學(xué)籍檔案來源比較分散、內(nèi)容豐富,具有復(fù)雜多樣的特點(diǎn),給學(xué)籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因?yàn)檎?、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項(xiàng)工作。做好學(xué)籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎(chǔ)。如果檔案人員工作不認(rèn)真、不細(xì)致,在收集整理學(xué)籍資料不完整、內(nèi)容不真實(shí)的情況下,都會(huì)給學(xué)籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案收集和管理的重要性,充分發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性,并對(duì)收集到的檔案室材料進(jìn)行認(rèn)真的分類整理,使學(xué)籍檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性在學(xué)籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到做好學(xué)籍檔案管理工作的重要性,嚴(yán)格遵守檔案工作的保管、保密等有關(guān)規(guī)定,努力適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),自覺地提高業(yè)務(wù)水平,積極參加培訓(xùn),使自身的素質(zhì)跟上形勢的變化。并按照科學(xué)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性的原則進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學(xué)籍檔案的利用造成損失。

三、大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源,主動(dòng)提供服務(wù)

學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發(fā)和利用,使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門隨時(shí)了解和掌握學(xué)校的教學(xué)動(dòng)態(tài)和信息,以及科研社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)成果等方面的動(dòng)態(tài)和信息,以便為制定學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,正確合理的培養(yǎng)、選拔和使用人才服務(wù),實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的使用價(jià)值,發(fā)揮其在學(xué)校的特殊作用。要提高檔案利用率的關(guān)鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的意識(shí),運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索,管理好學(xué)籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系,管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

四、加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案在收集過程中雖然目標(biāo)是檔案實(shí)體,但是它的工作對(duì)象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業(yè)務(wù)水平直接影響檔案收集的質(zhì)量,要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化,就必須加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員的素質(zhì)。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強(qiáng)的事業(yè)性和工作責(zé)任感,能適應(yīng)形勢,轉(zhuǎn)變觀念,敬業(yè)愛崗,樹立良好的檔案意識(shí),在具體的學(xué)籍管理工作中對(duì)資料數(shù)據(jù)作出敏捷的反映,以便及時(shí)地收集、整理、保管。二要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。學(xué)籍檔案管理人員不僅僅要熟練學(xué)籍管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)和技能,為檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。三要運(yùn)用計(jì)算機(jī)參與學(xué)籍檔案管理,運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理好學(xué)籍檔案,是學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化的一個(gè)大發(fā)展,充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

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[2]張靜.高校學(xué)籍檔案的收集和利用[J].中國檔案,2004,(1).

學(xué)籍檔案管理范文第4篇

一、制定完善檔案管理工作制度。

為了使學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作有章可循，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，以明文對(duì)檔案工作進(jìn)行規(guī)范，以適應(yīng)現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理工作。還有對(duì)檔案的使用、保管、銷毀等工作進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，從而使學(xué)校教務(wù)檔案管理工作制度化，規(guī)范化。這樣在明確的規(guī)章指導(dǎo)下，就能提高教務(wù)檔案管理的水平。

二、樹立良好的學(xué)籍檔案管理的觀念

更新觀念，確立適合學(xué)籍工作發(fā)展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學(xué)籍工作管理活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)了解學(xué)籍工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，找準(zhǔn)管理的切入點(diǎn)，積極地、有針對(duì)性地研究開發(fā)檔案信息資源，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，尋找適合的管理模式，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發(fā)揮檔案的作用，為教育事業(yè)的發(fā)展當(dāng)好參謀助手。

三、建立學(xué)籍檔案分類的合理化

檔案建設(shè)的分類應(yīng)遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學(xué)籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學(xué)生報(bào)到、學(xué)校復(fù)查，復(fù)查合格后注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證的檔案；二是學(xué)生成績檔案，包括學(xué)生正常成績的記載及補(bǔ)考成績的記載等；三是學(xué)生學(xué)籍變更的檔案，包括學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)事宜的處理及相關(guān)檔案；四是畢業(yè)證書發(fā)放的檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標(biāo)準(zhǔn), 結(jié)合學(xué)校和部門實(shí)際進(jìn)行分類,并嚴(yán)格按類立卷,以便查找。

四、建立學(xué)籍檔案管理的信息化

電子計(jì)算機(jī)是檔案管理人員辦公自動(dòng)化的核心設(shè)備，它可以使學(xué)籍檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作，向運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代電子技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案的自動(dòng)化管理主要包括以下幾個(gè)方面：計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理文件的收發(fā)工作、計(jì)算機(jī)自動(dòng)整理編目、計(jì)算機(jī)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索、計(jì)算機(jī)完成檔案的日常管理工作、計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)相結(jié)合，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，進(jìn)行遠(yuǎn)距離的檔案檢索，等等。如學(xué)生成績、學(xué)籍檔案管理, 管理人員可以使用軟件設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)的應(yīng)用軟件――“學(xué)生學(xué)籍管理通用程序”對(duì)學(xué)生成績、學(xué)籍檔案等教務(wù)資料實(shí)施有效的管理。

學(xué)籍檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對(duì)策

一、高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，管理較為分散

雖然學(xué)籍檔案在高校檔案中占據(jù)著十分重要的地位，但是還有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學(xué)、學(xué)生管理等方面，忽略學(xué)籍檔案管理，這就導(dǎo)致該方面的管理較為分散。由于領(lǐng)導(dǎo)不注重學(xué)籍檔案管理，所以在日常工作中也不會(huì)為教職工強(qiáng)調(diào)學(xué)籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學(xué)籍檔案管理的意識(shí)低下，這對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時(shí)，檔案辦公設(shè)備老舊不能及時(shí)更新，無法為檔案管理部門配備足夠的經(jīng)費(fèi)等，都不利于學(xué)籍檔案管理效率的提升。

（二）缺乏科學(xué)健全的學(xué)籍檔案管理制度

近年來，雖然我國政府根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化出臺(tái)了一系列高校學(xué)生管理方面的規(guī)章和制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供了參考，但是學(xué)籍檔案的實(shí)際管理中仍然存在很多問題。比如學(xué)籍檔案材料涉及到招生就業(yè)處、學(xué)生處、組織部以及各個(gè)教學(xué)院系等，如何對(duì)這些部門的學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一，不同部門所產(chǎn)生的學(xué)生信息如何歸檔等都沒有進(jìn)行清晰化規(guī)定，這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理不完善，沒有嚴(yán)格規(guī)范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時(shí)，很多高校自身也沒有根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定健全的學(xué)籍檔案管理制度，無法對(duì)該方面的工作進(jìn)行約束，如此勢必會(huì)導(dǎo)致檔案管理者對(duì)學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，無法提升學(xué)籍檔案管理的效果。

（三）信息化水平較低

高校學(xué)籍檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，涉及到學(xué)生生活以及學(xué)習(xí)的方方面面，是對(duì)學(xué)生整個(gè)大學(xué)生涯情況的綜合反映，所以學(xué)籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當(dāng)前還有很多高校沒有積極引入信息化技術(shù)，在開展學(xué)籍檔案管理的時(shí)候還是采用傳統(tǒng)的手工方式，如此勢必會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的存在，不利于學(xué)習(xí)檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術(shù)，但是系統(tǒng)并沒有隨著高校的發(fā)展而及時(shí)更新，較為落后老化，缺乏有效性，導(dǎo)致檔案管理面臨著重重困難。學(xué)籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個(gè)部門的有效配合，而很多高校學(xué)籍檔案管理部門并沒有與財(cái)務(wù)部門、學(xué)生處等實(shí)現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)化辦公，這也會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理面臨較大困難。

（四）檔案管理者綜合技能有待提升

學(xué)籍檔案管理工作具有較強(qiáng)的程序性和專業(yè)性，并不是每個(gè)人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍的構(gòu)建，確保管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)較為科學(xué)，并做好分工。但是縱觀當(dāng)前我國高校發(fā)現(xiàn)，很多高校領(lǐng)導(dǎo)都不注重學(xué)籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機(jī)分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致他們的綜合素質(zhì)欠佳。再加之檔案管理工作任務(wù)繁重，所以很難形成穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，影響了學(xué)籍檔案管理工作的良好開展。

二、解決高校學(xué)籍檔案管理工作問題的對(duì)策

（一）提升重視度，優(yōu)化管理

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，明確學(xué)籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動(dòng)與學(xué)籍檔案工作協(xié)同部署，并將其列入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子的重要管理內(nèi)容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個(gè)管理層對(duì)學(xué)籍檔案的重視度。還要對(duì)各個(gè)級(jí)別管理者的思想進(jìn)行統(tǒng)一，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作有規(guī)劃、有組織、有紀(jì)律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時(shí)，還要鼓勵(lì)各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)或者院系負(fù)責(zé)人與檔案管理工作室聯(lián)系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進(jìn)學(xué)籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動(dòng)學(xué)籍檔案更加全面，還可以補(bǔ)充一些學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的資料，比如外語四、六級(jí)成績單、學(xué)生實(shí)踐記錄、實(shí)習(xí)綜合評(píng)定意見以及畢業(yè)答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現(xiàn)學(xué)生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據(jù)。

（二）構(gòu)建科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理制度

一方面我國政府應(yīng)當(dāng)出臺(tái)更為詳細(xì)化的高校學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供強(qiáng)有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家該方面的規(guī)范、綜合自身院校的實(shí)際情況制定出學(xué)籍檔案管理的運(yùn)行模塊、工作程序和實(shí)施細(xì)則，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對(duì)性。要從制度上入手對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行把關(guān)，全面提升管理質(zhì)量，制定整理、歸檔以及移交等各個(gè)方面的制度。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到不同學(xué)生的學(xué)習(xí)能力以及學(xué)習(xí)目的不同，存在多元化的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)實(shí)施超前性和彈性化的學(xué)籍檔案管理制度，通過科學(xué)化的學(xué)籍管理，更好地推動(dòng)學(xué)生發(fā)揮自身的個(gè)性潛力，激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造性、積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提升。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前時(shí)展的重要趨勢，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向邁進(jìn)，高校學(xué)籍檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)積極引入信息化設(shè)備，并做好軟件的購買，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)，跟隨時(shí)代的步伐。通過信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理效率的全面提升，增強(qiáng)檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設(shè)尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備以及掃描儀等信息化設(shè)備的引入，同時(shí)，還要引入與日常學(xué)籍檔案管理工作相符合的軟件系統(tǒng)，做好管理模塊的設(shè)定，推動(dòng)檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。第三，可以構(gòu)建檔案管理信息庫，將高校各個(gè)院系以及部門的檔案存放在信息庫中，以便于相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息的運(yùn)用，推動(dòng)檔案管理更加高效。信息庫中可以存放學(xué)生在校期間的表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，更為完整、全面地反映學(xué)生的情況。

（四）不斷提升學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)高低直接影響了學(xué)籍檔案管理的效果，因此對(duì)其加強(qiáng)綜合素質(zhì)培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)化的學(xué)籍檔案管理者隊(duì)伍尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)做好學(xué)籍檔案管理者聘用把關(guān)，從源頭上加強(qiáng)管理，避免選用綜合素質(zhì)低的人員開展檔案管理工作。要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。高校學(xué)籍檔案管理工作涉及到計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)以及統(tǒng)計(jì)學(xué)等各個(gè)方面的知識(shí)，管理者應(yīng)當(dāng)具有較高的專業(yè)化技能，所以高校該方面的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行教育和培訓(xùn)，積極灌輸有關(guān)知識(shí)和技能，提升學(xué)籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)籍檔案管理者到校為本校的學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)管理技能、傳授管理經(jīng)驗(yàn)等。還可以聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專家到校為檔案管理者傳授計(jì)算機(jī)技能等，促進(jìn)檔案管理人員更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展學(xué)籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責(zé)，并根據(jù)具體的工作量進(jìn)行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對(duì)學(xué)籍檔案管理者進(jìn)行考核，選擇工作優(yōu)秀的人員，并對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表揚(yáng)，積極調(diào)動(dòng)其它工作者的工作積極性。

三、結(jié)束語

高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致化、復(fù)雜化的工作，要想提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，必須要提升該項(xiàng)工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升學(xué)籍檔案管理者的綜合技能。雖然當(dāng)前隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學(xué)籍檔案管理面臨著一些問題，只有對(duì)這些問題進(jìn)行科學(xué)化解決，才能夠推動(dòng)學(xué)籍檔案管理走向更加規(guī)范的方向。

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