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1規(guī)范土地登記檔案管理

1.1嚴(yán)格土地登記檔案歸檔制度

綜合檔案室具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容，詳細(xì)規(guī)定各業(yè)務(wù)科室的檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間等方面，并基本不遵守在次年的上半年移交、入庫的時(shí)間限制。而且在充分考慮土地登記檔案的自身特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，可將土地登記檔案設(shè)置為隨時(shí)歸檔。這樣，就能更好地適應(yīng)土地登記檔案數(shù)量繁多、形式各異、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)勢性特點(diǎn)及查證利用頻繁等特殊狀況。當(dāng)然，也有一些在材料齊全、審批結(jié)束后，可隨時(shí)立卷移交檔案室的資料，如日常辦理較多的土地初始及變更登記資料。這樣就大大降低了由于土地登記材料過多造成的散亂、丟失，維護(hù)了入庫土地登記檔案的現(xiàn)勢性，方便社會(huì)各屆人士的考察取證；而像土地大調(diào)查之類的其他地籍工作的進(jìn)度詳情，一經(jīng)結(jié)束即移交入庫，便于保持業(yè)務(wù)檔案的完整性、系統(tǒng)性。

1.2規(guī)范檔案管理工作流程

現(xiàn)行基層檔案管理部門沒有形成一套較完善的系統(tǒng)軟件可供利用，資金、技術(shù)、信息等現(xiàn)有條件都無法滿足需求，使管理設(shè)備、技術(shù)方法等都呈現(xiàn)出很大不足。負(fù)責(zé)檔案室管理的工作人員必須不斷積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提高綜合素質(zhì)，充分運(yùn)用現(xiàn)有的先進(jìn)技術(shù)，統(tǒng)一土地登記檔案中目錄搜檢、備注編寫、入庫擺放的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)對一些具體的管理方法進(jìn)行舉例說明。若對某縣進(jìn)行土地登記檔案管理，可從街道與街坊的布局作為分組依據(jù)加以保存，對每一宗地確權(quán)檔案的宗地位置、土地所有權(quán)性質(zhì)、權(quán)屬來源按照目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)分門別類，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)搜檢信息目錄、合適資料、詳細(xì)備注。對每一份宗地的信息記錄要具體到經(jīng)幾號(hào)文批準(zhǔn)、變更登記為何年何月何日、信息注銷為何人何時(shí)。將每一宗地信息與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，經(jīng)確權(quán)發(fā)證后搜檢目錄可一一核實(shí)權(quán)屬變更情況，有利于土地登記檔案的查證與管理。創(chuàng)新存放方法，以同櫥分層存放替代初始和變更檔案分櫥保存的傳統(tǒng)行為習(xí)慣，縮短了同一宗地權(quán)屬變更檔案的調(diào)取時(shí)間，大大提高了工作效率。

2開發(fā)利用土地登記檔案

2.1政策出臺(tái)保障

信息搜檢可靠國家頒布《土地登記資料公開查詢辦法》，在以不違背保密原則為前提，公開土地登記檔案信息，保障土地產(chǎn)權(quán)信息的公信力與真實(shí)性。每年都有公、檢、法、紀(jì)檢、監(jiān)察等政府部門和律師事務(wù)所等單位參與搜檢信息的有120余人次，涉及300余卷次，作為土地案件、經(jīng)濟(jì)糾紛的判斷與處理憑證。

2.2提高管理素質(zhì)

法律效益顯著土地登記檔案的查詢、利用與管理，都需要管理人員具備較好的土地登記檔案知識(shí)和嚴(yán)格檔案管理的意識(shí)。針對查詢檔案人員中面臨的土地界址不清、權(quán)屬不明、鄰里矛盾、土地證丟失等問題，按照法定程序由檔案室工作人員查閱資料，并對檔案資料中詳細(xì)記載的及詳細(xì)的土地權(quán)屬、面積范圍、具體位置、占地用途、界址邊長、四鄰簽字、審批時(shí)間等等相關(guān)內(nèi)容耐心講解，做到人人心中有數(shù)。更要聲明一點(diǎn)，這些資料信息一旦載入檔案、專人管理，就意味著已成為一種有效的法律憑證，有一定的法律效益，土地使用權(quán)神圣不可侵犯，檔案記載完全可以成為證明用戶土地證丟失后土地的歸屬問題。檔案資料信息的詳細(xì)記載與管理，有助于疑難、疑惑的排解，積極為社會(huì)生活發(fā)揮著作用。

2.3跟進(jìn)城建信息

引導(dǎo)政府建設(shè)各省、市（區(qū)）經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度的加快，必須有嚴(yán)格的、專業(yè)的土地登記資料專題性匯編，對城市化建設(shè)中出現(xiàn)的城區(qū)規(guī)劃、園區(qū)建設(shè)、土地儲(chǔ)備、拆遷補(bǔ)償?shù)日ぷ髯龊玫怯浐蛡渥?，為后期使用提供方便。檔案室的工作人員也可及時(shí)依據(jù)各省、市、地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展方向，對未來可能遇到的有關(guān)土地宗數(shù)、面積范圍、功能用途編制土地信息專題，是一份很好的政府建設(shè)參考資料。

2.4保障法律依據(jù)

有效查明歷史土地登記管理成為城市化建設(shè)過程中土地收回、土地收購的重要法律參考資料，對該土地具體的使用權(quán)限、是否合法都有很大益處。為土地登記發(fā)證的正常程序運(yùn)行、方便追根溯源、找尋歷史演變過程，有效規(guī)避因?yàn)檫z漏或疏忽造成的邊界、權(quán)屬不清楚等狀況的發(fā)生。

3結(jié)語

現(xiàn)階段，基層土地登記檔案管理工作越來越受到政府的關(guān)注與重視，被作為國土資源管理水平的一個(gè)重要組成部分和衡量憑證。提高檔案室工作人員的綜合素質(zhì)，推行專業(yè)的檔案管理，加強(qiáng)對檔案資料的收集整理、科學(xué)組卷、合理分類的科學(xué)性與合理性，為城區(qū)建設(shè)中可能出現(xiàn)的土地歸屬、面積范圍、功能用途、土地界址不清、鄰里糾紛、土地證丟失、土地宗數(shù)等等問題，都可提供法律依據(jù)和原始憑證，為后期各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供幫助。

作者：權(quán)承珍 單位：延吉市國土資源局